产品配方管理制度.doc

广州市享靓生物科技有限公司文件名称产品配方管理制度文件编号XL-SC-起草人审核人批准人起草日期年 月 日审核日期年 月 日批准日期年 月 日颁发部门生产部生效日期年 月 日分发部门生产部一、目的：规范公司技术资料、商业秘密的管理，维护公司合法权益。二、适用范围：广州市享靓生物科技有限公司。三、执行部门：生产部、综合部、质量部、销售部。四、内容：1、职责分工：1.1质量部：1.1.1负责配方、工艺文件、风险评估报告等资料的拟定、初审、上报；1.1.2负责文件报批公司同意后将电子档、签批的纸版文件交生产部配方管理员；1.1.3负责对涉及人员进行配方、工艺的培训，以及日常使用正确性的检查；1.1.4负责对配方、工艺文件执行人员的日常执行情况、正确性进行监督检查；1.2生产部：1.2.1负责所有涉及到配方、工艺文件领取、查看人员的保密协议、文件领取手续的办理、资料存档管理；1.2.2负责将技术中心移交的电子版配方、工艺文件制作成纸版文件发放给车间、外协工厂人员，回收相应旧版配方及相应手续的签订、跟进、存档，并进行保密性的文件管理、存档；1.2.3对日常车间人员使用的安全性进行检查；1.2.4负责所有涉及配方、工艺文件持有人员离职、调岗后的文件回收、手续办理。1.2.5配方、工艺文件领用人员：负责执行所领用的文件内容及要求，并进行文件保密性管理、存档；1.2.6车间管理人员：负责对配料人员的执行情况进行不定期检查；1.3综合部：1.3.1配方管理员：负责将质量部移交的纸版文件发放给对应代生产车间，并跟进、完成旧版文件及相应手续的回收，交回综合部；负责对拷贝的电子档配方、工艺文件的保密性管理；1.4财务部：负责对拷贝的电子档配方、工艺文件的保密性管理；1.5统一要求：涉及到的配方、工艺文件管理人员、领用人员应将配方及工艺文件放于带锁的柜子中，不得将配方及工艺文件资料随意乱放，不得将配方、工艺文件泄露、透露给非配料人员，更不得遗失资料。2配方及工艺编号的规定及说明：配方及工艺来源由质量部研发专员根据市场和公司要求，制定配方及工艺文件。3配方及工艺制作规定：3.1配方分为生产配方和工艺配方。生产配方应根据粉料、液体配制等的单次重量（重量单位必须以千克、克表示）或容积（容积单位必须以千升、升、毫升表示）计算出各种配料的重量或容积。工艺配方是根据生产配方核算出产品中各种原材料的所占百分比。3.2生产配方采用分步配料制，投料顺序，以方便配料的操作。3.3工艺配方和生产配方的保持一致，在名称上进行区分。4配方及工艺的管理：4.1配方及工艺文件的签批流程：质量部制定配方及工艺文件质量负责人监审核总经理终审 4.2纸版配方及工艺的管理：4.2.1经总经理签批的配方及工艺文件等绝密资料，由综合部配方及工艺文件管理员负责印制、收发、传递、保管。4.2.2工艺、生产配方由综合部配方管理员使用彩色纸张打印、塑封后发放给各领用人。4.3电子版配方的管理：4.3.1综合部设一台配方专用电脑，电脑及文件分别设置不同密码。研发人员根据原始记录将配方录入该专用电脑，日常使用可到综合部进行查阅，但不得摘抄。4.3.2其他部门存有配方的电脑原则是均不允许连接外网，但因特殊情况联网的必须将配方及电脑设置不同密码。4.4所有配方及工艺文件资料未经允许不得进行复印及摘抄。5配方及工艺文件的领用范围及领用表规定：5.1配方及工艺文件的领用范围：5.1.1生产配方及工艺文件的领用范围：综合部/生产车间/仓管部。5.2配方及工艺文件的领用表：见附件6. 配方及工艺文件的下发及退还管理：6.1配方及工艺文件的下发管理：6.1.1质量部上报纸版配方及工艺文件待批经质量负责人签批同意后，由综合部将电子版配方拷至生产部专用电脑。6.1.2生产部接已签批同意的配方及工艺文件，整理并存档，生产部主管发起配方通知生产车间（流程同步发起本次上报配方及工艺的工艺、配方文件更新/替备案表），对于需更换的新配方，在流程中明确以下内容：6.1.2.1老配方改良前的半成品、配材消耗或处理要求；新、老配方的半成品与新老配材是否需分别进行配套使用，如何配套使用；6.1.2.2老配方是否必须退回。生产车间发起流程为：生产部主管综合部仓管员（对老配方物料还未使用完，新配方暂不启用的，需待物料使用完需启用新配方时再处理本流程）-采购员、质量部、对应生产车间负责人、财务部核算会计、配方及工艺文件管理员（并发）。