秘书学概论.doc

精品文档第一章 绪论秘书：在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。P1秘书主要职责：辅助管理，综合服务。P1公职秘书：由于我们是社会主义国家，所以从事秘书工作的都属国家工作人员。P1秘书发展：宫中秘藏之书。秘书，在我国古代是指物而不是指人，是指皇宫秘密收藏的图书资料。公元2世纪，东汉桓帝时，开始设置“秘书监”（藏书机构），其主要负责官员也称“秘书监”，或称“秘书令”。直至1912年孙中山领导成立南京临时政府之后，才有名副其实的秘书。秘书的英文名词是Secretary，两种译义，以为大臣，以为书记。P2社会职业：在美国，秘书职业属于“文书、事务、一般管理”这一职业大类。P3秘书的层级：高层次的为秘书长、办公厅主任；中层次的为秘书，包括办公厅主任属下的秘书处长、秘书科长；低层次的为办公厅（室）、科书处（科）内从事文件收发保管、打字、接待工作和办理其他事务的人员。P3秘书等级（如英国直属政府文官系统）：行政级、执行级、文书级和助理文书级。P4秘书类别（中国分类）：行政秘书、机要秘书、文字秘书。P4（选择题）英国的“特许秘书及行政人员工会”，在英联邦（包括印度、巴基斯坦、南非、尼日利亚、加拿大、澳大利亚、新加波、香港等）42个国家和地区设有分会，负责培训、考核和推荐秘书人员任职等工作。P6（选择题）美国和加拿大在50年代联合发起组织了“国家秘书协会（国际）”（The Natianal Secretaries Asociation International）。P6秘书工作的起源与沿革：我国秘书工作的起源可追溯到黄帝时代，史官仓颉；舜曾任命龙为“纳言”官；夏商周三代，史官仍是主要秘书官；西周、春秋时期，史官已逐渐形成一些秘书制度；秦统一后，御史，开始形成比较完整的秘书工作体制；西汉时，秘书工作主要由尚书担任；东汉桓帝设为“秘书监”；三国时设为“秘书令”；隋唐之后，为“翰林学士”，宋代成为“枢密院”；元朝，设“行中书省”；明太祖新设为“通正使司”；清朝，设为“军机处”；清朝后期，官场腐败，俗称的“师爷”属私人秘书性质；1911年5月，清政府颁布内阁属官官制下设“秘书科”，是第一次接待秘书成立，也是我国近代历史上第一次设置的名副其实的秘书工作机构。1789年，法国资产阶级革命之后，出现了“私人秘书”这个社会职业。P6-9秘书工作的发展趋势：秘书的发展趋势是日益普遍化和社会化；由事务性向智能性发展是秘书工作的另一个趋势；秘书工作的专业化和永业化。P10秘书工作内容：广义的即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的即秘书业务工作。P12秘书工作包括：文书管理、文书拟写、文书制作、档案管理、会议管理、调查研究、信息工作、接待工作、日程安排、事务工作、印章管理、值班工作。其中，文书拟写、会议组织、调查研究、信息收集、日程安排、印章管理等成为秘书部门业务部门（秘书科、处、局）和秘书人员的基本工作，即狭义的秘书工作。P1213对秘书工作内容的概括，比较实际的说法应该是“辅助管理，综合服务”。P14秘书工作的作用：助手作用、参谋作用、反馈作用、枢纽作用、协调作用。P1415秘书工作机构的设置：秘书部是行政组织内的综合性办事机构与参赞性机构。P15秘书部门：广义的秘书工作机构即办公厅（室），狭义的秘书部门即办公厅（室）属下的“秘书处（科）”。P16秘书学：是研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用科学。P19秘书学的研究对象：包括秘书工作、秘书活动两个方面。一方面要研究秘书工作的内容、性质、作用、原则、要求、方法、程序；研究秘书工作的起源和沿革，经验和教训。另一方面，要研究秘书的职能和活动的特点、环境、规律、行为规范等等；研究秘书人员的修养、素质、心理、知识与能力结构、职业道德、人际关系等；研究秘书人员的培养与管理等。