办公文秘_秘书素质培训课件

第六章秘书素质 第一节秘书的政治素质 一 秘书的政治素质内容 一 远大的人生理想秘书人员必须拥有远大的人生理想 充分认识到秘书工作的重要性 自觉服从组织安排 把秘书工作当作完善社会主义市场经济体制 建立现代企业制度的需要 有企业利益和个人利益 工作利益和物质利益中作出选择 二 坚定党性原则 在我国秘书人员必须坚持党的领导 坚持社会主义道路 自觉地与党中央在政治上 思想上 行动上保持高度一致 它的主要标志是坚持四项基本原则 坚持改革开放的总方针 四项基本原则是我们的立国之本 必须毫不动摇 始终如一的加以坚持 改革开放是我们的强国之路 必须坚定不移 一如既往地贯彻执行 三 较高的政策水平 秘书人员的工作经常涉及大量的理论问题和政策问题 而做好秘书工作 没有一定的理论水平和政策水平是难以胜任的 马克思列宁主义 毛泽东思想和邓小平理论是无产阶级革命的科学 是我们党制定一系列政策的理论基础 也是一切行动的指南 因此 学习这些理论知识 是提高秘书人员各种素质的重要途径 特别是提高政治理论素质有直接作用 四 较强的法治观念 我国秘书人员尤其是党政机关秘书都具有较高的法律意识 因为决策中的参谋作用 社会组织活动中的协调作用 日常事物的管理作用等都要一宪法和法律为基础 否则就会出现知法犯法 以权代法 以人代法的错误 五 高度的工作责任感 秘书人员么确立新的价值观 增强责任感和事业心 在企业转换机制 发挥社会主义市场经济建设支柱作用的形势要求下 企业秘书工作的责任更强 价值要求更高 作用更大 在思想上树立廉洁勤政的观念 在行动上 坚决贯彻中央提出 五不准 自觉抑制拜金主义 自由主义和极端个人主义 五不准是 1 领导干部及其亲属 身边工作人员 不准违反规定插手 两烟 及紧俏物资的经销 2 领导干部不准违反规定为自己和亲属 身边工作人员插手承包工程和开展经营活动施加影响 3 领导干部不准违反规定 干预自己及其亲属 身边工作人员的调动 升迁 出国 培训 奖惩 4 领导干部不准违反规定接受回扣 红包和下级送的礼金 5 领导干部不准违反科学的民主决策程序 个人批项目 批资金 批土地等 六 较高的遵守纪律的自觉性 纪律是我们事业成功的重要保证 纪律是推动一切工作正常运转的根本 无规矩 不成方圆 二 秘书提高政治素质的途径 一 勤于学习是重要基础要勤于学习理论知识 增强超前意识 要勤于学习先进榜样 明确追赶目标 勤出成果 勤出聪慧 二 勇于实践是最有效的办法 读万卷书 行万里路 实践是最好的学习方法 任何理论的深化都是在进一步的实践的基础上完善的 没有时间的渗透 理论就只能沦为空洞与滞后 秘书工作是一件实践性很强的的工作 所以强调做好秘书工作意味着必须勇于实践 案例 孟姐在指导小石整理公司来客登记簿 因为收集信息是秘书的一项重要工作 手头的事不多 我也在一旁跟着学 小石 整理来访客人名单 不能按客人的姓氏笔画排列 而要按他所在公司的笔画顺序排列 孟姐让小石将已经排好的客人名单顺序重排 为什么 是这样的 这些来访的客人 是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的 他们个人有可能在将来的某一天 会离开他们现在所在的公司 但是 他们的公司则有可能是我们公司永久的客户 所以我们的重点是应该记住他们的公司 因此 在整理来客名录时 应该以客人所在公司的笔画来排列顺序 比方昨天第一个来访的客人是 北京通达科贸公司的副总经理刘允 将来只要一看到刘允的姓名 首先应该想到是北京通达公司 通达是一九九五年注册成立的 注册资金1000万元人民币 主要业务是代理销售我们东岩公司的产品 平均每年的销售额在400万元人民币左右 他们的董事长兼总经理叫李明 是我们姜总在北大荒下乡时的战友 小石轻轻地叹了口气 她没想到来客登记簿上 刘允 这么简单的两个字 在孟姐的头脑里竟包含了这么多信息 她以为只要把刘允的姓名和电话号码往计算机里一存 就算是完成了 信息收集 工作 即使是玛丽和我 在秘书专科学校 也没专门学过这方面的知识 这就是实践经验 三 善于总结是催化剂 为什么要总结 