公文写作_实用公文写作与处理培训课件

实用公文写作与处理 目录 一 公文的定义 特点 作用 分类二 公文的文体 格式三 公文的行文规范四 实用公文详解五 题型讲解 涵义 公文 公务文书 公务文件是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权 实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料 是 传达和贯彻党的路线 方针和国家政策发布行政法律和规章实施行政措施指示答复问题指导 布置和商洽工作报告情况 交流经验的重要工具 一 公文的定义 特点 作用 分类 一 公文的定义 特点 作用 分类 是特定的作者制定和发布的 具有法定的现行执行效用 具有规范的文体 结构和格式 需要履行法定的程序 文字必须庄重 朴实 准确 精炼 一 公文的定义 特点 作用 分类 特点 1 决策与领导作用 最主要的作用 2 强制执行和处理的作用3 依据和凭证作用4 公务联系与沟通作用5 宣传与教育作用 一 公文的定义 特点 作用 分类 作用 一 按照行文关系和行文方向可分为上行文 报告 请示平行文 函下行文 命令 决定 批复 通告 通知 通报二 按公文的来源划分收进公文 外发公文 内部公文三 按公文的职能划分法规性公文 指挥性公文 报请性公文 知照性公文 实录性公文 分类 一 公文的定义 特点 作用 分类 四 按公文内容的处理要求划分参阅性公文 阅件 承办性公文 办件 五 按公文的秘密等级划秘密公文 机密公文 绝密公文六 按照公文的紧急程度划分特急公文 急办公文 常规公文 一 公文的定义 特点 作用 分类 分类 企业公文文种的种类 决定 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 一 公文的定义 特点 作用 分类 二 公文的文体 格式 1 企业公文的文体及表达方式 兼用 说明 叙述 议论三种表达方式 2 企业公文格式的主要组成要素 1 发文机关标识 版头 红头 2 发文字号 3 签发人 主要用于请示 4 标题 5 主送机关 内发可省略 6 正文 7 附件 8 发文机关署名 9 成文日期 10 印章 11 主题词 12 抄送单位 13 印刷机关和印刷时间注 如果发文涉密 则有密级标识和文件编号 二 公文的文体 格式 3 企业公文格式规范 眉首 文头 在红色反线上方 发文机关标识 发文字号 签发人 二 公文的文体 格式 发文机关标识 XXX公司文件 发文字号 发文机关代字 年份 序号 签发人 签发人 姓名只有上行文才标注 请示应在附注处注明联系人姓名和电话 二 公文的文体 格式 3 企业公文格式规范 标题 位于红色反线空两行之下 标题三要素 发文机关 事由 关于 的 文种文章的标题除法规 规章名称可加书名号外一般不用标点符号 主送机关 全称或规范化简称 统称 注 公告 通告等属周知性的公文 无主送单位公文正文 首页必须显示正文 二 公文的文体 格式 3 企业公文格式规范 附件 附件是正文内容的组成部分与公文正文一样具有同等效力 成文日期 用中文日期格式标识公文生效标识 发文单位盖印章附注 用作上行文的公文需在此处标明联系人姓名 电话 二 公文的文体 格式 3 企业公文格式规范 主题词 除类别词外 最多不超过5个类别词2 抄送机关 抄送单位之间用逗号停顿结尾用句号3 印发机关和印发日期 二 公文的文体 格式 3 企业公文格式规范 三 公文行文规范 一 公文的行文关系1 隶属 上下级 关系 总公司 公司 销售部 销售科2 指导关系 总公司经营管理部 分公司销售部 3 平级关系 总公司经营管理部 总公司财务部4 不相隶属关系 财务部 服务部 二 公文的行文方式 根据发文机关划分 单独行文 联合行文根据受文对象划分 纵向行文 横向行文 三 公文行文规范 三 公文行文规则 1 依据隶属关系行文的规则 党 政分开行文2 上行文的规则 1 要单头主送 不要多头主送 2 要逐级行文 不要越级行文 3 要向机关行文 不要向领导者个人行文 4 请示的行文规则 一文一事不能一文数事 三 公文行文规范 3 下行文的规则 按照职权范围行文部门之间应当经过协商一致 方可就有关问题向下行文4 联合行文的规则 