P1920第二章 秘书的基本职能秘书职能的体现：参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办等方面。P26秘书参谋条件：秘书的只能地位与参谋咨询；领导者的信任程度与秘书的参谋咨询；群众的理解和支持与秘书的参谋咨询；信息沟通网络与秘书的参谋咨询。P2729秘书参谋咨询时领导有什么影响？是秘书的自身素质；领导人的素质；组织气候的影响。P28秘书参谋咨询的特点：随机性；依附性；多样性和权变性。P3031秘书参谋咨询的方法：预测性参谋咨询；跟踪性参谋咨询；进谏性参谋咨询；提供资料性参谋咨询。P3134预测性参谋咨询要领：要由已知探求未知；由定性分析到定量分析；把握住事物的变化层次。P32-33进谏性参谋咨询：类比式；辩论探讨式；漫谈交流式，比较式；补充完善式。P33提供资料性参谋建议要注意：资料的准确性；资料的全面性；动态发展性；资料的有效性。P34秘书辅佐决策的特点：全面系统和随即辅佐相结合；决策辅佐与实施辅佐相结合；超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。P3637秘书辅佐系统决策的方式：决策前服务式辅佐；决策形成中协助式辅佐；决策执行中协调式辅佐；决策效果评估中鉴戒式辅佐。P3840秘书沟通协调的特点：非权力支配性；非制作限定性；非职责限定性；非确定地位性；认同疏导性。P4244秘书沟通协调的方法：沟通化解矛盾；变通淡化矛盾；融合缓解矛盾。P4546秘书管理事务特点：层次性；适变性；机动性。P48秘书管理事务的方法：不能分亲疏；不能图名利；不能违背原则。P49检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。P50秘书检查督办的特点：目的的明确性；内容的系统性；态度的谦和性。P5152督办内容体系：第一层“是否办”；第二层“怎样在办”；第三层“办的效果怎样”。三个层次，层层深入，三个环节，环环紧扣。P5152秘书检查督办的要领：切忌浮光掠影，不求甚解；切忌孤军深入，脱离群众；切忌先入为主，主观片面。P5253第三章 秘书活动特征和原理综合辅助特点的体现：辅助决策中的综合优化；只能管理的综合协调；上下综合沟通。P5455综合辅助原理集中表现（重点）：信息综合辅助效应；利益综合综合辅助效应；能量综合辅助效应。P5658系统中介特点的体现：既参与决策，又参与执行；既辅佐领导，又联系群众；既把握内情，又洞察环境。P5859系统中介原理及其运用：系统中介的兼顾效应；系统中介的凝聚效应；系统中介协调效益；系统中介监测效应；系统中介缓冲效应。P5961秘书常被称为“无名英雄”。P61 秘书活动间接效益的体现：基本职能的间接效益；（总之，秘书的基本职能作用所产生的效益，一般都不是直接的产品效益和经营管理效益，而反映在其职能发挥作用时的工作对象的效益中，属于间接性效益。）日常工作的间接效益。P62间接效益原理的体现：铺垫性效应（作好听命铺垫、能动的作铺垫、作修正铺垫）；传播效应；督策效应；职能协同效应。P6365对立统一特征的体现：事务与政务；被动与主动；综合性与专业性；维持与适变；听命与劝谏；宣传与保密。P65-67对立统一原理及运用：随机参与；务实与超前；“T”型能量；同步与异步；开放与控制。P6768第四章 信息与调查研究信息：较为明简的定义是，事务散发的具有新内容、新知识的消息，诸如信号、情况、情报、指令、数据等等可感知的形态。P70信息主要载体：语言；文字、图形；电磁波。P70秘书职能信息具备广义信息的共性：可识别性；可传贮性；可处理性；可变态性；可转换性。P7071机关秘书只能信息本质特征：具有政治倾向性。P71秘书职能信息分类：按社会活动：政治信息、经济信息、科技信息、思想信息；按载体：口头信息、书面信息、电磁信息、情态信息；按来源：内部信息、外部信息、领导信息、部门信息、群众信息、按运用范围：通用信息、专门信息；按作用时态：即时信息、未来信息；按运用周期：稳定信息、可变信息。