电大 行政管理《办公室实务》复习题.doc

行政管理办公室实务考试重点（1）1、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。1请示方法和报告方法；2计划方法和总结方法；3受意方法；4传达方法；5进言方法；6变通方法和挡驾方法；7分工方法与合作方法。1首先简要说明此种方法：受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。2结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。2、四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。本题主要考核本课程的第二章第1点的“按照优先顺序处理工作”这一知识点。在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：1将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。2对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。3与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。3、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？本题主要考核本课程的第二章第1点的“文员工作指导思想”这一知识点。文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划实施检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。4、办公用易耗品主要包括哪些？本题主要考核本课程的第一章第5点的“办公用品的种类”这一知识点。办公用易耗品主要有：1信封、纸张；2软盘、光盘等；3铅笔；4圆珠笔；5签字笔或钢笔；6修正液或修正带；7印盒；8各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9小刀；10日历等；11其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。5、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容。2文书制作复印资料。打印文稿及表格。3文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4档案管理档案管理。5会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7信息资料准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；整理并组织好粗略的资料。收集及整理各种信息。8信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。9接待工作接待来访宾客；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。11督查工作督导一般职员或速记员。12日程安排替上司定约会并做好记录；为上司安排旅行或考察。13日常事务阅读并分类信件；自动处理例行的事务；替上司保管私人的、财务的或其他的记录。通讯事务、电话；照料上司身边的琐事。14办公室管理办公室环境的布置和整理；保管办公室设备及用品。15其他临时交办的事项以速记记下上司交待的事项；执行上司留在录音机中的吩咐。执行上司交办事项。16替上司申报交纳所得税及办理退税。17外出办事，如银行、邮局等。18办公室实务重难点(2)一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。本题主要考核本课程的第三章第1点的“电话接打”这一知识点。以下为参考答案：同：1都应先问好，再传达自己的信息；2都应保持耐性、热情的态度；3通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；4都应简明扼要表达自己的意思。异：1打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响24声就接听。2打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析再作答。以上内容只是给同学们做参考，同学们还可以自己归纳一些要点。二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。本题主要考核本课程的第三章第3点的“电视会议”和“交互式电话会议”这两个知识点，并对这两个知识点进行比较。本题答题思路如下：1基本用途：“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。2两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。3各自的优劣：“电视会议”优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。“交互式电话会议”优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。本题得分率很低，因为需要同学们对书上的知识进行分析和归纳。以上只是本题的参考答案，同学们也可以有自己的看法，言之成理即可。三、简要回答邮件分拣的一般标准。本题主要考核本课程的第四章第2点的“邮件的分拣”这一知识点。（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。本题在书上有明确的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则会失分。四、怎样处理上司不在时的邮件？本题主要考核本课程的第四章第5点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？本题主要考核本课程的第五章第3点的“上司拒绝接见来访者的做法”这一知识点。本题从5个方面进行回答：1上司正在开会时； 2上司繁忙时；3上司即将外出时；4远道来访或有重要事情的来访时。本题在教材上第88页有明确的答案，在此不再详细说明，请同学们照以上的要点按教材上的详细说明回答即可。办公室实务重难点 (3)一、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份预定表。本题主要考核本课程的第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。以下为参考答案：1日程安排计划表的种类：（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。（2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。2各种预定表的编制请同学们参照教材P.166P.170上的例子，编写。本题考察同学们对知识点的灵活运用能力，同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌握之后，再结合自己的实际情况回答本题。二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？本题主要考核本课程的第十章第3点的“文秘人员对上司主要工作的辅佐”这个知识点，本题答题思路如下：1提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。2私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。（2）纯私人性请求时遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3财物管理。包括：（1）薪金收入管理薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。4其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。本题在教材上的答案非常明确，只需要同学们进行一定的归纳即可。另：第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本，同学们可以学习一下。最好能够根据这个范本，结合自己的工作实践，编写一个“工作任务单”。办公室实务重难点 (4)一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。本题主要考核本课程的第十二章第1点的“口头语言的特征”和第2点的“敬语的用法”这两个知识点。以下为参考答案：1口头语言的基本特征：（1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。（2）有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。（3）有歧义。因为汉字一音多字。（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。2敬语使用的一般场合：（1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。（2）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。