办公文秘_文秘职业培训教材

文秘 定义 秘书职业主要指从事办公室程序性工作 协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员 它包含了从企业基础文书 专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系 要求从业人员具备较强的文字和语言沟通能力 综合协调与合作能力 逻辑思维和分析能力等 目录Part1秘书的工作职责秘书的工作内容Part2秘书的为人处世秘书与人际关系Part3九段秘书秘书着装打扮Part4秘书举止规范中外秘书比较秘书考试简介 秘书工作职责 一 在办公室主任领导下做好办公日常行政事务及文秘工作 二 负责各种文件的起草 装订及传递工作 及时处理上级文件的签收 传递 催办 做好文件的回收 清退 销毁工作 做好文秘档案收集管理及保密工作 三 做好各种会议的记录及会务工作 四 本单位人员的招聘录用 培训教育 绩效考核 晋级晋职 薪资福利 各类保险 统计报表等事项的具体事宜 五 做好单位印章管理 按规定开具介绍信 六 做好宾客来访接待工作 七 负责本单位办公用品的采购和供应工作 八 做好联网微机管理工作 每天定时开机接收文件 做好信息收集及报送工作 九 完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理 秘书的工作内容 秘书工作的主要内容1 拟定 办理公文拟定公文是秘书工作的传统职能 现代社会 拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作 因为公文具有发布政令 传达意图 沟通情况 凭证记载等重要功能 因此 拟定公文是一项非常严肃的工作 秘书人员应该以高度的责任心对待 办理公文简称办文是秘书工作中一项最基本的工作内容 分为发文处理和收文处理两类 其中 发文过程包括拟制 核签 缮印 审核 签发 立卷 归档等主要环节 收文过程包括签收 分送 拟办 批办 承办 催办 注办 立卷 归档等主要环节 秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例 法规和标准办理 做到分工合理 责任明确 确保公文处理过程的严谨 规范 优质 高效 为公文发挥应有的效能创造条件 2 办理组织会务办会过程中应主要做好以下工作 一是会议议题的协调与安排 应与各方面协调联系 将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后 再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导 决定是否提交会议讨论 二是会议的统筹安排 即从整体上安排好会议的各项方面事宜 如会议时间 地点 议程 参加人员 会场布置等 三是会议文件材料的印发 传递 清退 立卷 归档等 四是会议期间的各项服务 五是会议善后工作 如整理会议记录 编写简报和会议纪要 督促检查会议决策的落实等 3 调查研究工作这是发挥秘书工作的参谋 助手职能 直接为领导决策服务的一项重要工作 每一项调查研究均应做好调查准备 调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作 其中 准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目 拟制提纲 实施阶段要注意选准调查研究对象 采用多种方式 广泛搜集 认真整理 深入研究调查得来的材料 总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析 在以前阶段工作的基础上 写出调查报告 4 信息处理工作秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求 采集与处理信息 为领导正确决策和实施决策服务的一项工作 开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络 这是搞好信息处理工作的基础 其次要建立一支德才兼备 思路开阔 反应敏捷 具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍 最后要实现信息处理工作手段的现代化 以便快速传递和处理信息 5 沟通协调工作对秘书工作而言 最常见的是业务工作的协调 如会议协调 公文活动协调 事项协调等 总之 凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调 均属于秘书工作的业务范围 开展秘书协调工作时 