公文写作_公文写作与处理教材

公文写作与处理 课程安排 一 公文的定义 特点 作用 分类 二 公文的文体 格式 三 公文的行文规范 四 各类公文详解 对待公文须三 一曰 敬 敬畏恭敬 态度 二曰 兢 兢惕兢持 方法 三曰 精 精密精确 目标 公文 公务文书 公务文件是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权 实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料 党政机关公文概念 是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 行文主体 党政机关主要功能 实施领导 履行职能 处理公务文体特点 具有特定效力和规范体式基本性质 文书重要工具 广义的公文 通用公文 专用公文财经 外交 军事 司法等 狭义的公文 法定公文 党政机关公文 法定公文 事务文书 计划 总结 调查报告 简报等 公文的特点 是特定的作者制定和发布的 具有法定的现行执行效用 具有规范的文体 结构和格式 需要履行法定的程序 文字必须庄重 朴实 准确 精炼 公文的作用 1 决策与领导作用 最主要的作用 2 强制执行和处理的作用3 依据和凭证作用4 公务联系与沟通作用5 宣传与教育作用 公文的分类 一 按照行文关系和行文方向可分为上行文 报告 请示平行文 函下行文 命令 决定 批复 通告 通知 通报二 按公文的来源划分收进公文 外发公文 内部公文三 按公文的职能划分法规性公文 指挥性公文 报请性公文 知照性公文 实录性公文 四 按公文内容的处理要求划分参阅性公文 阅件 承办性公文 办件 五 按公文的秘密等级划秘密公文 机密公文 绝密公文六 按照公文的紧急程度划分特急公文 急办公文 常规公文 公文文种的种类 原 国家行政机关公文处理办法 13种 命令 令 议案 决定 意见 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要原 中国共产党机关公文处理条例 14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要自2012年7月1日起 中国共产党机关公文处理条例 及 国家行政机关公文处理办法 停止执行 2012年4月16日中共中央办公厅以中办发 2012 14号文印发 党政机关公文处理工作条例 以下简称 条例 规定公文种类一共十五种 分别是 决议决定命令 令 公报公告通告意见通知通报报告请示批复议案函纪要由于这15种公文是党和国家在公文管理法规中明确规定的 一般称为法定文种 公文用纸页边及版心尺寸 A4型纸天头 上白边 为 37mm 1mm订口 左白边 为 28mm 1mm版心尺寸为 156mm 225mm 公文格式的组成要素 1 份号 2 密级和保密期限 3 紧急程度 4 发文机关标志 5 发文字号 6 签发人 7 标题 8 主送机关 9 正文 10 附件 11 发文机关署名 12 成文日期 13 印章 14 附注 15 附件 16 抄送机关 17 印发机关和印刷日期 18 页码 公文格式的具体项目 眉首部分 文头 在红色反线上方 份号密级和保密期限 紧急程度发文机关标识发文字号签发人 份号 份号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 如需标识公文份号 用3号阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 6位 即 1 编为 000001 条例 规定 涉密公文应当标注份号 旧规 机密 以上 密级和保密期限 如需标识秘密等级 单独标识时两字之间空一字 和保密期限 一般用3号黑体字 顶格标识在版心左上角第2行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 保密期限中数字用阿拉伯数字标注 条例 规定 涉密公文应当根据涉密程度分别标注 秘密 机密 绝密 和保密期限 紧急程度 如需标识紧急程度 一般用3号黑体字 顶格标识在版心左上角 两字之间空1字 如需同时标注份号 密级与保密期限 紧急程度 按照份号 密级与保密期限 紧急程度的顺序自上而下分行排列 条例 规定 根据紧急程度 紧急公文应当标注 特急 加急 旧规为 急件 发文机关标志 由发文机关全称或规范化简称后面加 文件 二字组成 也可只标识发文机关全称或规范化简称 居中排布 推荐使用小标宋体字 用红色标识 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定 但最大不能等于或大于22mm 15mm 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 发文机关标识下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 上行文的发文字号居左空一字编排 