办公室规范工作流程(完).doc

标准化流程一、 社联财务管理步骤：各部门所需物品清单（包括所需打印的表格）-社联办公室-社联办公室进行购买-将详细名单写于社联账本上、及时所要正规收据或发票-请两位部长在账本上进行签字（格式见附表）-请部长保管好物品并在责任状上签字使用钱权限：只有社联办公室副部级以上人员具有此权限 部 长：100元以下物品 副主席：200元以下物品超过限额需向分管主席或总主席沟通汇报时间：办公室需在24小时内将物品购买完毕并交给相应部门公示：每隔30天时间须将财务明细表电子档发于公共邮箱二、社联信息管理（一）飞信步骤：建立并及时更新飞信群-部门部长将所需发的信息交给办公室-办公室用飞信进行通知-办公室将通知情况进行统计并及时反馈给相关部门使用权限：办公室是唯一对外发送信息的归口时间：办公室需在24小时内将情况反馈给相应部门，甚至更短时间（二）社联通讯录开学初统计各部门人员信息-做电子档通讯录-印一到两份并在全体大会上公布以便纠错-更正错误信息并将电子档发给相关人员（模板见附表）（三）社团通讯录开学初统计各协会会长及分校区会长信息-做电子档通讯录-印一到两份并在会长大会上公布以便纠错-更正错误信息并将电子档发给相关人员（模板见附表）（四）电子邮箱开学初将各部门及各协会邮箱统计-写到邮箱通讯录上-收发邮件并及时将邮件归到所在部门文件夹使用权限：只有办公室人员有权进行邮箱的管理三、会议管理主席团会议 （每周一次，参与人员为主席团成员）部长会议 （每周一次，参与人员为各部长）会长联系会 （每周一次，参与人员为主席团成员及部分会长）社团会议 （每两周一次，参与人员为社团会长、社联部长）社联全体会议（每两周一次，参与人员为社联全体人员）步骤：在部长会议上将会议议题以及各位部长要说的确定下来-及时通知开会时间和地点（例会议题一般要提前一天、特别会议议题提前半天、重大会议议题提前三天）-写出具体的会议流程(有时间预算)-安排好相应人员-做好会议考勤及记录（必须使用专用记录本；会议记录应与参会人员的签名册一并保存）-会议后期整理使用权限：除非特殊情况，否则只有办公室有权召开全体会议时间：每两周一次公示：在开会后24小时内将会议记录电子档交与分管主席审核后挂网上四、办公用品使用与管理（一）社联公章使用步骤：申请使用公章-办公室主任借出公章-使用人员在公章使用表上登记-办公室主任收回公章使用权限：社联公章只能由办公室主任携带并禁止放到公共场所时间：公章使用完需及时收回，否则一切后果由办公室主任及使用人员承担（二）社联钥匙使用步骤：在换届结束后将前任部长的钥匙由办公室统一收回-办公室主任召开新部长会议-发放钥匙并讲明钥匙使用注意事项使用权限（三）社联桌椅、书籍使用制度步骤：借阅者需提前一天向办公室提出申请-办公室统一调度-借阅者在物品登记表上签字-办公室及时检查物品是否按时换回并将归还情况登记在物品登记表五、值班制度的管理开学初收集社联全体人员的课表-将课表进行整理并归档-按照课表排出相应值班表-安排各个时段值班人员-及时监督六、卫生管理制度步骤：开学初通知相应部门关于卫生打扫方面问题-排出值日表-在值日前一天提醒部门部长-监督和审核七、 资料收集（一）社联日常财务开支报表在学期初根据各部门情况制定出社联日常财务开支预算表-交与主席团审议-交给团委社团部（二