信息价值：有效信息、无效信息、干扰信息。P71人类社会发展中的竞争，越来越表现为掌握和运用信息的角逐。P72（简答）秘书人员应该把握关于本职信息及信息活动的下述基本观念：信息工作是贯穿秘书职能活动的普遍形式。极而言之，秘书离开机关信息，离开信息工作，秘书工作将失去依托，秘书活动及秘书价值将不复存在；秘书信息工作状况同秘书职能效应密切相关。P7273驾驭信息的原则：敏于感受信息；精于鉴别信息；善于取用信息。P7374调查研究：有目的有计划地使用科学方法，考察、获取及分析、整理客观信息的一种社会活动过程。P75调研的类型：主动型调研；被动型调研（被动型调研有事先限定的信息主体或说有具体进行调研的方向与范围，所以有抗日称作定向调查研究）。P7576秘书的调研活动与领导的调研活动区别：在于秘书更多进行的是被动型调研，或者说秘书调研工作的特点，出于秘书职能的辅助性。P76调查研究的原则：实事求是；近源亲受；切题有效；调、研结合；追求效率。P7778秘书实事求是注意正确处理的几个关系：直言与遵示的挂系；客观与本体的关系；真理与众说的关系。P77调查研究的方法：要明了意向的目的；明确任务基本要求；把握任务时限，明了研究的信息主体的范围与主要对象；要根据上述几项，冷静、全面预测任务的难度与重点，尽量作出缓解难度、突破难点的预案，以未雨绸缪，心中有数。P7980个别访查：此属一种面对耽搁信息主体直接问答或交谈以获取信息的调研方法。不足之处在于一般受时间制约，要预约预定，受对象允许的时间限制。P82集体座谈：此乃一种召集多个信息主体，自己参与并主导会议以获取信息的调研方法。P82书面问卷：这是一种提问求答的卷面为中介，由信息主体就卷填写答案以获取信息的调研方法。有两种方式：封闭式问卷；开放式问卷。P83问卷格式：开宗；正文；收束。P84秘书运用信息的基本方向：用于强化本职素养能力；用于服务于机关管理。P86提高本职素能：用机关信息增强自己的知识积累；用机关信息掌握机关的运动发展规律；用机关信息优化秘书职能环境。P8687（简答）秘书如何怎样运用信息服务机关？为辅助领导活动沟通信息；为协调部门活动传输信息；为处理群众信访传达信息；为撰拟公文材料加工信息。P88秘书如何运用好自己的只能信息：切中需要；全面有效；及时沟通；综合开发。P8990识记下图p81第五章 公文撰拟公文撰拟：是将机关管理思想和意图，通过文字表达，形成公文文稿的过程，也公文起草。P92文书工作组成：公文形成：交拟、拟议、撰拟、审核、签发、缮校、用印、封发等八道基干活动程序。公文处理：收文、拟办、批办、承办、阅传、催办、办复等七道基干活动程序。公文管理：平时归卷、调用、正式立卷、档案等四道基干活动程序，以立卷为核心。P92撰拟作用与秘书职能有什么关系？任何机关都离不开公文撰拟的重要作用。公文撰拟是机关沟通信息以实现管理目标的基本活动手段。从秘书职能来看，撰拟公文又是他们最为经常的本职任务，也是他们辅助领导、为机关沟通信息、服务机关全局管理的重要形式和手段。很明显，机关秘书人员做好公文撰拟工作，同机关圆满实现管理目标之间，关系重大而密切。（简答）撰拟对秘书职能有什么作用？公文撰拟是机关物化管理信息以沟通联系的前提性活动。对秘书人员，主要是中、高级秘书人员，撰拟公文，特别是重要公文，却是他们的重要本职任务和手段；公文撰拟的效率和质量直接影响机关管理的效率与质量；公文撰拟是秘书人员发挥参谋作用的重要过程。P9495公文大体分为：专用公文和通用公文。P96命令分支：颁布性命令；事项性命令；任免令；奖惩令。P9798报告：是用以向上级汇报工作、放映情况、提出建议的文种。P100报告三个分支：上复性报告、知照性报告、简报。P100（重点）请示：用以向上级请示、批准回复的文种。分为申述性请示、安排性请示。P101批转类公文：批复（针对申述）；批转（处理下级安排性请示）；转发（处理下级、平级安排性请示）。P101知照类公文：公告：是用以向国内外宣布重要事项的文种。