与最后一个签发人姓名处在同一行 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 签发人 条例 规定 上行文应当标注签发人姓名 签发人编排在发文机关标志下空两行位置 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人 三字用3号仿宋体字 加全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 如有多个签发人 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右 自上而下均匀编排 一般每行排列两个姓名 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 000019机密 1年特急东海市人民政府文件东市府发 2012 11号签发人 张维力 公文格式的具体项目 主体部分标题主送机关正文附件说明发文机关署名 成文时间 印章附注 标题 位于红色反线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 标题排列应当使用体形或菱形 三要素 发文机关 事由 关于 的 文种文章的标题除法规 规章名称可加书名号外一般不用标点符号 主送机关 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记 标识方法同抄送 要求 使用全称或规范化简称 统称 公告 通告等周知性公文无主送机关 正文 主送机关名称下1行 每自然段左空2字 回行顶格 3号仿宋字 文中结构层次序数依次可用 一 一 1 1 标注 一般第一层用黑体字 第二层用楷体字 第三层和第四层用仿宋体字标注 注 数字 年份 用阿拉伯数码标识 不能回行 附件说明 公文如有附件 在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和附件名称 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注顺序号 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需回行时 应与上一行附件名称的首字对齐 成文日期 成文日期右空四字编排 使用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 旧规行政公文日期为汉字小写 成文日期是公文生效的时间 是公文的一项重要内容 成文日期以签发人签发时间为准 公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式 它包括发文机关印章或签署人姓名 公文生效标识有两种情况 一种是单一发文机关公文生效标识 另一种是联合行文的机关公文生效标识 公文生效标识之一 单一机关行文印章单一机关行文时 一般在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应上距正文 或附件说明 一行之内 公文生效标识之二 联合行文印章一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置 并将印章一一对应 端正 居中下压发文机关署名 最后一个印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交或相切 每排印章两端不得超出版心 首排印章顶端应上距正文 或附件说明 一行之内 不加盖印章的公文 单一机关行文时 在正文 或附件说明 下空一行右空二字编排发文机关署名 在发文机关署名下一行编排成文日期 首字比发文机关署名首字右移二字 如成文日期长于发文机关署名 应使成文日期右空二字编排 并相应增加发文机关署名右空字数 联合行文时 应先编排主办机关署名 其余发文机关署名依次向下编排 附注 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行 附注一般是对公文的发放范围 使用时需注意的事项加以说明 如 此件发至县团级 此件可见报 等 不是对公文的内容作出解释或注释 请示 用作上行文的意见 函需在此处标明联系人姓名 电话 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章 成文日期时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 附件 附件应另面编排 并在版记之前 与公文正文一起装订 附件 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行 附件标题居中编排在版心第三行 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致 附件格式要求同正文 如附件与正文不能一起装订 