办公文秘_秘书工作的内容

第四章秘书工作 案例 协助服务与秘书工作范围 毕业于名牌大学的苏云踌躇满志地踏上了外企秘书的工作岗位 今天是她上班的第一天 一路上苏云想象着她的工作 在电脑桌前熟练地进行电脑操作 用流利的英文为总经理书写函件 聚光灯下 从容地主持对外活动 她兴冲冲地赶到办公室报到 老外经理淡淡地看了她一眼 然后吩咐说 请苏小姐先把办公室收拾一下 苏云一愣 但立即按照经理的吩咐做了起来 将办公桌上东一堆西一堆的文件整理归位 将茶几上喝过的杯子 装满烟蒂的烟灰缸洗干净 然后对办公室的地面进行除尘 这一切做完以后 苏云对经理说 办公室收拾好了 请问经理 还有什么吩咐 苏云心想 这下该让我起草文件了吧 可是没想到 经理头也不抬地说 请帮我倒杯水 于是苏云泡了一杯热的茶水端了过去 对不起 我要的是白开水 经理挥了挥手说 苏云赶忙又去换了一杯热的白开水 对不起 苏小姐 我要的是冷水 经理有点不耐烦地说 她只好去换第三杯水 这才让经理满意 这以后 经理又吩咐她去做了很多的琐事 寄信 购买打印纸 煮咖啡等等 一整天就这样匆匆过去了 第一天的工作经历 让苏云很失落 苦读了四年大学 为了提高英语水平 熟练操作电脑 甚至本末倒置 白天上课懒洋洋 晚上拼命读夜校 为的就是能获得体面的外企秘书职业 没想竟然要像佣人那样为别人打扫卫生 端茶倒水 跑腿 这些不读书也能干的事为什么要让秘书来干 苏云的心里充满了困惑 问题 秘书人员究竟应做哪些工作 文件拟稿 会议安排 给客人送咖啡 购买办公文具 给上司的夫人买生日礼物 第一节秘书工作的内容 作业 必做题 查找一篇文献 女秘书工作 典型的一日 主人公苏珊为美国一家饮料公司地区分公司的行政助理 文献依时间顺序记录了她一天的具体工作 阅读后将苏珊一天的主要工作归纳出来 结合苏珊助理一天的表现 分析归纳苏珊的优秀之处 作为秘书 值得大家学习的地方 常言为 三办 办文 办会 办事 文书 事务 一般管理 年轻一代的高级管理人员大多如此 他们把秘书应做的工作理解得无边无际 英一管理咨询公司秘书吉尔 弗瑞依据 权威机关的规定及组织机构的岗位职责规定 现实状况 政府秘书长和办公厅主任任务 协助首长综合情况 研究政策 推行工作协助首长密切各方面的工作联系协助首长掌管机关内部统一战线工作协助首长掌管保密工作掌管机要工作主持日常行政事务 包括公文处理 会议组织 检查与督促政府决议的执行等事项 掌管机关事务工作 包括机关财务 生活管理 学习娱乐活动等事项 关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定 办公厅至少有这样一些任务 一是为领导提供情况 二是为领导决策以后参加贯彻实施 三是对党委决策前后出现的一些矛盾进行协调 还要做好文件把关 四是处理领导机关的一些日常事务 江泽民 一名经营钻石的公司总经理秘书的 工作职能 1 岗位名称 秘书2 直接上级 总经理3 本职工作 企业的办公程序及行政事务管理 4 主要职能 办公程序 1 文件的拟 收 发 存 归类 立档 2 召开会议 会议纪要 3 掌印 开具企业一切对外证明 加盖公章 需授权 4 检查 检查公司的一切程序是否得到执行 5 负责所有文件的打字 复印 6 制作总经理会议邀请信 并担当该会议接待员 7 保持办公室整洁 做好来宾的接待工作 8 传达总经理的各项工作指令 及时检查是否得到执行 迅速反馈信息 同时提出解决的意见 5 兼管职能 1 公司大事记 2 统计 为企业提供各项统计数字 3 司机管理 4 参加合同条款的讨论和签约 5 市场分析 市场调查 6 公司宣传 促销活动 P0P广告设计 制作 7 不管部 总则 程序化 科学化 规范 高效 细心 创造性 小事不过日 大事不过周 一 秘书工作内容 教材 政务性工作业务性工作事务性工作 政务性工作 日常事务性工作 目前我国政府机关与企事业单位的秘书常规工作大致有以下十多项 文书撰写与文字记录文书处理档案管理 文档管理 文书处理程序及分工示意图 以局机关为例 负责单位外收发内收发办文部门机关领导印厂或人员 各处 室 各处 室部门负责人打字室文书人员 承办人员 收收登分文进记送收启登分批办进封记送拟办归注承办卷办草拟审核签发缮印发发装登注盖复文出封记发印核 会务工作 办公室管理和机关日常事务管理 办公室环境管理 办公设备和用品的采购 保管与发放 印信管理 公车及会议室管理 电话处理 邮件处理 值班工作等 日程安排 工作日志例表 上司用 03年3月25日星期二 工作日志例表 秘书用 03年3月25日星期二 案例 岭南公司苏秘书第一次陪同年过半百的王经理去北方一大成市出差 住在一所比较偏僻的招待所里 王经理吩咐他去拍一份加急电报 苏秘书在招待所门口向过路人打听邮局地址后 换乘了两路公共汽车 来回花了4元钱 用了半天时间 才把电报发了出去 第二天早晨 他在陪领导散步时 无意中发现离招待所不远处就有一家邮局 十分后悔 此后 他便养成习惯 到外地出差 安排好往处 待领导休息后 第一件事就是熟悉周围环境 特别是交通 邮电等情况 他没有料到 在又一次出差途中 王经理由于旅途劳累 患了重感冒 夜半三更找车 找医院 问医生 忙得他恨不得长出三头六臂来 以后出差 他多了个心眼 打听医院 医生情况 一次 他陪同王经理出差 王经理去参加一个会议 他一人呆在屋里闲得无聊 便趁机上街办点私事 准备午饭前赶回来 