包括：事项性公告和祈使性公告；通告；通报：是用以表彰或批评、传达重要情况的文种；通知：分为指挥性通知、事项性通知、任免性通知、会议通知。P103104规范类公文：章程、规定、条例、办法、细则。P105章程：用以表述一个组织、团体的性质、宗旨、任务、组织、成员权利与义务等文种。P105公文撰拟与普通写作的区别：作用对象不同；使用主体不同；作用效能不同；行文规范不同。P106107公文的文面格式：文头、行文、文尾。 文头部分有公文编号、公文名称、发文字号；行文部分有密级、公文标题、收文机关、正文、附件标注、签署、署时、印章、发至范围；尾文部分有主题词、主送、抄送、印刷部门、印发时间、印数。P107公文撰拟的文风：篇幅简短；文笔朴实；内涵明晓；行文通畅。P111114第六章 公文办理公文办理：指公文管理中的生效阶段，包括从收文到办复的若干环节。P116公文处理：指公文管理中形成阶段和生效阶段，几撰制、办理两个阶段，也是常说的发文处理和收文处理。P116公文管理：指公文从生产到终止的全过程，包括撰制、传递、办理和保管等四个阶段。P116公文办理、公文处理和公文管理三者工作范围和作用表现为“公文办理”小于“公文处理”，“公文处理”小于“公文管理”。P116公文办理的作用：有效的公文办理可以获取有价值的信息；有效的公文办理可以减轻领导者的负担；有效的公文办理可以加速公文的运转；有效的公文办理可以提高办文的质量。P118119收文包括：签收、启封和登记。签收：是收文处理的第一步，工作次序是清点（对照文体投递单或送文登记薄）、检查、签章；启封：是收文的第二步。凡署名给本机关（或机关办公部门）及统称“负责人”的公文、信件，秘书人员可以拆封；p119分送程序中，分送人员通过阅文要确定：办还是不办；请领导人批办还是直接送承办部门去办；请主要领导人或分管领导人批办，还是呈送所有领导人集体阅批。P120121传阅的顺序：一般来说，应该是先上级后下级，先主管后承办，即机关主要领导者先阅，主管业务部门先阅，承办人先阅。文件传阅一定要先主后次，主次分清。P121拟办：对需要办理的来文提出初步方案。特点：参考性、差异性、概括性。P121批办：就是对需要办理的来文做出具体的批示。P122批办与拟办的区别在于：撰写者不同：前者系机关领导者，后者系秘书部门的负责人或领导者授权的秘书人员；受理者不同：前者为承办者，后者为领导者；撰写要求不同：前者要具体可行，或者要简明扼要；效力不同：前者具有强制性，后者具有供选择性。P122公文办理的要求：准确无误；讲究时效；安全保密；统一管理。P124126实现公文办理的集中与统一要做到：统一于秘书部门；统一于公文法规；统一于主管领导。P127公文办理制度建设的意义：制度建设是办文工作规范化的体现；制度建设是办文工作科学化的核心。制度是办事的依据和行为规范。在秘书工作，特别是办文工作“三化”（规范化、制度化、科学化）的建设中，规范化是前提，制度化是保证，科学化是目标；制度建设是办文工作高效化的途径。P127129公文办理制度建设的内容：建立岗位责任制度；建立质量管理制度；建立考核评比制度；建立人员奖惩制度。P129130公文办理制度建设的原则：统一原则：应用范围是语言符号的统一，工作质量的统一，办文程序的统一，管理方法的统一；求实原则；协调原则：在制度建设中要协调好以下关系-中央与地方的关系、机关与部门的关系、行业与单位的关系；制约原则；简便原则。P130132第七章 会议与会谈会议：就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动方式。P133构成会议的要素：会议名称；会议时间；会议地点；会议主持；会议的参加者；会议主题；会议的方式方法；会议的结果。P133会议的性质：会议不是目的，而是工作方法；开会是领导方法的一种，而不是领导方法的全部；开会只是我们工作过程中的一个环节，不是我们工作的始终。P135不同类型会议的不同作用报包括：立法作用；行政手段作用；上传下达、部署任务的作用；宣传教育作用；理论研究作用。