这是因为只有通过总结才可能使一系列的学习和实践有序化 自我总结的时候自问的方法 以便理清思路 1 经过一周 一个月 一年的学习 你学会了什么 具体点就是在业务方面 在与领导相处方面 在人际关系方面 在办公自动化方面 在自我心理调适方面 2 你掌握了几种技能 四 自我反省是动力 一个人要善于随时回顾自己的言行 善于总结自己的成功经验和失败教训 特别要善于发现自己的过失和不足 孔子说 吾日三省吾身 曹操说 伏自三省 五 严于管理监督 秘书人员除了自身较高的素质外 离不开工作环境 领导环境和管理环境三方面的影响 在良好的环境中 其受锻炼的程度就越高 学到的东西就越多 素质随之提高 1 工作环境 秘书部门使各级领导机关的办事机构 作为领导助手 其工作本身就具有其他部门和人员无法比拟的优越性和受教育的有利条件 2 领导环境 在影响秘书人员自我提高的诸多外部条件中 最重要的使领导者的作用 首先领导应高度重视秘书工作和对秘书人员素质的培养 一是既要重视对秘书人员的使用 又要重视对他们的培养 二是要注意启动秘书人员的内在动力 激发他们自我提高的意识 其次 要关心 支持秘书人员自我素质的提高 多帮助 多鼓励 为他们创造条件 3 管理环境 良好的管理环境与秘书人员的素质培养和提高有直接关系 第二节秘书的观念更新 一 外界观念 一 社会舆论对秘书职业认识的偏差1 将秘书视作权力核心的 边缘人 通天者 准领导 腐败分子要实现权财交易 先拉秘书下水是快捷方式 因而秘书往往是腐败火力首功的目标 2 不恰当把秘书描述为 刀笔吏 花瓶 阿谀奉承之徒 等 从而走向另一个极端 不尊重秘书的人格尊严 部分缺乏坚定职业信仰和自尊心的秘书便会蜕变为对权力的极力追逐 以期望能提升自己的社会地位 3 不将秘书工作看作是社会职业 或为 官 或为 从 甚至将女秘书描述为领导的 外室 比尔盖茨 前足联主席 二 对秘书作用指向实质内容的误解 误解一 把秘书为领导服务 扭曲成对领导的人身依附和人身服务 导入了误区 误解二 把秘书为领导服务只理解为权力运行意义上的 领导工作 服务 领导工作 包括权力与责任 权力与义务两个不可分割的部分 秘书的社会本质属性 二 秘书自身观念 一 秘书应树立的观念1 人性化现代社会的企业越来越注重人的主动性和创造性 企业文化 的概念也应运而生 企业文化是企业在自身生产经营实践中形成 为全体员工认同的企业群体意识和行为准则 企业文化既指表面的物质文化 如厂歌 厂旗 产品形象 厂容环境等 又指结构性的制度文化 如领导体制 组织结构 规章制度等 还指深层的精神文化 如价值取向 经营哲学 行为准则等 企业文化是以人为中心的管理软件 相对以物为中心的 理性管理 而言 它是一种 灵性管理 2 向管理助手职能转变 3 从秘书职业的定性树立职业观念 服从观念参谋观念全局观念信息观念创新观念效率观念 二 秘书人员更新观念的途径 1 新时代对秘书工作提出了新的要求 1 要转变传统的思想观念首先 角色意识的转变 其次 就业观的转变 再次 价值观的转变 2 要完善知识结构和能力结构体系 首先 强化经济理论知识的学习 提高管理能力 其次 熟悉WTO法律法规知识 增强自我保护能力 再次 拓宽知识领域 增强对外沟通能力 语言关 学会交际 学会涉外文书 行为规范 2 解放思想 更新观念 第一 要确立社会主义市场经济的观念 第二 要确立经济效益的观念 第三 要确立精干高效的观念 这是一家以家电制造为主业的上市公司 最近 公司为了实现产业升级 正在收购一家上市的生物制药公司的股份 为了避免两家公司在股票市场上的大幅波动 两家签订了严格的保密协议 规定这件事双方只能让少数人知道 这天 负责与对方秘密谈判的公司副总从对方的所在地来电话 说谈判己经完成 让秘书赶紧用快件寄3张作为公司法人代表的总经理照片过去 以办理有关手续 这天总经理正好在市政府开会 秘书一时找不到总经理的照片 就在秘书不知怎么办好时 她看到挂在自己胸前的胸卡 想起半年前公司为了实施CI战略 公司公关部统一为公司每个员工拍照制作胸卡 便估计公关部留有总经理照片 秘书给公关部打电话 