工作汇报的技巧.ppt

工作汇报的技巧 引子 管理干部要能说擅写 信息时代离不开说与写能说擅写的重要意义善于表达就是了不起的人才 一 工作汇报知多少 一 工作汇报含义及目的含义 下级向上级定期或不定期汇报工作情况及重要事项 反馈重要信息 回答上级询问 求得上级指导的公务行为 目的 陈述工作现状表达工作业绩沟通信息与加强联系 一 工作汇报知多少 二 工作汇报的种类按照汇报方式分 书面汇报 口头汇报按照汇报内容分 工作汇报 情况汇报 答复汇报工作落实情况汇报按照汇报时间分 定期汇报 随机汇报 中途汇报 一 工作汇报知多少 三 各类工作汇报的共性及侧重点共性 是接受和服从上级领导与指导的体现 侧重点 工作汇报情况汇报答复汇报工作落实情况汇报 一 工作汇报知多少 四 汇报工作与请示工作的区别目的不同时机不同结果不同内容不同 二 工作汇报的要求与方法 一 汇报工作要选择时机不适于汇报工作的时机领导准备外出时领导处理急事时领导情绪不好时领导身体不适时 二 工作汇报的要求与方法 二 汇报工作要讲 度 看工作进程看工作性质看与领导私交 三 不要事事汇报 二 工作汇报的要求与方法 四 选择汇报方式定期汇报及时汇报中途汇报口头汇报书面汇报 五 讲究效度 六 重视信度 三 工作汇报前必做的准备 一 明确汇报目的请求指导接受检查例行汇报 二 了解汇报对象及相关因素汇报对象 类型与期望相关因素 背景 环境 条件 时间 三 工作汇报前必做的准备 三 准备充足的资料资料数量资料类别 四 与主管领导进行必要的沟通寻求指导确定基调 五 确定汇报形式口头形式 拟订汇报提纲 书面形式 写好书面报告 四 工作汇报的效果评估 一 汇报现场状况关注度认同感参与性 插话 提问 交流 二 汇报之后反映继续了解持续话题认识转变 四 工作汇报的效果评估 三 找出汇报差距形式方面 手段 方式 辅助工具等 内容方面 事实 数据 案例等 态度方面 重视程度 准备是否充分 四 明确工作方向改进目标基本意向具体举措 五 口头汇报基本要领 适合 听众型 领导 一 口头汇报适用范围内容比较简单的事项上级急于了解的事项形势紧急的事项口头汇报在前 书面汇报随后 五 口头汇报基本要领 适合 听众型 领导 二 口头汇报注意事项对面谈话 领导经常当面发问 下属要充分准备 珍惜时间 抓住中心问题 切忌眉毛胡子一把抓 准确肯定 避免 大概 也许 等模糊词汇 讲究顺序 轻重缓急有所侧重 先重要 后一般 先给出结论 后补充论据 注意 口头汇报是展示口才的良机 要高度重视 充分发挥自身优势 尽量不采用电话汇报的形式 六 书面汇报基本要领 适合 读者型 领导 一 书面汇报 报告 的基本结构标题形式 关于 工作的报告 正文框架 开头 概括说明工作名称 时间 进程 总体成效 主体 是报告的核心 要将工作的主要情况与做法 取得的经验与效果 存在的问题及下一步工作具体意见 分段加以表述 注意用数据和材料说话 力求既翔实又概括 要善用小标题 结尾 可使用 特此报告 请审阅 等结语 六 书面汇报基本要领 适合 读者型 领导 二 常见书面汇报 报告 的写法1 工作报告 旨在向上级汇报工作进展情况 以便领导协调和掌握下属工作情况 加强领导与指导 写作方法 1 标题 部门名称 汇报事项 文种例 人力资源部关于新员工岗前培训工作的报告 2 开头 对前一段工作作概括性说明 包括 工作针对的时间 主要工作事项 工作进程 总体效果评价等 六 书面汇报基本要领 适合 读者型 领导 3 主体内容 重点回顾工作开展情况和主要成绩 提炼工作中取得的经验和体会 找出主要问题或薄弱环节 分析原因 提出改进办法 对今后工作提出意见或表述做好工作的愿望 4 结尾 使用 特此报告 请审阅 或 特此报告 等结语 六 书面汇报基本要领 适合 读者型 领导 拟写工作报告的注意事项采用记叙为主的表达方式 按时间顺序 工作过程或问题的逻辑关系 概述工作内容及完成情况 避免罗列过多事例 重点突出 点面结合 既要突出中心工作进展情况及主要成绩 又要注重对面上工作情况进行概括性叙述 适当引用数据材料 增强说服力 报告中不能夹带请示事项 六 书面汇报基本要领 适合 读者型 领导 2 情况报告 旨在向上级反映经营管理 市场销售 社会动态 责任事故 职工思想状况等需要上级了解和掌握的各方面情况 写作方法 1 标题 部门名称 汇报事项 文种例 行政事业部关于 情况的报告 2 开头 对当前出现的某种特殊情况做出概括性说明 包括 发生情况的时空范围 紧迫性 特殊性 严重程度等 做出概括说明 六 书面汇报基本要领 适合 读者型 领导 3 主体内容 汇报发生情况的主要原因 造成损失与影响情况等 陈述解决问题所采取的措施方法 取得的成效等 