产品发货管理办法.docx

分发号： 秦皇岛秦冶重工有限公司产品发货管理办法规章编号：QY-03/XS-01版本编号： A/0 发布日期：2009.7.27 生效日期：2009.7.27 受控状态： 受 控 拟 制审 核批 准李凤茹杨华峰秦皇岛秦冶重工有限公司产品发货管理办法第一章 总则 第一条 为理顺产品发货流程，明确相关部门职责，避免错发、漏发，确保产品快捷、安全、准确发送到顾客指定地点，最终满足客户需求,特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司销售部门（市场营销部、国际贸易部、工程技术公司，下同）销售的产品及售后服务中需要的产品及部件的发货。第二章 职责 第三条 设计研究院承担下列职责：（一） 负责编制出口产品和箱装产品产品解体清单、装箱单、装箱资料清单，其中超限产品或部件（宽3.5米、高 3.2 米，下同），在产品解体清单中注明尺寸或附外形图； （二）负责编制、提供产品说明书；（三）客户特殊要求的资料，按合同、技术协议及销售部门通知编制产品随机资料清单。第四条 工艺技术部负责编制简装产品产品解体清单，其中超限产品或部件，在产品解体清单中注明尺寸或附外形图。 第五条 市场营销部负责编制、下发月度发货计划。第六条 销售部门承担下列职责： （一）负责下达、变更发货通知单，提供明确的发货信息，对发货信息的准确性负责；（二）负责联系接收方接收货物；（三）负责核对发货清单与回执、确认货物已被完整接收。 第七条 品质保证部承担下列职责：（一）负责发货产品出厂综合检查；（二）负责核对发货产品及随机资料；（三）负责发放产品合格证。 第八条 货运中心承担下列职责：（一）负责制订发货制度与程序规范；（二）负责开发合格承运商，比价比质选择承运商并签订运输合同；（三）负责拟定运费结算政策，核算运费、办理结算手续；（四）负责运输过程中的跟踪、监督、协调，处理与承运方的纠纷，确保产品完好运抵指定地点；（五）负责按照销售及售后服务部门的发货通知进行理货、备货；（六）负责产品装车、点检，填写发货清单，并转给相关单位；（七）负责办理发货产品出库、出厂手续；（八）负责收集整理随机资料；（九）负责发货基础数据统计、分析。 第九条 客户服务部承担下列职责： （一）负责下达、变更售后服务中需要的产品及部件的发货指令；（二）负责解体发货产品现场组装；（三）负责组织在客户方的地面交货的卸货。第十条 财务部负责运费审核和结算。第三章 发货计划与指令第十一条 销售部门于每月20日前向市场营销部合同管理科提供下月发货信息，市场营销部合同管理科依据发货信息，编制月度发货计划。月度发货计划应包含但不限于下列内容：（一）客户名称；（二）产品名称、生产号、图号、数量；（三）预计发货日期；（四）到达地点。市场营销部合同管理科于每月22日前将月度发货计划下发至生产调度中心、工艺技术部、货运中心、设计院、品质保证部和客户服务部，接收单位依据月度发货计划指导、安排下月发货准备工作。第十二条 销售部门以发货通知单的形式下达发货指令。销售部门根据合同和协议要求、产品入库情况与客户沟通预约发货时间，填写发货通知单。发货通知单应填写流水号并至少包含下列信息：（一）收货单位、交货地址、收货联系人、联系电话、合同号；（二）发货产品名称、生产号、型号/图号、数量、配套件、先后顺序、最迟发货日期；（三）运输方式、运费负担、运费结算；（四）卸货方式、卸货费用支付；（五）交货要求：客户方地面交货，产品解体现场组装后交货等。第十三条 销售部门下达发货通知单应办理审批手续。销售部门结算员核对客户货款回收记录，签字确认；结算主管（副部长）审核客户信用及货款回收避险方案，签字确认；合同管理科核对合同条款信息，签字确认；销售部门部长或部长授权的副部长审核批准。第十四条 市场营销部合同管理科负责将发货通知单下达至货运中心、品质保证部，并办理交接手续。产品由我方负责组织卸货的、产品解体现场组装后交货的,同时送客户服务部。以最迟发货时间为准，发货通知单下达的时间为：（一）常规产品，提前2天；（二）超限产品，提前5天；（三）紧急发货，随时下达。紧急发货，销售部门可在办理发货审批手续的同时以电话、短信方式向货运中心、品质保证部下达发货指令，但应至迟在装车前送达发货通知单。第十五条 为满足客户急需和减少库存，市场营销部合同管理科可依据库存明细进行产品调发，填写产品调发通知单并经市场营销部部长或其授权的副部长批准后下达至生产调度中心、发货中心、品质保证部执行。调发产品需技术部门确认的，产品调发通知单报设计研究院核对、确认。国际贸易部调发产品，参照市场营销部调发程序办理。 第十六条 售后服务中需要的产品及部件的发货，由客户服务部下达发货指令，办理发货审批手续或领料手续。第十七条 发货指令需变更的，发货指令下达部门应填写发货变更通知单并经部长或其授权的副部长批准后下达至发货指令接收单位。已经开始装车的，发货变更指令可以电话下达，但须补办发货变更通知单。发货指令接收单位应按变更后的指令执行。 