对方接电话的正是秘书中学的同学小诺 小诺是公关部的办事员 公司所有人的照片都是她拍的 她说他们那有总经理的照片 并答应马上给送过来 当秘书刚刚松口气 公关部的雷经理来电话 问秘书要照片做什么用 秘书有这么几种回答 老总的相片 a 这是总经理要的 我不知道 b 我可以告诉你 但你不能对别人说 c 拿到报纸上去发表 因为总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访 d 对不起 我暂时不能说 e 你问那么多干什么 请从以上5个选项中找出合适的回答 并说明其理由 标准的正确答案是d 从原则上来说 选a不算错 的确 对于秘书来说 该说的就说 不该说的就不能说 应当学会拒绝 但是 拒绝也是一门艺术 很显然 a回答不能让人信服 即使你真不知道拿照片去做什么 人家也不一定真的相信 所以 你这么回答给人家一种不信任的感觉 久而久之 它就会伤害你与对方的关系 当你再要别人给你帮忙时就会很困难了 b回答显然是错误的 不管你平时与雷经理门系如何好 也不管雷经理为人如何稳重 肯定不会把事情说出去 但只要你对雷经理说出了真相 作为秘书你就违反了你的职业操守 这事一旦被总经理知道了 你就有可能从此失去他的信任 失去了上司的信任 不可能做好秘书工作 c回答是最为恶劣的一种回答 自以为聪明 实际上是给自己挖陷阱 你信口开河 对方就会步步紧逼 为什么与报社打交道绕过我公关部 你们这是什么意思 如果事情朝着这个方向发展 那你就无法控制事态的发展了 这不是一个工作方法的问题 而是一个人是品问题 所以 对于秘书来说最大的敌人就是耍这种小聪明 e回答很显然是一种没有水平 甚至是一种没有教养的回答 一来对方的职务比你高 二来这事也与他的工作有关 他为什么不能问 很多秘书由于不能正确认识自己的地位 容易养成狐假虎威的毛病 对于这一点 不仅公司其他人反感 就是上司知道了也会反感 秘书工作实际是三分做事 七分做人 你用这种方式去处理人际关系 结果可想而知 d回答之所以正确 是因为它在坚持保密原则的前提下又保持了礼貌 用这种婉转而又明确的方式拒绝对方 对方不仅能接受 而且也能理解 因为大家都是职场中人 知道什么事该问 什么事不该问 你点到为止 对方就能心领神会 本题的关键坚持原则 但又不能狐假虎威 公司有位年富力强的副总姓马 他的才能和魄力在公司上下都得到了一致的公认 但另一方面 在公司内部中也不时能听到一些有关他的风流韵事 这天 总经理问秘书 近来公司好象有人在议论马总 作为公司秘书 你常去他的办公室 是否知道一些情况 事情是这样的 几天前 马总把秘书叫到自己的办公室 说 麻烦你帮我办件事 我现在马上要准备出差了 后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台 你说出我的名字后 人家就会给你一包东西 取到东西后 你再帮我送一下 说着 递给秘书一张写着门牌号码的纸条 秘书在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开 柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照秘书 您是打出租吗 这包东西很贵重 在路上要小心一点 秘书当然明白 在首饰柜台前说的贵重东西 不是几百元或者一两千元能买得起的 根据马总的纸条 秘书在亚运村找到了一栋高层公寓的 号房 出来给秘书开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎 她接过东西 高兴得几乎有些忘形 啊 马哥连我的生日也没有忘记 真是太好了 谢谢马哥 总经理问的就是这件事 那么 对于总经理的询问 秘书应该怎样回答 副总的私生活 正确的答案是秘书一五一十地说出事情的真相 几天前 马总让我去王府井某某商店首饰柜台取一包东西 送给住在亚运村的一位年轻女士 那女士收到东西后说 谢谢马哥 当然 也许有人会这样认为 这是马总的私生活 秘书应当替他保密 不要乱多舌 这种侠义心肠是可以理解的 但是 作为一个刚刚参加工作不久的秘书 