如何做好学员管理.doc

如何做好学员管理 对培训学校来说，学员管理做的好坏直接反映出学校的管理水平和教师的教学水平，而且还能提高学员的保有率，节省大量的宣传费用。我认为学员管理的过程总结起来无外乎三个环节：一是入口（即招生），二是出口（即流失），三是过程。一、要把握入口 从学员第一次开始接触学校来看，无论是电访还是面访第一次的咨询接待工作十分重要，在咨询接待中应该严格注意以下几方面：1、保证咨询时长 接听咨询电话至少5分钟以上；接待来访至少20分钟以上。那么肯定有人会说：“咨询那么久，说什么啊？”其实话题很多，比如学 校的优势 、特色，学校的历史，取得的成绩，教学方法 ，师资来源 及师资水平，课程特色，教材特色，硬件设施，软件投入，学员活动，学生成绩，这些话题对我们 自己的人来说可能都已经见怪不怪了，甚至有的前台认为这是尽人皆知的事情，其实不然，有很多学校还没有做到说出去学校的名字家长都知道的地步，更别提学校的特色了，所以即使家长已经知道，我们也应该当做他什么也不了解，再从头至尾详细介绍一下。2、知己知彼 学校做的再好，肯定也有一些方面是区别于其他机构的，而这个方面恰恰可能成为本学校的劣势，那么在这种情况下，一定要做到知己知彼，打有准备的仗。假如你的竞争同业的优势是应试，而这方面恰恰是你的劣势，那么当家长提出疑问时一定要给家长一个能够说服他报名的理由。3、统一话术 很多培训机构的前台人员流动较大，这样新来的人面对家长的提问经常不知如何应对，这样会让家长感觉我们的服务很不专业，那么就需要将学校现有的优势、特色以及家长的常见问题形成文字，不断进行补充和完善，让所有人员做到熟记于心、倒背如流。这样对新人的培养和对品牌形象的建立都十分有利。4、注意特点 咨询过程中还应该多了解孩子有哪些性格特点、兴趣爱好，甚至包括之前在哪个培训机构学习，终止学习的原因，了解的越多，就越能增加学生在我们机构学习的可能性。5、留下电话 能够打电话到学校或者直接走到学校来的，除了探子以外，都是意向特别强烈的，所以留下这部分人的联系方式十分重要。现在很多优秀的咨询顾问都能够做到想方设法留下客户的联系方式，但仍有很多咨询顾问还没有完全建立起这个意识，家长走了就走了，所以如果想要让自己的目标客户不流失，可以将咨询量与留电话数量的比例与考核挂钩，这样能够从一定程度上提高留电话比率。二、要注意试听环节 咨询工作做好了，家长就能够进入课堂试听，那么试听也是一个十分重要的环节，这个环节是需要各部门人员相互配合的。 1、咨询人员需要将咨询过程中掌握的学员情况，尽可能多地介绍给试听班级的老师，让老师做到心中有数。2、试听学员首先要开具试听卡，否则不可以进入教室，教师应做到非本班学生应持有效凭据，否则拒绝在该班听课，这样一定程度上可以杜绝探子混课，也能减少试听人员听后直接散人的情况发生。如果学校愿意，还可以采取用押金换取试听证的办法，这样如果家长听后有意向报名，而钱要是没带足，可以将试听押金直接作为报名的订金，避免一些犹豫不决学员的流失。3、试听前要介绍不同老师的性格特点和授课风格，包括教学进度，比如一个学生测试后觉得进剑桥一级末尾也行，进剑桥二级开头也行，这种情况下，就要跟家长打好伏笔，您先进这个班试听，如果不合适我可以帮你再调换一个，不要将话说的太满，让自己没有回旋的余地。4、试听过程中一定要及时跟踪，课间就到教室里分别询问家长和教师试听的情况，是否适合该班进度，如可以马上让家长随同咨询人员到前台办理入学手续，如不行带至前台帮助选择其他合适班级。