档案管理_会计档案工作实务培训教材

会计档案工作实务培训 南通市档案局监督指导处胡小雨2006年8月 授课内容 一 会计档案的概念 管理体制及职责要求 二 会计档案的种类 归档范围及归档时间 三 会计档案的保管期限 分类方案的制定 四 会计档案的整理方法 五 会计档案的鉴定销毁和开发利用 授课依据 一 中华人民共和国档案法 及其 实施办法 二 会计法 三 会计档案管理办法 财政部 国家档案局联合发布 一 会计档案的概念 会计档案是指会计凭证 会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 二 会计档案的管理体制 职责要求 管理体制 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导 建立会计档案立卷 归档 移交 查阅 销毁等制度 保证会计档案妥善保管 有序存放 方便查阅 严防毁损 散失和泄密 明确职责 各单位每年形成的会计档案 应当由会计机构按照归档要求 负责整理立卷 装订成册 编制会计档案保管清册 三 会计档案的种类及其归档范围 一 会计凭证类会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种 企业会计中还有汇总凭证 一 会计凭证类 原始凭证是经济业务发生时 所填写的书面证明 是会计核算的原始依据 原始凭证分自制和外来凭证两种 自制凭证是由本单位填写的 如验收单 领料单 借款单 外来凭证是在外单位 部门和个人取回来的 如由供货单位开给的发票和结算凭证 由收款单位开给的现金收据等 三 会计档案的种类及其归档范围 一 会计凭证类 记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的 分为收款凭证 付款凭证 转帐凭证三种 企业还有汇总凭证 三 会计档案的种类及其归档范围 一 会计凭证类3 工资表是按照 各尽所能 按劳分配 原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入 应归入会计档案凭证类的是工资发放名册和各种奖金发放单 三 会计档案的种类及其归档范围 一 会计凭证类会计凭证归档范围包括 原始凭证和记帐凭证 汇总凭证以及工资表 三 会计档案的种类及其归档范围 二 会计帐簿类会计帐簿是全面地 连续地记录和反映各项经济业务的簿籍 会计凭证只能反映某项经济业务 而帐簿能全面 系统地反映经济状况 形成一种经济信息体系 三 会计档案的种类及其归档范围 二 会计帐簿类帐簿主要有下面几种 序时帐簿 又称日记帐 出纳帐 银行帐 分类帐簿 分类帐簿分总帐和明细帐两种 总帐 总分类帐 即按总分类帐户分类登记的帐簿 明细帐 明细分类帐 即按明细帐户分类登记的帐簿 辅助帐 备查帐簿 还有固定资产明细帐 卡片 各种登记簿等都要归档 即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿 三 会计档案的种类及其归档范围 三 财务报告类财务报告 即会计报表 是用统一的货币计量单位 综合地反映机关团体 企事业单位在一定时期内的经济活动 财务收支计划情况的报告文件 是根据帐簿的记载 加以归纳 整理和汇总编制出来的 三 会计档案的种类及其归档范围 三 财务报告类财务报告 即会计报表 种类 主要有 从内容分 资金平衡表 产品成本计算表 年终奖金结算表等 从时间分 旬报 月报 季报 年报等 从单位分 基层报表 汇总表等 按各机关在编制会计报表时 所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档 三 会计档案的种类及其归档范围 四 其他类主要包括 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 银行存款余额调节表 银行对帐单 其他应当保存的会计核算专业资料 三 会计档案的种类及其归档范围 各单位的财务会计制度 预算 计划 总结等材料 不属于会计档案范围 应移交文书部门整理归档 实行会计电算化的单位 有关的电子数据和相应软件资料也应归档 三 会计档案的种类及其归档范围 四 会计档案的归档时间 会计档案的归档时间是会计人员或会计部门应当向本单位档案人员或档案部门移交整理好的会计档案的时间 办法 第六条规定 当年的会计档案 在会计年度终了后 可暂由会计机构保管一年后 期满以后 应当由会计机构编制移交清册 移交本单位档案机构统一保管 四 会计档案的归档时间 会计人员或会计机构向本单位档案人员或档案部门移交整理好的会计档案应办理相关手续 会计档案移交表的各项内容应填写齐全 五 会计档案的保管期限 会计档案的保管期限是依据会计档案的价值大小及其发挥作用的时间长短所确定的会计档案的保管年限 判断一份会计文件价值有多大 发挥作用的时间有多长主要有两个方面的标准 一是会计档案自身属性和保存状况 另一个是社会对会计档案有哪些利用需求 五 会计档案的保管期限 会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限分为3年 5年 15年 25年5类 