应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 公文格式的具体项目 文尾部分 版记 抄送机关印发机关和印发日期 抄送机关 如有抄送机关 一般用4号仿宋体字 在印发机关和印发日期之上一行 左右各空一字编排 抄送 二后加全角冒号和抄送机关名称 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的首字对齐 最后一个抄送机关后标句号 如需把主送机关移至版记 除将 抄送 二字改为 主送 外 编排方法同抄送机关 既有主送机关又有抄送机关时 应将主送机关置于抄送机关之上一行 之间不加分隔线 印发机关和印发日期 一般用4号仿宋体字 编排在末条分隔线之上 印发机关左空l字 印发日期右空1字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 后加 印发 二字 印发机关是指公文的印制主管部门 一般应是各机关的办公厅 室 或文秘部门 页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各放一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 公文的附件与公文一起装订时 页码应连续编排 公文行文规范 公文的行文关系1 隶属 上下级 关系 国务院 四川省人民政府 乐山市人民政府 市中区人民政府2 指导关系 人社部 市人社局 区人社局 3 平级关系 市人社局 市卫生局区交通局 镇政府4 不相隶属关系 某大学 区政府 公文行文规则 1 依据隶属关系行文的规则 党政分开行文2 上行文的规则 1 要单头主送 不要多头主送 2 要逐级行文 不要越级行文 3 要向机关行文 不要向领导者个人行文 4 请示的行文规则 一文一事不能一文数事 5 不得抄送下级机关 党委 政府的部门向上级机关主管部门请示 报告重大事项 应当经过本级党委 政府同意或者授权 属于部门职权范围内的事项应当直接上报上级主管部门 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 公文行文规则 3 下行文的规则 按照职权范围行文 部门之间应当经过协商一致 方可就有关问题向下行文 1 主送受理机关 根据需要抄送相关机关 重要行文应同时抄送发文机关的直接上级机关 2 党委 政府的办公厅 室 根据本级党委 政府授权 可向下级党委 政府行文 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委 政府提出指令性要求 需经政府审批的具体事项 经政府同意后可以由政府职能部门行文 文中须注明已经政府同意 公文的语言规范 准确 庄重 严谨 简洁 平实 规范准确 概念准确 避免歧义 措词得体 防止误用 把握分寸 褒贬得当 前后照应 杜绝矛盾 细心检查 排除错漏 如 1 没有能源的开发和交通运输业的发展 工业的发展是不可想象的 2 这些谬论在铁的事实面前是雄辩不了的 公文的语言规范 庄重 公文语言必须文雅庄重 严肃认真1 把握文体特点 把准文章语言基调 命令 决定 决议 庄重严肃 法规 讲求严谨 确切 利落 2 注意受文者心理 上行文 尊重而不阿谀讨好 下行文 谦和但不失度 平行文 以诚以礼相待 多商量 不打官腔 互相尊重 公文的语言规范 简洁 语言简洁明快 干净利落 言简意赅 如 可不可以 请马上批示意见 可否 请即批示记录在处理公务的记录里 记录在案收到了 知道了 收悉为了这个目的 为此 公文的语言规范 严谨 不仅指具体语句的严谨还包括整篇文章的结构表达上的严谨平实 语言平直自然 通俗易懂规范 讲 普通话 不说 方言 使用规范的现代书面语言正确使用标点符号 各类公文详解 党政机关公文 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要事务性文书 计划 记录 总结 调查报告 各类公文详解 一 命令定义 法定的领导机关or领导人对下级发布的一种具有强制性领导性指挥性的公文 范围 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 有权使用命令的机关全国人民代表大会的常务委员会 委员长国家主席国务院 国务院总理国务院各部委及其部长 主任地方各级人民政府及其行政首长各级人民代表大会 最常用的命令类型任免令 任免国家行政机关的负责人公布令 公布法律法规行政令 实施重大强制性措施嘉奖令 奖励有突出贡献的人员或集体 命令的结构 文头 标题 编号正文 结尾 发文人签名 发文日期 各类公文详解 二 议案定义 各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会or人民代表大会常务委员会提请审议事项 特点 制作主体的法定性 只有各级政府和少数法定机构才可提出议案内容的特定性 议案的内容必须在职权范围之内超出范围 不予接受会议期间提出 各级人代会 是重要事项 并且切实可行 才可能获得通过 类型立法性议案 