可以利用的方式有电话协调 送文上门协调 请人进门协调 登门拜访协调 召开会议协调等 6 信访接待工作信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称 是各级党政机关 企事业单位 社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作 收到群众来信 要及时拆封 认真阅读 做好摘记 准确交办 按 分级负责 归口办理 的原则妥善处理或转交有关部门办理 有群众来访时 要热情接待 认真听记 恰当处理 除上述之外 秘书工作还包括管理日常事务 机要保密 文书立卷与归档 领导公务活动安排 领导临时交办事项等 在日常工作中 秘书工作人员均应以认真负责的态度 保质保量 切实做好领导交办的各项工作和任务 文秘须知的为人处世之道 与死板的人相处之道 死板的人往往是我行我素 对人冷若冰霜 打招呼 也总是爱理不理 不会做出你所期待的反应 所以 你在与这类人打交道时 不仅不能冷淡 反而应该花些功夫仔细观察 从他们的言行中寻找出他们真正感兴趣的事来 一旦触及到他们所热心的话题 对方很可能会一扫往常那种死板的表情 而表现出相当大的热情 与傲慢无礼的人相处之道 傲慢无礼的人往往自视清高 目中无人 表现出一副 唯我独尊 的样子 首先 尽可能地减少与其交往的时间 减少他能够表现自己傲慢无礼的机会 这样 对方往往也会由于缺乏这样的机会而不得不认真思考你所提出的问题 其次 说话要语言简洁明了 尽可能用最少的话清楚地表达你的要求与问题 这样 让对方感到你是一个很干脆的人 是一个很少有讨价还价余地的人 因而约束自己的架子 与少言寡语的人相处之道 通常会把少言寡语的人称为 闷葫芦 和这种人在一起 总会感到沉闷和压力 特别是对于一些性格比较外向 活跃的人 更是觉得难受 之所以这样 可能是他们有某种心事而不愿多言 在这种情况下 你应该尊重对方 不要去破坏对方的心境 让其保持一种内心选择的生存方式 相反 你如果故意地没话找话 并拼命地想方设法与对方交谈 只会适得其反 引起对方的反感 与自私自利的人相处之道 自私自利的人尽管心目中只有自己 特别注重个人利益的得失 但是 他们也往往会因利而忘我地工作 你对他们不必有太高的期望 也没有必要期望他们能够像朋友那样以情为重 与这类人的交往关系可以仅仅是一种交换关系 按付出给回报 干得好坏不同 获得的利益也会不一样 与争强好胜的人相处之道 争强好胜的人往往狂妄自大 自我炫耀 自我表现的欲望非常强烈 他们总是力求证明自己比别人强 比别人正确 当遇到竞争对手时 他们总是想方设法地挤对人 不择手段地打击人 力求在各方面占上风 对这样的人 你不能一味地迁就 而有必要在适当的时候 以适当的方式打击一下他的傲气 使他知道人外有人 天外有天 与狂妄自大的人相处之道 狂妄的人实际上并没有多少学问 往往是自吹自擂 夸夸其谈 他们所表现的高傲 不屑一顾等神态 实际上是一种心灵空虚的补充剂 以维持其虚荣心 与他们交往似乎觉得他们视野开阔 天南地北 无所不晓 好一副居高临下的样子 但只要就某一问题深入地与之探讨 他便会露出马脚 一旦露了马脚 他的威风也就自然扫地 另外 与这类人初次相处 可以用你的常识将之 震 住 如果做到了这一点 往后的交往便会顺利了 秘书工作与人际关系 秘书是一个富有挑战性的职业 作为一名秘书人员要想在人群中脱颖而出 出类拔萃 就必须以积极进取的心态来迎接一切 因此 秘书在不断扩充理论 应用知识 提高各种办事能力的同时 必须处理好与领导 同事 下属之间的人际关系 对于一个秘书来说 每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交际 交流 秘书工作的人际关系主要分为 秘书与领导的关系 秘书与同事的关系 秘书与下级的关系 一个秘书的成功与否与其在办公室能否处理好人际关系息息相关 秘书处理人际关系应具备的能力 理解和领会能力说话能力应变能力学习能力控制自我情绪能力 秘书工作应遵循的原则 平等原则诚信原则宽容原则 知人知言原则礼仪原则慎独原则 秘书与领导的关系 作为一个现代秘书 在尊重领导的前提下 不应该惟命是从 而要做领导的帮手 帮助领导出谋划策 防止领导发生一些错误 给上司提意见只是本职工作中的一小部分 尽力完善 改进 迈向新台阶才是最终目的 要让上司接纳你的观点 应在尊重的氛围内 有礼有节有分寸地磨合 在提出质疑和意见前 一定要拿出详细的 足以说服对方的资料计划 从而充分发挥自己的能力 秘书与同事的关系 秘书在办公室与同事之间相处应该遵守两个基本原则 真诚和人际相互作用 真诚是人际交往的最基本的要求 所有的人际交往的手段 