（3）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。同学们要注意，本题有两个问题：一是口头语言的基本特征；二是敬语应用的一般场合。其中第二个问题实际上就是考察“敬语的用法”这个知识点。二、简要阐述社交话题的选择。本题主要考核本课程的第十二章第6点的“社交话题的选择”这个知识点，本题答题思路如下：1合适的话题包括：（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体验的话题；（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。2不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（5）夸耀自己的话题。（6）庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。本题在教材上有明确的答案，得分率很高。三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？本题主要考核本课程的第十三章第1点的“印章的使用”这一知识点。1印章的使用的主要形式为：（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。2落款章、骑缝章、更正章的使用范围：（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。本题在教材上有明确的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则会失分。四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。本题主要考核本课程的第十四章第3点中的“收文处理”这一知识点。1收文处理的程序：签收和拆封登记分送拟办批办承办催办注办。2分送的基本原则：（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。本题在教材上有明确的答案，得分率很高。要注意的是应对收文处理的程序中的每一个要点进行一定的说明。五、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。本题主要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这一知识点。1类型：（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。2按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时，应举例说明。六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。本题主要考核本课程的第十四章第7点中的“档案的利用”这一知识点。1通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；2通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；3根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；4利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；5以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务；6将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；7通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。同学们在回答本题时，一定要注意审题，本题实际上只有一个问题“通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义”，本题实际上就是要回答“档案利用的意义”。弄清楚了这一点，同学们就能在教材上找到明确的答案了。期 末 复 习 思 考 题1.中国加入世界贸易组织后金融业享有的权利和承担义务.2.加入世界贸易组织对我国金融业带来的机遇和挑战及应对措施.3.中国金融业改革和发展的基本思路和政策措施有哪些 4.加入世界贸易组织对我国经济的影响及对策.5.我国货币政策的目标是什么 6.我国的货币政策工具有哪些 7.简述我国货币政策传导机制.8.简述近几年中国货币政策的实践.9.试论述未来几年中国货币政策的改革和发方向.10.世界金融监管体制的发展趋势.11.世界上通行的几种监管模式比较及对我国金融监管的借鉴意义.12.几个主要国家和地区的金融监管体制比较及启示.13.人民币汇率运行机制和人民币可兑换进程分析.14.货币可兑换的含义及如何推进人民币可兑换进程 15.有关国家实现货币可兑换的经验及启示.16.进一步改进和完善我国外汇管理体制的政策措施有哪些 17.改革开放以来我国外汇管理体制进行的一系列改革有哪些 18.不良资产的概念与分类方法.19.我国国有商业银行不良资产的现状和成因.20. 我国国有商业银行不良资产处理方面的最新进展.21.世界各国处理不良资产的经验.22.现代商业银行的金融业务创新和发展趋势.23.我国商业银行的业务创新方向和发展思路.24.我国商业银行现行的业务体系.25.中国证券市场发展过程中出现的不规范和制度缺陷问题有哪些 26.规范和发展我国证券市场的主要措施有哪些 27.简述我国证券市场的发展成就.28.加入世界贸易组织后,中国保险业面临的机遇与挑战及其应对措施. 27.中国保险业的现状如何 28.中国保险业的国际竞争力比较.29.什么是金融全球化 其趋动因素有哪些 30.试论述金融全球化下的国际金融体系变革. 31.试论述世界上几种主要货币的发展格局.07春行政管理专业专科办公室实务复习资料选择题1 以下说明文秘人员工作方法以及应给予注意的事项。从这些事项中，请选出你认为最不适当的。（）A文秘人员要揣摩上司的情绪，并判断工作的未来发展，即使上司没有指示，也必须做好准备工作。B 上司为管理者时，文秘人员应努力了解上司，但不能干预上司主要工作的经营管理。C 文秘人员要经常注意不辜负上司的期望，也要注意周围有关人员的期望，并正确了解他们期望的是什么？D 文秘人员应该注意的事项之一，就是上司通常都希望文秘人员能够守口如瓶，所以，为了不泄密，文秘人员最好是缩小交友范围。E 为了使上司不必忙于处理杂务，文秘人员必须积极地去做不需上司亲自处理的工作。F 案例分析某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封回信，与这位代理商断绝一切交易和关系，并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一种做法做妥当，为什么？（1） 按照经理指示立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。（2） 写完了信，想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。于是对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了！”（3） 没有马上去写信，而是向经理提出忠告：“经理，请您冷静一点！与对方断绝关系会产生什么后果呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？”（4） 当天快下班时，将打印好的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以将这信寄走吗？” 设计题 根据下面给出的材料及要求，填写“日程表”。 日程计划表时间事项地点备注9：00 9：30经营计划部会会议（约两小时）董事长室 10：00 10：30 11；00 11：30 12：00 12：30 13：00干部会议（约两小时）第一会议室 13：30 14：00 14：30 15：00 15：30 16：00 16：30 17：00 17：30 18：00大阳股份公司创立30周年纪念会太平洋饭店3楼 18：30 19；00 19：30 20；00 20：30 上司今天的行动日程如上表。上司9：30左右到公司上班，立即到董事长室开会，因此今天没有确认日程表及接受上司指示的机会，在这种情况下，上司于是交给文秘人员以下的六张便条。青山特产公司的王先生送来礼品，要写一封致谢信。北京经济发展有效公司的张先生要来公司访问。要紧急约会。明天例行会议以前要准备好资料。由于到东南亚接洽商务顺利归来，所以要捐款5万元给慈善基金会。挚友李教授1月28日生日宴会，准备出席，请准备礼物。联谊会王先生可能约我下星期打高尔夫球，他说1月20日左右会打电话给我，要确认约定的时间。原订1月25日去法国出差3天左右，临时希望提前在1月22日左右启程，请替我更改机票时间年 月 日优先顺序处理方法 追踪完成A 追踪完成1 B 2 C 3 D 4 E 5 F 6 特别注意事项： 要求：（1）先判断以上六项工作的优先顺序，并将它们填写在自己的笔记上。决定优先顺序要仔细配合上司的日程表，并注意轻重缓急去决定文秘人员的工作顺序。（1）在笔记上简单扼要地填写各种工作的处理方法，可以书写在笔记下方或特别注意事项栏内。（2）在思考处理的方法时，可以一边处理工作，一边查核工作的优先顺序，以及各项工作处理方法的追踪和完成，这样更有效率。题一一、单项选择题。