上班做的第一件事,决定你几点下班!.doc

每天總是有堆積如山的工作，好像永遠都做不完，怎麼辦？真希望能準時下班，脫離加班生活！你是否也像這樣，工作總是充滿壓力及抱怨？如何才能找到最適合自己的工作方式？不再每天被工作追著跑？本文集結了許多小秘訣，由根本開始徹底改變你的工作方法，讓工作更變得更簡單、更有效率。不過，剛開始你可能需要一些勇氣，才能實踐本文所寫的內容。因為，要將工作簡化，首先必須從捨棄許多東西開始。無論是物品、資訊、經驗、職業，或是人際關係，許多東西我們一旦擁有了，就很難放手。原因在於我們會這麼想：捨棄浪費。然而，這卻是讓事情越來越複雜的根源。本文作者中島孝志是日本知名的效率專家，他同時身兼企業顧問、經濟評論家、新聞記者、作家、出版製作人、大學講師等數職。面對多面向的龐雜工作，他30年來從未加班，非但工作從容不迫、迎刃有餘，更在各領域中展現驚人成績，他究竟是怎麼辦到的？早10分鐘進公司，人生就會不一樣確立早鳥型的生活方式是工作簡化的絕對條件。舉例來說，我從20年前開始，就養成了早上4點起床的習慣。拜這個習慣所賜，我賺得了不少好處。1. 早上的空氣清新，對健康有益。2. 早上很安靜，適合從事需要思考的工作。3. 比起熬夜，早起更能提高工作效率。4. 提早完成預定的工作，就更有能力應變突如其來的客訴或委託。提早出門，天天都贏在起跑點此外，早起還有許多好處。例如：早一步開始一天的工作。對上班族而言，最消耗體力的莫過於上下班尖峰時段。只要避開人擠人的通勤時段，搭上早一班的車，就一定有位子坐吧！如此一來，就能悠悠哉哉地看報紙、閱讀時事新聞，或者一面看著手帳，一面思考工作流程。也就是說，在踏進辦公室以前，你就已經開始一天的工作了。無論什麼工作，最初的起跑加速都相當重要。只要有好的開端，一整天的工作就能順利進行。對工廠管理來說，工作的起頭最重要，對上班族而言，早上就是一天的起頭，只要善用這段黃金時間，就能提升生產力。上班做的第一件事，決定你幾點下班！一天之中，你通常在什麼時候進入工作模式呢？我想應該很少人會在踏進辦公室的瞬間，就火力全開吧！絕大多數人都需要一段熱機時間，慢慢點燃工作引擎。前面曾經說過，這20年來我都在清晨4點起床。然而即便如此，我進辦公室後做的第一件事，還是和多數的上班族一樣。某家飲料廠牌曾經針對上班族一進辦公室後，會先做什麼？進行調查，結果如下：1. 確認電子郵件2. 先來一杯咖啡或飲料3. 拿出記事本確認行程4. 去洗手間（確認服裝儀容）5. 上網瀏覽新聞就算進了辦公室，不代表大腦就能反射性地切換至工作模式，我們還是得透過檢查電子郵件、喝咖啡，或與主管同事閒聊幾句，以及朝會、會議等儀式，慢慢提高自己的工作動力。這些舉動雖然無傷大雅，但如果一直拖拖拉拉、遲遲無法進入工作模式，專心工作的時間就會相對變短，導致工作無法在期限內完成。這麼一來，我們就必須加班，工作簡單化、效率化也就離我們越來越遠。拖拖拉拉只會誤事，越早開工越好想早點完成工作，就必須盡早開始動工。這個原則雖然簡單，卻是工作不變的鐵則。環顧四周，你會發現動作慢的人都有一項共通點，那就是他們都習慣拖拖拉拉、悠悠哉哉地工作。這種人非得在別人的強烈要求或現實的迫切需要之下，才能果斷地開始工作。以我為例，就是在編輯逼問我，或是強烈希望我出版某本書的時候。相反地，我也會拜託周遭的人：我很懶惰，所以麻煩你盡量催我。這也不失為可行之計。因為我深知道盡早開始動工的好處，所以會特別感謝催我的人。畢竟，只要一個不留神，寶貴的時間就轉眼飛逝了。報告只要說重點、講結果千萬別讓主管說出所以呢？上班族早上一定都很忙碌，星期一的一大早就更不用說了。有事和主管報告還得排隊，簡直與尖峰通勤時段沒兩樣。