第2章Access2010数据库创建与操作.ppt

1 第2章Access2010数据库创建与操作 Access2010数据库基础与应用教程 第2版 第2章Access2010数据库创建与操作 本章主要内容 2 1Access2010的启动与退出2 2Access2010用户界面2 3Access数据库的创建2 4数据库的打开与关闭2 5数据库的安全操作 2 2 1Access2010的启动与退出 在Windows系列操作系统中 启动和关闭Access2010类似平常启动任一应用程序那样进行操作 启动后打开的Access2010窗口也继承了微软公司产品的一贯基本风格 3 2 1 1启动Access2010 在Windows7操作系统中 启动Access2010可按如下步骤进行 1 单击 开始 菜单按钮 移动鼠标指向 所有程序 2 移动鼠标指向 MicrosoftOffice 并单击鼠标 3 移动鼠标指向 MicrosoftAccess2010 并单击鼠标 Access2010启动后的显出的Access2010窗口 Backstage视图 外观 形如图2 1所示 4 图2 1Access2010启动后未打开数据库时显出的 Backstage视图 5 2 1 3退出Access2010 退出Access2010应用程序也即是关闭Access2010窗口 其基本方法有如下几种 1 单击Access2010窗口右上角的 关闭 按钮 退出Access2010 2 单击Access2010窗口 文件 选项卡中的 退出 退出Access2010 3 双击Access2010窗口左上角 控制菜单 按钮 退出Access2010 4 按Alt F4组合键 退出Access2010 6 2 2Access2010用户界面2 2 1Access2010窗口 Access2010窗口按其显示格式大体上可分为两类 第1类是Backstage视图类的窗口 第2类是含有功能区和导航窗格等的Access2010工作界面窗口 形如图2 3所示 7 Backstage视图类的窗口 图2 2选定了 信息 命令后显出的 Backstage视图 8 Access2010工作界面窗口示意图 图2 3Access2010的窗口界面 9 2 2 3命令选项卡标题 命令选项卡标题栏 有点像Access2003窗口的菜单栏 位于Access2010窗口的第二行 即功能区的顶端 命令选项卡标题栏中始终都显出 文件 开始 创建 外部数据 和 数据库工具 五个标准命令选项卡标题 除标准命令选项卡之外 Access2010还有上下文命令选项卡 根据进行操作的对象以及正在执行的操作的不同 标准命令选项卡旁边可能会出现一个或多个上下文命令选项卡标题 10 2 2 4Backstage视图 Access2010启动后但未打开数据库时 显出Backstage视图 并默认选定其中的 新建 命令 如图2 1所示 Backstage视图占据功能区上的 文件 选项卡 并包含很多以前出现在Access早期版本 如Access2003 的 文件 菜单中的命令 Backstage视图还包含适用于整个数据库文件的其他命令和信息 如 压缩和修复 等 Backstage视图中显出 文件 开始 创建 外部数据 和 数据库工具 等五个标准选项卡标题 11 2 2 5功能区及命令选项卡 功能区是Access2010中主要的命令界面 Access2010中的功能区是 Access2003版本的 菜单栏和工具栏的主要替代部分 打开数据库时 功能区显示在Access2010窗口的顶部 标题栏下 在功能区上显示了活动命令选项卡中的命令按钮 功能区的顶部显出命令选项卡标题栏 功能区主要由多个命令选项卡组成 各命令选项卡上有多个命令组 每个组中又含有若干个命令按钮 12 2 2 5功能区及命令选项卡 续 注意 任何时候在功能区中 仅显出一个活动命令选项卡 即当前命令选项卡 若要隐藏功能区 请双击活动的命令选项卡标题 若要再次显示功能区 请再次双击活动的命令选项卡标题 13 2 2 6上下文命令选项卡 除标准命令选项卡之外 Access2010将根据当前进行操作的对象以及正在执行的操作的上下文情况 在标准命令选项卡旁边可能会添加一个或多个上下文命令选项卡 