公文写作_现代公文写作之事务文书培训知识

第三章事务文书 第一节工作计划 计划的含义 特点和作用 一 计划的含义计划是企事业单位或个人对未来一定时期的生产 经营 工作 学习等 做出有预定具体目标的书面安排的一种文体 是为完成一定时期的任务而事前对目标 措施和步骤做出简要部署的事务文书 计划必须从实际出发 根据有关政策 自身条件和客观形势 发展动态 规定明确的目标 任务 提出具体要求和相应措施 并在规定的时间里认真执行 制订出好计划 就等于迈出了成功的第一步 第一节工作计划 二 计划的特点科学的预见性明确的目的性措施的可行性执行的约束性 第一节工作计划 三 计划的种类计划的种类很多 计划 只是个总称 名称叫法也不一 如 安排 意见 打算 方案 设想 规划 要点 等也是计划 预定在短期内要做的一些具体事情 一般用 安排 预计在远期内要做的事情 但对其中的指标或实施等项内容考虑得还不很周全的 一般用 打算 规划 所跨越的年代较长 内容范围较广 是一个地区 一个系统或一项工作全局性的战略部署 它是展示发展远景与长远目标粗线条的计划 要点 方案 意见 也属粗略线条的计划 但偏重于政策性 原则性的指导 设想 则是初步的 尚未成熟的计划 其特点是可变性较大 第一节工作计划 规划 是计划中最宏大的一种 时间长 一般都要在三五年以上 方案 是计划中最为繁复的一种 是从目的 要求 工作方式方法到工作步骤 对专项工作作出全面部署与安排的计划 安排 是计划中最为具体的一种 是对短期内工作进行具体布置的计划 设想 是计划中较为粗略的 要点 实际上就是计划的摘要 即经过整理 把主要内容摘出来的计划 一般以文件下发的计划都采用 要点 的形式 第一节工作计划 从内容上说 有工作计划 生产计划 学习计划 科研计划等 从范围上说 有国家计划 部门计划 单位计划 个人计划等 从性质上说 有综合性计划 专题性计划 从时间上说 有跨年度的多年计划 年度计划 季度计划 月份计划 有长期计划 中期计划 短期计划等等 从表达方式上说 有条文式计划 表格式计划和文表结合式计划 第一节工作计划 四 计划的作用凡事预则立 不预则废 1 使方针政策和上级工作部署得以更好地贯彻落实 2 避免盲目性 增强主动性 统一工作步调 提高工作效率 3 便于加强监督指导和检查考核工作 第一节工作计划 二 计划的写法这里主要介绍条文式计划 这类计划又被称为 公文式计划 一般由标题 前言 主体 结尾和落款组成 第一节工作计划 一 标题 一般有以下3种写法 1 完整式标题 一般包括 四要素 单位名称 执行时限 内容范围和计划种类 如 昆明市工商局 年财务计划要点 xx县2008 2010年乡镇企业发展规划 2 省略时限的标题 如 飞熊公司实行经营责任制计划 3 公文式计划 如 行政学院1995年下半年公务员培训计划 所拟计划如还需要讨论定稿或经上级批准 就应在标题的后面或下方用括号加注 草案 或 初稿 或 讨论稿 等字样 有的单位名称不冠在标题之中 而写在后面制订日期之前 有的不写执行期限 另外 用文件下达的计划 应有公文编号 个人计划的姓名 不能写在标题中 应在文后日期之前 第一节工作计划 二 正文 一般包括前言 主体和结尾3个部分 1 前言 主要是对基本情况的分析 或对计划的概括说明 依据什么方针 政策以及上级的什么指示精神 完成任务的主客观条件怎么样 制订这个计划要达到什么的 完成计划指标有什么意义 2 主体 即计划的三要素 目标 做什么 措施 怎么做 和步骤 分几步做完 计划三要素 繁简可以不同 但缺一不可 主体的表述方式常用的有综述式 条文式 表格式 交错式等几种 3 结尾 可以展望计划实现的情景给人以鼓舞 也可以提出总的希望或者号召 如果计划中有的内容在正文里不便表达 可作为 附件 附表 或 附图 附在计划后面 第一节工作计划 三 落款在正文的右下方署上制定计划的单位名称 在署名的下行写上日期 如标题中已经写明作者和日期的 此部分可省略 第一节工作计划 三 计划的写作要求1 从实际出发 统筹兼顾2 