P135136会议分类：按内容分：综合性的会；专业性的会；专题性的会；一事一议的会。按时间分：定期性的会议；不定期的会议。P138会议文书包括：会议的指导性文书；会议的主题内容文书；会议的进程文书；会议参考文书；会议提案信访文书；反映会议成果文书；会议管理文书。P140会议通知的要求：标题；会议的主题和内容；会议时间和报到时间；报到地点、地址要写得准确详细；出席会议的代表名额或范围对象；对于会者的要求。P141142开幕词内容：郑重宣布会议开始，造成一种特定的会议气氛；阐明会议目的、任务和重要意义；概括说明会议的议程安排和会者的要求。P142闭幕式内容：总结会议成果；提出希望或口号；宣布会议闭幕。P142会议报告：是会议主席向全体与会者所作的中心讲话。P142会议报告内容与容量的共同点：坚持实事求是的原则；分析说理，提高认识；文字要简短生动，忌 长呆板；会议记录。P143编写会议简报的要求：准、快、简、新。P144（简答）会议纪的重要作用：总结会议成果，促进会议议而有决，提高会议的质量和效率；是相应范围内贯彻执行会议精神的依据；沟通情况，供有关领导和有关单位留存备查。P145如何严格控制会议？（回答基本措施）要破除“唯行文办会是正宗”的就观念；要破除“向上攀”、“明哲保身”等观念；制定严格控制会议的行政法规；根据能级原理，建立严格的从上到下的岗位责任制。P145147（简答）提高会议效率：日本的大企业家土光敏夫认为“办企业就得讲效率，会议不应当用来作 长的报告，这些报告会前分发材料就行了，会议是进行讨论的地方”。他提出“会议律”的五个倡议：“开会要提倡讨论、提倡各抒己见、提倡全体发言、提倡不超过1小时、提倡站着开”。P148广场上，凡身份高者会见身份低的，叫“接见”或“召见”；身份低者会见身份高的称“晋见”；外交上，会见称“拜见”或“拜会”。君主制国家，拜见君主，又称“言曷 见”、“ 覷见”。现在，民主国家不作以上区分，一律统称会见。P149会谈：指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。P150外交、外事礼宾工作的原则：礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导；坚持平等互利的原则；热情周到而不铺张。P151第八章 信访工作信访：是人民群众通过写信或直接走访，向社会组织的管理者放映个人或集体意愿的一种社会活动。信访工作是社会组织的管理者受理来信来访的活动。P155信访工作的基本要素：信访者；受理者；信访内容；信访形式；信访结果。P155所谓“进善旌”，就是臣民有意见，可以站在旌旗下发表，“诽谤木”置于通衡边，百姓对上有意见，可以写在诽谤木上，有关官员看了，可以上告皇帝纳谏。P156唐太宗李世民认识到“水可载舟，也可复舟”、“以民为镜，可以明得失”的道理；明太祖朱元璋认识到“政犹水也，欲其常通”，故置通政院，凡四方陈倩谏言，申诉冤滞或告不法等事，通政院皆受理。P156信访工作的重要意义：处理信访是国际机关重要的政治任务；处理信访是国家机关联系群众的重要渠道；做好信访有助于克服官僚主义，纠正不正之风。P158159做好人民来信访工作的作用：信息作用；反馈作用；监督作用；保障党内外群众行使民主权利。P159-161信息作用：动向性是事物发展的正常趋势；倾向性是动向性的一个侧面；苗子性是知人或事物的发端或早期显露的迹象。P160信访部门的基本职能：受理本地区、本系统和上领导机关交办的来信来访问题；定期综合研究来信来访的情况和问题，及时向有关党政机关反映，并提出解决问题的建议；协助党政领导机关检查本地区、本系统的信访工作，发现问题、解决问题、组织交流经验。P162163办信的方法和要求：一般概括为“拆封阅信登记报转答复存查”等基本过程。P163“转”指转办，按“分级负责，归口办理”的原则转给有关单位处理。凡控告信件，非经一定的组织批准不得转至被控告的机关或本人，而要转给被控告者的上级机关的主要负责人。