名称保管期限凭证 原始 记帐凭证 15年 工资表 永久帐簿 现金 银行日记帐 25年 总帐 明细帐 15年财务报告 年度 永久 月 季财务报告 5年其他类 会计移交清册 15年 会计保管 销毁清册 永久 银行对帐单 余额调节表 5年 五 会计档案的保管期限 会计档案的保管期限 从会计年度终结后的第一天算起 保管期限5年以下 含5年 的会计档案 可由会计机构自行保管至期满销毁 六 会计档案分类方案的制定 分类方案是以文字或表格的形式表示档案的分类体系 是进行档案分类的依据 编制分类方案首先要选择分类方法 常用的会计档案分类方法主要有 会计年度 会计类型 会计文件种类和会计文件名称 在工作实践中制定会计档案的分类方案通常是将几种分类方法结合起来使用 也就是多级类目的形式 六 会计档案分类方案的制定 例如 某行政单位会计档案的分类方案这个方案先将不同的会计类型分开来即设会计类型 如预算会计 工会会计等 为二级类目 再分不同的会计文件种类 如凭证类 帐簿类 财务报告类 其他类 即设会计文件种类为三级类目 再以会计文件名称 如原始记帐凭证 总帐 明细帐 年度财务报告等 为四级类目 六 会计档案分类方案的制定 例如 某行政单位会计档案的分类方案 三级分类 六 会计档案分类方案的制定 例如 某行政单位会计档案的分类方案 三级分类 分类号示例如下 预 凭 1预 代指会计类型 预算会计凭 代指会计文件种类 凭证1 代指会计文件名称 原始记帐凭证 六 会计档案分类方案的制定 例如 某企业会计档案的分类方案这个方案先区分档案门类 如科技档案 会计档案等 即将会计档案作为一级类目 再将不同的会计类型分开来即设会计类型 如企业会计 工会会计等 为二级类目 再分不同的会计文件种类 如凭证类 帐簿类 财务报告类 其他类 即设会计文件种类为三级类目 再以会计文件名称 如原始记帐凭证 总帐 明细帐 年度财务报告等 为四级类目 六 会计档案分类方案的制定 例如 某企业会计档案的分类方案 四级分类 六 会计档案分类方案的制定 例如 某企业会计档案的分类方案分类号示例如下 8 0 0 18 代指档案门类 会计档案0 代指会计类型 预算会计0 代指会计文件种类 凭证1 代指会计文件名称 工资表 七 会计档案的整理 会计档案的整理 是指按照一定的方法和程序 将零散和需要进一步条理化的会计资料 通过分类 组合 立卷 排列和编目 组成有序体系的过程 一 会计凭证的整理 1 组卷 会计人员在完成报帐手续后 将各种记帐凭证连同所附的原始凭证 原始凭证汇总表 按照记帐的先后顺序 根据其数量多少 每月装订成一册或数册 每册厚度一般不超过2厘米 一册即是一个保管单位 卷 一 会计凭证的整理 2 填写凭证封面与封底 封面上一般都有固定的项目 填写时要求齐全完整 封底一般是登记抽出原始凭证的名称 数量以及记帐凭证缺号等的情况说明 3 凭证包角格式及填写 预 凭 1 或8 0 0 0 1 1 20 2005 1 一 会计凭证的整理 一 会计凭证的整理 4 编制案卷号 对每年形成凭证很多的单位应在同一个分类号下 按照时间顺序编制年度 流水号 对每年形成凭证不多的单位可在同一个分类号下 按照时间顺序编制跨年度流水号 一 会计凭证的整理 5 编制案卷目录 样式如图 分类号案卷顺序号案卷标题凭证张数附件件数记帐凭证起讫备注 一 会计凭证的整理 5 编制案卷目录 一式两份 目录各项填写时要求与档案实体上的内容一致 其中 案卷标题应注明本册案卷的责任者 时间 会计类型 会计文件名称等要素 如 南通市档案局2005年1月份预算会计原始 记帐凭证 一 会计凭证的整理 5 整理会计凭证应注意的问题 由于会计凭证在若干年内具有查考作用 所以会计人员在凭证装订成册后 需加印骑缝章 即在包角背面加盖装订人的私章 以示负责 并说明这种卷册不许其他任何人拆开 以防抽换 舞弊 一 会计凭证的整理 5 整理会计凭证应注意的问题 对于一些不便随同记帐凭证一同装订或保管价值明显不同的原始凭证 如涉外凭证 工资表等 它们的保管期限都是永久 而凭证一般是保管15年 在销毁到期会计凭证时 这些原始凭证必须抽出来继续保存 二 工资表的整理 为免去在鉴定时拆卷 重新装订等的工作量 可将需要永久保存的原始凭证进行复印 将复印件作为记帐凭证的附件装订 原件单独装订保管 或是在形成时一式多联 然后分别保管 二 工资表的整理 1 立卷 编目 各单位可视本单位工资单的数量多少可一年一卷或数卷 也可数年合并装订一卷 参照财务报告的方式整理 案卷号编制跨年度流水号 三 会计帐簿的整理 帐簿的形成时一般都有固定的格式和明确的分类 可在年终结帐后整理立卷 一般机关 团体 学校等预算会计单位的会计帐簿有日记帐 总帐 明细分类帐 现金出纳帐 银行存款帐 固定资产明细帐等 三 会计帐簿的整理 1 组卷 一本帐簿就是一个会计档案的保管单位 也是一个案卷 按形成的帐簿 一册一卷 毎本帐簿在原封面背脊底边向上4 5厘米处贴会计档案 小标签 并按标签上内容填写 三 会计帐簿的整理 2 编制页码 订本式帐簿不用拆去空白页 保持其原貌 在背脊底边向上4 5厘米处粘贴标签 三 会计帐簿的整理 2 编制页码 活页式 卡片式帐簿 在年终结帐后 