同级或准同级同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以 政府部门和相应的党组织和军队机关可以 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以 三 公文行文规则 三 公文行文规范 四 公文中运用数字的规范 汉字 成文时间 部分结构层次序数和词 词组 短语 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词的数字必须使用汉字阿拉伯数字 其余 三 公文行文规范 五 公文的语言规范 准确 庄重 简洁 严谨 平实 规范 准确 概念准确 避免歧义 措词得体 防止误用 把握分寸 褒贬得当 前后照应 杜绝矛盾 细心检查 排除错漏 如 1 没有能源的开发和交通运输业的发展 工业的发展是不可想象的 2 这些谬论在铁的事实面前是雄辩不了的 三 公文行文规范 庄重 公文语言必须文雅庄重 严肃认真 1 把握文体特点 把准文章语言基调 命令 决定 决议 庄重严肃 法规 讲求严谨 确切 利落 2 注意接受心理 上行文 尊重而不阿谀讨好 下行文 谦和但不失度 平行文 以诚以礼相待 多商量 不打官腔 互相尊重 五 公文的语言规范 三 公文行文规范 简洁 语言简洁明快 干净利落 言简意赅 如 可不可以 请马上批示意见 可否 请即批示在处理公务的记录里 在案收到了 知道了 收悉为了这个目的 为此 五 公文的语言规范 三 公文行文规范 严谨 不仅指具体语句的严谨还包括整篇文章的结构表达上的严谨 如 省有限公司 省公司平实 语言平直自然 通俗易懂 如 结合省公司四季度主题营销文件精神 针对鄂州四季度市场特点 规范 讲 普通话 不说 方言 使用规范的现代书面语言 正确使用标点符号 五 公文的语言规范 三 公文行文规范 四 实用公文详解 公文分类行政机关公文 命令 议案 决定 意见 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 事务性文书 计划 记录 总结 调查报告 1 定义 对重大事项or重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更or撤销下级机关不适当的决定事项的公文 2 适用范围 行政机关 企事业单位 人民团体 凡是有立法权 决策权的 均可使用 3 特点 决策性 体现领导机关的指挥意志处理意图 政治倾向 制约性 体现对决策内容的不可动摇性要求下级机关必须遵照执行 一 决定 四 实用公文详解 4 类型 安排性决定 着眼于工作部署 奖惩性决定 奖励决定 惩戒决定 变更性决定 变更事项 5 结构 标题 主送机关 正文 附件 落款 成文日期6 写法 标题 发文机关 事由 文种正文 发文缘由 写明发文意义 根据 背景 决定事项 定义中的2点结尾 提出要求 决定实施日期 一 决定 四 实用公文详解 二 通知 1 定义 用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理需要有关单位周知or执行的任免人员 用于批转 转发 传达 任免的下行公文 2 特点 使用范围最广使用频率最高时效性强 四 实用公文详解 二 通知 四 实用公文详解 3 常用类型 转发通知 讲上级机关和不相隶属机关发来的公文加转发语后转发给其他机关的通知 转发 原发文单位 事由 文种 如 转发省公司 关于进一步加强营收资金管理的通知 的通知传达通知 传达要求下级机关办理需要有关单位周知or执行的通知 分类 印发通知 作用在于 公布 事项通知 周知 只要求知道 无强制性执行 带有指示性 规定性 要求无条件遵守 会议通知 关于召开会议的通知 任免通知 任命 免除工作人员职务的通知 4 结构 标题 主送机关 正文 附件 落款 成文日期5 写法 标题 发文机关 事由 文种主送机关 3个时 直接写 3个时 用 隔开正文 发文缘由 开头 发布通知的意义 根据 结尾 现通知如下 通知事项 结尾 本通知自下发之日起施行 请 遵照 贯彻 参照 执行 或 特此通知 望认真执行 附件 批转通知 转发通知 印发通知均有附件 二 通知 四 实用公文详解 三 通报 1 定义 表彰先进 批评错误 传达重要精神or情况 2 特点 指导性 交流性 时效性 