时间管理与工作计划的制定终结版.ppt

时间管理与工作计划的制定 主讲 左小川13787255213472802034 课程目标 为什么要进行时间管理 时间杀手制定工作计划六个步骤提高时间效力的八大法宝 学会驾驶汽车是一两个月的事 学会驾驭时间却是一生的事情 为什么要进行时间管理 世界上最重要的东西就是时间 爱迪生可以支配的时间就是财富本身 马克思时间是最宝贵而有限的资源 不能管理时间 便什么都不能管理 彼德 德鲁克 什么是时间 时间 是一种被平等的分配给所有人的特殊资源 时间的特征 你还有多少工作时间 人一般都是60岁退休 请计算出您剩下可以工作的时间 我可以工作的时间还剩下小时 签名 年月日 你还有多少工作时间 人一般都是60岁退休 请计算出您剩下可以工作的时间 我可以工作的时间还剩下76304小时 签名 年月日 自检 你的时间值多少钱 成本价值法 启示 每一天 每一小时 每一分钟都有很大价值钱是一分钟一分钟挣来的浪费时间等于浪费金钱时间需要规划 什么是时间管理 时间管理 指面对时间而进行的 自管理者的管理 所探索的是如何减少时间浪费 以便有效地完成既定目标 时间管理的如何 doc时间管理是一门使人生幸福的艺术 办公室杀手 时间杀手有哪些 时间杀手 一 一 缺乏明确的目标二 工作缺乏计划三 专注细节事必躬亲四 不会适时说不五 时间控制不够 时间杀手 二 六 整理整顿不足七 消极思考八 放不下九 小事变大 化简为繁十 复杂的工作系统 时间控制不够的原因 小张的故事 doc习惯拖延时间拖延商数测验表 xls 整理整顿不足 计划意味着将未来呈现在眼前 以便现在就为将来添砖加瓦 在制订有效的计划时花费1小时 在执行时也许就会节省3 4小时 而且基本都能确保取得更好的效果 时间管理的核心 制定计划 如何制订工作计划 制定工作计划的六步骤 明确目标细化目标 设计清单分清工作的轻重缓急合理分配时间制定辅助方案追踪与检讨 哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查 对象是一群智力 学历 环境都差不多的年轻人 调查发现 27 的人没有目标60 目标模糊10 有清晰但较短期的目标3 有清晰且长期的目标 为什么需要目标 25年后调查发现 27 的人没有目标60 目标模糊10 有清晰但较短期的目标3 有清晰且长期的目标 社会的最底层 抱怨整个世界 社会的中下层面安稳地生活与工作 成为各行业的专业人士 成为社会各界的顶尖人士 为什么需要目标 制定目标的好处 目标就像风向标一样 它能够使你的航向笔直向前 并唤起你最大的潜能 逐步推动你实现价值 如何制定目标 标准 Specific 具体的Measurable 可以衡量的Achievable 可以达成的Relevant 相关的TimeBased 有时间性的 注意 目标必须是自己定的 目标一定是书面的 步骤之一 确立目标 如果没有目标 命中是偶然的 打不中是必然的 目标金字塔 长期目标 年度目标 季度目标 月目标 周目标 日目标 步骤之二 细化目标 设计清单 年计划 1 职业 生活目标2 你的强项和弱项3 具体支持活动 通常 什么样的事情是你优先选择做的 请在你认可的情况前打 喜欢做的事情 熟悉的事情 容易做的事情 花费时间少的事情 已经排定时间的事情 资料齐全的事情 经过筹划的事情 上级临时交代的事情 别人的事情 有趣的事情 紧急的事情 水 杯子理论 大石头 沙子 小石头 因为我们不知道究竟什么对我们最重要所以每件事好像都很重要 因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做 有些人看到我们每件事都做所以 他们期望我们什么都做 每件事都做让我们非常忙碌所以我们没有时间去考虑究竟什么对我们最重要 忙人的恶性循环 判断事情重要程度的依据 对实现目标的贡献大小 第二象限组织法 在考虑行事的先后顺序时 应先考虑事情的 轻重 再考虑事情的 缓急 步骤之三 分清工作的轻重缓急 时间管理四象限图 重要不重要 紧急不紧急 I II III IV 重大项目的谈判 紧急问题的处理 有限期的任务 会议 关系的建立培训 授权 创新凑热闹的活动浪费时间的闲聊 陪女朋友逛大街陪客户逛大街陪岳母逛大街陪老婆逛大街 时间管理四象限图 重要不重要 紧急不紧急 重大项目的谈判 紧急问题的处理 有限期的任务 会议 客户的投诉陪女朋友逛大街 必须的 准备及预防工作 计划 关系的建立 培训 授权 创新陪客户逛大街 战略的 干扰 一些电话 一些会议 一些紧急事件 凑热闹的活动陪岳母逛大街 无奈的 细琐的工作 浪费时间的闲聊 不关紧要的信件 看太多的电视陪老婆逛大街 多余的 讨论 1 主要时间花费在I区的人 会是什么样的情况 原因是什么 2 主要时间花费在II区的人 会是什么样的情况 原因是什么 3 主要时间花费在III区的人 会是什么样的情况 原因是什么 4 主要时间在IV区花费的人 会是什么样的情况 原因是什么 5 应该把主要时间花费在哪个区 如何做到 偏重第一类事务 结果 压力人 压力 筋疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 偏重第三类事务 结果 无聊人 短视近利 缺乏自制力 