技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的 秘书人员在办公室与同事相处时忌讳拉小圈子 互相散播小道消息 忌讳情绪不佳 牢骚满腹 忌讳趋炎附势 攀龙附凤 忌讳逢人诉苦 没完没了 忌讳故作姿态 举止特异 秘书与下级的关系 秘书人员应与下级平等交往 承认大家是共同协作的关系 在工作方面只有职位上的差异 给人平易近人的亲切感 博得大家的好感与支持 对下级所犯的错误应该用宽容的态度去对待 同时 为了工作的效率性 准确性 秘书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的东西 比如家庭状况 性格爱好 日常生活等等 在他们中间树立良好的形象 1 寻找共同语言 这就要求我们秘书人员在平常的工作中要细心留意 把握住他人特性 以便更好的寻求共同的话题 2 向对方有限度地敞开自己 以诚相待是人际交往中的基本的道德准则 对我们秘书人员而言 要把握住一个尺度 那就是能言则言 不能言绝对不言 3 善解人意 站在对方的立场上考虑问题 在交往中尽管为此而付出了代价 但给组织或个人带来的利益将是稳定的 长期的 建立良好的人际关系的一些建议 4 学会倾听 秘书人员在和来访者交谈时 要认真听取来访者的诉说 热情接待 并根据情况及时作出理解 5 真诚的赞赏 无私的 适当的赞美 既可以给对方带来快乐赢得对方的好感 又能得到对方真诚的理解和热情的支持与帮助 有利于做好本职工作 6 沉着应付 人际交往中 时时会有意想不到的事情出现 这需要秘书人员具有应变能力 去应付突来的一切 要学会巧妙地避开所谈论的话题 模糊地对答 灵活地变通 避实就虚 运用幽默等处理意料之外的情况 九段秘书 领导可能会遇到一些没有经验的新手秘书或者一些不合格的秘书 那么 一个优秀的秘书需要具备 一个优秀的秘书最需要具备 结果思维 会议安排 九段秘书之间的最大差别就在于 结果思维 秘书的着装打扮 秘书的着装礼仪是一门艺术 一门学问 秘书人员往往代表着组织的形象 个人服装礼仪上的表现往往决定着秘书人员给人的第一印象 在各种场合穿着都美观得体的秘书 能充分焕发出一种魅力 人际上极易赢得上下一致的好感 工作上也能左右逢源 获得众人的支持 取得事业的成功 着装的基本原则 1 时间原则 指秘书的穿着应体现时代 年龄 季节等特点 体现时代特点是指着装要顺应时代的潮流和节奏 既不能太落伍 也不能太超前 体现年龄特点是说应考虑到着装者的年龄 体现季节特点是说着装应随季节变化而变化 2 地点原则 指秘书着装应与活动的地点环境相符合 地点有大地点与小地点之分 大地点要求考虑你去的国家 地区所处的地理位置 自然条件 文化背景 风俗人情等 小地点则指你当天所处的小环境特点 是办公室还是野外 是厂矿还是农村 是灯光变幻的舞厅还是寂静肃然的会议室 根据这些 有针对性地选择好自己的服饰 地点相同 若身着不同的服饰 人们对你的印象 评价都会不同 3 场合原则 指服饰穿着要与场合气氛相和谐 也就是要根据不同场合来进行着装 工作场合着装 即上班装的选择 要求与职业相协调 秘书人员上班装总的要求是庄重典雅 以与办公室庄重严肃的气氛相吻合 至于社交场合的着装 由于人们在交际中 所处场合的多变化 所以应该根据所处场合气氛的变化来选择服饰 办公室着装 1 制作精良要选择优质面料 如果面料较差 职业女装的档次将大大降低 套装或套裙一般与衬衫搭配 衬衫的面料应以轻薄 柔滑的质地为首选 款式要大方 女秘书在选择职业装时不可过于追求时髦 也不能太守旧 过时俗套 女秘书在选择职业装时一定要认真仔细 看其是否针脚严密 针线直正 表面平展 左右对称 纽扣订牢 拉锁完好等 切忌马虎大意 2 外观整洁一般情况下 外观整洁与否都是评价服装质量优劣的首要指标之一 女秘书平时所穿衣服 即使款式面料一般 但只要做到干净 清爽 平整 同样会为交往对象所接受 相反 如果衣服不够整洁 甚至布满褶皱 肮脏不堪 就会贻笑于人 同时秘书所在组织也会失去别人的信任 3 文明大方女秘书着装打扮不但要符合干练 干净 整洁 文明大方的要求 而且要不落俗套 端庄文雅 女秘书切忌穿过露 过透 过短和过紧的服装 衬衫一般不直接外穿 衬衫下摆要放入裙内或裤内 不得佩戴过分夸张的饰品 4 搭配得体除了主体衣服外 鞋袜与衣服的搭配也有讲究 穿套裙一定要穿丝袜 袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好 不宜穿凉鞋或靴子 黑色皮鞋可以和大部分服装相配 职业女装的各个部分应相互呼应 在整体上尽可能做到简单 大方 和谐 以展现职业女性之美 男秘书 1 不要穿太过合身的衣服 除非你想看起来像根竹竿立在那里 2 在休闲的场合里把上衣 