对有关情况下一步的趋势等做出预测判断 说明防止有关情况再度发生的思路与方法 4 结尾 使用 特此报告 请审阅 或 特此报告 等结语 六 书面汇报基本要领 适合 读者型 领导 拟写情况报告的注意事项以记叙方式为主 按情况发生的时间或空间范围进行概述 注意要素齐全 避免大量罗列细节 突出重点内容 以反映客观情况为主 重点分析发生情况的原因以及造成的损失情况 以及已经采取的解决问题的主要措施 注意引用数据材料 增强说服力 如实汇报情况 六 书面汇报基本要领 适合 读者型 领导 3 答复报告 旨在向上级的询问或批办事项 是一种针对性很强的被动行文 写作方法 1 标题 部门名称 答复事项 文种例 公司总经办关于保密制度执行情况的报告 2 开头 简要说明答复事项的由来 以及接到上级批示或询问之后完成相关工作的基本过程 说明对上级领导批示或询问事项非常重视 六 书面汇报基本要领 适合 读者型 领导 3 主体内容 围绕询问或批办事项 简要陈述研究处理意见或结果 切不可 节外生枝 或 顺便说明 与询问或批办事项无关的问题 4 结尾 使用 特此报告 请审阅 或 特此报告 等结语 六 书面汇报基本要领 适合 读者型 领导 拟写答复报告的注意事项要将答复缘由说清楚 是哪位领导在何时对何问题做出了批示或询问了哪些事项 本部门得知领导批示后会有哪些反映 要事先说明 要讲究针对性 即围绕批示或询问事项陈述处理意见 切忌答非所问 要用相关事实或数据说明问题 要及时回复相关事项 六 书面汇报基本要领 适合 读者型 领导 4 工作落实情况汇报 旨在向前来检查指导工作的有关领导汇报工作落实情况 写作方法 1 导语 表示欢迎 概括总体情况及取得的成效 2 主体部分 可分为四个部分安排 工作落实情况 领导重视 组织学习 建立机制 提高员工认识 主管部门精心组织协调工作 制定落实工作的具体方案 组织全员培训 落实细化标准 各基层部门如何落实方案 统一认识 稳步推进 六 书面汇报基本要领 适合 读者型 领导 取得成效 思想转变 认识提高 要求落实到位 工作更规范 质量与效率提高 达到上级要求的目标 存在问题 认识上的差距 新旧工作方式的矛盾冲突等 说明总体符合要求 细节有待提高 今后建议 继续做好上级交办工作 努力解决以往工作中存在问题 其他需要进一步提升的工作 3 结尾部分对上级的关心与支持表示感谢 表示工作有进步 但仍有差距 下一步争取做得更好 六 书面汇报基本要领 适合 读者型 领导 拟写工作落实情况报告的注意事项要围绕上级提出的要求或目标的实现情况进行汇报 要突出一个 新 字 工作上的新变化 取得的新经验 思想认识等方面的新收获 要谦虚谨慎 不要把话说得太满 要善于用事实或数据说明问题 七 工作汇报原则与技巧 一 理性状态下的汇报原则务实与务虚结合宏观与微观并重报喜与报忧兼顾 七 工作汇报原则与技巧 二 常规心态下的汇报技巧抑制主动性宠辱不必惊顾此失于彼忌揽功推过成绩归领导实话与实说 七 工作汇报原则与技巧 三 工作汇报中的注意事项不要忽略平级关系和下属关系不要单纯地讨好领导不要在领导面前发牢骚避免只见树木不见森林不要只与某一位领导搞好关系 七 工作汇报原则与技巧 三 工作汇报中的注意事项对工作不要凡事不过问不要将功劳记在自己一个人头上不要推脱领导委派的事情不要越级报告不要答应做不到的事情 七 工作汇报原则与技巧 四 汇报工作时的良好心态一要心平气和 不能抱怨声讨 二要换位思考 多替对方着想 三要敢作甘当 不能殃及别人 四要沉着自信 不能唯唯诺诺 自己受委屈时 不能有倒霉蛋的感觉 受到批评不要反映过度 应虚心接受 适当沟通 择机阐述理由 领导指导下属工作 要视为机会 专注倾听 及时反应 明确表态 在领导面前 既不急于表现自己 也不急于纠正别人 再听一听 再看一看 再琢磨琢磨 八 工作汇报中的 合理化建议 基本理念 汇报与建议相伴共生 一 提建议前的准备了解领导的类型 适时 适景 适言 适人 适度 尽可能少地打扰领导的日常工作 站在领导的角度考虑问题 八 工作汇报中的 合理化建议 二 提建议的各种忌讳不要抱着改变对方主意的心情去争论 不要试图 赢 得争论 只要陈述己见即可 不要过分强调分歧意见 要多看共同之处 提出反对意见之前 必须首先了解对方立场 避免误解对方 不要假定意见有分歧 不要提出使对方难堪的意见 八 工作汇报中的 合理化建议 二 提建议的各种忌讳不要表露愤怒和不耐烦的情绪 不要打断对方的讲话 不要有皱眉 摇头等动作 讲话声音要温和愉快 表达意见要有选择性 善于择善而从 不要对所有意见都挑剔 对自己工作的失误要敢于担当 不要声讨别人 发表个人意见时 不要贬低别人 八 工作汇报中的 合理化建议 三 力争使你的建议被采纳注意内容与形式