办公文秘_文书档案工作概论

三 文书档案工作 一 文书载体 二 文书工作的初步规则 三 公文文体 四 档案工作 西周普遍建立起秘书机构 有了专司文书档案工作的秘书 文字继续被改进 如周初的史官史佚曾先后创制 虎书 禽书 鱼书 周宣王的史官史籀创制了籀书 大篆 这些原因 使两周的文书档案工作超越了商朝的水平 一 文书载体 1 甲骨文书甲骨文书是迄今发现的最早的官方文书实物 广泛应用于商朝的后期 甲骨文的特点 1 在字的构造方面 象形字只注重突出实物的特征 而笔画多少 正反向背却不统一 2 甲骨文的一些会意字 只要求偏旁会合起来含义明确 而不要求固定 因此甲骨文中的异体字非常多 有的一个字可有十几个甚至几十个写法 3 甲骨文的形体 往往是以所表示实物的繁简决定大小 有的一个字可以占上几个字的位置 也可有长 有短 4 因为字是用刀刻在较硬的兽骨上 所以笔画较细 方笔居多 由于甲骨文是用刀刻成的 而刀有锐有钝 骨质有细有粗 有硬有软 所以刻出的笔画粗细不一 甚至有的纤细如发 笔画的连接处又有剥落 浑厚粗重 结构上 长短大小均无一定 或是疏疏落落 参差错综 或是密密层层十分严整庄重 故能显出古朴多姿的无限情趣 2 金文文书商朝已经掌握了很高的青铜冶炼和铸造技术 铸造出青铜器 并在青铜器上镌刻文字 最长的45字 被称为 铜器铭文 又称 金文 或 钟鼎文 字体类似甲骨文 已初步具有书史性质 所以 我们称它为金文文书 内容 颂扬祖先 记载功业 录写历史 典章制度 册命 赏赐 征伐 诉讼 训诰 契约等 特点 记录内容广泛 记述详细 真实可信 因其均出自当时人之手 是统治阶级活动的直接记录 数量众多 最为盛行 毛公鼎 周宣王册命毛公厝为正卿的诰命移录 3 简牍文书 简牍文书是刻写在竹片或木片上的文书 在纸张普遍使用之前曾长期流行 刻写在单片竹片上的称竹简 也称简策 汗简 简册 杀青 简牍文书内容包括帝王 官员的命令 文告 书信 簿册 典籍等等 根据一下理由 可以推断商朝已经有了简牍文书 简牍文书 4 缣帛文书 春秋战国时期 开始用缣帛 素绢 制作文书 墨子 中提到 书于竹帛 帛即缣帛 缣帛文书不同 它柔软光润 书写时容易着墨 可依据文书的长短 随意裁取篇幅 又能任意折叠或卷拢 便于运转 阅读 收藏 也不会散乱 它的出现 是文书工作中的一个进步 缣帛 二 文书工作的初步规则 1 文书运转有了初步程序2 根据文书运行方向分类3 拟文有了规定程序4 用印制度5 公文传递制度 1 文书运转有了初步程序 西周中央政府发布的文书 主要有太史 内史或王宫中的女史拟制 各部门的文书由其秘书拟制 周天子的命令由宰传送 政府 诸侯 军队及臣民的奏事 由宰接受上呈 文书的拟制 收呈 颁发 传递都各有专人负责 初步形成了其运转程序 2 根据文书运行方向分类 根据文书的作者 内容 收受对象 目的和运行方向的不同 发展为不同类型的文种 史云 内史掌书王命 外史掌书外令 王命 指周天子直接颁布的命令性文书 如 牧誓 外令 是中央政府根据周天子的旨意而颁布的文书 如 建邦六典 这些文书运行方向为自上而下 遂形成为下行文 凡四方之事书 内史读之 言四方之事者 诸侯凡事有书奏白于王 内史读示王 这些 事书 即诸侯 各级官员向周王汇报情况 请示问题的文书 其运行方向为自下而上 遂形成为上行文 各诸侯国之间为了协调关系 解决争端而订立的各种协议性文书 其运行方向为横向平行 遂形成为平行文 据古籍记载 西周时 为了适应国家不同层次 不同部门管理的需要 已经出现了一个由下行文 上行文 平行文三种文种组成的配套的文书体系 这一分工明确的文书体系一直沿用至今 所以 西周是我过文书工作史上一个重要的开拓时期 3 拟文有了规定程序 春秋战国时期 公文拟制产生了程序 为命 