礼仪文书：有关礼仪事项的通知.doc

公文写作/礼仪文书 礼仪文书：有关礼仪事项的通知 有关礼仪事项的通知，例如使节的到离任，某些礼仪程序的安排、某些礼仪程序的安排、某些有关礼仪的规定等等，可以使用照会、函件、备忘录、通告等各种方式通知有关机关或个人。 在使用有关礼仪的文书电报时，应注意以下事项： 1文电中的外国国名，应使用全称，同一国名如出现数次，至少首次应用全称。如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，如多米尼加共和国、多米尼加联邦等，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名在作为抬头出现时，亦要用全称。 2文书格式要合乎规范，不要用错。非外交机构一般不使用照会的格式，可使用对外函件进行交往。人称要与文书格式相适应并前后统一。例如，普通照会一般只用第三人称，但不注意时容易出现“贵方”、“我方”等称呼，造成混乱不清。签署者与受文者要相适应。人对人，单位对单位。如系人对人，双方身份要相当。 3文书中对人的称呼要合乎礼仪习惯。 致意语的用法亦要取决于不同场合与习惯。例如，外交照会开头时，常有 “向x x x致意并荣幸地”的引文，在一般对外函件中不使用。在吊唁、慰问等信函中不要用“荣幸地”等词句。文尾的致意语，向外交部或大使馆发照会可用“顺致崇高的敬意”；向全代办处发的照会不用“最”字。非外交机关使用对外文书，可视不同的发文和受文者选用“最崇高的敬意”、“崇高的敬 意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最亲切的问候”、“顺致敬意”、“顺致问候”等。 4关于译文。对外文书应以中文为正本，必要时，附以外文译文。译文本，应用不带机关衔的白纸，并在右上角注明“译文”字样。译文应考虑外文的惯用格式，不应套用中文格式。我驻外机构，在外文水平有把握、有力量的情况下，凡纯属一般事务性的函可只用外文（指驻在国文字或通用的外国文字）；对申请签证、身份证及一般外交人员的调职、离任等普通照会，亦可只用外文。 5对外文书的打印位置要适当。抬头处，受文人的职衔、姓名和称呼应在第一行顶格排列（如排不下，也可将职衔单列一行不加标点，而把姓名称呼另排一行），然后再下一行前面空一格续排行文。如文书较短，不宜把文字都挤在信纸的上半部分，而要留足够的天头，使文件美观大方。 盖章的位置要适当，一般以骑年压月，上大下小（如带国徽的印章，国徽应在机关衔之上）为宜。 6要有严密的校对制度。如发现文书、函件等有错字或格式不对，均应重新打印，不得涂改。 7用纸要合乎规定。 8收发文应有签收手续，收到涉外文书应及时处理，不要延误。 在礼仪社交场合，除了必须处理和运用好文书电报以外，对名片的使用也应当给以重视。名片之所以在现代社会中得到广泛的应用，因为它使用起来简便、灵活、雅俗均可，能适应现代社会人际交往十分频繁的需要。 名片现在已远远不只是相互通报姓名的工具，它可以用来表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等多种礼节。为了表示不同的礼节，可以在名片左下角用小写字母写上法文的含义；也可以在外片上，用通用的文字写上简短的字句。 几种国际上通用的法文缩写是： 1 敬贺 p. f. (pour felicitation) 2 谨唁 p. c. (pour condoleance) 3 谨谢 p. r. (pour remerciement) 4 介绍 p. p. (pour presentation) 5 辞行 p. p. c. (pour prendre conge) 6 恭贺新年 p. f. n. a. (pour feliciter lenouvel an) (大小写均可) 7 谨赠，不用缩写字母，而是在姓名上方写上avec ses compliments (或者用英文 with the complimen