這個時候，如果你也得向主管報告，你會怎麼開口呢？員工： 上週五我去公司的山田部長那跑業務，聽說他們好像也受到不景氣的影響，業績整整跌了3成。主管：所以結果呢？員工：花了好一番工夫，我還是想辦法簽到了合約，因為主管：好，我知道了。辛苦你了！那麼付款的事呢？員工：喔，還沒付款。其實啊如果這麼報告，肯定會讓主管生氣吧！因為星期一的早上，所有人都處於戰鬥模式，火力全開，只求能熬過這個星期。上班族的早上是很忙碌的，絕不可能悠悠哉哉。主管比任何人更忙，尤其星期一早上，可能還得向老闆或高階主管報告，所以下屬報告時要是拖拖拉拉，做主管的絕對無法忍受。早晨會報有訣竅，長話要短說，最忌老王賣瓜早晨會報有幾項訣竅：1. 長話短說2. 只說結論3. 口頭報告，而非郵件4. 依內容的重要程度判斷報告時機a.重要的事：提早進公司，等主管一來就立刻報告b.不重要的事：在空閒時間報告試想一下，對方最想得到的消息是什麼？當然是結論。盡量把握時間說重點，其他過程或自吹自擂的話，可以等到有時間的時候再說。同樣地，報告的時機也很重要。開口前要先向主管確認：現在有空嗎？、我想報告一下的情況。可以借我5分鐘嗎？這個動作非常重要。工作絕不能太過自我。要佔用對方的時間，就必須配合對方及周遭環境的步調。如此一來，工作才會更有效率。壞消息不能拖！越壞的消息，越要提早報告報告絕不只有好消息，一定也有很多說不出口的壞消息。越壞的消息，越需要優先報告。然而，有很多人卻習慣只報告好消息，壞消息則往後拖，等到非不得已才說出口，或是直接忽略壞消息，裝作完全沒那回事。其實，順利或成功這類的好消息，即使延後報告也無所謂，但客訴、事故、糾紛、意外等壞消息，如果不盡快交代清楚，後果會非常嚴重。提早報告，就能提早處理。正所謂：星星之火，可以燎原。如果在火勢還小時盡早報告，還來得及撲滅火源，可是要是拖延報告的時間，等到大火延燒開來，後果就不堪設想了。拖延會帶來致命的損傷，所以越壞的消息要越早報告。各位一定要牢牢記住這個簡單的原則。回信慢吞吞的人，工作一定也沒效率現在所有工作幾乎都需要透過電子郵件往來。因此，提升回覆信件的效率，也可以說是提升工作效率的重要關鍵。我是個急性子的人，所以像是固定的住址、電話號碼等，或是使用頻率較高的句子，我都會預先設定。當然，電子郵件常用的內容，我也會預先設定。電子郵件設定有條理，工作不瞎忙我們可以將電子郵件的內容分為5個部分：1. 頁首2. 標題3. 本文4. 結語5. 簽名檔其中，頁首和簽名檔的部分不用自行決定，從公司寄出的信件應該都會自動添加。簽名檔的部分包含：公司地址、電話、傳真、網址及郵件帳號。至於標題、本文和結語，這些部分該怎麼寫呢？其實，只要書店逛逛，就會發現商務郵件的工具書堆積如山，或是上網也可以找到很多。善用這些工具，可以幫助我們寫出又快又好的商業書信。讓你打字更快速、回信更有效率的小撇步另外，利用電腦中附屬應用程式裡的相關字詞編輯工具，輸入常用的關鍵句，也能讓工作打字時更有效率。例如：敬啟者，只要打敬就能叫出這個詞。其他像是：1. 謝謝謝您的來信2 .感感謝您訂購本公司產品3 .承承蒙貴公司平日的支持與愛顧4 .如如有任何疑問，請不吝來信指教5 .造造成您的不便，特在此向您致歉6 .祝祝貴公司業績蒸蒸日上7 .敬敬祝商祺不管登錄幾個都沒關係，後補字詞會不停地出現在螢幕上，各位不妨試試。只要專心1個小時就好有適度的休息和放鬆時間，我們才能維持高度的專注力。請各位試想一下，如果拳擊比賽沒有中場休息時間，一直沒完沒了地進行下去，結果會如何呢？比賽肯定會變得很沒勁吧！選手能專注的出拳，是因為集中3分鐘，就能休息1分鐘。