衬衫或是T Shirt拉到裤头外面来 以截断视觉的延长效果 3 尽量挑选颜色浅及柔和的色调搭配 秘书的打扮 随着社会交往的日益频繁 仪容之美及现代美容化妆术 包括男子美容化妆 越来越受到人们的关注 学习一些美容化妆知识 掌握基本的化妆技巧 对提高人的审美能力 培养健康的审美情趣 美化社会生活大有益处 面部化妆 秘书人员化妆总的原则是要少而精 强调和突出自身自然美的部分 减弱或掩盖容貌上的缺陷 同时 还要注意环境气氛和场合的变化 使自己 淡妆浓抹总相宜 适当地修整自己的容貌是对别人的尊重 女秘书可以准备一些简便实用的化妆工具和化妆品 必备的化妆工具有粉扑 眉刷 唇笔 修容刷 小镜子等 必备的化妆品有粉霜或粉饼 蜜粉 眼影 眼线笔 唇膏 修容饼 在办公室工作时可以化点淡妆 分钟就能完成 秘书的举止规范 一 站姿 抬头 目视前方 挺胸直腰 肩平 双臂自然下垂 收腹 双腿并拢直立 脚尖分呈V字型 身体重心放到两脚中间 也可两脚分开 比肩略窄 双手合起 放在腹前或背后 开晨会时 男职员应两脚分开 比肩略窄 双手合起放在背后 女职员应双脚并拢 脚尖分呈V字型 双手合起放于腹前 二 坐姿 轻轻入座 至少坐满椅子的2 3 后背轻靠椅背 双膝自然并拢 男性可略分开 对坐谈话时 身体稍向前倾 表示尊重和谦虚 如果长时间端坐 可将两腿交叉重叠 但要注意将腿向后回收 三 行姿 四 手势 双目平视 面带微笑微收下颚 上身挺直 头正 挺胸收腹 重心稍前倾 手臂伸直放松 手指自然弯曲 摆时要以肩关节为轴 上臂带动前臂向前 手臂摇摆直线 向后摆动时 手臂外开不超过30 35度 秘书常用手势 1 横摆式 手势表示前进2 直臂式 手势表示请往前走3 斜摆式 手势表示请坐 五 握手 六 鞠躬 顺序 上级在先 主人在先 长者在先 女性在先时间 3 5秒为宜力度 不宜过大 但也不宜毫无力度握手时 应目视对方并面带微笑切不可带着手套与人握手 鞠躬的场合与要求 遇到客人或表示感谢或回礼时 行15度鞠躬礼 遇到尊贵客人来访时 行39度鞠躬礼 行李时面对客人 并拢双脚 视线由对方脸上落至自己脚前1 5米 15度礼 及脚前1米处 30度礼 男性双手放在身体两侧 女性双手合起放在在身体前面 七 问候 早晨上班见面时 互相问候 早上好 早晨好 等因公外出应向部门的其他人打招呼在公司或外出时遇见客人 应面带微笑主动上前打招呼下班时也应打招呼后再离开 如 明天见 再见 等 停下脚步面带微笑注视对方鞠躬到位说早上好 礼节20字诀 中外秘书比较 相同点 适应性 工作繁琐 工作认真 忠诚 与同事和睦 良好心态不同点 办公环境不同 职能不同 协调地位的差异 相同点 适应性 刚进入职场遇到的都是陌生的环境和陌生的同事 如何在最短的时间适应这一切就变得尤为重要 身为一个合格的职场人 有着良好的适应性就是必备的素质了 如 时尚女魔头 里的安迪在很短的时间里 由内而外改造了自己 使原本格格不入的自己最终得到了领导的青睐 不难看出 良好的适应性是中外秘书的必备要求 工作繁琐 秘书的工作很繁琐 甚至可以用杂乱来形容 需要联系各方面的事务 安排领导的日程 做好接待工作 订机票 订酒店 给领导买各种需要的东西 遇到严厉的领导 稍有差错就是一顿严厉的批评 严重的还会被炒鱿鱼 在 时尚女魔头 中米兰达每天都会给安迪许多难以完成的任务 连买咖啡都必须做 而安迪必须记下这些事 并在最短的时间里做好这些事 由此可见 中外秘书做的事都很繁杂 大大小小的事都要做好 相同点 工作认真 用心 身为秘书 在职场中工作要认真 上司布置的任务要认真高效的完成 做好自己的本职工作 忠诚 日常生活中 每个上司都希望自己的下属对自己忠心耿耿 秘书和领导在工作和生活中的接触可能比其家人还多 在工作上为领导分忧解难 在生活上对领导关心照顾 既是份内之事 又是人之常情 对老板忠心真诚的秘书 才能赢得领导的信任 才能取得成功 与同事和睦相处 在工作中要与同事处好关系 与他们和睦相处 这样可以有很好的工作氛围 做事可以事半功倍 只有真诚的对待他们 才能在公司这个集体里更好的施展自己的才华 良好的心态 刚毕业的大学生往往眼高手低 长此以往就会产生厌倦心理 保持良好心态 摆正自己的位置 才能把工作越做越好 不同点 1办公环境的不同 中国对环境要求不高 只要干净整洁 舒适就可以了 英美等国特别注意豪华舒适 对办公室的空间安排 照明 温度 湿度 隔音等十分讲究 甚至会配备有美容室和服装室 2职能的不同 中国的秘书只要做工作上交代的事情 老板并不会把过多的私人事情交给秘书处理 而国外的上司会把工作和生活上的私事都交给秘书处理 秘书协调的地位差异 在我国 领导人活动安排中 特别强调整个领导成员活动安排的协调有序性 要保证领导成员之间的沟通不能中断