突出重点 主次分明3 目标明确 表述准确 第二节总结 一 总结的含义及作用 一 总结的含义总结是单位或个人对以往某个阶段或某方面的工作进行系统的回顾 检查 分析 评价 从理论上概括经验 教训 获得规律性的认识 以便指导今后工作的一种事务性文书 二 总结的作用1 总结经验教训 指导和推动下一步工作 2 为领导部门提供情况 作为改进工作 推广经验 制定政策的依据 3 沟通信息 交流经验 取长补短 第二节总结 二 总结的种类和特点 一 总结的种类从性质 时间 形式等角度可划分出不同类型的总结 按时间分 有年度总结 季度总结 月份总结等 按范围分 有单位总结 班组总结 科室总结 个人总结等 按内容分 有工作总结 生产总结 学习总结 科研总结等 从性质分主要有综合总结和专题总结两种 综合总结又称全面总结 它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查 进而总结经验与教训 专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结 尤以总结推广成功经验为多见 总结也有各种别称 如自查性质的评估及汇报 回顾 小结等都具总结的性质 第二节总结 二 总结的特点1 客观性2 理论性3 时效性 第二节总结 三 总结的写法总结的结构由标题 正文 落款三部分组成 1 标题公文式标题一般由单位名称 时限 内容 文种名称构成 例 局20 年度 工作总结 文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点 不出现总结字样 但对总结内容有提示作用 例某高校的专题总结 我们是如何实行教学与科研相结合的 双行式标题即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题 正标题揭示观点或概括内容 副标题点明单位 时限 性质和总结种类 例 知名教授上讲台教书育人放异彩 大学德育工作总结 第二节总结 2 正文前言 也叫开头 一般介绍工作背景 基本概况等 也可交待总结主旨并作出基本评价 开头力求简洁 开宗明义 主体应包括主要工作内容 成绩及评价 经验和体会 问题或教训等 这些内容是总结的核心部分 可按纵式或横式结构形式撰写 所谓纵式结构 即按主体内容纵向所做的工作 方法 成绩 经验 教训等逐层展开 所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分 标序加题 逐一写来 结尾作为总结的结束语可以归纳呼应主题 指出努力方向 提出改进意见或表示决心信心等语作结 要求简短精练 第二节总结 3 落款一般在正文右下方署名署时 如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结 应在标题下方居中署名 第二节总结 四 总结的写作要求1 要实事求是2 要找出规律3 要突出重点 第三节述职报告 一 述职报告的含义和作用 一 述职报告的含义述职报告是领导干部依据自己的职务要求 就一定时期内的任期目标 向选举或任命机构 上级领导机关 主管部门以及本单位的干部群众 汇报自己履行岗位责任情况的书面报告 是干部管理考核专用的一种文体 述职报告虽以 报告 为名 跟作为党政主要公文的 报告 却不是同类文体 内容 功能和作者身份都有很大不同 述职报告的内容包括任职期间所取得的工作成绩 不足和失误之处以及存在的主要问题 跟总结倒有不少相似之处 述职报告可分为年度述职报告 阶段述职报告 任期述职报告等类型 第三节述职报告 二 述职报告的作用随着我国干部人事制度改革的进一步深化和公务员制度的实行 作为民主考核干部程序中的一个重要环节 领导干部的述职越来越显出其重要的意义 述职报告作为述职的文本 其作用主要体现在以下几个方面 1 撰写述职报告是完善干部管理制度的一项重要措施2 述职报告是广大群众评议干部的依据3 撰写述职报告有利于干部的自我提高 第三节述职报告 二 述职报告的内容述职报告的内容 