裨谌草创之 世叔讨论之 行人子羽修饰之 东里子产润色之 说明此时产生了起草 讨论 修改 润色四个环节 然后定稿 每个环节均有专人负责 形成了制度 4 用印制度 文书用印制度保证了文书的有效性 严肃性 防止了公文被伪造 加强了对文书的管理和控制 是文书工作也是秘书工作中的一大进步 简牍文书由多片竹简或木片组成 由绳连着 封页称 检 在 检 的结绳处糊上一块粘泥 在泥上盖章 显出印文 粘土干后很坚硬 这种印法成为 泥封 也称 封泥 加盖封泥的文书称为玺书 虎符 5 公文传递制度 春秋战国时期各国内部和国与国之间频繁的公文往来 促使了公文传递制度产生 西周已有行夫领导的机构 专掌邦国传递之小事 东周沿置这一机构 发展传递业务 当时陆路交通四通八达 江河交通也颇为发达 为公文传递创造了良好的条件 公文传递 三 公文文体 1 王命文书 下行文 2 上行文3 平行文 下行文誓 帝王动员部下讨伐敌方的命令性文书 是我国最早出现的公务文书 夏朝就已经产生 如夏朝的 甘誓 商朝的 汤誓 西周的 牧誓 等 诰 帝王或执政大臣勉励属下的文书 商朝出现 如商汤的 帝诰 西周时的 召诰 酒诰 等 命 帝王或执政大臣代表国家发布的命令性文书 商朝时产生 有的用以任命官员 如 尚书 说命 西周的 顾命 有的用以封爵 如 尚书 中的 微子之名 蔡仲之命 有的用以饬职 如 尚书 毕命 商朝伊尹的 肆命 有的用以赏赐 如 尚书 文侯之命 策 帝王封赏王族宗子 贵族 功臣及发布命令的文书 西周时出现 典 夏朝以前的 典 为记录首领典范行为的文体 如 尚书 中的 尧典 舜典 西周时为中央政府颁布制度 法规的文书 如 建邦六典 训 帝王教导臣下的文辞 始见于 尚书 盘庚 予告汝训汝 令 上古时帝王对臣下的言词称为令 意思为发号施令 小于命 始见于 尚书 同命 战国时期由于周王室衰微 令已不常见 其作用也大为减弱 檄文 周天子 各诸侯或卿大夫用来征召 晓谕或声讨敌方的文书 产生于战国时期 檄文的特点是 事昭而理辨 气盛而辞断 声讨性质的檄文往往要宣扬己方的英明 揭露敌方的罪行 分析敌我形势和人心向背 算计彼此力量的强弱 以鼓舞士气 有些类似于誓 由于各国之间战争频繁 此文体最为常见 上行文謨 臣下为君主谋划治政大事的文书 如 尚书 中的 大禹謨 皋 yao 陶謨 上书 臣下向天子或国君陈述政见的文书 是后代奏 章 表 疏等的前身 上书往往就一件事 运用铺陈 排比的手法 依据确凿的历史事件 纵横议论 逻辑性很强 富有说服力 而且语言形象生动 音节铿锵有力 其代表作如李斯上秦王的 谏逐客书 事书 诸侯及地方政府官员向天子或中央政府汇报事情 请示文体的文书 平行文盟书 周天子与诸侯之间 各国诸侯之间 诸侯和卿大夫之间 卿大夫之间杀牲盟誓 对神盟誓订立的协议 结盟各方在达成一致意见后 在仪式上将盟词书写于方形木板上 一式数份 将其中一份随所杀之牲埋于地下 以取信神灵 与盟者各持一份 藏于盟府或宗庙 以备查阅 载书 也称盟书 系由西周时的盟书演化而来 可分为两类 一类是由霸主召集各国国君制定的协议 表面上是平等的 实质上是强国兼并弱国 大国瓜分小国的手段 另一类是个诸侯国内部新兴地主阶级联合起来向奴隶主旧贵族夺权而订立的协议 春秋末期开始 各国内部新旧势力的斗争趋于激烈 这类盟书较多 著名的有 侯马盟书 这类盟书 签约各方地位平等 平行文的性质明显 移书 国与国之间 各国官员之间或国内不相统属的各官署之间的往来公文 当时各国交往频繁 国内事务繁琐 这类文书甚为常见 此外 尚有 谱牒 记录王室世系的家谱 是实行宗法制 嗣立或分封王族 维护其特殊政治地位的依据 版 记载周王朝人口户籍的文书 图 记载周王朝山川境土的文书 丹书 记录奴隶的名籍 又称奴隶文书 约剂 