配方及工艺文件管理员通知车间配料人员领配方文件，配料人员需在三个工作日内到生产部领取（退回管理6.2.2中阐述）配方，生产部负责人督促完成，否则将给予相应的行政处罚。6.1.3综合部整理出各领用人的配方或工艺文件，并下发，领取纸版配方或工艺文件的领用人，还需签订配方或工艺文件领用明细表，一式两份，由生综合部配方及工艺文件管理员及配料员各保存一份。6.1.4因生产、实验或其他原因需要，其他配方领用人员需要领取不属于本该应领取范围内配方的，由需领取人提起申请非本岗位领取配方申请表（表单见附件11，车间配料员可由生产部负责人代其提起申请），经部门、系统同意后，总经理签批同意，综合部配方管理员整理、下发。6.1.5中试配方的管理：新品开发及老品改良内部测试通过后，技术中心在确定可以组织中试时，需制定中试配方，中试配方经质量负责人签批后即可执行中试。中试完成后，由质量部制定中试配方人员收回中试配方文件进行销毁。6.2配方及工艺文件的退还管理：6.2.1公司已决定取消的产品，由综合部主管出具取消单品的书面通知，在公司 “单位最新公告”栏中进行公告，同时发起流程书面知会到生产部、质量部、综合部配方管理员、仓管部、生产车间的部门负责人。仓管部计划员根据取消产品的物料（包括原材料、包材等）消耗情况，确定物料已消耗完毕、产品不再生产后，通过书面的方式通知综合配方管理员，配方管理员于3个工作日内通知配料人员或负责代工厂的采购员退回配方及工艺文件，配料人员在3个工作日内将配方退回。6.2.2对于新配方的领取及对应旧配方的退还：综合部配方管理员根据技术中心发起的配方文件流程，整理出本次需退还的所有配方及工艺文件明细，通知生产车间负责人和配料人员领取配方，配料人员在三个工作日内到总经办退、领，制造部负责人督促完成，否则将给予相应的行政处罚。6.2.3综合部配方管理员、质量部研发专员负责对相应配方的使用、退还过程进行监督。6.2.4在用配方的定时清理：每年由质量部研发人员召集仓管部、配方管理人员、配料员对在用配方明细进行集中核对清理。每年分别在第二、四季度各开展一次。7.人员的管理：7.1全面审核配方领用人背景资料审查：背景资料审核内容包括前期工作评价、家庭成员及其工作单位、是否有亲朋在我司的同行企业工作。凡综合部门、仓管部门、财务成本会计等必须接触配方或工艺的岗位，在入职、异动前必须先做背景调查。生产工人则在提出需要领取配方申请时，做背景资料审查。领取配方、工艺人员背景调查由总经理委托人事行政部进行，调查情况直接在配方工艺领用人变动审批表中体现。7.2配方领用、交接手续办理：7.2.1配方及工艺文件领用人在领用配方之前必须先签订保密协议，如临时需调休或请假应将所领用配方及工艺文件办理完毕临时移交手续后方可离开。7.2.2各配方及工艺文件领用人调、离工作岗位时，均应将所领用的配方及工艺文件交回生综合部，不得擅自将所领之配方及工艺文件交给他人。7.2.3综合部配方管理员在调、离职审批表上签字后方可进行调、离职。对原配方及工艺文件领用人调、离职后，重新领用配方及工艺文件的，与初次领用配方及工艺文件手续相同。8配方的检查：8.1质量部负责配方及工艺文件的检查工作。配方及工艺研发人员为各自研发的配方及工艺文件的检查责任人。9 车间收回更换旧版配方、工艺销毁管理：综合部配方文件管理人员月度进行一次清理，并在人事行政部或总经理室监督下，半年进行一次销毁或焚烧，并形成记录、拍照留档。12.监督检查：12.1综合部配方管理人员：负责对配方、工艺文件使用安全性进行检查，防止使用中的泄密行为；每月至少检查一次；12.2质量部研发人员：负责对配方、工艺文件使用正确性进行检查。新品前三个月每月检查一次，其他每季度至少随机抽查一次。12.3质量部QA：负责对配方、工艺文件使用的执行力、正确性进行检查。不定期检查、抽查。13奖励与处罚：13.1有下列行为的，将视情节及危害后果予以书面警告以上行政处分、经济处罚、除名或移交至公安机关处理。13.1.1违反本制度，故意或过失泄露公司秘密的。13.1.3凡未按规定随意放置绝密资料的。13.1.4有摘抄绝密资料行为的。13.1.5未按规定指定专人对绝密资料进行打印、传递、保管的。13.2对保守公司秘密或防止或检举泄密