不料路上交通堵塞 直到下午两点钟才赶回住地 王经理在开会中间出来 要找他办一件急事 怎么也找不到 急得团团转 为此严厉地批评了他 以后苏秘书随领导出差时 又注意离开领导时事先打招呼 或写留言条 或打电话请假 以免领导不知去向 心中着急 在实践中 苏秘书不断总结经验 完善自己的服务 苏秘书认为 随从领导出差 特别是上了年纪的领导人 身体有病的领导人出差 更应细心照顾 不能掉以轻心 要积极主动 认真负责 从领导出差的使命 准备资料到领导的饮食起居和乘车 方方面面 秘书都应周密考虑 细心关照 不能有半点马虎大意 有一次 他随一位年过7旬的老领导去北京开会 预订返程软席时 由于交代不细致 结果买到的是两张上铺票 让老领导爬上爬下 虽然领导没说半句怨言 但他心时十分难受 出差服务 安排落实领导活动包括 出差日程管理 与相关单位联系和协调 安排交通工具 住宿地点 出差费用报销 随从工作等 接待工作 案例 琳达是某公司财务总监的秘书 每年到二月底 她就发现上司特别忙碌 经常把财务部门的几个经理频繁地找来 通宵达旦的研究问题 而在平常很难出现这种情况 刚给财务总监当秘书时 琳达并不知道这是为什么 只是觉得有些特别 所以 她不知道自己要主动做些什么 从去年起她才开始知道 作为一家上市公司 公司每年三月底之前要向社会公开财务决算报告 由于对外发布公司报告会影响公司股票价格 事关重大 所以上司要与那几个经理密切磋商 由于了解了这一点 今年琳达不需要上司交代 过完元旦就将做决算报告所需要的相关数据都准备好了 信息资料工作 信息的收集 整理 加工利用 传递 存贮 反馈 案例 淘金单位网站管理调查研究案例 疏通 瓶颈 参谋咨询案例 列席代表的一票否决 督查工作协调工作领导间 上下级间 部门间 单位间等关系的协调 项目 工作计划的协调 公文 会议的协调 信访工作 处理人民来信 来电 接待人民群众来访的工作 保密工作保密工作是为达到保密目的所采取的必要手段与措施 重点环节 文件保密 会议保密 通讯保密 涉外保密 宣传报道保密 计算机保密等 其他 照顾上司 辅导新秘书 公关工作 谈判工作 临时交办事项 突发事件处理等 注意 秘书工作内容是随着社会的发展而变化的 从偏重办文办事转变为既办文办事 又出谋献策 从收发传递信息转变为综合处理信息 从单凭老经验办事转变为实行科学化管理 从被动服务转变为力争主动服务 第三次全国秘书长 办公厅主任座谈会 65 的执行人员预见 秘书职称将在2005前加入 协调者 字眼以反映秘书这方面的工作 来自美国一项调查 秘书工作 外延的模糊性 第二节秘书工作的性质 特点及作用 一 秘书工作的性质 辅助性秘书工作围绕领导工作展开 为领导活动提供直接或间接的服务 秘书工作要服从于领导工作 领导工作处于主导地位 秘书工作处于从属地位 秘书工作行为的发生多具有被动性 遵命而作 受制于领导的意图和指示的精神 思考题 在一个组织机构整个管理体制中 领导工作为何需要秘书工作来加以辅助 精力不够 智虑有失 知识有限等 综合性 上管天文地理 下管鸡毛蒜皮 大事要抓 小事要管 领导工作的综合性决定了秘书工作的综合性 秘书部门通过综合性的统筹协调工作 可以加强各职能部门之间的有效联系 发挥最优的行政效益 机密性秘书工作部门往往都是一个单位机密信息的集散处 秘书部门很多工作都会涉及到单位的机密与领导的隐私 文件保密电子计算机保密会议保密通讯保密涉外保密宣传报道的保密科技保密 事务性 务虚 与 务实 工作目标同一 但职权任务有差异 只有搞好事务工作 才能使领导从事务中摆脱 更高效地进行领导 二 秘书工作的特点 秘书工作自身所面临的矛盾 一 被动性与主动性的统一 辅助地位决定工作中的被动性 要我做什么 我就做什么 受制于领导的意图与指示工作具有不可预测性 国内的女秘书大都年轻漂亮 个性较强又任性 多数未经过培训 欠专业化 被动性工作 责任心较差 工作起来像个闹钟 拧一下 转一下 某跨国公司驻华某企业的总经理 从偏重办文办事转变为既办文办事 又出谋献策 从收发传递信息转变为综合处理信息 从单凭老经验办事转变为实行科学化管理 从被动服务转变为力争主动服务 第三次全国秘书长 办公厅主任座谈会 我还能做什么 工作性质的辅助性 工作要求的主动性被动中寻求主动 做到被动与主动的矛盾统一 案例 优质服务与工作差距大学同窗王芳和李兰同时应聘在某农产品超市当办公室文员 不久 李兰受到总经理的青睐 一再被提升 可工作起来同样肯吃苦的王芳却一直在做着文员 终于一天王芳忍无可忍 向总经理提出辞呈 并痛斥总经理用人不公 总经理听完后说 年轻人 别忙着辞职 先帮我到今天的集市上看看 有什么可卖的 王芳从集市回来说 只有一个农民拉一车土豆在卖 一车大约有多少袋 多少斤 总经理问 王芳又跑回去 回来说有10袋 价格是多少 总经理又问 王芳欲再次跑回集市 总经理望着气喘吁吁的她说 请息会儿吧 你可以看看李兰是怎么做的 说完 叫来李兰对她说 请你马上到集市上去看看 今天有什么可卖的 李兰很快从集市上回来了 汇报说到现在为止 只有一个农民在卖土豆 有10袋 价格适中 质量很好 她带回几个让总经理看看 这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市 据李兰看价格还公道 这种价格的西红柿总经理可能会要 所以 她不仅带回了几个西红柿做样品 还把那个农民也带来了 