你应该用一种什么标准来要求自己呢 更何况有些公司会利用公司一些领导人的私生活来测试秘书对公司是否忠诚 因为马总不是以自己个人的名义 而是以公司副总经理的名义让你给自己办这件事的 从另外一个方面来讲 总经理多少是听到一些风声之后才来问你的 你要瞒是瞒不住的 总经理作为公司的最高领导人 当然要防患于未然 秘书没有必要为马总隐瞒 也不应该隐瞒 因为这件事情到底怎么处理 毕竟是总经理的事 本题的关键既不添枝 也不加叶 如实向上司汇报 这是秘书的天职 一天 老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室 因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信 他让秘书记录自己口述的回信 我没有想到会收到你这样的来信 尽管我们之间已有那么长时间的往来 但事到如今 我不得不中止我们之间的一切交易 并且我要让所有的同行知道你的行为 信的内容大致是这样 老板命令秘书立即将信打印寄走 对于老板的命令 秘书现在有以下四种行为 a 好 我马上就办 说完 秘书立即回到自己的办公室 将信打印寄走了 b 如果将信寄走 对公司和老板本人都非常不利 秘书想到自己是老板的助手 有责任提醒老板 为了公司的利益 得罪了老板也值得 于是对老板这样说 老板 这封信不能发 别发算啦 c 秘书不仅没有退下去写信 反而前进一步向老板提出忠告 老板 请您冷静一点 给人家回一封这样的信 后果会怎么样呢 在这件事情上 难道我们自己就没有值得反省的地方吗 d 当天快下班的时候 秘书将打印出来的信进给已经心平气和的老板 老板 可以将信寄走了吗 作为秘书 你认为以上4种行为 哪种行为最正确 哪种行为最恶劣 秘书的忠告 这是美国辛辛那提大学乔治 古纳教授在讲授秘书学时对学生提出的问题 正确的答案是d a对于老板的命令忠实和坚决 作为秘书的确需要这种品质 但是仅仅具备 忠实和坚决 对于秘书来说 仍然是一种失职 b是从整个公司利益出发的 对于秘书来说 这种富于自我牺牲的精神是难能可贵的 但是 它和后面的c行为一样超越了秘书的权限 所以是不正确的 c从秘书是老板的助手这个角度来看是可取的 但是 秘书干预老板的最后决策 就是一种越权行为 d是正确的 理由如下 老板也是人 也有自己的喜怒哀乐 也有不能自制的时候 当他的感情一旦平静下来 必然会自我反省 在这个时候 秘书把打印出来的信件递给老板征求他的意见 实际上就是给他创造一次重新决策的机会 a和b虽不可取 但毕竟还有商量的余地 乔治教授认为c最恶劣 作为一个公司的老板 老板有自己思考问题的角度和方式 他必须经常权衡与各方面的关系和利益的问题 因此也必然包括与这家代理商的关系 他提出中止与这家代理商的关系 也许并非出自一时之怒 只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已 当然 老板也有可能是一时之怒 中止与对方的交往仅仅是说说而已 总而言之 在不明白老板的真实的思想和感情之前 秘书作为老板的助手仅仅是助手而已 既不是政策的制定者 更不是最后的决策人 本题的关键有责任及时向上司提供正确的建议 但绝对不能干预上司的决策 公司秘书的男朋友是公司市场部胡毅 他俩的恋爱也早已到了谈婚论嫁的程度 他俩准备在明年春暖花开的时节定百年之好 但由于公司不允许员工之间谈恋爱 所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓 这天上午公司开董事会 讨论人事问题 这时秘书来到会议室为大家添茶 最近新加坡分公司的王军病得很厉害 那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替王军 人力资源部的刘经理说 派市场部胡毅去如何 他还没有结婚 公司一位副总这样提议 我看可以 公司总经理说 那就这样定了吧 这个月底就发调令 让他过去 男朋友的工作调动 人力资源部的刘经理马上回答 行 我们在月底前给胡毅办好调令 于是胡毅去贵阳工作的事就这样定下来了 这