怪罪他人 危机处理 轻视目标与计划 偏重第四类事务 结果 无用人 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生 忙于收拾残局 着重第二类事务 结果 有远见 有理想 平衡 纪律 自制 少有危机 从容人 第二象限组织法 续 设法保证第二象限的工作消除 克服第三 第四象限的工作 时间管理四象限图 重要不重要 紧急不紧急 重大项目的谈判 紧急问题的处理 有限期的任务 会议 客户的投诉陪女朋友逛大街 必须的 准备及预防工作 计划 关系的建立 培训 授权 创新陪客户逛大街 战略的 干扰 一些电话 一些会议 一些紧急事件 凑热闹的活动陪岳母逛大街 无奈的 阅读无聊的小说 浪费时间的闲聊 不关紧要的信件 看太多的电视陪老婆逛大街 多余的 你是否 知道 在哪一方面如果持续有优异的表现 对个人生活或工作会有积极的意义 这个问题问过数千人了 发现绝大多数人的答案可归类如下 1 改善人际关系 2 改善事先准备工作 3 更周详地规划与组织 4 善待自己 5 捉住计划6 充实自我7 增进能力 80 20原理 在任何特定的群体中 重要的因子通常只占少数 而不重要的因子则占多数 因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局 步骤之四 合理分配时间 80 20原理给我们的启示 我们应该将时间花于重要的少数的问题上 因为掌握了这些重要的少数问题 你只需花20 的时间 即可取得80 的成效 1 确定当天的任务2 估计时间的长短3 留些缓冲时间4 确定优先顺序5 追踪与检讨 如何制定日计划 五步骤 充实的一天 6 30起床 锻炼7 15吃早餐7 30出门8 00参加晨会9 00与主管沟通今日的工作计划及预定拜访客户 打电话确认今日拜访客户的时间 给主管批改三卡 做展业资料和工具检查 请主管或伙伴复核带着好心情出门 面带微笑 9 30 12 00依照预定计划进行拜访活动 客户不在时 安排在邻近地区陌生拜访 12 00与客户一起中餐或与午餐店老板 顾客谈保险13 30 17 30继续计划中的拜访活动或上午未访的客户再访 已拜访完计划中客户时 安排陌生拜访 积累客源 17 30晚餐19 00晚餐未完成拜访计划的 继续拜访 完成后打电话与好友或客户联系 总结今日工作 填写经营日志 给新开发客户卡 做明日工作计划 计划要做的事 做已计划的事 提高时间效力的 八大法宝 八大法宝 改善工作环境找出隐藏时间五步思考法打电话的艺术 要懂得说 不 处理会议学会授权避免拖延 你的工作环境怎样 物尽其所 物归原处 办公桌上物件的摆放次序应该遵循两个原则 一个是方便 另一个是固定 有效的文件处理 八大法宝之一 改善工作环境 文件处理 1 把整理好的东西编号 贴上标签 做上登记 2 文件迅速回复 及时归档 3 文件用毕物归原处 4 及时处理掉无用文件 日本学者关于打扰的调查 人们一般每8分钟会收到1次打扰 每小时大约7次 即每天50 60次 平均每次打扰大约是5分钟 总共每天大约4小时 也就是50 其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的 同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟 每天就是2 5小时 根据以上的统计数据 可以发现 每天因打扰而产生的时间损失约为5 5小时 按8小时工作制算 这占了工作时间的68 7 打扰是第一时间大盗 打电话的艺术 事先的约定和准备保持简短而明确的开场白控制通话时间 保持通话主题过滤电话尽量集中回复电话 八大法宝之四 拒绝 是一种 量力 的表现 拒绝 是保障自己行事优先次序的最有效的手段 学会说 不 八大法宝之五 处理会议 每次召开任何会议前 必须要紧记以下几点 制定清晰的目标尽量减少与会人数选择适当的开会时间和地点 提前准备议程避免长时间会议 八大法宝之六 授权的原则 授权要信任下属 授权是要将责任和权力一起交给下属 进行反馈与控制 八大法宝之七 授权的步骤 1 决定那些事情由秘书或助理去做 2 哪些工作应该分配给下属去做 3 剩下的重要任务由自己去做 拒绝拖延 学会辨认先做重要的事不要贪求过多监控自己的进度每件事情都要设定期限 八大法宝之八 时间管理是一种可以改变的习惯 不良的习惯是无意中形成的 良好的习惯可以在有意中形成 养成管理时间的11个好习惯 改变你对工作或读书的态度2 ppt每天用点时间沉思养成守时的好习惯4 买生活用品的时间就省省吧5 记下来与准备好 6 适时关机 有节制7 专心专注于每件事3 ppt8 同一类的事情一次做完9 每天的目标必须完成10 检讨是成功之母11 把握好每一分钟 马上行动 告别过去 时间管理三步曲1 记录自己的时间 追踪流向 诊断并分析时间运用的状况2 订定目标并拟订计划 使时间的应用更具效用 3 切实执行计划 研究造成时间浪费的因素及改掉浪费时间的习惯 成为掌握时间的主人 时间记录表 自检 分析自己使用时间的方式和状况 时间管理自我承诺我郑重对自己承诺 1 从今天开始 进行时间管理 2 并且至少坚持21天 3 督促同事进行时间管理 同时接受同事的督促 签名 年月日 总结 希望大家在在新的天地里 会