P164结案：结案报告要有负责同志审核把关，经定案机关批准后，认真组织处理落实。结案的标准是案情清楚，结论正确，处于符合政策，手续完备并同本人见面。P165处理人民来信来访的基本原则：以事实为依据，以党的政策和国家的法律为准绳。P165166信访工作制度：登记制度；转办制度；催办、查办制度；领导人员亲自处理来信、接见来访制度；制定奖惩条例；学习制度；总结报告制度；归档制度。P168不断创造信访工作的新形式：明察与暗访相辅相成；“市长电话”热线沟通群众心声；各类监督电话日益发展。P171172第九章 事务与管理来客接待原则：礼貌（如果来客要求会见领导，秘书在征得领导同意后，应作引见。引见时应作简单介绍，并礼貌地退出）；负责；方便；时效。P174175如果是接待重要的来宾或代表团，秘书必须事前收集来宾情况，拟订接待方案，撰写有关的文字材料，经主管领导批准负责实施。P176接待方案内容包括：接待方针与规格，活动内容与日程，住宿、膳食、用车等生活安排，安全、保卫、保健措施，新闻发布与报道，接待经费、预算等。P176接待材料主要包括：来宾资料、欢迎词、祝酒词、答谢词、会谈记要、协议书、视察纪要、新闻发布稿、接待简报以及事后的汇报材料或总结等。P176接待结束后，秘书人员还应做好善后工作，如总结、汇报、经费、结算、材料立卷存档等。P176信件处理：分拣；拆封；分送；阅看；登记；复信；查对；寄发。P177179复信：秘书按照首长的批示写回信，或是受权按常规自行复信。P179寄发：寄往欧美各国的西文书写打印格式和位置则完全不同。首先必须是一律横写；其次是收信人地址、姓名写在右下方，依次为称呼、姓名（或单位）、街号、街名、地名、邮政编码、国名；而发信人的姓名、单位、地址、国名则写在左上方。P179值班事务任务与要求：文电处理；信息传递；来访接待；交办事项。P180181印信管理：印章的保管与使用。秘书部门掌管和使用的印章有机关印章、部门印章和领导人处理公务的签名章三种。前二种为公章。印章的启用通知，内容应包括正文、印模和启用日期。印章因损坏，或机关撤销、合并、改名等，应停止使用，并及时上缴原则制发机关按规定封存或销毁。介绍信的管理和使用。机关及其部门使用的介绍信，应统一规格、统一印制，并由领导指定秘书部门专人保管使用。秘书开具的介绍信须由主管领导批准，应做到项目完整、字迹端正、清楚，介绍信上被介绍人姓名、职务、身份、前往单位、事由、日期等各项内容，必须与存根相符。P181-182机关物资管理的内容：一般分计划管理、材料管理、技术管理和财务管理等方面。P184环境管理：通常包括表面环境、听觉环境、光线环境和空气环境。P189办公室温度最好保持在摄氏2015度之间，湿度保持在40-60%之间为宜。P192服务：是所有国家行政机关的基本职能之一，而机关事务管理部门的职能本身就是服务为机关领导服务，为机关的专业和职能部门服务，为全体干部和职工服务。服务是机关事务管理部门的宗旨，是一切工作的出发点和归宿点。P193机关事务管理原则：服务原则；按政策办事原则；节俭原则；效能原则。P193194节俭原则：人尽其才，是节俭原则的首要要求；物尽其用，是节俭原则的第二位要求；指定各种规定、条例，是节俭原则的第三个要求。P195测定事务管理的效能的方法：标准比较法；行政费用测定法；因素评分法。P195196第十章 保密工作“秘密”：广义上说是指未被人们所知或虽为人们所知但不能公开的事物；狭义上说指已为人们所知，但不准公开或不宜公开而又人为地将其隐藏或保护起来，使人难以测知的事务。秘书学中“秘密”一词是狭义的概念。P197“保密”：是指人们把不让外界知悉的秘密加以保守或保护，使之不外泄。P197“保密工作”：指为防止秘密外泄，并使其有效地控制在一定范围内发挥效益的工作。P197保密的特点：封闭性；排他性；利益性；现对性。P198199（简答）保密的意义：保密工作关系到国家的命运；保密工作关系到国家的声誉；保密工作关系到社会的安定；保密工作关系到经济的发展；报名工作关系到领导者的安全。