他现在正在外面等着回话呢 面对着一切 王芳忽然明白了 李兰比她多想了几步 于是她在工作上总会取得成功 问题 如何做到被动与主动的统一 案例 我还能做什么 孙岩从学校秘书专业毕业后 一步就迈进了某省大烟草公司当了总经理的秘书 专业对口 薪水又高 让她的同学很眼馋 但她的每一天却是在郁闷中度过的 因为没有人拿她太当回事 总经理认为孙岩能把收文件 发文件 打字 复印 接打电话 端茶倒水这些琐事做好就已经不易了 在年轻的经理们眼里 她只不过是专门干杂事的小职员 所以只拿一些杂七杂八的事情让她做 同事们也只把她当作一个活蹦乱跳的小丫头 常常叫她学学舌儿 跑跑腿儿 她内心的苦没有人知道 每天早晨上班还得逼迫自己装得像个早晨的太阳 光辉灿烂 英姿勃发 近日 公司要举办10周年庆典 规模很大 还要邀请本市领导和商业企业界名流 这个信息她是从领导们闲聊中听来的 孙岩亢奋得一夜没睡 她在勾勒烟草公司10周年庆典的会议策划方案 在学校时 这种策划方案曾经作为秘书专业实训专题和创业大赛项目 她曾经经历过 当公司准备筹划庆典并已经列入议事日程时 总经理提议该 策划方案 要向全公司员工征集 当然 孙岩那已有准备的 庆典策划方案 获得票数第一 对于现代秘书来说 要我做什么 我就做什么 是远远不够的 还需要知道 我还能做什么 案例 好心做坏事 陈丽在公司当了三年的前台秘书 她一向干事勤快 礼貌周到 与同事相处融洽 公司考评时 对她的总体评价不错 正巧 销售部刘经理秘书因事辞职 公司人事部就安排陈丽去给刘经理当秘书 上任第一天 陈丽早早到达办公室 做好上班前的准备工作 想给刘经理留个好印象 她先收拾刘经理的办公室 发现办公桌很乱 堆了一桌了的文件 陈丽就把文件 资料整理好摞整齐 最后看到桌上有两张皱巴巴的纸 正反面被写得乱七八糟 有数字 有箭头 有图形 心想这应该是没用的废纸 就把纸扔到了废纸篓 然后将废纸篓里垃圾倒在公司的垃圾通道里 清理完刘经理的办公室后 她回到自己的办公室 整理完毕后 就打开秘书工作日志 查看今天的工作安排 这时 刘经理到了 陈丽赶紧站起向刘经理打招呼 刘经理向她点关示意后走进自己的办公室 过一会 刘经理出来问她 陈秘书 你整理我的办公室了吗 陈丽说 是啊 心想 刘经理是不是看到他的办公室那么整洁 专门过来表扬她的吧 正美着呢 又听刘经理问她 那你把我桌上那两张纸放在哪儿了 我到处找也没找着 陈丽说 扔了 我看那是两张没用的废纸 就帮您把它跟其它垃圾一起扔到垃圾通道了 刘经理一听 火冒三丈 厉声说 废纸 那是我花了两天时间绞尽脑汁想出来的销售方案的草稿 谁允许你乱扔我的东西的 谁允许的 难道你是第一天出来做秘书吗 说完 怒气冲冲地走了出去 陈丽目瞪口呆 沮丧极了 案例 把握分寸 糟了 糟了 王总放下电话 就叫了起来 那家便宜的东西 根本不合规格 还是原来林老板的好 他狠狠地捶了一下桌子 可是 我怎么那么糊涂 写信把他臭骂一顿 还骂他是骗子 这下麻烦了 是啊 秘书张小姐转身站起来 我那时候不是说了吗 要您先冷静 冷静 再写信 您不听啊 都怪我在所气头上 想这小子过去一定骗我 要不然别人怎么那样便宜 王总来回踱着步子 指了指电话 把电话告诉我 我亲自打过去道歉 秘书一笑 走到王总桌前 不用了 告诉您 那封信我根本没寄 没寄 对 张小姐笑吟吟地说 嗯 王总坐了下来 如释重负 停了半响 又突然抬头 可是我当时不是叫你立刻发出吗 是啊 但我猜到您会后悔 所以压下了 张小姐转过身 歪着头笑笑 压了三个礼拜 对 您没想到吧 我是没想到 王总低下头去 翻记事本 可是 我叫你发 你怎么能压 那么最近发南美的那几封信 你也压了 我没压 张小姐脸上更亮丽了 我知道什么该发 什么不该发 你做主 还是我做主 没有想到王总居然霍地站起来 沉声问 张小姐呆住了 眼眶一下湿了 说到 我 我做错了吗 你做错了 王总斩钉截铁地说 张小姐被记了一个小过 是偷偷记的 公司里没人知道 但是好心没报 一肚子委屈的张小姐 再也不愿意伺侯这位 是非不分 的主管 她跑到副总的办公室诉苦 希望调到副总的部门 不急 不急 副总笑笑 我会处理 两天后 果然做了处理 张小姐接取一份解雇通知书 小林的上司是公司负责营销的副总 公司员工上千 销售额十几亿 可他连个日程表也不让小林做 有一次 公司董事长问小林她的上司这几天日程表是怎么安排的 小林只她回答 我问一下副总后再告诉你 董事长以为小林是对自己保密 马上在电话里破口大骂 气得小林眼泪汪汪 四 小范是大华房地产公司的秘书 已经工作多年 并且工作一向勤勤恳恳 兢兢业业 经理是个依赖型的人 她能把需要为领导安排的事情做得井井有条 细致入微 一些文件 报告经过她的认真处理之后减轻了领导的压力 领导感觉非常轻松 所以对她也特别满意 今年公司新换了一个王经理 听说比较挑剔 所以同事们都认为小范经验丰富将与王经理有关的工作都推给了她 某日 将要被公司收购的泰利地产公司送来了一份公司经营报告 小范接手之后 发现报告写的不成章法 破绽百出 于是进行了一定的润饰 然后交给了王经理 出乎她意料之外的是 王经理先是问了她一句 这份报告是泰利公司的原稿吗 看她摇头之后又说到 请报告负责人明天口头汇报吧 虽然王经理没有多说什么 但是从他不快的表情上小范知道自己做了一件很幼稚的事情 她用自己原来的思维方式处理了这件事情 却犯了一个很大的错误 她立刻微笑着对王经理说 很抱歉 