图2 8 表格工具 下的 设计 上下文命令选项卡 14 2 2 6上下文命令选项卡 除标准命令选项卡之外 Access2010将根据当前进行操作的对象以及正在执行的操作的上下文情况 在标准命令选项卡旁边可能会添加一个或多个上下文命令选项卡 图2 8 表格工具 下的 设计 上下文命令选项卡 15 2 2 7样式库 功能区还使用一种名为 样式库 的控件 样式库控件的设计目的是为了让用户将注意力集中在获取所要的结果上 样式库控件不仅显示命令 还显示使用这些命令的结果 其意图是提供一种可视化方式 便于用户浏览和查看Access2010可以执行的操作 并关注操作结果 而不只是关注命令本身 16 2 2 8导航窗格 导航窗格 位于功能区的下边左侧 它可以帮助您组织归类数据库对象 并且是打开或更改数据库对象设计的主要方式 导航窗格 取代了Access2007之前的Access版本中的 数据库窗口 17 2 2 9工作区与对象选项卡 工作区位于功能区的下边右侧 即导航窗格的右侧 它是显示数据库的各种对象的地方 在工作区中 通常是以选项卡形式显出所打开对象的相应视图 如 某表的 设计视图 某表的 数据表视图 某窗体的 窗体视图 等 18 2 2 10状态栏 状态栏位于Access2010窗口底端 它能够反映Access2010的当前工作状态 状态栏左端有时会显出工作区中当前活动对象的视图名 如 设计视图 数据表视图 等 状态栏右端有几个与工作区中活动对象相关的 用于切换的 视图按钮 如图2 13所示 19 2 2 10快速访问工具栏 快速访问工具栏 默认位置是在Access2010窗口顶端标题栏中的左侧位置 通过快速访问工具栏 用户只需一次单击即可访问命令 默认命令集包括 保存 撤消 和 恢复 用户单击 快速访问工具栏 右侧的下拉按钮 展开其下拉列表 再选择该列表中的相应命令 可以自定义快速访问工具栏 将常用的其他命令包含在内 20 2 3Access数据库的创建 为了在Access2010中建立数据库 用户可以通过单击 文件 选项卡中的 新建 命令来创建数据库 创建出来的数据库以独立的数据库文件存储在磁盘上 数据库文件的扩展名默认为accdb 本书介绍主要以创建桌面数据库为主 21 2 3 1创建空数据库 利用Access2010数据库管理系统 创建一个空数据库 一般的操作步骤如下例所述 例2 1在Access2010中 要求在E盘根目录下的子文件夹 Access 即E Access 中 创建一个名为 学生管理系统 accdb 的数据库 22 例2 1创建一个名为 学生管理系统 accdb 数据库 例2 1在Access2010中 要求在E盘根目录下的子文件夹 Access 即E Access 中 创建一个名为 学生管理系统 accdb 的数据库 图2 14输入新数据库文件名 学生管理系统 23 创建空数据库时一定要注意 一定要指定保存位置 一定要指定文件名 图2 22 文件新建数据库 对话框 一定要指定保存类型 24 新建的数据库 学生管理系统 自动被打开 如图2 17所示 在Access2010窗口的标题栏中显示出当前打开的数据库名称 如 学生管理系统 25 2 3 2使用样本模板创建数据库 Access2010产品附带有很多模板 也可以从O下载更多模板 Access模板是预先设计的数据库 它们含有专业设计的表 窗体和报表 使用样本模板创建数据库如下例所述 例2 2在Access2010中 要求在E盘根目录下的子目录 Access 即E Access 中 使用 样本模板 创建一个名为 罗斯文 accdb 的示例数据库 26 2 3 2使用样本模板创建数据库 图2 25使用默认的文件名 罗斯文 图2 26 文件新建数据库 对话框 27 2 3 3创建空白Web数据库 在Access2010中 创建一个空白Web数据库的方法与第2 3 1节中介绍的创建空数据库的方法相类似 一般的操作步骤如下例所述 例2 3在Access2010中 要求在E盘的 E AccessWeb 文件夹中 创建一个名为 图书管理系统 accdb 的Web数据库 28 2 3 4Access2010数据库对象简介 Access2010数据库中包含表 查询 窗体 报表 宏和模块等6个对象 