国务院关于提请审议的议案 决策性议案 国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案 任免性议案 国务院关于提请王维刚同志职务任免的议案 建议性议案 以行政部门的身份向权力部门提出建议供人代会审议 采纳的议案 结构 标题 主送机关 正文 附件 签署 成文日期写法 标题 上海市人民政府关于提请审议国庆7天假期的议案 关于提请审议修改后国务院机构改革方案的议案 正文 案据 提出议案的根据方案 对提请审议的事项提出解决的方法结束语 请审议 各类公文详解 三 决定定义 对重大事项or重大行动做出安排奖惩有关单位及人员变更or撤销下级机关不适当的决定事项的公文适用范围 行政机关 企事业单位 人民团体 凡是有立法权 决策权的 均可使用 特点 决策性 体现领导机关的指挥意志处理意图政治倾向制约性 体现对决策内容的不可动摇性要求下级机关必须遵照执行 类型 安排性决定 着眼于工作部署 奖惩性决定 分类 奖励决定惩戒决定变更性决定 变更或撤销下级机关不适当的决定事项 结构 标题 主送机关 正文 附件 落款 成文日期写法 标题 发文机关 事由 文种正文 发文缘由 写明发文意义 根据 背景 决定事项 结尾 提出要求决定实施日期 各类公文详解 四 意见定义 对重要问题提出见解和处理办法的公文 只有 重要问题 才可以使用 意见 发文机关 上级机关 表明主张 做出计划阐明处理问题的办法和要求下级机关 提出工作见解和建议平行机关 提出与对方协商的参考性意见适用范围 行政机关 企事业单位 人民团体 特点针对性 对某个问题提出具体的处理办法 有鲜明的指向性 多问性 可多向行文 作为上行文 可报上级机关作为下行文 可发给下级机关作为平行文 可送平行机关和不相隶属机关多属性 作为上行文时 近似于请示作为下行文时 近似于批复作为平行文时 近似于函实施性 可操作性 作为上行文时 使上级了解情况 供决策时参考作为下行文时 使下级感到有法可依作为平行文时 使之感到理由充分 切实可行 类型建议性意见 采用上行文格式 若经上级机关批转 具有行政约束力 指导性意见 采用下行文格式 具有行政约束力 协商性意见 采用信函式格式 较 函 内容更具体 篇幅更长 主要针对具体问题提出见解和处理办法 写法 标题 发文机关 事由 文种正文 发文缘由 开头 发布意见的背景 根据 目的 意义等 上行 平行 充分说明依据 意义 获取支持和批准下行 充分说明依据 意义 便于执行 总起 特提出如下意见 意见事项 分条列项 条理清晰 通常采用大 小标题形式 结尾 上行文 请求批准下行文 具体执行的相关事宜平行文 帮助和支持 各类公文详解 五 通告定义 公布社会各个方面应当遵守or周知的事项的公文适用范围 行政机关 企事业单位 人民团体类型 制约性通告 带有强制性的行政措施以保证某一事项顺利执行or处理告知性通告 不具有行政约束力仅供人们知晓 写法 标题 发文机关 事由 文种编号 发布文号 行政公文 东海市人民政府关于进一步加强交通管理的通告 东政 2012 2号正文 发文缘由 通告事项 结尾 特此通告本通告自发布之日起施行本通告自2012年7月1日起施行落款 发文机关名称 各类公文详解 六 通知定义 用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理需要有关单位周知or执行的事项任免人员 特点 使用范围最广使用频率最高类别最多时效性强类型 批转通知 对下级机关报送的公文加批语后转发给其他下级机关的通知 国务院批转环保总局关于太湖水面漂浮物清理方案的通知 批转机关 原发文单位 事由 文种 转发通知 对上级机关和不相隶属机关发来的公文加转发语后转发给其他机关的通知 国务院办公厅转发财政部等部门关于推动我国动漫产业发展若干意见的通知 转发机关 原发文单位 事由 文种 传达通知 传达要求下级机关办理需要有关单位周知or执行的通知 又可分为 印发通知 作用在于 公布 事项通知 周知 只要求知道 无强制性执行 带有指示性 规定性 要求无条件遵守会议通知 关于召开会议的通知 任免通知 任命 免除工作人员职务的通知 按任免权限发布通知 结构 标题 主送机关 正文 附件 落款 成文日期 写法 标题 发文机关 事由 文种主送机关 正文 发文缘由 开头 发布通知的意义 根据总起 现通知如下 通知事项 结尾 本通知自下发之日起施行请 遵照 贯彻 参照 执行特此通知 望认真执行附件 批转通知 转发通知 印发通知均有附件 各类公文详解 七 通报定义 表彰先进 批评错误 传达重要精神or情况特点 指导性交流性时效性类型 表彰通报 表彰先进集体or先进个人批评通报 批评事故单位or犯错个人传达通报 传达重要精神or情况 结构 标题 主送机关 正文 附件 落款 成文日期正文 发文缘由 发文的意义 根据 机关对事件的态度通报事项 以叙述为主 尽量不要描写 原因分析 中肯 有说服力决定 表彰通报 批评通报传达通报无此项要求 学习or引以为戒 提出指导意见 以指导全局工作 各类公文详解 八 