3 类型 表彰通报 表彰先进集体or先进个人批评通报 传达通报 4 结构 标题 主送机关 正文 附件 落款 成文日期正文 发文缘由 发文的意义 根据 机关对事件的态度通报事项 不是新闻报到 也不是文学作品 不要过多描写 分析 中肯 有说服力决定 表彰通报 批评通报有而传达通报没有要求 学习or引以为戒 提出指导意见 以指导全局工作 四 实用公文详解 通报有表彰先进 批评错误的功能VS决定的表彰与惩处功能 1 定义 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 2 特点 汇报性 陈述性 表达方式 叙述和说明 3 类型 汇报工作报告 内容 汇报例行工作 成绩经验 问题教训 今后打算汇报上级交办的事项的完成情况 进度分类 综合报告 多方面的专题报告 某一问题反映情况报告 报告特殊 重大 突发事件 多运用专题报告的形式 答复询问报告 被动行文 答复上级机关询问事项 4 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 四 报告 四 实用公文详解 5 写法 标题 发文机关 事由 文种主送机关 有隶属关系的上级领导机关or上级业务主管部门 如需要呈送其他机关 应采用抄送形式 正文 报告缘由 写明报告的意义 背景或根据 尾 现将有关情况报告如下 报告事项 汇报工作报告 反映情况报告 答复询问报告 结尾 今后工作的意见 对事件原因的总结 特此报告 请审阅 请指正 6 框架 1 情况 问题 建议 2 情况 原因 做法 四 实用公文详解 四 报告 1 定义 下级机关向上级机关请求指示 批准的公文 2 适用范围 遇到新问题 无执行依据 说明新问题 提出建议遇有困难 无力解决 说明具体困难 提出拟解决方案 财 物 人超越职权范围 无权解决 说明具体问题 提出办法意见分歧 难于工作 说明具体分歧 提出建议 3 特点 一事一文 只提出一个事项 解决一个问题 请批对应 请示 批复 一一对应 事前行文 不可先斩后奏 4 类型 求示性请示 要求对请示问题给与指示 态度 求批性请示 要求对请示问题给与批准 认可 手续 四 实用公文详解 五 请示 1 含义 不相隶属机关之间 商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项以不相隶属机关为主送机关的平行文 不相隶属机关 在行政组织系统上没有领导与被领导 在业务系统上 没有管辖与被管辖2 特点 使用的广泛性 应用于平行机关和不相隶属机关之间性质的多属性 有的具有 请示性质 可以 请求批准 事项批复性质 可以 答复审批 事项 通知 通报性质 可以告知事项 传达情况写法的灵活性 原因 篇幅短小 内容单一 语气请批函谦恭 批答函庄重 商洽函亲切 四 实用公文详解 六 函 3 类型商洽函 不相隶属机关间商洽工作的函 就问题进行沟通联络 讨论处理某事的意见 洽谈公务等 特点 无需答复 问答函 不相隶属机关间询问和答复问题的函 询问函 答复函是一一对应的 去函为问 复函为答 去函的目的明确 复函的回答具体 请批函 批答函 不相隶属机关间请求批准和答复审批的函 二者是一一对应 请批函 向有关部门请求批准的函批答函 向有关部门批复 回答事项的函4 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 四 实用公文详解 六 函 5 写法 标题 人事部关于人事调动的函 关于人事调动的复函 正文 发文缘由 去函 无论商洽函 询问函 请批函都要说明发函背景 根据和意义 说明具体事项 商谈事宜 通报信息 要求解决的问题等 复函 无论答复函 批答函都要有引语 引语的写法 你单位 来函标题 发文字号 收悉 回答相应的问题 如果无法回答 应加以解释 四 实用公文详解 六 函 5 写法 结尾 礼节性的尾语 商洽函 不知贵方意见如何 请函告 望大力协助 盼复 询问函 请速回复 盼复 请予复函 请批函 请审查批准 当否 请审批 答复函 批答函 特此函复 专此函告 6 函的格式 公函由首部 正文和尾部三部分组成 四 实用公文详解 六 函 1 定义 记载 传达会议情况和议定事项的公文 可上 报告会议精神可平 与不相隶属机关联系可下 指导工作会议纪要 总结性文件 会议