不同行业 不同层次的领导各不相同 但不论哪一行业 哪一个级别和层次的领导的述职报告 都应该具有以下几个方面的内容 一 岗位职责述职报告首先要简明扼要地介绍自己的基本情况 如所任职务 任职时间 然后要详细介绍自己的岗位职责范围 即自己分管的工作 任职期间的主要工作目标 之所以要详细介绍 是因为岗位职责是群众评议和干部考核部门衡量述职者是否称职的标准 同一层次甚至同一职位的领导者因为分工的不同其职责范围各不相同 但岗位职责是任何一个职位都具有的 第三节述职报告 二 指导思想这是每一位领导干部工作的不可缺少的前提条件 领导干部的工作有其目的性和原则性 那就是站在党的立场上 依据党和国家的政策法规去观察事物 分析问题 处理问题 开展工作 没有正确的指导思想 没有对党和国家的方针政策的深入领会 就不可能辨明工作中的是非曲直 看清事物的本质 找出存在的问题 采取正确的方法 从而很好地完成自己的本职工作 第三节述职报告 三 主要工作这是述职报告最主要的内容 要向组织向群众如实地汇报自己所做的主要工作 工作过程中所取得的成绩以及由此带来的经济和社会效益 工作中出现的失误以及由此造成的损失 都要一一汇报 具体说来 主要包括下面这些方面 第三节述职报告 自己主持开展了哪几项工作 结果如何 协助别人开展了哪几项工作 结果如何 自己所起的作用如何 在任职期间 党和国家有哪些方针政策出台 自己是如何贯彻执行的 效果如何 在任职期间 上级有哪些重要的指示 自己是如何落实的 效果如何 在工作实践中遇到了哪些新的情况和新的问题 自己是如何处理的 以上各点 都包括成功和失误两个方面 不能只说成绩 报喜不报忧 第三节述职报告 四 经验和教训对自身的工作实践 还要能够概括出一些规律性的认识 其中包括成功的经验有哪些 今后应该如何发扬 失败的教训有哪些 今后应该如何防止 这部分内容要有分析研究 集中概括 要提高到理论的高度来认识 对于教训 则应着重分析造成失误的主客观原因 明确自己应负什么样的责任 第三节述职报告 三 述职报告的写法 一 标题述职报告的标题有多种写法 可大致概括为单标题和双标题两种模式 1 单标题由职务 时间 文种构成标题 如 省教委办公室主任1999年度述职报告 由职务和文种构成标题 如 公司总经理述职报告 由时间和文种构成标题 如 1999 2000学年述职报告 只用文种名称作标题 如 我的述职报告 或 述职报告 第三节述职报告 2 双标题将内容的侧重点或主旨概括为一句话做标题 以年度和文种构成副标题 这就形成了双标题 如 全心全意为老干部服务 1999年度述职报告 努力抓好 菜篮子 和 米袋子 我的述职报告 第三节述职报告 二 前言述职报告的前言部分一般包括三个方面的内容 一是岗位职责 二是指导思想 三是概括评价 岗位职责包括自己从何时起担任何职 主要负责什么工作 指导思想是说明自己在什么样的思想原则 方针政策指引下进行工作的 概括评价是对自己工作的基本评价 三个方面的内容都要简略地写 一般一个自然段即可 需要说明的是 上述三个方面的内容在写作中可以灵活处理 除岗位职责必不可少外 其他两个方面的内容可以安排在后面的主体部分或者结尾部分中 第三节述职报告 三 主体主体是述职报告的核心部分 主要工作和经验教训都在这一部分中进行表达 大致有三种写法 一是工作项目归类法 即把自己所做的工作按性质加以分类 如生产方面 销售方面 后勤方面等等 一类作为一个层次依次进行阐述 自己主持做的工作和协助别人做的工作也要分开写 另外 对自己做出突出成绩的工作 有创造性开拓性进展的工作要重点写 即在反映一般成绩时突出重点 一般性的工作 日常事务性工作要简单一点 第三节述职报告 二是时间发展顺序式 即把任期内的时间按先后顺序分成几个阶段来写 这种形式在任期述职报告中经常采用 因为任期时间较长涉及面广 所做的工作和存在的问题较多 为了便于归纳总结 以展现工作的全貌 所以将一个时期的主要工作按时间分段 这样也便于在各个阶段中详细叙述所取得的成绩和经验 三是内容分类集中式 