王经理 我修改了原稿 不过我的电脑里有原稿底样 我可以立刻打印好给您 刚才我自作主张 是我的失误 当她把原稿放到王经理面前的时候 也看见了王经理的脸色由阴转晴 心里才稍微放心 问题 以上案例 给你怎样的启示 作为如何做到被动与主动的统一 关键 越位问题 人们把说话办事 处理问题超出其身份 职权的现象称为越位 也称越权 主要包括决策越位 工作越位 答复问题越位 礼仪越位等 有领导和下属两方面的原因 问题 如何做到被动与主动的统一 常规性工作 形成规范 明确程序 不必吩咐即应按惯例主动做好 将一些工作制度化 规范化 在充分了解领导 了解领导工作需要的基础上 能有效预测 主动提供一些超前服务 想领导之所想 急领导之所急 强烈的责任心 主动工作的精神 积极去发现问题 有效拾遗补缺 做事灵活 注意分寸把握 注意主动性的 度 既不越权 也不失职 被动与主动的矛盾统一 被动中寻求主动 究竟如何才可以既发挥自动自觉的精神 又能恰到好处 并不过分替上司办妥不劳他嘱咐的事呢 真是一种秘书的学问 方法因人因事 因情因景而异 但万变不离其宗 倒有几项法则可循 一就是可以主动做妥公事 但一定要在办理之前留意后果 如果后果是办错了 会牵连甚广的话 就不要在老板未有明确指示之前动手去干 因为错误补救不过来时为害更大 二是审视工作性质是否处于秘书职责范围 梁凤仪 以下几种行为是典型的超越秘书职责范围的行为 秘书在工作中必须加以注意 1 未授权 在各部门送上来的报告上签字盖章 2 私自代表上司与客人洽谈业务3 随便接待或回绝没有预约的客人4 询问会议内容5 随意决定上司的工作日程 案例 把关 思考题 为什么我国传统对秘书的要求是 领导叫干啥就干啥 领导不叫干啥就不干啥 其深层次的原因是什么 秘书工作历来是 被动的 所谓 领导叫干啥就干啥 不叫干啥别干啥 很多老秘书的经验教训就是 谨慎小心 别捅娄子 不求有功 但求无过 辛辛苦苦几十年 混个不大不小的前程 但是 几乎所有发达国家的领导人 成功的企业家都要求自己的秘书要有主动精神和主动工作的能力 1997年1月28日 新民晚报 载 松下公司总经理曾经对秘书们这样灌输他们的分类标准 最好的员工是任何事情首先自己积极去做 又能将事情做成功的人 其次是积极去做 但失败的人 第三是消极等待上级指令 但能完成任务者 最差的是消极等待命令却又不能完成任务的人 这位总经理感叹 在中国有时往往是第三种人被认为是最好的 许多员工缺乏创造精神 被动等待上级指示 为适应竞争 公司总是把创造性的强弱列为员工 特别是管理人员的重要素质之一 注意 工作环境与秘书工作的主动性的充分发挥的关系 案例 上锁 方国雄 秘书工作案例分析 在要害部门工作难 首先就难在嘴巴上 我这个人头脑简单 还把心直口快当着自己的性格优点 嘴巴上说的就是心里想的 而且是想到什么说什么 从不让它憋在闷在心里头 到厂办工作不到两周 办公室主任老方就把我找到一边说 小李呀小李 你嘴巴要上锁 上锁 上锁后用啥吃东西 就是说 要管住自己的嘴巴 不该说的不说 不该问的不问 要注意保密 老方耐心地说 我说错了什么吗 我又问 错倒没大错 要注意 大错就不得了 小错也要尽量少犯 比如有人问你厂领导在开什么会 你说在研究调资方案 结果方案还没有出台 说情的 拉关系的 问消息的无孔不入 弄得领导日夜不安 我这才捂着嘴 知道那天随口回答哥们的问话闹出了麻烦 看来当个秘书官不上品 还真不简单哩 我只有按老方说的 嘴巴上锁了 于是 每当别人问话 我总是一问三不知 没几天 人们就议论起来 说什么 小李进机关就摆架子了 什么 小李还没当上官就打起了官腔 老方又找到我 要我注意影响 不要脱离群众 这就难了 我说 不是您让我嘴巴上锁注意保密的吗 上锁也不是永远不打开呀 老方笑着说 你家里不也是有人就开门无人就上锁的吗 该保密的就要保密 不该保密的就不能保密 更不能把自己群众隔离起来 你说得容易 做起来就难了 二 机要性与群众性的统一 辩证地处理好两者的关系 既保持警惕性 保守机密 又不能以强调机要性拒群众于千里之外 脱离群众 甚至于与群众格格不入 如何统一 怎么难法 老方笑着说 不难我们试试 我一时兴起 想考考这位上司兼长辈 怎么试法 老方问 我问您答 我说 好 那你就问吧 他拉我坐下 方叔 昨天厂办公会讨论的什么 我装出亲热的口吻问 大概是讨论厂里的改革措施吧 他说 听说是关于医疗费改革问题 讨论的内容很多 具体情况我记不大清楚 您是办公室主任 不是参加了办公会吗 怎么记不清楚呢 我逼进一层问 这种政策性的大事儿 只能以红头文件为准 公布了才生效 在公布之前 只怕参加会议的人也难说准 先说出来也有点不妥 你说对吧 不知怎么的 我竟顺作老方的思路 说了个 对 字 老方指着我的鼻尖 哈哈笑起来 我也跟着笑了 案例 激将法 时逢东北风华矿业集团公司中层干部换届 公司党委正紧锣密鼓地开会 秘书罗凡又是做会议记录 又是拟写文件 近几天总是夜以继日地忙碌着 科技处的韦副处长近日经常光顾秘书处 但又没什么具体的事要办 一日 韦副处长刚进门就听到这样一句话 呦 韦副处长今儿个又想侦察点啥呀 这话刚出口 韦副处长好象受到了什么刺激 忙解释说 噢 噢 想借报纸看看 文员小张说 你们处订报纸跟我们处一样啊 报纸是我订的 我还不知道 罗凡说 咱们比他们多两份呢 下面几天中 韦副处长很少来秘书处了 即使来了 也是办完事就离开 案例 守口如瓶 