应拆除硬封面 抽出空页 将已记帐的帐页依次编定页码 页号编写位置 单面书写的文件材料在其右上角编写页号 双面书写的文件材料 正面在其右上角 背面在其左上角编写页号 三 会计帐簿的整理 2 编制页码 采用电算化的单位 打印出来的帐簿也要装订 封面可以根据帐簿的大小到档案服务部进行统一印制 三 会计帐簿的整理 3 填写卷内目录 样式如图 顺序号科目页数起讫 三 会计帐簿的整理 4 填写备考表 样式如图 本案卷内共 个科目 计 页 说明 立卷人签字 财务负责人签字 接收人签字 接收日期 三 会计帐簿的整理 5 拟写案卷标题 案卷标题应注明本册案卷的责任者 时间 会计类型 会计文件名称等要素 如 南通市档案局2005年度预算会计明细帐 三 会计帐簿的整理 6 填写封面 样式如图 单位名称 案卷标题 本卷起止日期 本卷张数 档号 保管期限 三 会计帐簿的整理 7 编制案卷号 案卷号指的是一册帐簿 案卷 在整理过程中排列的序号 帐簿按分类若干年统一编案卷顺序号 即跨年度流水号 三 会计帐簿的整理 8 编制标签 样式如图 E230 预 帐 1 或8 0 0 0 2005 1 暂时不填 三 会计帐簿的整理 9 编制案卷目录 一式两份 如图 分类号案卷顺序号案卷标题起讫日期页数起讫保管期限备注 目录各项填写时要求与档案实体上的内容一致 三 会计帐簿的整理 10 整理会计帐簿应注意的问题 采用电子计算机进行会计核算的单位 应当保存打印出的纸质会计档案 会计档案管理办法 第十二条 跨年度使用的帐簿 归入终止年度 四 会计报表的整理 1 分类组卷会计报表按年报 季报 月报分开 年报应单独立卷 季报和月报 可根据张数多少 立成一卷或数卷 对报表进行分析和说明的文字 如财务情况说明 财务报告等 是会计报表的重要组成部分 要与报表一同组卷归档 四 会计报表的整理 2 编制页码 会计报表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号 每卷单独编号 页号从 1 开始 页号编写位置 单面书写的文件材料在其右上角编写页号 双面书写的文件材料 正面在其右上角 背面在其左上角编写页号 四 会计报表的整理 3 填写卷内目录 样式如图 顺序号责任者文号题名日期页号备注 四 会计报表的整理 4 填写备考表 样式如图 本案卷共 张 其中文字材料 张表格 张 其他 张 说明 立卷人签字 财务负责人签字 接收人签字 接收日期 四 会计报表的整理 5 拟写案卷标题 由于会计报表的格式 要求 用途比较专一 严格 全国标准比较统一 所以这类案卷的标题也比较规范 如 南通市档案局2005年度预算会计决算报表 四 会计报表的整理 6 填写封面 样式如图 单位名称 案卷题名 本卷起止日期 本卷张数 档号 保管期限 档案门类 四 会计报表的整理 7 编制案卷号 案卷号指的是一卷报表 案卷 在整理过程中排列的序号 报表按分类若干年统一编案卷顺序号 即跨年度流水号 四 会计报表的整理 8 编制标签 样式如图 在同一个分类号下 按照时间顺序编制跨年度流水号 E230 预 报 1 或8 0 0 0 2005 1 暂时不填 四 会计报表的整理 标签说明 标签的样式有两种 主要体现在颜色上 保管期限为永久的档案用红色标签保管期限25年以下的为定期用黑色标签 四 会计报表的整理 9 编制案卷目录 一式两份 如图 分类号案卷顺序号案卷标题起讫日期张号保管期限备注 目录各项填写时要求与档案实体上的内容一致 五 其他类的整理 银行存款余额调节表 银行对帐单等要求装订成册 装订方法参照会计报表的装订 八 产权变动企业会计档案的管理 1 单位因撤销 解散 破产或者其他原因而终止的 在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案 应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管 八 产权变动企业会计档案的管理 单位分立后原单位存续的 其会计档案应当由分立后的存续方统一保管 其他方可查阅 复制与其业务相关的会计档案 单位分立后原单位解散的 其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管 各方可查阅 复制与其业务相关的会计档案 单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证 应当单独抽出由业务相关方保存 并按规定办理交接手续 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案 应当由原单位保管 承接业务单位可查阅 复制与其业务相关的会计档案 对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证 应当单独抽出由业务承接单位保存 并按规定办理交接手续 九 会计档案的鉴定与销毁 一 鉴定组织建设成立鉴定小组 由分管领导及有关人员组成 九 会计档案的鉴定与销毁 二 鉴定依据南通市财政局 档案局通档发 2006 12号 关于处理1981 1985年期间会计档案的通知 的文件精神对到期的会计