同樣地，相撲也是如此。相撲力士們不會一上場就使盡全力駁倒對方，時間終止之前，都是力士們的自由時間，他們會互相激發專注力，等到全身充滿氣力的瞬間才開始比賽。由此可知，專注力無法長久持續。因此，我們可以做到以下2點： 只要專心1個小時 只要集中精神解決這個部份只要限制時間，就能全神貫注地工作了。準備考試也是如此。比起臨時抱佛腳，針對可能出題的範圍集中精神，還比較有效率。畢竟專心一整天，是不可能的。比起連續唸書10小時，每天2小時，持續5天，還比較能專心這種提高專注力的方式就稱為回憶法。為了讓工作更有效率，我希望大家能加以運用。以3小時為單位工作，永遠不疲勞！每個人都有自己的工作節奏。舉例來說，我可以集中精神持續工作3個小時，所以當我覺得：好累喔！或是抬頭問：現在幾點了？通常都是3小時以後。因此每過3個小時，我就會自然而然地起來走動、休憩片刻。就如同大家所知道的中午的午休時間或是下午3點的點心時間，你可以設定固定的休息時間，或是跟我一樣，一想到就休息片刻。一般來說，工廠這種需要全體員工互助合作的工作場合，固定時間的休息方式較為適用。相反地，如果是各自獨立，從事創意工作的辦公室，或許就比較適合像我這種斷斷續續的休息模式。一般公司中午的午休時間，多為45分鐘至1個小時，至於下午3點的休息時間，則是有10分鐘就該偷笑了。這時，不妨吃點甜食讓腦袋休息片刻，或是做做體操，讓身心重新恢復活力。工作場合的休息時間就和拳擊賽的中場休息一樣，不是為了休息而休息，而是為了再戰下一場。重新充電是很重要的。即使在這段休息時間耗精費神，也得不到什麼好處。請各位務必意識到這一點。辦公桌只留6樣東西，其他通通丟掉！身為一個上班族，要是不懂得如何整理、整頓，那麼絕對會吃大虧。假設你的抽屜塞滿了東西，沒有空間放置雜物，只能把雜物全堆在辦公桌上。桌上的電腦已經讓空間夠窄了，加上這堆雜物後，或許連好好寫個文件的地方都沒有了吧！在這種狀態下，還能心平氣和地工作的人，真是讓我覺得不可思議。我認為這種類型的上班族，是不可能把工作做好的。名片這類的東西，只要利用名片管理軟體，就能妥善管理。之後就算忘記姓名，只要有公司名稱和類別，一搜尋就能立刻找到。辦公桌就是財庫，一定要加強管理辦公桌的使用方式，會對工作的生產性帶來巨大影響。對上班族來說，這張小小的辦公桌正是創造所有價值的生產工廠。這間小工廠可以創下幾百萬、幾千萬，甚至幾億的營業額，所以對於自己的辦公桌，千萬不能疏於管理。舉例來說，我的辦公桌上只會放以下這些東西：1. 電腦2. 手機和電話分機3. 旋轉式名片架4. 便利貼5. 桌上型月曆6. 文具組因為只有這些東西，所以桌子雖小，還是比堆滿雜物的辦公桌寬敞許多。我認為整理辦公桌的訣竅，就是只選出活火山（現在使用中的物品），至於休火山（現在不使用的物品）及死火山（未來也不會使用的物品），則可以丟掉或是分送同事，之後要是突然需要使用，再和同事借就好了。決定今天能不能準時下班的人，是你自己，不是老闆工作能力強的人通常相當忙碌。他們善於解決接踵而至的難題，而且手法相當高明，所以工作會接二連三地找上他們。相反地，工作能力差的人通常很閒。因為同樣的工作，工作能力強的人能在短時間內完成，而他們卻得花上一整天，甚至一整個星期。那麼，工作能力不上不下的人呢？他們也相當忙碌，可是卻和工作能力強的人有所不同。工作能力不上不下的人，會緊抓著工作不放，搞得自己焦頭爛額也就算了，到頭來還一無所獲。工作能力強的人，都是善於委外的人。他們會將工作俐落地分類處理：1. 自己該做的工作2. 可以交給別人的工作3. 做不得的工作因此，無論再怎麼忙碌，他們都能臉不紅、氣不喘地一一解決工作。永遠空出一隻手，讓自己游刃有