这种形式是最常用的 一般分为主要工作 成绩效益 经验教训 存在问题和对策等几部分 第三节述职报告 四 结尾和落款必要时 可以安排一个专门的结尾部分 可以对自己做一个基本的评价 也可以简要说明自己的一些体会或今后打算 这些内容如果前面已经说过 也可以不写结尾部分 最后一般要用模式化的结束语收束全文 常用的是 特此报告 专此述职 结尾之后 要签署姓名和日期 第三节述职报告 四 述职报告写作的注意事项 一 实事求是述职报告要务实 要既讲成绩又讲失误 既讲优点又讲不足 不能揽功诿过 对具有较大影响 能显示自己工作能力和水平的工作实绩 要写得深入透彻 对一般性工作 常规性工作可尽量少写或一笔带过 述职报告还要处理好主管与协管工作之间的关系 要注意把个人成绩和集体成绩分清 处理好个人与集体 个人与上级及同级之间的关系 述职报告重点应阐述主管工作的情况 公正 准确 既不拔高 也不贬低 更不能有失公允 力求反映工作的真实面貌 对于协管的工作 要讲清楚参与程度 发挥的作用 投入的精力时间 解决的困难等 第三节述职报告 二 突出特点不同的岗位 不同的层次 不同的行业的领导有不同的工作内容和方法 即使同一职务的领导也会因分工的不同有不同的工作重点 至于工作方法 就更是各具特色了 鉴于这种情况 述职者要突出自己工作的特点 显示自己的工作个性 尽量避免那种千部一腔 千人一面 没有特点没有个性的写法 第三节述职报告 三 抓住重点不论是按工作内容分类 还是按时间顺序叙述 述职报告都不要事无巨细 面面俱到 否则 很容易写成一篇平淡冗长的流水帐 要有意识地抓住核心问题 突出重要成绩 总结主要教训 凡重点部分 要写得详细 具体 充分 全面 次要部分 则可约略提及 一笔带过 四 虚实结合 虚 指理论观点 实 指具体工作情况 述职报告应该以叙事为主 论理为辅 用叙议结合的方式来表达 既不能像大事记或记流水帐那样就事论事 堆砌材料 也不能像理论文章一样 通篇理论阐述 缺乏事实根据 最好的方法是叙议结合 在事实的基础上加以概括总结 使理论与事实二者有机地结合起来 第三节述职报告 五 语言简练述职报告的语言要精练 要尽量写短一些 精粹一些 述职报告的撰写需要一定的综合概括和文字表达能力 切忌数字化和概论化 也不必过于追求文字的华美 要尽量少用形容词和诸如 大体上 差不多 之类模棱两可的话 对情况的交代 过程的叙述以说明问题为宜 切忌冗长空泛 拖泥带水 第四节调查报告 一 调查报告的含义与特点调查报告是对某项工作 某个事件 某个问题 经过深入细致的调查后 将调查中收集到的材料加以系统整理 分析研究 以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书 调查报告有以下几个特点 1 写实性 真实性 调查报告是在占有大量现实和历史资料的基础上 用叙述性的语言实事求是地反映某一客观事物 充分了解实情和全面掌握真实可靠的素材是写好调查报告的基础 2 针对性 调查报告一般有比较明确的意向 相关的调查取证都是针对和围绕某一综合性或是专题性问题展开的 所以 调查报告反映的问题集中而有深度 第四节调查报告 3 逻辑性 伦理性 调查报告离不开确凿的事实 但又不是材料的机械堆砌 而是对核实无误的数据和事实进行严密的逻辑论证 探明事物发展变化的原因 预测事物发展变化的趋势 提示本质性和规律性的东西 得出科学的结论 4 典型性 要有代表性 能够反映客观事物的全貌和本质 所揭示的问题是否具有普遍性 所运用的材料是否具有代表性 是调查报告成败的关键 一是调查对象典型 二是文章所运用的材料典型 第四节调查报告 二 调查报告的种类调查报告的种类主要有以下几种 1 反映情况的调查报告 是比较系统地反映本地区 本单位基本情况的一种调查报告 这种调查报告的目的是为了弄清情况 供决策者使用 2 总结典型经验的调查报告 是通过分析典型事例 总结工作中出现的新经验 从而指导和推动某方面工作的一种调查报告 3 揭露问题的调查报告 是针对某一方面的问题 进行专项调查 澄清事实真相 