方国雄 秘书工作案例分析 案例 号脉与开方 方国雄 秘书工作案例分析 嘴勤 手勤 腿勤 脑勤 三 事务性与思想性的统一 秘书部门既要参与政务 又要管理事务 前者具有很强的思想性与政策性 后者具有很强的事务性 嘴勤 手勤 腿勤 脑勤 案例 穿山甲与狐狸 谭一平 一个外企女秘书的日记 如果一个秘书像只穿山甲一样 一天到晚只知道干活 既不动脑子去想问题 也不会想问题 没有一点灵气 领导肯定不怎么会喜欢 这种秘书即使不被炒鱿鱼 也永远只能给同事充当办公室里的 菲佣 相反 一个秘书像只狐狸 不踏踏实实干活 一天到晚尽打别人的主意 脑子里只是想着如何把秘书当作跳板 两只眼睛整天盯着公司的其他肥缺 这种秘书虽然聪明乖巧 但老板也不一定欣赏 秘书工作的关键是进退有度 事务性与思想性并重秘书人员要有自己的思考和独特的见解 不能一味地被事务性工作牵着鼻子走 没有独立的见解 使自己成为庸庸碌碌的事务主义者 强调秘书工作的思想性 并不是说秘书人员不需要做那些繁杂琐碎的事务 一个真正优秀的秘书 既要像穿山甲 立足现实 有埋头苦干的精神 又要像狐狸 胸怀全局 有勤于思考的习惯 只有这样 秘书才有可能成为优秀的职业秘书 谭一平 一个外企女秘书的日记 四 综合性与专业性的统一 杂家 与 专家 的结合 五 经常性与突击性的统一 案例分析 一 小王是天津某软件公司总裁秘书 这天 总裁正召集会议 公司财务部许总给小王打来电话 你好 小王 我是许杰 许总 你好 大老板 指总裁 明天有空吗 北京星河证券公司罗总来访 一起吃顿饭 老板正在开会 等散会后问问他的意思 回头再打电话给你 你看可以吗 好的 谢谢 对方挂断电话 散会后 小王马上把财务部许总的意思告诉总裁 总裁想了一会儿 问小王 你看我有必要见这个罗总吗 小王没想到总裁会这样问自己 一时不知道怎样回答为好 她看到总裁眼睛里露出些许失望的神色 二 小郑是北京海众公司总经理秘书 这天下午 区石化公司的余总打电话来打洪总 小郑知道 洪总与余总是研究生班同学 关系很好 不巧 当时洪总正在区里汇报工作 见小郑一时联系不上洪总 余总就说 昨晚他们导师的夫人突然去世 他想约洪总明天一早去看望导师 他对小郑说 他们老板回来后 你赶紧告诉他 让他给我回个话 因为关系好 所以余总说话也比较随便 另外 看导师的时候 多少要送点钱表示一下心意 我俩最好送得一样多 你问问他送多少合适 回头告诉我 下班前洪总回到办公室 小郑马上将余总来电的意思告诉洪总 你说送多少钱比较合适 明天还要不要带什么别的东西去 不知是这突如其来的噩耗让洪总不知所措 还是洪总对这一方面的人情世故的确不太熟悉 他反过来问小郑 小郑没有想过这此问题 所以只好摇头 当然 她也看到洪总眼里微微的不悦 问题 上述案例中两位上司为什么会感到失望和不悦 你认为上述两个案例中的秘书是否失职 如果你作为秘书 现在处在小王和小郑的位置上 你怎样才可以做得比她们更好呢 三 小林的上司是公司负责营销的副总 公司员工上千 销售额十几亿 可他连个日程表也不让小林做 有一次 公司董事长问小林她的上司这几天日程表是怎么安排的 小林只她回答 我问一下副总后再告诉你 董事长以为小林是对自己保密 马上在电话里破口大骂 气得小林眼泪汪汪 四 小范是大华房地产公司的秘书 已经工作多年 并且工作一向勤勤恳恳 兢兢业业 经理是个依赖型的人 她能把需要为领导安排的事情做得井井有条 细致入微 一些文件 报告经过她的认真处理之后减轻了领导的压力 领导感觉非常轻松 所以对她也特别满意 今年公司新换了一个王经理 听说比较挑剔 所以同事们都认为小范经验丰富将与王经理有关的工作都推给了她 某日 将要被公司收购的泰利地产公司送来了一份公司经营报告 小范接手之后 发现报告写的不成章法 破绽百出 于是进行了一定的润饰 然后交给了王经理 出乎她意料之外的是 王经理先是问了她一句 这份报告是泰利公司的原稿吗 看她摇头之后又说到 请报告负责人明天口头汇报吧 虽然王经理没有多说什么 但是从他不快的表情上小范知道自己做了一件很幼稚的事情 她用自己原来的思维方式处理了这件事情 却犯了一个很大的错误 她立刻微笑着对王经理说 很抱歉 王经理 我修改了原稿 不过我的电脑里有原稿底样 我可以立刻打印好给您 刚才我自作主张 是我的失误 当她把原稿放到王经理面前的时候 也看见了王经理的脸色由阴转晴 心里才稍微放心 问题 以上两个案例 给你怎样的启示 如果你是小林 遇到如她副总一样的 婆婆型 的上司 你该如何发挥主动性 如果你是小范 遇到如王经理一样的上司 你该如何发挥主动性 三 秘书工作的作用 参谋和助手作用信息枢纽作用 耳目作用协调作用领导机关的门面作用 思考题 你认为除秘书个人素养因素外 还有哪些因素会影响秘书工作的有效性 积极性 秘书工作能否有效发挥沟通协调作用 助手参谋作用 耳目作用 门面作用 除了有赖于秘书人员本身素质的提高 以及对秘书工作规律的把握外 还与秘书工作的科学管理有着密切联系 没有合适的管理体制 制度 方法 秘书工作的积极性 工作的有效性都是会受到影响的 第三节秘书工作的管理 现象 党政机关公务秘书工作中违法乱纪现象严重利用领导权威和秘书工作中的便利谋取个人私利 党政公务秘书贪污腐败等 陈希同 王宝森案件铁英案件黄超案件河北第一秘 李真 案陈良宇案件 陈希同 中央政治局委员 北京市市委书记 秘书陈健受贿40 5万元 判刑15年王宝森 北京市常务副市长 