销售费用核销管理规定.doc

2010年省区销售费用核销管理规定自2010年7月起，公司通过经销商，用赠品转化为销售费用（以下简称“省区销售费用”），为了规范该项费用的核销方式和流程，严格控制费用的支出项目和支出方向，避免费用的流失、超支和截留的情况发生，保证公司的合法权益，特制订本规定。省区销售费用本着事先申请，批复后再执行的原则，严格按照预算内标准合理支出。黑龙江飞鹤乳业有限公司规定：经销商必须得到公司下发的费用申请单(经副总签字同意并加盖费用审批专用章）才可以垫付费用。一、省区销售费用的适用范围：1、陈列费：除公司承担的商超样板店、商超重点店及部分NKA店的主货架陈列以外的所有费用；2、促销费：除公司随货搭赠的小听促销品及公司统一下发的促销品之外的所有费用；3、促销员管理费；4、路演费:门店路演及路演车路演（不含LED路演）；5、县级市场消费者教育；6、县级市场营养助理1对1样品派发（费用补贴+样品）；7、业务代表、督导、促销员的奖励；8、车体广告费、喷绘、形象设计；9、返利店的返利支付；10、其他：包括省区空听、进店费、其他特殊申请等。二、省区销售费用核销时需要提供的资料及要求：（一）、需要提供的资料：1、陈列费核销时需提供的资料: 省区销售费用核销表（电子版）、经审批的费用申请、报销单、陈列协议（原件）、发票或收据、陈列照片、门头照片；2、促销员管理费核销时需提供的资料: 省区销售费用核销表（电子版）、经审批的费用申请、报销单、协议（原件）、发票或收据、本店内促销员照片；3、路演费核销时需提供的资料：省区销售费用核销表（电子版）、经审批的费用申请或路演申请、报销单、协议（原件）、路演照片、发票或收据、活动结案报告；4、促销费买赠活动核销时需提供的资料：省区销售费用核销表（电子版）、经审批的费用申请、报销单、活动照片、发票或收据、活动小票；5、促销费采购促销品核销时需提供的资料：省区销售费用核销表（电子版）、经审批的费用申请（应说明赠送政策）、报销单、采购合同、采购金额两万元以上需提供商品比价单（至少三家）、照片、发票或收据、经销商或分销商收到促销品的确认单及下发明细表；6、业务代表、督导、促销员奖励核销时需提供的资料：经批复的奖励方案或费用申请、奖励金额的计算过程、奖励人员发放确认明细表；7、车体广告、喷绘、形象设计核销时需提供的资料：省区销售费用核销表（电子版）、经审批的费用申请、报销单、协议（车体广告需要提供经销商协议，注明承担费用的比例）、照片、发票或收据；8、进店费核销时需提供的资料：省区销售费用核销表（电子版）、经审批的费用申请、报销单、进店协议、进店的品类及单品费用、商超初次进货的明细单；9、县级市场消费者教育费用核销时需提供的资料：省区销售费用核销表（电子版）、经审批的费用申请、报销单、收据（限讲课费）和发票，会场照片、参会人员名单；10、县级市场营养助理1对1样品派发（费用补贴+样品）核销时需提供的资料：省区销售费用核销表（电子版）、经审批的费用申请、报销单、发票，补贴部分核销时间限前四个月；11、NKA费用核销时需提供的资料：省区销售费用核销表（电子版）、经审批的费用申请、报销单、合同或协议、相对应费用的照片或DM单、发票；12、返利店需支付的返利核销时需提供的资料：省区销售费用核销表（电子版）、经审批的费用申请、报销单、返利协议、经销商或分销商的出货数据（盖章原件），发票或收据；13、其他费用：特殊申请及相关资料（根据不同的费用提供相应的资料）（二）、要求：1、费用核销表的要求：将申请核销的费用相关资料的数据及信息，按照核销明细表中列示的项目填列完整，填列核销表中所列示的信息要求与上报的票据信息一致。2、报销单的要求报销单是按照公司统一规定的格式，手工填写的，并要求有省区经理、地区经理及各级经手人的签字。3、发票和收据的要求：发票和收据必须是收款单位开具，需注明开具日期，加盖正规印章，收据上要清晰体现为“收取飞鹤奶粉月份费用”字样及金额大小写；发票的单位名称应为“黑龙江飞鹤乳业有限公司”；收款单位与协议、核销申请表中的单位名称要相符。