11-5规避审核风险和企业经营风险.ppt

1 规模审核风险降低企业经营风险 中质协质量保证中心2011年5月7日 2 风险定义及分类 风险 不确定性对目标的影响 规避审核风险是认证机构管理工作的重点 需要持续关注 认真对待 认证机构层面 政策风险 管理风险等 影响到认证机构的发展及战略目标实现 审核人员层面 审核过程风险 影响到审核人员的职业生涯 企业经营风险 普遍 长期存在 随企业管理的成熟度不同而程度有所区别 审核过程 认证机构与企业的结合点 认证机构与人员需规避审核风险 并帮助企业降低经营风险 3 国家认证认可相关管理要求 CNAS EC 017 认证机构认可风险分级管理办法 2009年4月实施对认证机构分级评价与管理 A B C级对认证机构的政策与管理风险 公正性 认证机构能力分析与评价系统 对关键及一般场所管理 认可表标识使用 申投诉处理 认可费用 改进机制等 与审核相关的风险因素包括包括 直接评为C级 审核方案策划 1 经查2个以上的审核项目 人日数偏低且没有书面证据说明减少人日数的理由 2 专业范围界定不准确 影响了审核有效性 3 认证证书的转换未按认可准则要求进行 4 认证实施过程 1 未对关键场所 关键过程实施审核 2 无专业审核人员参加专业过程的审核 3 审核人员专业能力与规定要求严重不符的 4 组织在法律法规符合性方面存在严重问题但审核组未发现或已发现但未予以合理处理的 5 审核结论未基于审核发现 6 未依据审核结论和相关信息作出认证决定 7 认证范围超出了审核范围 风险管理 获证组织发生重大事故 认证机构未能及时采取措施 国家认证认可相关管理要求 5 国家认证认可相关管理要求 CNAS EC 032 关于对认证机构开展确认审核活动的说明 2011年4月实施确认审核 认可机构直接对获证组织管理体系运行及受审核过程进行现场验证 评价认证机构认证审核活动的符合性 有效性 通常情况下 CNAS在确认审核前较短时间内通知被验证的获证组织和认证机构对一家认证机构的确认审核将抽取不少于2家获证组织实施现场验证 对获证组织管理体系运行及认证机构认证过程的重要活动进行抽样 并依据认可规范的要求进行验证 6 国家认证认可相关管理要求 CNAS根据年度计划及监督重点 确定实施确认审核的认证机构 并考虑下列因素 但不限于 1 接受认证转换较多的 特别是对其它机构审核未通过或暂停 撤销的企业进行认证较多的 2 认证数量增长速度异常 3 CNAS收到对认证机构投诉较多的 4 获证组织中发生质量事故 安全事故 环境污染等大事故较多的 5 国家行政抽查中发现存在严重问题或问题较多的 6 分级管理被评价为C类的 7 其它信息反映认证风险较高或问题较多的 8 一定比例的随机抽样 7 国家认证认可相关管理要求 在确定实施确认审核的认证机构后 CNAS综合考虑下列因素 但不限于 选择现场验证的获证组织 1 转换认证机构的 特别是经其它机构审核未通过或暂停 撤销后 重新获证的获证组织 2 风险较大或存在问题较多的行业和地区的获证组织 3 发生质量事故 安全事故 环境污染等大事故的获证组织 4 国家行政抽查中存在严重问题或问题较多的获证组织 5 获证组织被投诉或被媒体曝光 在社会上或顾客中造成较坏影响的获证组织 6 其它信息反映可能存在问题的获证组织 7 一定比例的随机抽样 8 政府监管信息 2010年9月 CNAS组织48名人员 24个监督检查组 对58家获证企业进行检查 之后带着问题有针对性地对相关颁证机构资质 内部管理 人员条件 监督审核过程等进行现场监督稽查 对机构检查共发现问题136个 其中涉及法律法规的问题108个 涉及技术标准的问题28个 已对42家被检查的认证机构发出 认证专项监督检查结果告知书 要求限期整改 对14家存在较严重问题的认证机构发出 行政告诫书 同时约见个别认证机构负责人进行面谈予以告诫 9 政府监管信息 认证机构存在的主要问题包括 认证人员不符合要求 审核人员超龄 不能提供专职审核人员有效证明文件 专职人员数量不符合要求等 信息公开方面 未公开认证规则 收费标准 暂停与撤销证书信息 获证组织信息等相关信息 个别机构未执行信息月报制度 