公文写作_公文新规范与公文写作教材

文件管理 四川大学公共管理学院杨戎教授Rongyang68 公文写作与处理新规范 本讲座主要内容 公文新规范与国家标准简介公文特点 行文方式 行文关系 常用公文文种与写作规范公文格式规范草拟审核公文应注意的几个规则行文规则 一 公文新规范与国家标准简介 1 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 2012年4月16日由中共中央 国务院同意 由中办和国办联合印发 并将从2012年7月1日起正式施行 本课简称为 新 条例 企业可参照执行 2 党政机关公文格式 GB T9704 2012 2012年7月1日日起施行 其他机关单位可参照执行 3 标点符号用法 GB T15834 2011 4 出版物上数字用法的规定 GB T15835 2011 二 公文特点 行文方式 行文关系 一 具有法定作者依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的企业及其法定代表人可制发正式公文 1 正式行文包括三种形式 企业名义企业所属的组织单位名义 法定代表人名义 以公司董事长 总经理的名义签署行文2 作者的多元化产生不同主要行文形式正式行文 非正式行文内部行文 对外行文直接行文 间接行文单独行文 联合行文职权行文 授权行文 3 按行文 传递 方向分为上行文 平行文和下行文 上行文 下级组织向上级组织报送的公文 平行文 平级组织或不相隶属组织之间的公文 下行文 上级组织向下级组织下发的公文 社会组织之间工作关系的划分 同一系统的机关 同级机关 下级机关 业务指导与被指导 上级业务主管部门 下级业务部门 领导与被领导 上级机关 同级机关 平行关系 1 2 3 非同一系统的机关 此机关 彼机关 不相隶属关系 4 根据工作关系产生的行文关系1 2是上行文或下行文关系 3 4是平行文关系 除此之外 社会组织之间有时还需要按照综合管理与被管理 统管与被统管 监督与被监督 行政法律关系以及其他法律关系如合同关系等行文 二 具有法定的权威和效用 1 公文的现实执行效用 现行效用 时效2 空间 地域 职权 效力范围超越职权范围行文的几种情况 一是制发者超出职权范围行文 内设机构对外正式行文二是公文内容超出职权范围 下级越权制定实施细则 3 时间效力范围 1 公文生效时间即时生效 一般公文 内容敏感的规范性文件 定时生效 一般规范性文件 2 公文终止生效时间及条件内容已经执行 有效期届满 明示废止 内容过时 新文件代替旧文件 默示废止 被调整的社会关系或制发机关不复存在 且无新机关接替其职能 4 公文的溯及力一般公文可以规定溯及力规范性文件比照 法律不溯及既往 原则不应该规定溯及力 三 具备特定体式体式文体 文件的表达形式格式约定俗成的格式法定的标准格式企业公文格式样本全套 公文体现程式性 惯用格式 法定或约定俗成的格式 正文的写作模版 写作层次 指公文篇章结构上一系列技术性要求 如标题摘由 篇前撮要 段头显旨 分项标号 分层列段等 转述来文的方式 批转 转发 印发语言表达习惯 000001 机密 一年 特急 XX公司文件 川X发 2012 3号 公司关于 问题的通知 标题 文头 示意 下行文 平行文格式 1000000 秘密 1年 特急 XXXX公司文件 川X发 2012 3号 关于 问题的请示 签发人 李大为 签发人 上行文格式 附件 1 2 2012年7月8日 注释 抄送 办公室2012年7月8日印发 共印 份 发文机关署名 函件格式 四川省 集团有限公司川 函 2012 10号关于在上海建立驻沪联络处的函上海市人民政府 办公室 公文的特定格式之二 办公会纪要格式 公司办公会纪要第10号 公司办公室2012年7月10日 收文 发文 登记 初审 退文 签收 分发 加工 拟办 批办 承办 注办答复 起草 会商 审核 签发 复核 登记 用印签署 印制 核发 传阅 对内催办 查办 对外催办 信息反馈 办毕文件处置 归档 清退 暂存 销毁 四 经过特定的处理程序 三 常用公文文种与写作规范 一 公文文种及其选用规则1 什么是文种2 正确使用公文文种的依据行文目的和要求 作者 发文机关 的权限 作者与主要受文者的工作关系 依据国家有关部门现有的统一规定 三 企业公文文种使用及写作规范 5 请示 批复用于请求指示或批准 答复请示事项 6 通报用于表彰 批评和情况通报7 函用于企业与不相隶属的社会组织之间联系 商洽工作 询问答复问题 请求审批 8 纪要用于记载和传达会议重要情况和议定事项 三 主要公文写作模版分析 分为5种一般公文模版表彰批评性通报模版答复性公文模版纪要模版规范性公文模版 公文正文写作模版 决定 通告 通知 请示 报告 函 1 一般公文模版 2 通报类公文模版 3 决定 纪要类公文模版 4 答复性公文模版 批复 复函 答复性报告 5 规范类公文模版 适用范围 写作要点 正误点评 四 主要公文写作 1 适用范围在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 