办公文秘_医院药物临床试验机构资料管理员专项培训教材

大连大学附属中山医院药物临床试验机构资料管理员专项培训 申报药物临床试验新专业的目的 遵循GCP原则进行临床研究工作将培养和提高医务人员严谨 科学 规范的医疗作风和科研素质 提高医院的整体科研水平 扩大医院的医疗和学术影响 对医院的建设和发展具有重大意义 增进各专业学科与国内外各医疗单位接触和了解 提供相互合作和相互学习的机会 临床试验文件资料的基本原则 没有记录就没有发生 临床试验文件资料的包括哪些内容 1药物临床试验指导性文件 GCP及相关法律法规文件汇编 新药研究相关的监管部门和上级部门文件 2机构内与药物临床试验管理相关文件 医院签发的组织机构与人员的任命文件及其更新件 机构与各专业负责人与研究者资质等资料 本机构及各专业科室药物临床试验管理制度 标准操作规程 人员职责及其更新件 本机构实施管理过程产生的文件 包括本专业培训记录 工作总结等 3临床试验项目文件 临床试验准备阶段 实施阶段和试验结束阶段所有文件 包括试验方案 病例报告表 知情同意书 伦理委员会批件 严重不良事件报告 临床试验总结报告等 文件管理的五个环节 管理文件的制定管理文件的发放与回收文件变更与修订文件资料的归档与保存项目文件的借阅 文件管理制度 管理文件的制订 专业管理文件包括管理制度 试验设计技术要求规范 标准操作规程等文件 1专业管理文件必须以机构办公室颁发的相关文件内容为基础 由临床专业负责人指定专人起草或修订 专业负责人审核 机构主任批准 2管理制度 试验设计规范 标准操作规程等应遵循机构规定的统一格式 内容应简练准确 遵循机构统一格式 3文件应有便于识别版本和类别的系统编码及执行日期 文件的标题能清楚地说明文件的属性和目的 文件管理制度 管理文件的发放与回收 1管理文件发放或回收应填写 管理文件发放 回收记录表 经手人应签字 2专业秘书对本专业内部各类文件的保管和实施负责 并保证只有现行有效的版本可以使用 3作废管理文件由机构办公室统一回收 保留一份存档 其余销毁 此文件编码作废不再使用 管理文件发放 回收记录表 文件管理制度 管理文件的变更修订 1各专业每年至少一次对本部门管理文件进行审核 以确保能及时更新并反应当前管理和操作变化 再审核应在从文件生效日期满一年的当月内完成 并记录于 文件年度审核表 管理文件年度审核表 文件管理制度 管理文件的变更修订 2现行版本文件资料需要变更修订或作废时 须经专业负责人审核批准 并向机构办公室提交 文件变更申请表 管理文件年度审核表 机构办对各专业文档变更修订草案审核的要点 与现行GCP标准是否相符 是否符合本机构文件体系框架和格式 可操作性 与已生效的其他文件是否冲突 文字表述是否简练 确切 无歧义 文件管理制度 管理文件的变更修订 3机构办公室批准文件变更后 机构资料管理员更新文件版本号并打印终稿文件 填写 文件历史版本记录 管理文件历史版本记录 文件管理制度 管理文件的变更修订 4新版本文件生效后 机构资料管理员下发相关文件复印件至使用部门 同时将已作废的旧版本文件统一回收 保留一份存档 其余销毁 发放 回收应填写 管理文件发放 回收记录表 经手人签字 各临床专业管理文件副本报机构资料管理部门备案 文件管理制度 项目文件的归档与保存 1项目结束或项目因故被终止后30个工作日内 试验项目资料按 药物临床试验项目文件归档清单 要求 整理后交机构档案室归档保管 不能按时归档的临床专业必须在期限内向机构办公室书面申请 说明理由 书面申请在机构办公室备案 2专业资料管理员负责本专业药物临床试验过程中项目文件资料的整理 保管 专业秘书负责临床试验项目完成后文件资料的整理 保管 归档 3受试者的原始病历档案由病案统计科集中保存 文件管理制度 保管要求 1临床试验文件资料应由专人保管 2文件编码标识正确 清晰 易于检索 3存放于临床试验机构及各专业专用资料档案柜内 加锁管理 4防潮 防火 防虫 防盗 保存期限 5年 病历按医院病案管理规定进行 保存场所 科室专用资料柜 各专业在研临床试验项目资料机构档案室 试验结束后归档全部试验资料责任人 各专业 专业秘书 专业资料管理员机构 资料管理员各专业管理文件 制度 SOP等 由机构办统一发放回收 各专业秘书负责管理 文件管理制度 保管要求 文件管理制度 项目文件的借阅 1已归档的资料允许本项目临床专业研究人员 项目监查员 机构质控员与伦理委员会检查人员借阅 文件借阅应填写 临床试验资料借阅登记表 登记借阅原因 时间并签字 并仅限于机构资料室内阅览 2试验项目的稽查 视察人员在执行稽查 视察任务时可以对临床试验文件资料进行借阅和复印 药物临床试验专业秘书工作职责 1药物临床试验专业秘书应经过临床试验技术和GCP培训 并获得合格证书 具有本专业临床经验 从事临床工作3年以上 2负责起草并修改本专业的SOP及各项管理制度 3协助本专业药物临床试验主要研究者监督并检查每项药物临床试验全过程执行情况 4负责协调与其他相关科室的关系 确保药物临床试验的实验室检查与其他辅助检查顺利进行 5临床试验结束后30个工作日内 专业秘书按照 药物临床试验项目文件归档清单 整理试验资料 主要研究者审核后 交机构办公室归档保存 药物临床试验专业资料管理员工作职责 1文件资料室由资料管理员负责 按文件管理制度要求进行管理 2负责检查由项目负责人递交的试验方案 原始记录 总结报告的原件 试验有关的各种书面文件及质量保证部门的检查报告 光盘及影像学资料等 按资料档案接收要求整理 保管 3按照机构对试验项目提交文件的要求整理各类文件 及时与机构资料管理人员联系沟通 确保提交的资料真实完整 4负责本专业试验项目资料的交接 登记 保存 5确保文件资料室清洁 整齐 6确保文件资料室的安全和保密 7试验结束后15个工作日内 将所有试验项目相关资料按机构文件归档清单整理 交专业秘书 药物临床试验项目文件要求 1科研病历应保存完整 2病例报告表中的数据应与原始病历一致 不得随意更改 如填写错误 更正时应杠改 保持原记录清晰可辨 由更正者签名并注明日期 3试验方案中要求的各种实验室数据均应如实记录在病例报告表上 对临床可接受范围以外的数据须复查并作出解释 4为保护受试者隐私 病例报告表上不应出现受试者的姓名 以受试者代码确认其身份并记录 CRF中数据记录要求 与原始病历一致及时 准确 完整 规范 真实不得随意更改 确因填写错误 作任何更正时应保持原记录清晰可辩 由更正者签署姓名和时间 ZSD2014 11 14 CRF上按受试者代码确认身份试验中各项实验室数据记录要求 如实记录 可溯源对显著偏离或在临床可接受范围以外的数据须加以核实每个入选病例 研究者均需填写完整的CRF 包括基线检查 治疗期和随访期的全部数据 CRF完成后由主要研究者审核 签字并注明日期 机构各级质控员不定期对试验项目的CRF进行检查 病例报告表记录要求 CRF记录可以使用铅笔填写吗 CRF上未查 漏查项目可以