判明问题的原因和性质 确定造成的危害 并提出解决问题的途径和建议 为问题的最后处理提供依据 也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告 第四节调查报告 三 调查报告的写法调查报告一般由标题 署名和正文三部分组成 1 标题标题可以有两种写法 一种是规范化的标题格式 即 发文主题 加 文种 基本格式为 关于 的调查报告 关于 的调查报告 调查 等 第四节调查报告 另一种是自由式标题 包括陈述式 提问式和正副题结合使用三种 陈述式如 天津大学本科毕业生就业情况调查 提问式如 为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区 正副标题结合式 正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题 副题标明调查的对象 范围 问题 这实际上类似于 发文主题 加 文种 的规范格式 如 高校发展重在人才队伍建设 天津大学人才队伍建设实践思考 等 作为公文 最好用规范化的标题格式或自由式中正副题结合式标题 第四节调查报告 2 署名调查报告的署名就是写上作者的名单 单位名称 放在标题下一行居中位置 个人署名可以署于文尾右下方 也可署于标题之下右下方 第四节调查报告 3 正文正文一般分前言 主体 结尾三部分 1 前言 有几种写法 第一种是写明调查的起因或目的 时间和地点 对象或范围 经过与方法 以及人员组成等调查本身的情况 从中引出中心问题或基本结论来 第二种是写明调查对象的历史背景 大致发展经过 现实状况 主要成绩 突出问题等基本情况 进而提出中心问题或主要观点来 第三种是开门见山 直接概括出调查的结果 如肯定做法 指出问题 提示影响 说明中心内容等 前言起到画龙点睛的作用 要精练概括 直切主题 第四节调查报告 2 主体 这是调查报告最主要的部分 这部分详述调查研究的基本情况 做法 经验 以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识 观点和基本结论 3 结尾 结尾的写法也比较多 可以提出解决问题的方法 对策或下一步改进工作的建议 或总结全文的主要观点 进一步深化主题 或提出问题 引发人们的进一步思考 或展望前景 发出鼓舞和号召社会实践调查报告的写法 第四节调查报告 四 调查研究的方法1 开调查会2 个别访问3 问卷调查4 查阅文献5 网上调查 第四节调查报告 五 调查报告的写作程序一般来说 调查报告写作要经过以下五个程序 1 确定主题主题是调查报告的灵魂 对调查报告写作的成败具有决定性的意义 因此 确定主题要注意 报告的主题应与调查主题一致 要根据调查和分析的结果 重新确定主题 主题宜小 且宜集中 与标题协调一致 避免文题不符 第四节调查报告 2 取舍材料对经过统计分析与理论分析所得到的系统的完整的 调查资料 在组织调查报告时仍需精心选择 不可能也不必都写上报告 要注意取舍 如何选择材料呢 选取与主题有关的材料 去掉无关的 关系不大的 次要的 非本质的材料 使主题集中 鲜明 突出 注意材料点与面的结合 材料不仅要支持报告中某个观点 而且要相互支持 形成面上的 大气 3 在现有有用的材料中 要比较 鉴别 精选材料 选择最好的材料来支持作者的意见 使每一材料以一当十 第四节调查报告 4 布局和拟定提纲这是调查报告构思中的一个关键环节 布局就是指调查报告的表现形式 它反映在提纲上就是文章的 骨架 拟定提纲的过程实际上就是把调查材料进一步分类 构架的过程 构架的原则是 围绕主题 层层进逼 环环相扣 提纲或骨架的特点是它的内在的逻辑性 要求必须纲目分明 层次分明 调查报告的提纲有两种 一种是观点式提纲 即将调查者在调查研究中形成的观点按逻辑关系一一地列写出来 另一种是条目式提纲 即按层次意义表达上的章 节 目 逐一地一条条地写成提纲 也可以将这两种提纲结合起来制作提纲 第四节调查报告 5 起草报告这是调查报告写作的行文阶段 