企业内部控制流程——合同管理.doc

精选资料第16章 企业内部控制流程合同管理162 合同订立控制1621 合同签定流程1合同签定流程与风险控制图合同签定流程与风险控制业务风险不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分阶段总经理承办部门相关部门外部单位合同信息安全保密工作不当，可能导致商业秘密泄露；不对合同谈判资料进行及时存档备案，可能导致资料丢失、遗漏等，给企业带来损失未签定书面合同可能导致企业资产或股东权益遭受损失否签字盖章商定合同签定方式结束是商定合同签定方式确定签定时间先行签字盖章寄送对方签字盖章现场签定当场签字盖章当场签字盖章21开始合同审批通过送交合同正本、副本和相关审核资料接收合同档案副本和相关审核资料并归档4保管正本3D1D22合同签定流程控制表合同签定流程控制控制事项详细描述及说明阶段控制D11对合同先行签字盖章，应当由具有审批权限或具备被授权资格的人履行签字盖章手续，不对未经编号、缺少合同审核手续、缺少报签文件，以及代签的情况下缺少授权委托书的合同用章2当场签字盖章的合同签定方式多用于合同比较重要的情况；正式订立的合同，包括合同书、补充协议、公文信件、数据电文等应当采用书面形式；款项即时结清的情况除外D23一般由合同的归口管理部门保管合同正本4保管合同副本和其他相关审核资料的部门一般为企业的档案管理部门相关规范应建规范1 合同章管理制度、合同保密制度、档案管理规定参照规范1 中华人民共和国合同法文件资料1 合同责任部门及责任人1 合同承办部门、归口管理部门、档案管理部门1 总经理、承办部门人员、归口管理部门人员、档案管理部门人员1622 合同登记流程1合同登记流程与风险控制图合同登记流程与风险控制业务风险不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分阶段总经理承办部门相关部门外部单位不对合同登记资料进行及时存档备案，可能导致资料丢失、遗漏等，给企业带来损失合同应登记而未登记的，可能导致企业未来业务运作受到影响，进而带来损失开始否合同审批通过21是准备登记资料明确登记要求需要登记签定合同资料存档结束否是予以登记符合登记要求D1D22合同登记流程控制表合同登记流程控制控制事项详细描述及说明阶段控制D11合同承办部门对于需要登记的合同，应通过查阅相关法律法规明确登记的具体要求，包括登记时间、登记需要携带的资料等D22合同承办部门根据合同登记要求准备登记材料，包括向相关部门收集相关材料，查阅相关文件的盖章用印是否规范等，并应将登记材料独立保管，以备登记时用相关规范应建规范1 合同章管理制度、档案管理规定参照规范1 中华人民共和国合同法文件资料1 合同责任部门及责任人1 合同承办部门、归口管理部门、档案管理部门1 总经理、承办部门人员、档案管理部门人员163 合同履行控制1631 合同变更解除流程1合同变更解除流程与风险控制图合同变更解除流程与风险控制业务风险不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分阶段总经理归口管理部门法律顾问承办部门经理承办部门外部单位不对合同进行及时存档备案，可能导致资料丢失、遗漏，给企业带来损失合同的变更或解除未经适当审批或超越授权审批，可能产生重大差错以及舞弊、欺诈行为，从而导致损失；合同变更或解除未签定书面文件，可能导致企业资产或股东权益遭受损失审批审批汇总和保管变更、解除后的合同及相关资料结束3审核提出参考意见审核审核审核合同履行中发现条款欠妥1签定正式的变更或解除合同的书面文件，双方盖章确认达成变更或解除合同的书面说明向对方提出变更或解除合同要求申请变更或解除合同开始签定合同2D1D22合同变更解除流程控制表合同变更解除流程控制控制事项详细描述及说明阶段控制D11合同承办部门在合同履行过程中发现合同条款存在的不合法或显失公平的问题2双方如果未能达成合同变更或解除的共识，可以通过仲裁或诉讼予以解决D23归口管理部门作为合同的专门管理部门，负责对变更、解除后的合同及相关资料进行分类汇总、编号等处理，并进行存档保管相关规范应建规范1 合同管理制度、合同变更管理办法参照规范1 中华人民共和国合同法文件资料1 合同、合同变更协议书责任部门及责任人1 合同承办部门、归口管理部门1 总经理、承办部门人员、归口管理部门人员1632 合同纠纷处理流程1合同纠纷处理流程与风险控制图合同纠纷处理流程与风险控制业务风险不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分阶段总经理承办部门法务部相关部门外部单位合同协议纠纷处理不当，可能导致企业权益受损仲裁或诉讼方案未经合理审批或存在越权审批，将会导致企业增加合同纠纷的处理成本合同条款若不包含解决纠纷的内容，可能导致纠纷解决难度增加，进而增加企业纠纷解决的成本审批开始结束签定合同签定书面协议达成一致协商意见否1是及时进行协商谈判产生合同纠纷2研究商讨仲裁或诉讼方案根据合同约定选择进行仲裁或诉讼提供纠纷解决意见34进行仲裁或诉讼产生合同纠纷D1D2D32合同纠纷处理流程控制表合同纠纷处理流程控制控制事项详细描述及说明阶段控制D11合同承办部门在履行合同的过程中，由于各种原因可能会产生纠纷，产生纠纷的原因包括主观上不愿履行合同，或者客观上对于无法履行合同的解决方法存在分歧D22法务部根据合同约定的纠纷处理方式，选择对企业最为有利的方式解决纠纷3法务部会同合同承办部门以及其他相关部门开会研究商讨仲裁或诉讼方案，并形成正式的书面意见D34仲裁机构或法院按照国家的相关仲裁法律法规和诉讼法律法规对纠纷的解决作出仲裁或审判相关规范应建规范1 合同管理制度、合同纠纷处理制度参照规范1 中华人民共和国合同法文件资