只要在导航窗格显出的分类对象列表 如 查询 对象列表 中双击某个具体对象 则该具体对象的相应视图 例如 数据表视图 就会显示在工作区的窗格中 本小节将对这些对象作简要的介绍以便读者对Access2010数据库的组成有一个概貌性了解 29 2 3 4Access2010数据库对象简介 续 在Access2010的Backstage视图 即 文件 选项卡 中 使用 打开 命令 打开 E Access 罗斯文 accdb 数据库 单击 登录对话框 如图2 22所示 中的 登录 按钮 显出 罗斯文 数据库一般工作界面的窗口 在其中的工作区里 显出了罗斯文贸易的有关信息 如图2 23所示 30 图2 23 罗斯文 数据库工作界面的窗口 31 1 表 表就是指关系数据库中的二维表 它是Access2010数据库中最基本的对象 表对象被称为信息存储器 是数据库的基础 Access2010数据库中的所有数据都是以表的形式保存 通常在建立了数据库之后 首先的任务就是建立数据库中的各个表 例如 在 罗斯文 数据库中已建好的表对象包括 采购订单 采购订单明细 采购订单状态 产品 订单 等20个表 如图2 24中的下方左侧导航窗格中的 表 对象列表所示 32 2 查询 查询对象实际上是一个查询命令 打开查询对象便可以检索到满足指定条件的数据库信息 实质上 查询是一个SQL语句 用户可以利用Access2010提供的命令工具 以可视化的方式或直接编辑SQL语句的方式来建立查询对象 例如 在 罗斯文 数据库中 已建好的查询对象包括 产品事务 按类别产品销售 等27个查询 如图2 25中的下方左侧导航窗格中的 查询 对象列表所示 双击左边导航窗格中的查询对象列表中的 产品事务 对象 便打开 产品事务 查询对象的数据表视图 如图2 25中的下方右侧工作区窗格所示 33 3 窗体 窗体对象是用户和数据库之间的人机交互界面 在这个界面中 用户不但可以浏览数据 还可以进行其他操作 一个设计良好的窗体可以将表中的数据以更加友好的方式显示出来 从而方便用户对数据进行浏览和编辑 也可以简化用户输入数据的操作 尽可能避免因人为操作不当而造成失误 例如 在 罗斯文 数据库中 已建好的窗体对象包括 按类别产品销售图表 登录对话框 等34个窗体 如图2 26中的下方左侧导航窗格中的 窗体 对象列表所示 双击左边导航窗格中的窗体对象列表中的 供应商列表 窗体对象 便打开 供应商列表 窗体的窗体视图 如图2 26中的下方右侧工作区窗格所示 34 4 报表 报表是数据管理中需要输出的内容 它是对表中的数据或查询内容进行分组 排序或统计等操作的结果 报表对象是对大量的数据表数据进行综合处理 把结果产生成报表 例如 在 罗斯文 数据库中 已建好的报表对象包括 按类别产品销售 季度销售报表 月度销售报表 等15个报表 如图2 27中的下方左侧导航窗格中的 报表 对象列表所示 双击左边导航窗格中的报表对象列表中的 月度销售报表 报表对象 便打开 月度销售报表 报表的报表视图 如图2 27中的下方右侧工作区窗格所示 35 5 宏 宏是一系列操作命令的组合 由于在进行数据库操作时 有些任务需要经过繁复的操作过程执行多个命令才能完成 宏又分为独立宏 嵌入宏及数据宏 在导航窗格中的宏对象列表中仅列出全部的独立宏 例如 在 罗斯文 示例数据库中 已建好的独立宏对象包括 AutoExec 和 删除所有数据 两个独立宏 如图2 28中的下方左侧导航窗格中的 宏 对象列表所示 36 6 模块 模块是Access2010数据库中用于保存程序代码的地方 对于一些复杂的数据库操作 Access允许用户编写自己的代码来实现 Access2010中使用的编程语言是VisualBasicForApplication 简称VBA 语言 在模块中 利用VBA语言编写程序代码 可以实现一个功能复杂的数据库应用 例如 在 罗斯文示例数据库 中 已建好的模块对象包括 采购订单 错误处理 等8个模块 如图2 29中的下方左侧导航窗格中的 模块 对象列表所示 37 2 4数据库的打开与关闭 在Access2010中 当一个数据库创建好之后 默认它是保存为一个以accdb为扩展名的数据库文件 在需要使用该数据库时 就可以打开它 当打开数据库时 可选择下列四种打开方式之一 1 