周王为了维护各种关系而制订的法律性文书 施用范围非常广泛 一类是天子与诸侯 臣民之间的关系准则 有邦国之约 万民之约 类似于下行文 另一类是诸侯 大夫之间关系的准则 类似于盟书 故合称盟约 如 卫鼎 相当于平行文 四 档案工作 1 档案被大量的销毁2 中央档案机构天府的设立3 副本制度和金滕之匮4 档案的利用形式 1 档案被大量的销毁 1 档案大量流散 2 档案被广泛利用 3 档案开始被汇编成册 2 中央档案机构天府的设立 1 天府收藏的档案种类 2 天府的处所 3 天府的地位 1 天府收藏的档案种类 第一类 版 图 它们时记载王朝土地 人口的重要资料 是周天子实行统治的基础 第二类 谱籍 它是王族特殊政治地位的依据 是保证家天下时代相袭的标志 第三类 盟约 第四类 各级官府上呈的重要文书 第五类 金文文书 它们记载的都是重大史事合天子的训诰 当严加保存 以昭示后代 第六类 甲骨文书 它是周初重大政事的真实记录 以上六类 被统称为 天府之藏 2 天府的处所 都城附近的宗庙 宗庙是周王室祖先神灵所在的神圣之处 建筑较为坚固 便于保密和守护 所谓 事莫始于宗庙 地莫严于宗庙 重要档案收藏于此 既安全 又有祭供祖先 求取庇佑的用意 3 天府的地位 周初的中央政府设有 九府 即九个职能部门 计有 大府 王府 内府 外府 泉府 天府 职内府 职金府 职币府 天府为 九府 之一 相当于现代的部级单位 地位颇高 保管天府档案的人员称 守藏史 他们父死子继 世代相袭 成为天府世家 3 副本制度和金藤之匮 副本制度 西周的重要文书 除正本之外 大都录制有副本多份 正本收贮于天府 其余副本 太史 内史 司会即六官皆受其贰而藏之 即这些机构分别保存有副本 同时 地方政府的重要文书也录制有副本 一份自行保存 另一份交上级衙门保存 如 宰告闾史 闾史书为二 其一藏诸闾府 其一献诸州史 州史献诸周伯 州伯命藏诸州府 这可视为我国文书档案工作中副本制度的起始 西周时 创制了用金属封缄的匮子 一种以金属绳索捆扎的箱匝 称 金滕之匮 用来收藏一些最机密 最重要的档案 4 档案的利用形式 1 作为统治和施政的工具 2 作为传授学问的工具 3 档案被汇编成集 四 西周的社会调查制度 一 社会调查兴起的原因 二 社会调查制度的内容 三 社会调查制度的意义 一 推行社会调查的原因 1 鉴于商朝灭亡的教训 摄于人民群众的巨大威力 2 周初统治者对新的统治区域缺乏了解 3 西周统治者重人治 轻鬼神 4 社会调查是周的传统 二 调查工作制度的内容 1 各类调查人员和调查方法 1 太师行人 2 公卿列士 3 史官 4 天子 5 老者 2 调查情况的上报程序 1 逐级上报 乡移于邑 邑移于国 国以闻于天子 2 面献天子 3 献给太师 献之于太师 比其音律 以闻于天子 所以 调查的范围几乎遍及周王朝的整个统治区域 诗经 中占大部分篇幅的 国风 即各国的风俗民情 涉及15国 地域相当于今陕西 山西 河北 河南 山东籍湖北一带 主要在黄河流域 也远及长江流域 可见周朝在公元前771年灭亡 说明采风既盛行于西周 也为东周所沿袭 3 调查地域和延续时间 4 调查内容 反应劳动人民生计艰难 贵族对他们的剥削和他们愤怒 如 七月 硕鼠 黄鸟 等篇 反映劳动人民对连年不断的战争的厌恶和妻离子散 田园荒芜的惨景 如 何草不黄 击鼓 伯兮 东山 等篇 反映劳动人民对统治者的怨恨 如 节南山 正月 等篇 反映统治阶级内部矛盾 如 雨无正 巧言 召旻 等篇 反映劳动人民的家庭生活和对安定生活的向往 前者如 氓 后者如 十亩之间 苤苜 野有蔓草 等篇 采薇 昔我往矣 杨柳依依 今我来思 雨雪霏霏 总之 采风的内容包罗万象 涉及社会的各个角落 是对社会现状的综合调查 三 社会调查制