办公文秘_秘书学之信息与调查研究

第四章信息与调查研究第一节秘书的信息观 一 信息的特征与作用 一 信息的定义事物散发的具有新内容 新知识的消息 诸如信号 情况 情报 指令 数据等可感知的形态 二 信息的主要特征 客观性 传输性 时效性 共享性 开发性 三 信息的作用 信息是社会发展所必需的重要资源 信息是正确决策的基础 信息是科学研究的向导和保障 二 秘书与信息 一 秘书职能信息 什么是秘书职能信息秘书在职能活动中 随时都可能被动或主动地通过语言 文字 电磁波以及情态等物质载体 感受或者接收领导 职能部门 一般群众所产生的指令 要求 情况 情绪等社会信息 来自这些信息源的信息 被称之为秘书职能信息 秘书职能信息的分类 按社会活动领域分 信息可分为政治信息 经济信息 科技信息 思想信息 按载体分 信息可分为口头信息 书面信息 电磁波信息 情态信息 按来源分 信息可分为内部信息 外部信息 领导信息 部门信息 群众信息 按运用范围分 信息可分为通用信息 专门信息 按价值分 信息可分为有效信息 无效信息 干扰信息 二 秘书的信息观念 信息工作是贯穿秘书职能活动的普遍形式 秘书信息工作状况同秘书职能效应密切相关 三 驾驭信息的原则 敏于感受信息 强化信息处理的时效性 精于鉴别信息 增强信息提供的针对性 善于取用信息 确保信息驾驭的高效性 四 处理信息的主要环节 信息搜集 1 增强信息搜集的目的性与主动性 2 积极广泛地开辟信息源 3 注意信息收集的广度 4 拓宽信息搜集的多种渠道 信息加工 信息筛选信息筛选的步骤一般是 对信息进行鉴别和判断 选择有用的信息 修正和补充不完整的信息 秘书系统信息筛选的方法通常有 联系法 查重法 比较法 2 信息研究 把握全面信息 重点信息和典型信息 加强信息的超前性和预测性 搞好信息的综合研究和开发利用 善于把定性分析和定量分析结合起来 3 信息编写 写的主要种类有 撰写 改写 缩写编的主要种类有 单篇编发 信息汇编 文件汇编 信息传递 1 控制信息投向和传递范围 2 熟悉信息传递的方式 3 确保信息传递的有效性 信息存贮 秘书系统信息存贮的主要步骤 登记 编码 存放 信息存贮的要求 全面系统 安全可靠 信息检索 信息检索工具有四大类 1 目录 2 文摘 3 索引 4 信息指南 第二节秘书信息的获取 一 调查研究的含义及作用 一 调研的含义调查研究是有目的有计划地使用科学方法 考察 获取及分析 整理客观信息的一种社会活动 调查 是指通过有目的的感受 考察而取得客观信息的过程 属于感性认识活动 研究 是指对已取得的客观信息进行归纳 分析以寻求内在联系与切实结论的过程 属于理性认识活动 调查是研究的基础和前提 研究是调查的发展和深化 两者虽有先后之分 但又是互相贯通 彼此渗透 不可分割的 二 调查研究在秘书工作中的作用 调查研究是秘书人员的重要职责 调查研究是秘书人员做好各项工作的基础 调查研究是秘书人员辅助决策的关键环节 二 秘书调研类型和特点 一 调研的类型 主动型调研 即秘书人员未受委托而自行从职能需要出发 主动去获取 整理有效信息的调研活动 被动型调研 即秘书人员接受委托并受制于委托意图 被动去获取 整理信息的调研活动 二 秘书调研的特点 切合领导工作的需要 注重时效并带有突击性 与信息 督查工作相结合 与基层建立定点联系 三 调查研究的原则 一 实事求是注意正确处理几个关系 直言与遵示的关系 客观与条文的关系 真理与众说的关系 二 近源亲受 所谓 近源亲受 是指秘书切近信息源 亲自经历和直接感知的调研活动 三 切题有效 秘书调研应正确理解和把握命题 并紧扣命题去获取有效信息 如果对调查课题分析不够 调研中脱离命题 就可能被各种信息所困惑萦绕 不知所向 也就难以定向获取信息 四 追求效率 时效是信息活动的命脉 调研任务往往要在限定的时间内完成 有时本来有价值的信息 由于错过了运用时机 就毫无用处 四 调查研究的方法 一 调研的准备工作 弄清调研目的 明确基本要求 把握任务时限 二 常用的调研方法 现场观察 个别访查 集体座谈 书面问卷 查阅资料 综合统计 典型统计 抽样统计 普查统计 请对下面案例中的信息工作进行评析 某地级市遭受夏季特大洪水的袭击 在全省及兄弟省的支援下 发放给灾民的衣物达178 94万件 夏秋两季灾民的穿衣问题已解决 但由于捐赠的衣物中 过冬的棉衣棉被所占比例很小 市委办公室为此给省委办公厅发了一条救灾信息 请求上级帮助解决灾民的过冬衣被问题 当时 仅知道棉被约占下发衣物总数的0 4 棉衣 绒衣等数量不详 为统计所缺棉衣棉被的数字 市委办公室以已发放的178 94万件衣物为参照数 按每100件 套 衣物应配发棉被10床 棉衣20件的一般标准 推测全市灾民共缺棉被10万套 棉衣20万件 并且将这一数字用于信息的标题 市灾民过冬尚缺棉衣棉被30万件 套 信息发出后 省委领导非常重视 即批示有关部门将情况了解清楚后设法帮助解决 省民政厅接领导批示后 立刻部署该地级市及其受灾各县的民政部门落实领导指示 采取措施逐乡逐村地摸清今冬灾民穿衣盖被情况 根据有无自救能力分类排队 逐户登记 测算出需要棉被2000床 棉衣1600件 绒衣4000件 绒裤2000件 拨款275万元 这样就可基本解决受灾群众过冬衣被的问题 答题要点 1 该市委办公室急灾民之所急 及时报送信息 这是可以肯定的 但他们对事关重大的数字统计不客观 不科学 没有迅速调研 是工作虚浮的表现 2 信息是领导决策的基础和依据 秘书提供信息必须真实 准确 不能呆在办公