秘书闫振利贪污1万元 挪用公款64万元 判刑7年铁英 原北京人大副主任 的秘书段爱华受贿5 6万元 判刑5年黄超 原山东泰安市副市长 秘书何世平受贿24 3万元 判刑16年陈良宇 上海市市委书记 秘书秦裕受贿680万 一审判无期徒刑被称为河北第一秘的李真因贪污收贿数额巨大被判死刑 女性秘书常受到侵犯 秘书权益得不到保护 新民晚报 1998年曾对上海三资企业的100多位女性秘书做抽样调查 结果回答曾受男性上司或同事不同程度性骚扰的占50 秘书是工作上的忙人 身体上的病人 经济上的穷人 超负荷工作 影响身体素质 职业病增多 戏称 驼背李 稻草人 等 秘书工作效率低下 秘书缺乏优良的工作作风 扯皮工作怕负责任 不负责任工作方法落后门难进 脸难看 话难听 事难办 一 秘书工作的管理 指用现代科学的管理方法和手段 使秘书工作达到规范化 制度化和科学化 规范化 指各项秘书工作程序 工作方法都符合约定俗成或明文规定的标准 也就是标准化 制度化 指在各项秘书工作中 大家都要共同遵守一定的办事规程或行动准则 严格按规章制度办事 科学化 指遵循秘书工作规律 选择符合这些规律的最佳方案进行工作 以取得质量最好 效率最高的效果 规范是基础 制度是保证 科学化是目标 二 秘书工作管理的内容 需要改变单凭经验和惯例办事的做法 使内部运转方式和管理方法建立于科学的基础之上 要从实际出发 合理地调整 设置机构 确定分工职责 使每个部门都各司其职 各尽其责 要建立严格的岗位责任制 使每个人都任务明确 责任清楚 要形成规范化 制度化 科学化的工作程序和工作方法 保证每个环节和每项工作都有章可循 要完善信息系统 真正形成一个点面结合的信息网络和畅通的信息环流渠道 要改进工作的技术手段 逐步实现办公现代化 1985年全国秘书长 办公厅主任座谈会 秘书工作的管理涉及的内容很多 如机构的设置 秘书的岗位职责设置 秘书工作任务分配 秘书具体工作的制度规范 工作方法 人员的选用 考核培训 奖惩等多方面 对秘书人员的管理对秘书工作的管理 建立系统科学的秘书工作规范和制度 没有规范不成方圆 秘书工作规范和制度是指秘书工作的法律准则和行为标准 包括 法律 法规 规章 内部规章制度等内容涉及多方面 如 岗位责任制度 目标管理制度 具体工作制度 请示报告制度 廉政建设制度 人员的选拔 任用 考核 奖惩制度等 某市政府办公室廉政建设制度 一 办公室工作人员应时刻牢记为人民服务的宗旨 任何时候 任何场合 不准利用职务之便谋取私利 二 三 办公室工作人员要自觉做到 四不 即不接受礼品 包括礼金 礼券 礼物 不参加宴请 不到下级单位报销费用 不参加由服务对象付费的娱乐活动 四 办公室工作人员违反本制度 一经发现 立即调离办公室 并视情节轻重给予党纪 政纪处分 中共中央办公厅 国务院办公厅关于加强县以上领导机关秘书工作人员管理的规定 二 遵守工作纪律 全心全意为人民服务 传达领导同志的意见 必须准确 及时 不要使用模糊语言 不得夹杂个人意见 经领导授意起草的文稿和对信函 文件的批示 必须经领导同志本人审阅并按照规定的程序签署以后 才能发出 任何情况下都不允仿照领导笔迹书写批示 秘书工作人员不得违背组织原则插手人事问题 保密法 档案法 劳动法 公务员条例 中共中央办公厅 国务院办公厅关于加强县以上领导机关秘书工作人员管理的规定 1986 7 24 党和国家工作人员保密守则 秘书工作八不准 四川省委办公厅关于加强对领导干部身边工作人员管理监督的暂行规定 和 领导干部身边工作人员行为规范 某企业集团总经理办公室主任岗位责任制 等 问题 1 制度规范的合理性 完善性 可行性 有效性存在问题 制度好可以使坏人无法任意横行 制度不好可以使好人无法做好事 甚至走向反面 邓小平 领导干部身边工作人员不得超职数配备 不得提高职级配备 不得为男性领导干部配备女性身边工作人员 全省市 州 及县 市 区 的领导干部不配备专职秘书 市 州 党政主要领导可视情况由组织安排相对固定的秘书工作人员 省级领导秘书任职5年原则上平级交流 领导干部身边工作人员上岗前 领导干部所在单位必须对其进行岗前培训 并由单位有关负责人对其进行廉政谈话 四川省委办公厅关于加强对领导干部身边工作人员管理监督的暂行规定 先行就给女秘书做出 有罪判决 的做法是不科学的 管好干部 真正还得从权力制约的制度以及干部自身修养的提高入手 江南时报别把责任转嫁给 红颜秘书 女秘书不是老虎 时代商报 由于美国法律对性骚扰做了非常详细的规定 很多老板的心中都有根弦 他们都担心一旦与秘书发生关系 被揪住小辫子 将会面临性骚扰的控告 不仅公司要赔上天文数字 自己更会身败名裂 因此 很多老板在这方面相当谨慎 宁可在外面 撒野 也不敢拿秘书 开刀 美国律师童先生 靠能力不靠长相美国秘书越老越吃香人民网 2 制度的落实与执行存在问题 本不该有的 仕途快速通道 教材P69案例 海南省政府办公厅助理调研员X窃密案 完善秘书任用 考核 奖惩 培养等机制问题1 选拔任用机制不完善 导致不合格秘书被选用 影响秘书工作的质量 易滋生腐败 案例 王宝森的秘书闫振利原是市财政局的干部 曾因偷盗摩托车 被公安机关拘留 受记过处分 据说 当时任市财政局长的王宝森对其并无好感 但闫振利很会 来事儿 他 积极报名支援西藏建设 每次回京休假总要去看望王宝森 还带上些 土特产 回京休假 他也闲不住 