（每小题1分，共10分）1、文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ ）A国名、地址、部门、姓名 B姓名、地址、部门、国名C姓名、部门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址2、有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪几项内容不是文员的任务（ ） A准备材料 B发表意见 C现场服务 D会议或会谈记录3、邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致（ ） A每天开箱次数与邮局投递次数一致 B取出邮件立即返回办公室C事先带上包袋装邮件 D应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办4、以下哪个接打电话的行为是不正确的（ ） A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置5、文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种说法是错误的（ ） A如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认 B告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知C对方越忙越必须早一点联络 D如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会6、以下关于名片的使用方式，哪项是错误的（ ） A文员应在任何时候、任何场合携带名片B向别人递送名片时应双手捧交，将文字正面朝向对方C如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意D名片只能当面递送，寄去是不礼貌的7、文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ ） A下级单位报送的报告、统计报表等 B未经签发的文电草稿 C单位内部互相抄送的文件材料 D本单位负责人兼任何外单位职务所形成的文件材料8、值班人员不应该做以下哪类事情（ ） A签发文件 B分发会议通知 C询问情况 D传达指示9、接受忠告的正确反应是（ ）A以烦躁的心情倾听 B尽量把责任推给别人C应辩解说：“那是因为” D切勿感情用事10、以下哪点不是办公室事务管理的特征（ ） A服务性 B决策性 C专业性 D主动性二、判断题（正确的打错误的打，每小题1分，共10分）1、办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。 （ ）2、文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。 （ ）3、文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。 （ ）4、如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（ ）5、文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。 （ ）6、假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。 （ ）7、代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应 仔 细核对出席人数。（ ）8、文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。 （ ）9、交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（ ）10、不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。 （ ）三、简答题（每小题10分，共20分）1、单位印章主要有哪些？印章的刻制有哪些规定？2、按照2000年国务院行政机关公文处理办法的规定，国务院规定的行政公文共有哪几种？四、设计题（每小题10分，共20分）1、康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？2、某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了，公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么？五、案例分析题（每小题20分，共40分）1、波扬公司在本市市中心召开大型新产品定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，找电话问了一些情况，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租借公司，要求租借公司在9日上午九点四十五必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。立小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷：“怎么这个地方连停车场也没有问题： 1、假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？ 2、假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？ 3、从这件事中你得到什么教训？2、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与主相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐在汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么% 你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？参考答案：一、1、C 2、B 3、D 4、A 5、D 6、D 7、A 8、A 9、D 10、B二、1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10、三、1、答：单位印章有：（1）单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章； 刻制印章有两种情况：（1）由上级主管机关刻株颁发；（2）由法人代表申请，经上级主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制。 印章使用规定有：（1）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用。（2）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名。（3）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。（4）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不斜歪、更不能颠倒。（5）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。2、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。四、1、（1）会议的名称； （2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称； （3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）； （4）地点：（具体在几号楼几号会议室）； （5）议题（或者议事日程）； （6）主办者的联络处、电话号码等； （7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码9必要时可附上地图）； （8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。2、（1）要替搭车回去的人安排车子； （2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领； （3）有留话时，切记务必传达； （4）检查会场有无物品遗漏； （5）要为参加会议的人员送行； （6）文秘人员离去时，要检查烟灰缸、字纸蒌有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭； （7）桌、椅早先若有移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门窗并上锁；（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。五、1、（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员； （2）如果联系不到送货员，向总经理汇报，请求该如何办； （3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程； （4）得到总经理指示，可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？ （5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）； （6）召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排； （7）租借会议厅应全面考察内外部环境和设施，包括噪音、停车场等问题； （8）不能仅凭电话联系，应实地查看； （9）重要设备应考虑备用（或两套方案）2、（1）主人和客人之间，应该主人先伸手； （2）在替客人拿行李前应该征求同意：“我替你拿可以吗？” （3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意； （4）司机开车，汽车的位次礼仪上“右为上，左为下；后为上，前为下”； （5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座； （6）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利、家庭情况等是不合适的话题； （7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。题二一、单项选择题。（每小题1分，共10分）1、 在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不合适的 （ ）A接通电源可立即复印操作 B选定复印纸后要抖松消除静电C选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D复印完毕应取下复印品和原稿2、以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的 （ ） A现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里 B把每一次支出的数额都记在零用现金单据中C标准的零用现金单据有一个签名D不允许任何人从零用现金基金里借钱3、文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的 （ ） A先将自己想做的工作以重要程度为标准分类B其次以紧急程度和重要程度为标准分类C同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率D可以按照文员自己的习惯进行工作4、文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的 （ ） A传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见B必要时可形成文字材料，照本宣读C不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示D重要的指示，应该要被传达者复述一遍，以免漏听或漏记5、以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的 （ ） A考虑打电话的时间是否合适 B打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话C有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”D对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事6、以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的 （ ） A应选择轻软而富有光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜B白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则选用香味较优雅的香水C未用完一道菜时，应将刀叉平行排放在盘子上右侧，叉尖向上，刀刃向内D文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意7、以下关于预定工作的行为中，哪一项是不适宜的 （ ） A与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人 B、首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求 C如果预定需要有保证，应事先申明，如果想取消预定，也要在结帐之前打电话D不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明8、文员协助举行宴会时，不用考虑 （ ） A宴会的形式与气氛 B交通是否方便 C有无停车场 D有无休息室9、以下关于说话的要领中，哪一项不适宜 （ ）A语句要简短 B由过程先说 C利用重复的效果 D说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言10、将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成的，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是 （ ） A骑边章 B封存章 C骑缝章 D证见章二、判断题（正确的打错误的打，每小题1分，共10分）1文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财务管理及其他活动。 （ ）2、凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位 。 （ ）3、值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。 （ ）4、档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 （ ）5、办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。 （ ）6、合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题，比较高雅的话题和夸耀自己的话题。（ ）7、受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。（ ） 8、宴请的请柬一般要提前一至两周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。（ ）9、无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式，请贴上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。 （ ）10、拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。 （ ）三、简答题（每小题10分，共20分）1、来信受访的范围包括哪些？受理与处理的程序和基本要求是什么？2、文员所作口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？四、设计题（每小题10分，共20分）1、文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情时应考虑什么，怎样做？2、文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？五、案例分析题（每小题20分，共40分）1、某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。 小王把总经理亲启件放在总经理办公室的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加，于是小王打印了接受邀请的回信，明确告诉对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。 小王拆开邮包，发现是新产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研法中心的人取走了。 小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？2、请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： （1）市教委关于2003年招生工作的通知； （2）东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； （3）东方学院2003年招生工作计划； （4）东方学院关于2003年招生工作的请示（呈市教委）； （5）市教委关于东方学院2003年招生工作的批复； （6）东方学院院务会议关于调整系主任的决定； （7）东方学院关于调整系主任的通知； （8）东方学院关于做好开学工作的通知； （9）东方学院关于开学准备工作的报告； （10）东方学院各系关于加强学生思想工作的报告； （11）东方学院各系关于提高教学质量的报告； （12）东方学院2003年度工作总结；参考答案：一、1、A 2、C 3、D 4、A 5、B 6、C 7、D 8、D 9、B 10、A二、1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10、三、1、答：（1）受理的范围是：国家机关、主管部