打开 以共享方式打开 网络上的其他用户可以再打开这个数据库文件 也可以同时编辑这个数据库文件 默认的打开方式 2 以只读方式打开 不可以对数据库进行修改 3 以独占方式打开 防止网络上的其他用户同时访问这个数据库文件 4 以独占只读方式打开 防止网络上的其他用户同时访问这个数据库文件 而且不可以对数据库进行修改 38 2 4 1打开Access2010数据库 打开一个已经存在的Access数据库的操作步骤如下 1 启动Access2010 2 在 文件 选项卡上 单击左边窗格中的 打开 命令 显出 打开 对话框 3 在 打开 对话框中指定要打开的数据库文件的驱动器 文件夹及文件名 4 单击 打开 按钮 便以默认的打开方式打开该数据库 若要以其他打开方式打开该数据库 则单击 打开 按钮右端的下三角的下拉按钮 弹出下拉菜单 如图2 30所示 再单击该下拉菜单中的某一种打开方式 39 2 4 2关闭Access2010数据库 关闭数据库的两种常用方法如下 1 单击 文件 选项卡中的 关闭数据库 命令 关闭当前数据库 2 单击Access2010窗口右上角 关闭 按钮 关闭当前数据库并关闭Access2010 40 2 5数据库的安全操作 当一个数据库创建好之后 为了确保该数据库的运行安全 Access2010提供了一些安全功能 使用Access2010提供的工具 可以帮助用户确保数据库的安全 41 2 5 1使用数据库密码加密 解密Access数据库 1 使用数据库密码进行加密使用数据库密码进行加密的操作步骤如下 1 启动Access2010 2 在 文件 选项卡上 单击 打开 显出 打开 对话框 3 在 打开 对话框中 通过浏览找到要打开的文件 然后选定某文件 4 单击 打开 按钮右端的下三角的下拉按钮 弹出下拉菜单 然后单击该下拉菜单中的 以独占方式打开 此时 Access便按 以独占方式打开 方式打开该数据库 5 在 文件 选项卡上 单击 信息 如图2 31所示 再单击 用密码进行加密 按钮 随即显出 设置数据库密码 对话框 如图2 39所示 6 在 密码 文本框中键入密码 然后在 验证 文本框中再次键入同一密码 7 单击 设置数据库密码 对话框中的 确定 按钮 42 2 5 1使用数据库密码加密 解密Access数据库 续 单击 信息 后显出含 用密码进行加密 按钮 设置数据库密码 对话框 43 2 5 1使用数据库密码加密 解密Access数据库 续 2 解密并打开数据库解密并打开数据库的操作步骤如下 1 以通常打开其他任何数据库的方式打开已加密的数据库时 随即显出 要求输入密码 对话框 2 在 请输入数据库密码 标签下的文本框中键入密码 然后单击 确定 按钮 44 2 5 1使用数据库密码加密 解密Access数据库 续 3 从数据库中删除密码对于已经用密码进行加密的数据库 也可以删除掉该数据库的密码 其操作步骤如下 1 以独占方式打开打开已加密的某个数据库 2 在 文件 选项卡上 单击 信息 如图2 41所示 再单击 解密数据库 按钮 将显出 撤消数据库密码 对话框 如图2 42所示 3 在 密码 文本框中键入密码 然后单击 确定 按钮 45 2 5 1使用数据库密码加密 解密Access数据库 续 3 从数据库中删除密码 46 2 5 2压缩和修复数据库 压缩和修复数据库有下面两种方式 1 关闭数据库时自动执行压缩和修复设置关闭数据库时自动执行压缩和修复的操作步骤如下 1 打开某个Access数据库 2 在 文件 选项卡上 单击 选项 将显出 Access选项 对话框 3 在 Access选项 对话框中 单击左边窗格中的 当前数据库 随即在右边窗格中列出 用于当前数据库的选项 4 在列出的 用于当前数据库的选项 中 选中 关闭时压缩 复选框 如图2 43所示 然后单击 确定 按钮 以后 每次关闭数据库时都会自动执行压缩和修复 47 2 5 2压缩和修复数据库 续 2 手动压缩和修复数据库手动压缩和修复数据库的操作步骤如下 1 打开某个Access数据库 2 在 文件 选项卡上 单击 信息 再单击右侧框中的 压缩和修复数据库 按钮 系统便进行压缩和修复数据库工作 直至完成 48 2 5 3生成ACCDE文件 生成ACCDE文件是把原数据库 acc