帮王宝森安装浴盆 买电视机 揽下了王宝森的不少 家务事 一来二去 赢得了王宝森的好感 王宝森当上了副市长 当闫振利从西藏返京后 王宝森便辞去了原秘书 点名要来闫振利 闫振利自恃是王宝森的秘书 称王称霸 随意扣押请示报告 代替王宝森发号施令 有一次竟擅自从海滨区财政拿走了20万元支票说 到时候 由市财政局还 市财政局真的给他圆账 财政局说 闫振利是王宝森的秘书 我们得罪不起他 参见教材P52 陈健当上陈希同秘书 也不是因为有什么上乘表现 而是因为他会打乒乓球 在办公厅工作时经常陪陈希同打球 办事又能得陈希同喜欢 2005年 有人举报陈良宇秘书秦裕有问题 中央调查组建议陈良宇换秘书 陈一口咬定没问题 后更将其安排作宝山区区长 河北第一秘 李真当年被提拔当省委办公厅副主任时 常委中不只一人明确表示反对 但时任河北省委书记程维高还是一意孤行地提拔李真 当中纪委把群众反映李真问题的信件转来时 程不仅不查 反而认为有人有意和自己过不去 并亲自给中纪委写信 担保李真没有问题 秘书选择任免的权力直接掌握在上级领导手中 因此对秘书的监督是上下级的行政监控 对于进退一致 利益与共的官员和秘书来说 这样的监督无疑是形同虚设 行政学专家梁木生 秘书问题 在反腐败过程中 单独成篇 地进行治理 其治理成效恐怕反而会打上不少折扣 天府早报 中共中央办公厅 国务院办公厅关于加强县以上领导机关秘书工作人员管理的规定 五 严格秘书工作人员的调配制度 领导同志的秘书 应由组织部门会同领导同志所在部门的办公厅 室 审查调配 领导同志也可推荐 但要经过上述部门审查同意 个人不得指定自己的亲属和不适合做秘书工作的人员担任秘书 党政领导干部选拔任用工作责任追究办法 试行 2010年3月7日中共中央办公厅颁布 指出 在党政领导干部选拔任用工作中 有八种情形之一的 将追究有关领导干部和人员的责任 如 要求提拔本人亲属 或者指令提拔秘书等身边工作人员的 党政领导干部选拔任用工作有关事项报告办法 试行 2010年3月31日中共中央办公厅印发 领导干部的近亲属 秘书等身边工作人员提拔任用的 在作出决定前应当征求上一级组织 人事 部门的意见 案例 专业的秘书 杜拉拉升职记 VP罗杰助理 约兰达人力资源总监 李斯特 问题2 评价 考核 奖惩 晋级机制的不完善 严重影响秘书工作积极性和工作的质量评价秘书工作的标准应是什么 领导满意与否 领导满意与否 具有很大程度的主观随意性 可能影响组织整体目标实现 易形成人身依附关系 案例 本不该有的 仕途快速通道 教材P69 权利个人化的过程中 秘书角色也随之变得 个人化 公务服务的职能 便逐渐向生活服务倾斜 工作秘书 作用萎缩 生活秘书 内容加重 个人权力太大会妨碍组织的安全 杜拉拉升职记 工作有效性 工作质量 建立合理 科学的绩效评价机制 不是你说自己好就算数 得大家都说你好才算 360度评估 杜拉拉升职记 绩效管理工具 360度绩效评估 保证评估的公平性问卷每题 1 5分范围内打分发给四个围度的人 上级主管 你的下属 你的平行合作者 你的客户 中共中央办公厅 国务院办公厅关于加强县以上领导机关秘书工作人员管理的规定 六 加强对秘书工作人员的领导和管理 领导同志的秘书 行政上受各自领导同志和领导同志所在部门的办公厅 室 领导 秘书工作人员考核和奖惩由领导同志所在部门的办公厅 室 和同级组织部门负责 考核内容 德 能 勤 绩 公务员条例 考核与奖惩 晋级等挂钩 员工最重视的事情 晋升和加薪 杜拉拉升职记 评估中心 assessmentcenter 问题3 在职教育 培养机制不完善影响秘书的职业操守与专业能力提升如 入职培训 中共中央办公厅 国务院办公厅关于加强县以上领导机关秘书工作人员管理的规定 六 加强对秘书工作人员的领导和管理 秘书工作人员的工作很辛苦 责任也很重大 各级领导机关和领导同志要经常关心他们 在工作上给以帮助 指导和检查 在生活上要按照规定 切实解决他们的实际困难 建立岗位责任制 实施目标管理 岗位责任制 就是根据机关 单位的工作任务 明确规定每个部门 每个人员的工作岗位和职责权限 并进行定期考核 检查和奖惩的一种工作制度 岗位目标管理 指按照定性 定量 定时的原则 把各个的工作目标分解成具体指标 并换算成分数 按百分制定出考核标准 分岗位考核 兑现奖惩 设定工作目标要符合 SMART原则 杜拉拉升职记 P155个人绩效目标 SMART原则 S specific 设定考核目标要具体M measurable 目标要可衡量 要量化A attainable 目标要高 要有挑战性 但一定要是可达成的R relevant 目标要和该岗位的工作职责相关联T time bounding 对设定的目标 要规定什么时间内达成 考核指标 接好电话如 接电话怎么量化 怎么具体呢 三声起接 规范的接听用语考核指标 礼貌而专业的接待来访者什么叫礼貌而专业 不能让来访者等了几分钟还未被搭理 秘书工作目标要求及考核序号目标要求标分考核扣分起草 审核报告20漏核一件1 2总结等文件材料差错一件1 2一件未按时完成2 3调查研究 分析20下基层少于整理工作情况 六分之一2信息 资料重要信息未及时处理一次2 3信息失真一次1 2 序号目标要求标分考核扣分5出勤率达到90 以上5低于90 1 2低于80 3 4低于75 5完成领导临时15拒不服从交办事项一次5 10完成效果不好一次3 