未按期向认监委报送获证组织信息 超范围宣传及认证 未经认监委批准设立分支机构并开活动 内部管理制度不健全 档案记录不完整 审核员和认证决定人员能力评价制度不完善等 其他违规行为 未通过认可即开展相应认可 注册资金不到位 办公地址与批准地址不一致等 10 政府监管信息 共查了45家企业 工程施工 装饰装修等 发现个别企业以获取证书为目的 企业最高管理者对管理体系在体系运行 改进的作用没有清晰的认识 内审没有根据企业具体情况 而基本采用通用模板化 管理评审 内审报告内容空洞 未起到应有作用 企业按照管理体系文件持续有效运行的能力亟待提高 对企业检查 主要问题有 在建工程未实施应急预案的演练 在建工程现场工人没有安全意识 企业的检测设备无校准鉴定记录 无维护保养记录 建筑施工企业提供不出采购合同 无供方评价记录 获证企业在公司网站上或产品上误导宣传管理体系认证 建筑企业的员工对管理体系的内涵了解甚少 企业检验人员资质和数量不能满足要求 认证证书上的企业地址与获证企业的实际地址不符 建材生产企业的不合格品控制不符合要求 11 政府监管信息 2010年食品农产品监管对北京等8个地区的18家认证机构 30 进行了专项监督检查 认证机构主要问题 个别机构未取得认可 违规发证 机构人员资质和数量不符合规规定 认证过程企业现场记录不全 企业记录存在涂改现象 认证机构检查 审核报告过于简单 信息量不充分 实际记录和文审等与认证机构自身管理要求不符 审核中对企业应遵守的法律法规关注较少 认证信息上报 滞后严重 瞒报 漏报 信息不准确等 7家机构行政告诫 8家机构限期整改 12 政府监管信息 2011年监督检查重点 认证活动是否符合相应法规 认可规则和标准要求 是否存在超范围认证 认证证书 标志使用情况 对伪造 冒用 超期 超范围使用认证证书 标志的加大查处力度 对风险较高的认证种类 如蔬菜 枸杞 和项目 如茶叶中的菊酯类农药 食用菌 大米中的重金属 蜂产品中的抗生素 等进行针对性监管 13 审核管理及审核关注点 中心 将规避政策及管理风险作为管理工作重点 管理制度将不断完善 审核员 需不断提高风险意识和自身能力 规避自身审核过程风险 帮助企业降低经营风险 审核管理及审核主要关注点包括 1 审核方案策划 1 审核人日 市场人员 合理引导企业按照国家规定人日签订合同 数据库信息应完整准确 审核计划管理员 审核人日至少满足国家认可对审核人日的最低要求 审核时间安排要考虑现场 季节等审核组长 进入现场前 及时沟通 调整 进入现场后 信息反馈 14 审核管理及审核关注点 2 审核范围 市场人员 a 提高能力和认识 禁止超中心认可范围签订合同 可申请扩项 b 关注企业经营范围和行政许可 适用时 认证范围应不超出企业经营范围 另应关注企业各类证照 执业资格 行政许可的时限性 c 资质证书名称与企业单位名称一致 d 范围描述准确 避免宽泛 专业能力评定人员 提高能力 合理评定专业代码 后续各工作环节发现问题 及时反馈 调整 审核组长 a 仍应关注上述内容 范围有问题 合同变更 b 注意企业认证范围的动态变化 信息反馈 c 审核范围中所列内容 在审核过程中应能给予充分的证实 d 计划 报告 中英文对照表范围一致 15 审核管理及审核关注点 2 审核范围 各类证照齐全 安全生产许可证 矿山企业 建筑施工企业和危险化学品 烟花爆竹 民用爆破器材生产企业实行安全生产许可制度 产品生产许可证 查看 全国工业产品生产许可证发证产品目录 如特种劳动防护产品 危险化学品 水泥 建筑钢管脚手架扣件 电线电缆 农药等 3C强制认证 机动车辆及安全附件 轮胎产品 安全玻璃 消防产品等卫生许可证 如食品 保健品 供水等企业 16 审核管理及审核关注点 2 审核范围 范围描述 a 建筑施工 xx类别的施工 b 某水工业设备公司范围 家用水净化过滤消毒器和装置 这一领域需要卫生部安全产品卫生许可批件 且是一型号一批文 所以该范围应界定XXX型号或XX系列的纯水机或在范围后加上 以卫生部批文为准 范围变更 广东一家公司1999年初次认证时是合资公司 其产品可以使用当时投资方的品牌 认证范围也明确是该品牌产品 