P199200保密的类型：按秘密的层次分：国家秘密；单位秘密；个人秘密；按秘密内容分：政治秘密；军事秘密；涉外秘密；经济秘密；科技保密；按秘密形态分：原始秘密；再生秘密；。P200201（了解）秘密的范围：国家事务的重大决策中的秘密事项；国防建设和武装力量活动中的秘密事项；外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项；国民经济和社会发展中的秘密；科学技术中的秘密；维护国家安全活动和追捕刑事犯罪中的秘密事项；其他经国家工作部门确定应当保守的国家秘密事项。P202职业秘密范围：公文秘密；会议秘密；信访秘密；涉外秘密；领导秘密；通讯秘密。P202203秘密的等级：国家秘密分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密是最重要的国家秘密；机密是重要的国家秘密；秘密是一般的国家秘密。P203保密原则：积极防范；突出重点；有保有放；内外有别。P204205保密工作的重点是：从秘密等级来说，绝密即核心秘密是重点；从秘密的层次上来说，国家秘密是重点；从秘密产生来说，首脑机关是重点；从秘密的分布来说，秘密集中的地区、部门和人员是重点；从秘密的内容来说，党务、政务和军事秘密是重点。P204内外有别有三层意思：国内国外，即在涉外活动中，做到友好归友好，保密归保密，处理好保密与友好的关系；党内党外有别，只需要党内知悉的事项绝不要扩大到党外，处理好保密工作与群众工作的关系；上级下级有别，做到决策者与执行者有别，领导者与被领导者有别，干部与群众有别，处理好保密与公开的关系。P205电报：有明码电报、明传电报、密传电报和密码电报四种。其中的密码电报是机要保密的关键和重点。P208第十章 秘书的素养专业知识包括：一方面作为所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，资料工作和信息科学知识，保密工作知识等。另一方面，秘书人员所在工作部门的专业知识。P214秘书的职业道德：忠于职守；严守机密；善于合作；恪守信用；文明礼貌；廉洁奉公。P217219个性心理：兴趣；意志；情绪；思维；记忆。P220222意志：是人确定目的、实现目的、支配和控制自己行动的心理活动。意志有自觉性、果断性、自制力和坚韧性等积极的品质；也有盲目性、顽固性、冲动性、脆弱性等消极的品质。P220思维：思维是人的认识过程，思维是把感觉、知觉加以抽象、概括、比较、分析、综合；或是利用概念进行判断、推理，即感性思维和理性思维。P221气质：是人的生理和心理特征。现代心理学家把气质解释为人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型的、稳定的心理特征。气质表现为人的感受（感觉能力的大小）、耐受性（感受的强化或消退）、敏捷性（言语、动作、记忆、思考、注意力转移的快慢）、可塑性（根据外界事物变化而改变自己适应性行为的程度）、兴奋性（情绪兴奋的强弱和情绪表现的强烈程度）、倾向性（情绪、盲语、动作等反应倾向与外或是倾向于内）。P222223气质部分地决定或构成了人的性格。胆汁质的人勇猛、果断、顽强，但最容易暴躁、粗心；多血质的人热情、开朗、活跃，但往往多变，缺乏毅力；粘液质的人温顺、随和、文雅，但往往胆小，犹豫不决；抑郁质的人冷静、细心、坚定，但固执，一旦爆发不可收拾。P223性格表现为：人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。P224性格表现为态度特征：如对社会、集体、他人的关心或冷漠，同情或自私、诚实或虚伪等；对劳动和工作的勤劳或懒惰，认真或马虎，细心或粗心等；对自己谦虚或骄傲，自信或自卑，大方或羞怯等。P224性格表现为意志特征：如对行为目标的目的性或冲动性，独立性或依附性，对行为方式的主动性或被动性，自制性或放纵性；在紧急或困难情况下勇敢或胆怯，果断或犹豫，镇定或惊慌等；在行为过程中坚定或动摇，始终如一或反复无常，善始善终还是虎头蛇尾等。