6延长完成任务时间1 2 直接量化 比率化 综合指标化类比指标化平时考核与年终考核相结合 设置合理有效的组织机构 合理分工 秘书工作机构 应根据精简原则 尽量减少层次 办公厅 一般可分设两层 最多不超过三层 条件许可时 可把秘书业务 研究工作 机关事务管理工作划分开来 具体编制应依地区各部门具体情况决定 关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定 年 月 日公布 秘书机构的设置应遵循必要 合理 精简 应变的原则 以达精简节约 提高工作效能的目的 问题 机构臃肿 层次繁多 关系不顺 人浮于事 应减少层次 人事结合 避免分工过细 因人设岗 我国政府的秘书工作是秘书长领导下的办公厅 室 统管秘书业务 研究工作 机关事务工作的形式 秘书业务部门秘书长 办公厅政策研究部门机关事务部门 以某直辖市委的秘书工作机构及其部门为例 市委办公厅 局级 秘书一处 文件处理 会议工作 秘书二处 值班 接待工作 秘书三处 搜集信息 动态 起草文件 编写简报 信访处 人民来信 来访工作 巡视处 督办 查办 机要处 机要工作与保密工作 行政处 机关日常行政事务工作 政策研究室 政策研究工作 政策研究室原属办公厅领导 年独立建制 升格为与市委办公厅平级的局级机构 直属市委领导 组织如下 市委研究室 局级 秘书处 文件 会议 接待等工作 经济处 研究城市经济政策 科教处 研究科技 教育政策 农村处 研究农村政策 宣传处 政策宣传工作 党群处 研究党群关系 采用先进的办公技术与办公方法 实现办公自动化 第五节港台及外国秘书工作概况 港台的秘书工作 一 香港的秘书工作参考文献 秘书必读 香港 梁凤仪 中信出版社香港秘书职业及其培训 常崇宜 出版社访问香港地区约60位秘书的问卷调查结果 一位出色秘书具备以下条件之重要性百分比 上司最令秘书满意的原因百分比 香港秘书人员的类型 名称是多种多样 政府对此是不予规范的 广义的秘书包括初级文员 文职助理 行政秘书 行政总管等 名称不一 层次不等 待遇不同 工作内容也有区别 高层次群体 如 董事会秘书 一般事务秘书 香港的秘书基本上都是民间的 商务性的秘书 绝大部分都是雇佣服务人员 上司或老板对秘书人员要求很严格 十分重视秘书的职业道德 基本观念的培养 香港秘书的职业培训基本定位于中专这一层次 一个能操多国语言的秘书 必比一个有学士 硕士 博士学位的受欢迎 成为一个出色的秘书 不必要有高学历 事实上秘书的学识只须达到秘书专科合格程度便可以应付工作 要做得出色 却是要知识渊博且训练语言 发挥在这方面天份 梁凤仪 例 某学院商业系 设有如下与秘书相关的专业 1 商业电脑学文凭课程2 行政秘书学文凭课程3 高级行政秘书学文凭课程一般中级行政秘书文凭课程包括10个左右秘书实务 行政程序 商业簿记 速记原理 商业事务管理 商务英语 听写 速记 每分钟50 80字 商业信息传播 电脑应用及基础 有秘书的授证考试 英国特许秘书及行政人员公会的秘书特许状考试 剑桥办公管理国际证书考试 原剑桥秘书证书考试 英国伦敦工商会考试局秘书证书 LCCIEB 有秘书协会 香港公司秘书公会 HKICS 原英国 特许秘书及行政人员公会 的香港属会 二 台湾的秘书工作 参考文献 台湾学界对秘书的几点看法雅虎网站 秘书是辅佐上司的左右手 而且有时也是上司的代理人 秘书的种类名称多样 秘书工作大抵分为三类 事务性的工作管理性工作沟通支援性工作台湾学界认为 秘书工作的特征就是 必须依照所属上司的旨意 去更改秘书业务的内容 这就是秘书工作的特征 经常将上司的心当做自己的心 没有个性是秘书最大的个性 职业要求台湾学者特别强调的是两个方面 一是工作能力 二是做人的要求 秘书具有使整个团体圆融和谐 结合成一个无坚不摧的战斗体的作用 他们通俗的说法是 秘书是汉药中的甘草 可喻之为和事佬的鲁仲连 台湾学者认为如果秘书在品德上有了偏差 其不良影响会是 有才能的秘书要比平庸的秘书更甚于十百倍 他们还认为 有好的上司 才有好的秘书 根据同理反过来说 秘书如此 其上司也自必如此 台湾学者认为秘书要 对上司有用 关键在于三点 一 秘书并非上司 这是应有的基本认识 二 恪守秘密 仍是秘书最重要的职业道德 是秘书必须恪守的规则 三 要多了解上司 秘书如果不知道上司的意向与好恶 事情就不能顺畅地进行 有秘书协会 台湾专业秘书协会 原为台北市企业秘书协会 有秘书的授证考试 美国行政专业协会 三 外国的秘书工作 参考文献 国外秘书工作概况 方国雄 线装书局 2000西方 秘书 一词来源于拉丁文secretarius意为 可靠的职员 近代秘书的概念形成于欧洲的资产阶级革命中 一 美国的秘书工作 参考资料 学历高受人尊敬靠能力不靠长相美国秘书越老越吃香 汪楚仁 人民网 在美国 秘书往往被人们看成是分身有术的万事通 无论是商界秘书 还是政界秘书 他们除了要具备最一般的文字 外语 计算机技能之外 往往还需具有的沟通协调能力和敏锐的洞察力 判断力 在单位的角色可谓举足轻重 就说这秘书的工作内容吧 从日程安排 内勤接待 后勤服务到会议策划 公关服务 出谋献策 范围很广 难怪有人形容秘书是 八爪鱼 秘书工作大体可分为三个方面的工作 指派性 日常工作 独创性的工作 秘书处理工作享有广泛自主性 所谓专业秘书 乃是一位办公室内特定主管的助手 其任务是在认可的职权