三、要严抓出口 有很多学校招生能力很是厉害，但往往只注重入口，不注重出口，招的多，流失的更多，忙活一年，到头一盘点，还是没有增长，这个问题是困扰很多校长的难题。那么如何做好流失控制就显得至关重要。一般情况下学员的流失是带班教师对学生不负责任，对学校不负责任，对自己不负责任。学员流失分为三种类型：一种是到了交费期不再续费的，即掉队生；一种是学到半途不想再学，要求退费的，即退费生；还有一种就是学生把该学校最高级别的班都学完了，毕业了，即毕业生。1、控制掉队生 一般情况下掉队生的数量明显多于退费生，所以控制掉队生的工作显得尤为重要。首先提前一个月汇总下月收费班，教研会上跟老师逐个收费班了解可能掉队人数，明确给其努力目标；二是提前两周发放收费通知，鼓励学生提前交费（教师可以采取适当的激励措施）；三是每周教研会公布未续费人员名单，让老师有紧迫感；四是强调提前续费，很多学校收费期结束了，学生没有交费，下一期都已经开课了，还有学生没有交费，这种情况下，根本无法提前预警；五是有掉队倾向的找出各种办法进行沟通；六是首次课未交费学员带班教师要第一时间填写掉队原因。2、处理退费生 关于退费生，这类流失学员除非极特殊情况，如出国、搬家、突然患短期不会治好的疾病（其实很多说因搬家要退费的90%都是假的），否则绝对是在某方面对学校或教师不满意，而且即使是跟其他课程冲突，那也证明我们的课程没有竞争力，在学生和家长的心目中的位置还不够重要。所以要求对老师除了按照上述掉队学生的注意事项外，还要给退费学生设置一个退费周期，比如7个或15个工作日，让学校和老师有个缓冲的过程，可以充分利用这个时间跟家长进行沟通，如果做得好，至少能沟通回来三分之一。3、应对毕业生 对于毕业生，学校应该提前做好接续课程的安排，提前三个月了解毕业班情况，对于进度相近的班级进行有计划地整合，可以通过问卷调查和访谈的形式提前了解学生的学习需求，根据学校自身情况设置班型，长期不行，2、3个月或者半年的短期班也可以，这部分学生只要能够多延续一天，对学校来说都是计划外收入。接续班型的公开课一定要提前上，切忌等到学费都已用完再上公开课，那样学生续学的可能性就非常小了。四、控制过程其实过程没有控制好，也就是我们的服务没有做好，是造成多数学生流失的直接原因。所以我们要从以下几个方面来控制过程：1、做好学生的考勤工作 首先要做到缺课学生第一时间沟通，也就是上课三分钟之内对于缺勤学员进行电话回访，记录缺勤原因；其次是老师课后及时跟家长沟通，商定补课时间；第三是教师考勤与学校考勤定期核对，至少每月核对一次；第四是期满教师考勤记录上交学校统一存档；第五是教师离职时考勤要有签字确认。2、做好学员测试工作 教师应做到堂堂检验，课课小考，定期测试；学校应做到定期检验，随时抽考。这样就不但能督促学生掌握课堂内容，还能够锻炼学生的应试能力。测试后应该将成绩登记在册，还要将单元测试和期中期末考试成绩进行公布，如果能做到按题号公布效果更好，能够让老师和家长一目了然地比较出孩子在哪个方面比较优秀，在哪个方面还需要提高。3、做好沟通工作 每个收费期内要保证跟每个家长深入沟通一次，了解家长心里，使其了解这段时间的教学安排以及学生的进步；对于新开班一个月内教师和管理人员分别同家长沟通一次，解除家长的困惑，对于教学和管理方面的意见及时了解；定期召开家长会，通过示范课展示让家长了解学生的进步和学校的整体安排。在沟通过程中一定要把握两个原则，一是针对个体，不能泛泛，二是言之有物，切忌敷衍了事。4、做好学员激励 好孩子是夸出来的，所以一定要不吝惜表扬，口头也好，物质刺激也行，一定要让孩子感觉到学校和老师的重视。表扬要注意及时性。开展多种多样的活动激发学生学习的兴趣和对学校