航天防伪开票文本接口操作手册--新增功能使用说明.doc

第 26 页共 26页航天信息防伪税控开票接口软件（标准版）新增功能讲解培训手册2009-3-181 接口功能简介功能模块介绍：1. 销售单据传入：1) 文本传入从指定的文本文件将销售单据信息成批传入本系统，并进行单据有效性检查。2) Excel传入（新功能）从指定的Excel文件将销售单据信息成批传入本系统，并进行单据有效性检查。2. 销售单据维护（新功能）1) 单据修改新增了对EXCEL导入的客户信息不全的单据进行客户信息自动补全。2) 单据拆分自动拆分多税率及超过开票限额的单据，也可手动拆分多税率、超过开票限额、超过开票误差、及需要拆分的正常单据。3) 单据合并将销售单据进行简单或复杂的合并。4) 单据还原对进行过拆分、合并的单据进行还原，恢复到原始单据状态。已开具发票的销售单据不可进行还原。5) 折扣汇总将销售单据中各行的折扣整合到一行，前提是各行都有折扣。3. 发票生成（功能改善）将所选定的销售单据自动成批生成税控发票，包括专用发票，废旧物资发票，普通发票。4. 发票查询（新功能）非常便捷的发票查询功能，可导出查询结果为EXCEL。5. 商品查询（新功能）非常便捷的商品查询功能，可导出查询结果为EXCEL。6. 作废传入将待作废的销售单据信息传入。7. 作废发票将作废的销售单据所生成的发票进行作废处理。8. 发票文本传出将指定范围的发票数据写入指定路径的文本文件。2 新增功能介绍 2.1 EXCEL导入及EXCEL格式配置 点击导航图中“单据传入”按钮，弹出“文本传入”和“Excel传入”菜单。图2-1单据传入-Excel传入功能框设置好EXCEL文件存放路径，选择金额含税方式，再确定待开发票的类型；（发票类型确定后，发票开具时将一一对应，不会发生专用发票却开成普票的情况）图2-2设置Excel文件格式功能框口令如果是第一次使用EXCEL导入功能，系统会提示你未设置EXCEL配置，然后弹出如下的登录框，输入口令：Excel2009 （格式：Excel年份）数据映射关系配置简介初始化操作界面如下：EXCEL的“数据映射关系配置”支持单表和主副表两种导入方式。“数据映射关系配置”区域为配置区域，“数据项对应EXCEL的列”中填入的数据格式为X.Y，X和Y均为数字。说明：(一) X代表某“数据项”对应的EXCEL文件的序号 如果是单表导入方式，则X均为1； 如果设置为主副表导入方式，则发票主体信息所在的EXCEL文件对应的X为1，商品明细所在EXCEL文件对应的X为2.(二) Y代表数据项对应在EXCEL文件中列序号字母所对应的数字。单表Excel文件导入示例下图为单表Excel文件格式的样例。（注：EXCEL中不能有表头）操作步骤：【第一步】：主副表映射关系为“单表”方式。【第二步】：确定各字段在EXCEL文件中的位置。比如：单据号码、购方名称和购方税号这三个字段在EXCEL文件中的列位置分别为A、B和C。A、 B和C这三个字母对应的数字顺序分别为1、2和3。【第三步】：在“数据映射关系配置”界面中，“数据项对应EXCEL的列”中填入的数据格式为X.Y。 X均为1，Y则分别为1、2和3。即分别输入1.1、1.2和1.3。点击“保存配置”。【第四步】：配置好数据项映射关系后， 设置好单表EXCELY文件路径，点击“预览”即可。预览结果如下图： 设置成功后，点“保存配置”并退出即可。主副表Excel文件导入示例下图为主副表Excel文件格式的样例。为了方便大家识别各个字段，样例中暂时保留表头。主表为发票主体信息，副表为对应的商品明细，分别如下： 图：主表-发票主体图：副表-商品明细操作步骤：【第一步】：主副表映射关系为“主副表”方式。【第二步】：确定各字段在主副表EXCEL文件中的列位置。比如：单据号码、购方名称和复核人分别位列主表EXCEL文件A列、B列和D列。A、 B和D这三个字母对应的数字顺序分别为1、2和4，即配置数据为1.1、1.2和1.4。商品名称、规格型号、数量、不含税金额和税额分别位列副表EXCEL文件的B、C、D、F和G，对应的配置数据为2.2、2.3、2.4、2.6、2.7。【第三步】：在“数据项对应EXCEL的列”中填入以上配置数据，点击“保存配置”。【第四步】：主副表映射关系指的是主副表是通过哪个共同字段索引的，一般来说都是单据号码。主表和副表中的单据号码均为第一列字段，所以数据均填为1。【第五步】：配置好数据项映射关系后， 设置好主副表EXCELY文件路径，点击“预览”即可。预览结果如下图：EXCEL格式及配置相关注意事项EXCEL格式说明（1）所有行都必须是实际的销售单据数据，格式要统一；（2）如果某行存在表头及其它的等说明性的数据，请务必删除；（3）不能有空行；（4）相同单据号的商品明细行必须是相邻；（5）每行数据中可以存在不用导入文本接口的字段（比如：销售部门，部门编码等），不必删除。在配置中，系统可以忽略这些不必要的字段，具体看下面的说明。EXCEL配置功能高级说明（1）用户EXCEL中每行数据中有很多字段，用户想有选择地导入某些字段并放弃某些字段。