几年前 外方撤资 品牌使用许可停止 但认证范围经过几年审核审核组长都未提出范围变更 17 审核管理及审核关注点 3 审核计划 计划管理员 a 审核组能力 专业审核员能力 符合要求 特别高风险行业 安排符合要求的专业审核员 资源不足时配备专家 b 关注转换机构企业及资料 C 关注一阶段审核安排 审核组长 认证 复评审核计划覆盖全条款 每次计划覆盖体系范围内的部门 场所 各层次 符合抽样要求的才可抽样 如施工企业 应包括总部 区域公司 抽样 区域公司下项目 抽样 关键过程 重点区域审核能力保证 专业内容安排专业审核员 产品生产现场审核安排 多场所抽样 企业填写清单 建筑企业表变更 满足要求实习审核员不能单独安排审核 50430标准审核未通过考试的不能单独安排 18 审核管理及审核关注点 审核过程控制 审核准备会 专业审核员培训 对培训记录表中已作废的法律法规及时更新 上次审核信息 不符合及建议报告 组内传递 关注组织法律 法规的遵守情况及合规性评价 适用法律法规特别是与企业生产 管理等密切相关法规 包括区域性法规 的收集 更新与应用 各类人员资格符合要求 特种设备 测量装置定期检验 主要原材料出厂 入场检验符合规定 19 审核管理及审核关注点 审核过程控制 关注组织法律 法规的遵守情况及合规性评价 成品检验符合国家标准 行业标准或企业标准 备案 重要活动的行政许可 如环评报告 安评报告审批 施工企业开工证 外部主管部门监测结果及处罚情况 企业合规性评价 20 审核管理及审核关注点 审核过程控制 关键活动 过程的控制 生产过程各项活动和监控结果符合规定要求 没有出现重大事故及人员伤亡 如有 责任已分清 事故或事件的处理及后续措施有效 产品过程特别是关键 特殊过程控制得到有效控制 重大环境因素及重大危险源控制符合要求 如危险化学品控制 库房如油库管理 锅炉 压力容器管理 废水 废气排放控制等 应急准备及响应 预案的适宜性 应急设备 应急演练等 不合格品得到有效控制 21 审核管理及审核关注点 关键活动 过程的控制 主要相关方活动得到有效控制 选择 评价及重新评价准则明确 并有效实施 过程监控到位 销售及合同履行情况 产品退 换货情况 顾客意见 包括顾客及相关方重大投诉情况 主要管理活动 内审 管理评审 人员能力及意识 设备 采购管理 文件及记录管理 持续改进机制等 认证证书及标志的使用情况 22 审核管理及审核关注点 3审核资料及其他 审核记录完整 与审核计划保持一致 能证实对关键活动和过程进行了审核 覆盖了认证的范围 一阶段审核报告 审核报告满足中心要求 涉及较重大风险部分应开不符合报告 企业整改基本到位 在中心规定的期限内归档 23 审核管理及审核关注点 4食品行业 食品安全管理体系认证实施规则 已修订 2010年3月1日实施 原有专项技术规范减少到24种 24种以外均不能发带标证书 4种酒和其他等5项取消 对新申请食品安全认证企业 按新规则实施 按老版获证企业 颁证机构结合监督进行转换 中心已完成食品体系认可转换工作 范围及专业代码将按新规则执行 待CNAS下发 同一审核员不能连续两次对同一企业任审核组长 不能连续三次进行审核 抽样 20个以下全部抽样 超过20个场所 应在20个场所之外的每5个场所中抽取1个 且仅限于农业生产 餐饮业 销售 运输和贮藏 24 审核管理及审核关注点 4食品行业 审核范围 证书 描述 含产品生产场所 生产车间 具体产品和 或服务种类信息 委外过程控制 当影响食品安全的重要生产过程委托加工 除非被委托加工组织的被委托加工活动已获得HACCP体系或食品安全管理体系认证 否则应对委托加工过程实施现场审核 产品安全性验证 确认其他检验机构出具的检验结果 关注时效性 6个月 检验机构资格 检验项目不全时的处理方式 一阶段审核报告 审核报告将调整 网上发布 25 审核管理及审核关注点 5建筑行业审核关注中心已获得全部范围 其中28 01 02 勘查 地基 及28 05 00 建设及拆除用设备出租 含操作人员 企业不需做50430 审核范围及证书 50430部分加 套表中的审核计划 审核报告 检查表封面 多场所清单作了调整 审核组