报告定义 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 特点 汇报性 陈述性 表达方式 叙述和说明 单向性 上级不必批复 事后性 往往成文于事后 类型 汇报工作报告 内容 汇报例行工作 成绩经验 问题教训 今后打算汇报上级交办的事项的完成情况 进度分类 综合报告 多方面的专题报告 某一问题反映情况报告 报告特殊 重大 突发事件 多运用专题报告的形式 答复询问报告 被动行文 答复上级机关询问事项 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期写法 标题 发文机关 事由 文种主送机关 有隶属关系的上级领导机关or上级业务主管部门 如需要呈送其他机关 应采用抄送形式 正文 发文缘由 写明报告的意义 背景或根据 总起 现将有关情况报告如下 报告事项 汇报工作报告 例行工作 成绩经验 问题教训 上级交办的事项的完成情况 进度 反映情况报告 事件的原因 经过 结果 性质和建议 答复询问报告 答题式的回复 问什么答什么 结尾 今后工作的意见 对事件原因的总结 特此报告 请审阅 请指正 各类公文详解 九 请示定义 下级机关向上级机关请求指示 批准的公文 适用范围 遇到新问题 无执行依据 说明新问题 提出建议遇有困难 无力解决 说明具体困难提出拟解决方案 财 物 人超越职权范围 无权解决 说明具体问题 提出办法意见分歧 难于工作 说明具体分歧 提出建议 特点 一事一文 只提出一个事项 解决一个问题请批对应 请示 批复 一一对应事前行文 不可先斩后奏 类型 求示性请示 要求对请示问题给予指示 态度 求批性请示 要求对请示问题给予批准 认可 手续 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 附注写法 标题 发文机关 事由 文种 标题中不能出现 申请 请求等字样 主送机关 有隶属关系的上级领导机关or上级业务主管部门 如需要呈送其他机关 应采用抄送形式 正文 发文缘由 请示的意义 根据or背景请示事项 可行性 可操作性明确 具体的陈述请示事项结尾 求示性请示 无需肯定性要求 妥否 求批性请示 提出肯定性要求 以上要求 如无不妥 请批准 附注 联系人姓名 电话 请示必备项 写作要求 主送一个机关 不可多头主送 防止相互推诿 不可直接呈送领导个人 不可抄送同级or下级机关 若单位属双重领导 可主送一个机关 抄送一个机关 逐级请示 不可越级行文 遇紧急情况 必须同时抄送被越过的上级机关 语气须温和谦恭 各类公文详解 十 批复定义 上级机关答复下级机关请示事项的公文 特点 被动性 先有请示 后有批复 被动制发 针对性 内容 只能针对请示内容 请示什么 批复什么只能针对请示机关 不能针对其他机关 其他机关只能 抄送 权威性 有行政约束力 受文机关必须执行 类型 指示性批复 对请示问题给与指示 态度 审批性批复 对请示问题给与批准 认可 手续 批复内容 同意 原则同意 不同意结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 写法 标题 发文机关 表态用语 请示机关 事由 文种发文机关 表态用语 事由 文种主送机关 原请示机关正文 引语 你单位 请示标题 发文字号 收悉批复请示的政策or理论依据 批复事项 指示性批复 无需批准具体事项 仅给与政策 认识上的解答审批性批复 明确给予答复 同意 同意的原因 如何做原则同意 同意的原因 指示性意见不同意 不同意的原因 进行解释疏通结尾 特此批复 各类公文详解 十一 函定义 不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项以不相隶属机关为主送机关的平行文 不相隶属机关 在行政组织系统上没有领导与被领导关系 在业务系统上 没有管辖与被管辖关系 特点 使用的广泛性 应用于平行机关和不相隶属机关之间性质的多属性 有的具有 请示性质 可以 请求批准 事项 有的具有批复性质 可以 答复审批 事项 有的具有通知 通报性质 可以告知事项 传达情况写法的灵活性 篇幅 短小 内容 单一 语气 请批函谦恭 批答函庄重 商洽函亲切 类型 商洽函 不相隶属机关间商洽工作的函 就问题进行沟通联络 讨论处理某事的意见 洽谈公务等 特点 无需答复 问答函 不相隶属机关间询问和答复问题的函 询问函 答复函是一一对应的 去函为问 复函为答 去函的目的明确 复函的回答具体 请批函 批答函 不相隶属机关间请求批准和答复审批的函 二者是一一对应 请批函 向有关部门请求批准的函批答函 向有关部门批复 回答事项的函 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期写法 标题 国务院办公厅关于同意成立奥林匹克运动会组委会的复函 人事部关于人事调动的函 关于人事调动的函 正文 发文缘由 去函 无论商洽函 询问函 请批函都要说明发函背景 根据和意义 复函 无论答复函 批答函 都要有引