举例：1. 虽然EXCEL中有客户名称、客户税号、客户地址等字段，但用户只想导入客户名称，而不导入客户税号，客户地址这两字段，这如何配置？（用户想用文本接口的“客户信息维护”功能来补全这些客户的其它客户信息）2. 商品明细数据里有不含税金额，税额和含税金额等字段。用户只想导入不含税金额和税额这两字段，而不导入含税金额字段，怎么配置？答复：配置很简单，只要把上面必须导入的字段（比如：客户名称，不含税金额，税额）在配置里配置上就行。凡是没有配置的字段，文本接口将自动忽略。目前暂不能读取的EXCEL格式下面几种情况，是无法读入的：（1）如果发票头主体信息数据（如：单据号、购方名称等）与发票明细（如：商品名称、规格、数量、金额等）不在同一行；（2）存在非发票数据规范的行，比如统计行，日期行等辅助行。例图，如下：2.2单据修改 单据修改模块中，新增了两个特色功能：一、 直观而人性化的单据主体信息编辑界面，只要双击对应的单据行即可。操作界面如下：在此操作界面上可以轻松修改备注客户信息，包括单据的发票类型。二、 针对EXCEL文件导入的用户信息不全的单据，可以自动补上缺失的客户信息。前提是客户信息已经在开票系统中维护好。 如上图所示，这两条单据是通过EXCEL文件导入的数据，客户信息的税号、地址电话和银行账号均不全。操作步骤：【第一步】：选中当前客户信息不全的商品行，可以多选。【第二步】：点击工具栏的“客户信息维护”按钮，如果当前的客户编码是唯一的话，系统会自动补全客户信息。如果客户编码中存在相同的客户名称的多个编码时，系统会跳出对话框，让你手动选择。操作后的界面如下：2.3 单据拆分图2-7：单据维护-单据拆分功能框以单据号“a12321”为例对单据拆分（手工）进行说明：【第一步】:点击“单据拆分”按钮，出现销售单据拆分界面（如图5-7所示）；【第二步】:在拆分界面中录入单据号“a12321”，然后点击“查询”按钮（如图2-8所示）；或者不录入单据号，直接进行查询。【第三步】:选中一条待拆分的单据，再点击工具栏上的“手动拆分”按扭（如图2-8所示）；【第四步】:在数量中直接将“348”修改为“300”，然后按回车键（enter）,这时商品明细变成两行。选中其中一行商品明细后，依次点击“设为一组”、“手工拆分”和“确认拆分”按钮。便可依据分组情况将本销售单据进行成功拆分。（如图2-9，2-10所示）；【第五步】:单据号“a12321”就被拆分为单据号“a12321_0” 及单据号“a12321_1”两张单据（如图2-11所示）。图2-8 销售单据拆分-手动拆分界面图2-9 销售单据拆分-手动拆分界面图2-10 销售单据拆分-手动拆分界面图2-11销售单据录入/查询界面2.4 单据合并相关名称解释：合并类型：分为“简单合并”和“复杂合并”。复杂合并只有在不同销售单据中的商品行的单价、规格型号、计量单位完全一样情况下才需要。合并备注：表示不同单据合并后，备注内容也会自动合并，如果超出开票系统对备注的字符限制，则自动截掉多余的字符。空备注填加单据号：合并后可以将被合并的单据号填入备注中。以购方名称“北京航天信息”为例对单据合并进行说明：【第一步】:点击“单据合并”按钮，出现销售单据合并界面（如图2-12所示）；【第二步】:设置合并类型和相关参数，本例设置为复杂合并。【第三步】:按住“ctrl键”用鼠标选定要合并的单据，点击“单据合并”按钮，最后选定“确认合并”对单据进行合并，（如图2-13，2-14所示）；【第四步】:成功进行了“单据合并”（如图2-15所示）图2-12 销兽单据合并界面2-13 销兽单据合并界面2-14 销兽单据合并界面图2-15销售单据录入/查询界面2.5 单据还原如果用户对单据进行了错误的拆分或合并操作，想还原到原始单据状态，可以采用本功能。在“单据拆分”模块中，单据号“a12321”曾被拆分为单据号“a12321_0” 及单据号“a12321_1”两张单据，现就对上述拆分进行还原：【第一步】:点击 “单据还原”按钮，出现销售单据还原界面（如图2-16所示）；【第二步】:选中要还原的单据，点击“确认还原”按钮。【第三步】:销售单据还原成功（如图2-17所示）；图2-16 销兽单据还原界面图2-17销售单据录入/查询界面2.6 折扣汇总折扣汇总功能对单据有一定的要求，单据的每一行商品明细都必须具备折扣行。操作步骤：【第一步】:点击 “折扣汇总”按钮，出现销售单据折扣汇总界面（如图2-18所示）；【第二步】:在销售单据折扣汇总中选中单据点击“汇总折扣”按钮；【第三步】:销售单据汇总折扣成功（如图2-19所示）；图2-18销售单据折扣汇总界面图2-19销售单据录入/查询界面2.7 发票生成 功能有两点改进：一， 点击导航图中“发票生成”按钮，系统会弹出发票生成的种类（专用发票、普通发票、废旧物资发票）选择菜单。二， 选择发票种类以后进入“选择填开发票的单据”操作界面，“选择单据”系统默认是0，取消以前版本中默认是全部选择。（防止用户误开发票）图2-20 发票生成发票种类选择功能框图2-21 发票生成开票号码确认与单据选择对话框2.8 发