P224新时期秘书人最要要具有这些性格：开朗；敏捷；稳健；坚毅；幽默；自制。P227228秘书班子的群体优化：群体的科学组合应遵从异质结合的原则，即由不同的专长、学历、能力、年龄、性格的人组合；群体优化的第二个条件是科学分工，密切合作。P227228第十二章 秘书职能环境职能环境：指职业个人在履行个人在履行社会职能时必须与之发生职能关系的相对稳定的职能对象。P229秘书的职能环境或者说职能作用对象：就是广义机关的领导集团或领导人、职能部门或部门负责人、执行具体任务的群众个体。概言之，即机关领导、职能部门与基层群众。P230 秘书职能主要体现在：环境信任度，指秘书职能活动对象对秘书人员的信赖程度。环境谐振度，指秘书人员在履行具体任务过程中，所得到的起职能活动对象的支持及配合程度。P231秘书怎样优化职能环境：树立明确的职能环境意识；提高素养是优化换进的关键。P2322233领导集团和领导人的基本状况，是秘书人员进行职能活动的直接与间接依据，亦构成秘书辅助活动的直接和间接制约因素。P236领导环境的优化：忠实体现领导意图；有效辅助领导活动；适度参谋领导政务；竭诚弥补领导缺失。P236240忠实体现领导意图：秘书职能活动要以领导意图为转移，其基点在于随时、正确地领会、掌握领导宏观和微观的工作意图，严格遵循、围绕领导意图，通过自己的调查研究、提供信息、参谋建议、撰拟公文、协调处事、接访交往等等职能活动，去辅助领导工作，去中肯地体现、贯彻领导意图。辅助领导活动，秘书人员需要的素质：强化“有效”意识，把高效益、高效率完成本职工作、辅助领导又好又快地开展活动，视作补课移易的职能目标与自觉追求，以此为责，以此为乐；强化“有效”本领，努力具备能够有效的完成本职任务的敏锐素养和迅捷作风，在秘书责任感驱动下，保证自己面对随时的职能任务，做到一学即明、一触即动、一行即果获得秘书特有的工作效应。P238239秘书参谋领导政务，必须适度，有所把握：全面理解秘书职能任务；参谋政务不等于参与决策。P239秘书具备更高的素养：要树立切实的领导观；要出以公心，尽职尽责弥补。P241要出以公心，尽职尽责弥补：有节、有度地弥补领导集团的缺失；竭诚、坦直地弥补领导人缺失。P241242基于秘书职能，秘书同部门之间的关系：辅助形态；协调形态。P244基于秘书职能，其同群众的职能关系：被动形态；主动形态。P247秘书处理人际关系应把握的原则：待人以度，即讲究原则和分寸；待人以诚，即讲究诚实和恳切；待人以信，即讲究信用和守诺；待人以厚，即讲究自律和宽厚。P249第十三章 工作能力智力：包括很多方面，如观察力、记忆力、想象力、注意力和思维力等。心理学划分为超常、正常、低常。P251智力和能力的区别和联系：区别在于智力属于认识活动范畴，能力属于实际活动范畴；智力表现为内在心理活动，能力表现为外化的操作活动；智力直接与知识相联，能力直接与实践相联。此外，智力的先天因素较多，能力的后天因素较多。智力和能力不仅存在着区别，也存在着联系。其联系表现在智力和能力在具体的实践活动中相互作用，相互促进；智力的发展是提高能力的基础，能力的高低是智力水平的体现。因此，智力的培养与能力的培养必须同步。P254255一个人能力分为：一般能力、职业能力、特殊能力。P252秘书工作能力的特点：后天性；专业性；通才性；可操作性。P252秘书工作能力的结构：表达能力；办事能力；管理能力；辅助沟通能力；应变能力；社交能力；操作能力。P255-260表达能力：是通过言语、文字和身势等形式沟通信息、相互交往、合作共事的本领。P255秘书表达能力的形式：口头表达能力；书面表达能力；身势表达能力。P255256口头表达形式分为：独白和对话。口头表达形式的主要特点就是具有双向性。P255身势表达能力：就是运用表情、动作、姿势、声音服饰和距离等肥语言手段，表达思想或情感的本领。起特点是：替代性、表露性、暗示性。总的来说，就其表达的准确性和明白性而言，身势表达不如口头鼻癌殴打，且受到时空限制。P256秘书的事物工作特点：繁琐