4、合同、协议的要求：（1）、2010 年的费用协议必须使用新协议模板重新签订协议。（2）、协议要求上报原件，并由省区销售行政人员将协议进行编号。编号原则：大区全称的首字母+省区全称的首拼字母+两位月+四位顺序号（例如：SDLD010001 山东大区鲁东省区第一份协议），协议编号按照核销表中的顺序进行编排，全年各月核销表的顺序要保持一致，如有新增，则在最下列填写，终止合作的商超编码本年内不删除，编码全年内不能重复，顺序各月保持一致。（3）协议商超名称、门店资料表中名称、协议公章、发票或收据章上的企业名称应完全一致；（4）协议日期、金额全部按大写形式填写；日期填写示例：二零一零年一月一日至二零一零年十二月三十一日；（5）协议中各项内容必须填写完整，应包括：协议各方名称、费用项目、费用金额、执行时间、签订日期；（6）协议签订应为三方协议，我方协议签订委托代表人签字，经、分销商以及商超的签字盖章；（7）协议一经涂改即视为无效；所有签字确认要求字迹工整；协议签订必须统一使用黑色签字笔填写，不允许使用圆珠笔或铅笔，否则视为无效协议；5、照片要求：陈列费：需要同时提供门头照片及陈列照片，如该门店有导购员，则陈列照片上还应体现导购员，照片上要求可视整个产品的陈列面。导购管理费：需要提供导购员在陈列位置的照片。喷绘形象及路演活动：严格杜绝使用电脑合成照片，一经发现并核实将严肃处理相关责任人。喷绘形象照片要完整体现制作和陈列，路演照片要体现出相应的路演背景及路演规模。所有照片必须清晰并体现周边环境，不同费用照片不得重复使用，并且提供的照片要求与当时所处的季节相符，否则将视为无效，不予核销。所有上报的陈列费、堆头费、专柜费、端架费、DM 费、喷绘、路演等费用，要求上报能说明此次费用的照片，并在照片背面及粘贴单上注明所属商超及费用类型。6、促销费要求：（1）路演活动：要求附活动申请（按照公司制定的审批权限执行签字流程），活动协议中要标注明确的活动期限及活动场次，活动举办结束后，要有经销商、地区经理、省区经理及大区经理签字确认的活动结案报告，并在报销的票据背面标注本次活动的次数及举办的地点。（2）买赠活动：要求附省区上报的申请（按照公司制定的审批权限执行签字流程），活动结束后要求有活动小票及活动结案报告，结案报告要有经销商、地区经理、省区经理及大区经理签字确认的活动结案报告。7、车体广告、喷绘及形象设计费用要求协议要完整，协议签订方要签字盖章，要附省区单独上报的由相关领导签批的申请（按照公司制定的审批权限执行签字流程）活动协议必须用公司统一协议模板签订，在模板中的补充条款中显示，如果项目多请另附一份协议，喷动照片必须要有具体描述（包括：费用类型、金额）。三、费用审核流程：1、应付费用确认、记账流程：公司每月18日订单截止，销售行政部于次月2日将当月发货数据反馈至省区3日省区会计收到数据后，向经销商下发省区销售费用确认书10日前经销商收到确认书，核对无误后，签字盖章，将原件寄回省区省区会计依据经销商确认无误后的省区销售费用确认书登记“省区销售费用应付已付明细账”次月3日向所辖各经销商确认应付费用数据，并向经销商下发省区销售费用确认书省区销售费用确认书原件不需寄回公司，由省区会计整理归档、留存2、费用支出审核、记账流程：经销商每月23日上报当月需要核销的费用票据至省区23日-次月8日，省区会计整理、审核省区销售费用，并记账10日省区会计将省区销售费用支出明细表及省区销售费用明细账电子版以邮件的形式发送至财务部10日-15日省区会计填制省区销售费用对账单，并传真至经销商处15日-20日经销商确认无误后，将对账单原件邮寄回省区月末，省区将对账单原件随同当月需要上报公司的票据一同邮寄回公司财务部账簿依据省区销售费用核销明细表做数据透视，填制省区销售费用支出明细表及省区销售费用明细账依据省区销售费用支出明细表及省区销售费用明细账填写对账单四、监督管理：1、省区各级经理、省区会计作为第一责任人，对省区销售费用的真实性、合理性、合规性负责；2、虚假费用采取的处罚措施：直接经手人分销商/经销商费用假一罚十上级主管地区经理假一罚五审核人员省区会计未审核出虚假费用，则假一罚一业务代表假一