要根据已经确定的主题 选好的材料和写作提纲 有条不紊地行文 写作过程中 要从实际需要出发选用语言 灵活地划分段落 在行文时要注意 结构合理 标题 导语 正文 结尾 落款 报告文字规范 具有审美性与可读性 如 制定优惠政策 引进急需人才 运用竞争机制 盘活现有人才 文章段落的条目观点 通读易懂 注意对数字 图表 专业名词术语的使用 做到深入浅出 语言具有表现力 准确 鲜明 生动 朴实 第四节调查报告 6 修改报告报告起草好以后 要认真修改 主要是对报告的主题 材料 结构 语言文字和标点符号进行检查 加以增 删 改 调 在完成这些工作之后 才能定稿向上报送或发表 第五节简报 简报的含义 特点及种类 一 简报的含义简报 是情况的简要报道 是国家机关 社会团体及企事业单位内部用来反映情况 汇报工作 交流经验 沟通信息的一种内部文件 它是具有汇报性 交流性和指导性的简短 灵活 快捷的简报 又称 动态 简讯 要情 摘报 工作通讯 情况反映 情况交流 内部参考 等 也可以说 简报就是简要的调查报告 简要的情况报告 简要的工作报告 简要的消息报道等 它具有简 精 快 新 实 活和连续性等特点 第五节简报 常见的简报有三种 一是会议简报 主要反映会议交流 进展情况 二是情况简报 反映人们关注的问题 供机关领导参考 三是工作简报 报告重大问题的处理情况以及工作动态 经验或问题等 简报不是一种文章的体裁 因为一份简报 可能只登一篇文章 也可能登几篇文章 这些文章 可能是报告 专题经验总结 讲话 消息等 故此 把简报说成一种独立的文体 或只说是报告 是不妥当的 第五节简报 简报不是一种刊物 因为有些简报可装订成一本 像一般 刊物 更多的是只有一两张纸 几个版面 像一份报纸 更重要的是简报具有一般报纸的新闻特点 特别是要求有很强的时效性 而刊物的时效性则远不及报纸 故此 简报不是 刊 而是 报 说它是刊物 不如说是 小报 更恰切些 综观各种工作简报 会议简报 动态简报 再拿这些简报同一般的报纸 刊物相对照 可以得出这样的看法 简报不再单纯是下级向上级汇报工作的简要书面报告 不能看作是一种独立文体 也不是一种刊物 而是一种专业性强的简短的内部小报 第五节简报 二 简报的特点简报具有一般报纸新闻性的特点 这是共性 快 短 实 新 它又有本身的特点 主要是 1 内容专业性强 公开的报纸 一般是综合性的 内容广泛 各方面的新闻都有 政治经济文化 工农商各行各业 城市乡村 国内国外的新闻等 除了新闻 还有文艺作品 这样 它就能满足各阶层读者的需要 有宣传政策 沟通信息 传播知识和陶冶性情等多方面的作用 简报就有所不同 它一般由有关单位 部门主办 专业性十分明显 第五节简报 2 篇幅特别简短 虽然所有报纸篇幅都有限 文章都较简短 但比较起来 公开的大报 一般都有4版 有4万多字 地方小报 每期也有2万多字 简报姓 简 简 是它区别于其它报刊的最显著的特点 一期简报甚至只登一篇文章 几段信息 或一期几篇文章 总共一两千字 长的也不过三五千字 读者可以用很短的时间把它读完 适应现代快节奏工作的需要 简报的语言必须简明精炼 第五节简报 3 限于内部交流 一般报纸面向全社会 内容是公开的 没有保密价值 读者越多越好 正因为如此 它除了新闻性外 还要求有知识性和趣味性 简报则不同 它一般在编报机关管辖范围内各单位之间交流 不宜甚至不能公开传播 特别是涉外机关和专政机关主办的简报更是如此 有的简报 往往是专给某一级领导人看的 有一定的保密要求 不能任意扩大阅读范围 第五节简报 三 简报的种类简报的种类 按时间分 有定期的简报 不定期的简报 按性质分 有工作简报 生产简报 学习简报 会议简报 按内容 有综合反映情况的简报和反映特定情况的专题简报 第五节简报 1 日常工作简报又称业务简报 这是一种反映本地区 本系统 本部门日常工作或问题的经常性简报 它包含的内容较广 工作情况 成绩问题 经验教训 表扬批评 对上级某些政策或指示执行的步骤 措施都可以反映 它常以定期或不定期的形式出现 在一