发货变更通知单应标明要变更的发货通知单流水号，明确变更前后的项目。发货指令接收部门无法或预期无法在最迟发货时间发货的，应在知道无法按期发货之时将无法按期发货情况及原因反馈指令发出部门。第四章 发货准备 第十八条 设计研究院和工艺技术部负责产品技术资料准备，并于计划产出日前10日下发至货运中心、品质保证部，其中超限产品或部件产品解体清单应提前15天下发至货运中心，以便提前组织策划货物运输。技术资料包括：（一）产品解体清单；（二）装箱单；（三）装箱资料清单；（四）产品随机资料清单；（五）其它需要的技术资料。第十九条 货运中心发货主管按照发货通知单、产品解体清单、装箱单组织理货；理货应遵循同一客户、同一地点或临近地点的（不同）产品同批次发货的原则。具备发货条件的，货运中心应向品质保证部申请出厂检验。 第二十条 货运中心发货员根据发货主管要求进行理货并编制交货清单。交货清单本着一合同一单、一车一单的原则，一式 五 份。第二十一条 品质保证部负责将产品合格证及其它由其提供的资料在发货前送达货运中心，货运中心发货员负责收集整理随机资料。随机资料主要包括：（一）技术资料；（二）产品使用说明书一份；（三）产品合格证一份；（四）配套件说明书及合格证各一份。客户对随机资料有特殊要求的，按产品随机资料清单收集整理（如：检验记录与报告、试验报告、图纸等）。第二十二条 对调发产品货运中心库管员做好台帐记录。第二十三条 品质保证部综合检验员按照出厂产品检验规定，对发货产品实施出厂检验，符合出厂检验规定的，签发产品合格证。第二十四条 货运中心按照价比三家、同价比服务的原则，组织承运车辆，签订货运合同。第二十五条 产品由我方负责组织卸货的，由货运中心在发货前通知客户服务部卸货时间；产品解体现场组装的，组装时间由销售部门通知客户服务部。客户服务部负责卸货、现场组装准备和实施工作。第五章 发货 第二十六条 货运中心发货员按照交货清单办理出库手续并组织产品装车。第二十七条 货运中心发货员、承运人、品质保证部综合检验员共同对产品清点核对无误后，分别在交货清单上签字确认。交货清单一式五份，一份由货运中心发货员于次日报市场营销部，四份由承运人携带，其中一份用于办理出门手续，三份用于与顾客办理产品交接手续。第二十八条 货运中心发货员负责办理出门审批手续。第二十九条 货运中心监督承运人到公司指定称重点办理装货前、后车辆称重，索取称重计量单作为运费结算凭证；在新厂区之外发货的产品以报产重量作为运费结算依据。 第三十条 承运人需持出门证载货出门，接受公司门卫检查。第三十一条 货运中心监控承运人运输过程、确认货物是否完整运抵客户指定地点；督促承运人办理客户点货和接货；回收客户签字的交货清单回执两份，将回执原件一份交市场营销部存档备案，要求回执在客户签收后一个月内送达，另一份用于承运人运费结算及财务部门备案。第六章 运费结算 第三十二条 承运人需持产品出库单、称重计量单、运输协议（或合同）、客户签字的交货清单到货运中心核算运费，经货运中心审核签字到财务部办理结算。 第三十三条 财务部负责运费审核、结算。第七章 附 则第三十四条 违反本办法规定的行为，依据员工奖惩制度、质量奖惩办法、质量事故处理办法对责任单位和责任人进行处罚。 第三十五条 本办法由企业策划部负责解释。 第三十六条 本办法属三级规章，由总经理办公会批准，总经理签发。 第三十七条 本办法自公布之日起实施。4附件一秦皇岛秦冶重工有限公司发货通知单 申请人： 填单日期： 合同号： ：收货单位联系人地址电话生产号名称型号/图号数量特殊要求合同总价收款记录记帐日期收款额方式结算确认备注避险策划运输方式铁路 公路 自提卸货方式供方 需方卸货费支付供方 需方运费负担供方 需方运费结算供方 需方合同管理科意见销售结算科意见部长审批意见 签字： 签字：签字：附件二秦皇岛秦冶重工有限公司 产品调货通知单 ：调货部门经办人通知日期调发前调发后客户名称合同号客户名称合同号生产号名称及规格型号/图号数量生产号名称及规格数量补货说明技术确认 签字：审核批准 签字：附件三秦皇岛秦冶重工有限公司发货变更通知单变更申请人： 变更日期： 年 月 日 合同号： No： 收货单位生产号名称变更原因变更要求销售处长意见合同管理科意见部长审批意见签字： 日期： 年 月 日签字： 日期： 年 月 日 签字： 日期： 年 月 日附件四 秦皇岛秦冶重工有限公司交货清单申请发货单位： 合同号： 发货通知单号： 收货单位联系人地 址电 话生产号产品名称型号/规格数量备注发 货 员： 承运单位：发货主管审核： 承运人及车牌号：监 装 人： 收货单位及收货人：发货日期： 收货日期：注：红体字放在最后一页 附件五 秦皇岛秦冶重工有限公司称重计量单称重编号发货单位毛重毛重时间收货单位皮重皮重时间运输单位净重车 号货物名称毛重计量员货物规格货物流向皮重计量员备注市场营销部发货审批流程主管部长合同管理科结算主管结 算 员销售业务主办Y下发发货通知单YNNN审批YN审核合同条款客户回款Y审核客户信用及货款回收避险方案回款审 签YY核对客户回款Y填写发货