2 分类规定性通告 市人民政府关于限期拆除违法违章建筑的通告 周知性通告 市人民商场开业酬宾通告 总公司关于本公司驻京办事处迁址办公的通告 1 通告 标题 正文 印章 成文日期和署名正文结构 原由 目的 依据 特此通告如下 事项 分条列项 按序排列 结语 3 通告的写作 4 写作通告的注意事项 周知性通告一般要写明起止日期 地点 措施可行 执行时间的规定要留有余地 一定的提前量 5 通告与公开性社会事务性文书 通告 法定公文启事 事务文书随意亲和 简洁便利广告 经济文书发布商品 服务信息海报 宣传文书发布教科文卫体及会展信息声明 事务文书声明立场 保护合法权益 2 通知 1 适用范围印发规范性文件转发上级机关和不相隶属机关的公文批转下级机关的公文传达要求下级机关办理的公务事项告知需要有关单位周知或执行的事项任免人员事务性通知 沟通 会议通知 启事性通知 2 分类与写作 指示性 工作性通知 通知原由 通知事项 结语 发布 印发 性通知 一是认可印发对象 二是直接赋予印发对象以执行效力 批转性通知主动批转或被动批转 通常是 同意 现转发给你们 请遵照 参照 执行 转发性通知通常是 现将 转发给你们 请 望 执行 参阅 任免通知任免根据 任免内容 对象姓名 时间 待遇 例1 经2001年5月21日 公司 会议研究决定 同志任 部部长 免去 例2 经2001年5月21日 公司 会议研究决定 现将 等9人的任免事项通知如下 可以列成表格 会议类通知召开会议的根据 原因 会议名称 会议主持单位 主持人 会议主题 任务 会议起止时间 与会人员 会议地点 报到日期及具体报到地点 对与会人员的具体要求 文件 生活用品 接待 交通 联系人 单位 电话等 3 通报 1 适用范围表彰先进批评错误传达重要精神或情况 一般不具备指挥性 通报 往往用于印发会议文件 调研材料 领导重要讲话等内部文件 2 通报的分类从内容 分为表彰性 批评性和情况通报 从表述方法 分为直述式和转述式通报 3 正文的写作结构 通报的人和事实 对事件的分析 认定 处理意见 希望 号召 警戒等 4 写作通报的注意事项通报事实 不要随意拔高 5W1H 通报事实的分析认定 可以分析性质 原因 影响和后果 各有侧重点 处理意见 要写明处理或处分的法定依据 4 报告 1 适用范围向上级机关汇报工作 例行专此报告 反映情况 偶发专此报告 答复上级机关的询问 2 分类工作报告 情况报告 专题报告 调查报告 报送报告 答复报告 3 报告的写作 正文 报告原由 报告事项 根据不同报告有不同写作重点 结语 特此报告 以上报告 请审阅 工作报告事项 包括主要过程 措施 结果 存在问题情况报告事项 事情发生原因 经过 性质 看法和处理意见等 5 请示 1 适用范围向上级机关请求指示 当否 请指示 向上级机关请求批准 请审核批准 妥否 请批复 2 请示的分类与写作请求指示 对上级公文有不明了 不清楚的请求解释和指示 请求批准 根据有关规定和管理权限 有些公文需要经过上级机关批准以后才能发布 如涉及人 财 物方面困难需上级机关审核 备案 批拨或调配使用 立项 贷款 编制 3 请示的写作 正文结构 原由 理论依据 事实依据 理由要充分 一是必要 二是可能 请示事项 结语 以上事项 请明示 特此报请核批 以上请示 请予审核批准 妥否 请批复 例 请求一个建设项目 一要说明必要性 以及建成后会带来怎样的经济效益和社会效益 二要说明上项目的可能性 包括地理 资源及社会条件和资金来源等 4 写作 请示 的注意事项 行文规则 不与报告混用 不相隶属不行请示 不越级 不多头主送 不得以机关名义向上级负责人报送 报告 意见 一文一事 不同时抄送下级 6 批复 1 适用范围答复下级机关的请示事项 2 批复的特点针对性强 体现在主送机关 请示机关 少数可以抄送有关机关 标题 可以写出收文者开头 写出答复对象 文件标题和发文字号 用语 不用 似属可行 酌情办理 最好去做 3 批复的写作 正文结构 批复对象 批复事项 结语一文一批 态度鲜明 有依据 篇幅短 有时要简述批复的理由和依据 重复重要批复意见 开头 你公司 关于 的请示 发 2002 18号 收悉 经研究 1 适用范围于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批 2 分类商洽函社会组织之间使用最多 特别是有关商洽人事调转 清偿债务 商品买卖 产权交易等方面的函还要受法律的严格保护 可视作合同 协议的补充 一经双方承诺或认可 即产生权利 义务关系 必须遵照执行 7 函 问复函 询答函 一般用于不相隶属机关 上级对下级可以用 但下级答复上级要用报告 请批函 审批函 向不相隶属机关要求增加经费 调整人员编制 减免税收 申办营业执照等 4 请示与函的标题的区别 公司关于增拨消防器材经费的请示 局关于请求批准录用 等五人为国家公务员的函 局关于批准录用 等五人为国家公务员的复函 学院关于申请在 河 段开挖人工河道的函 5 答复性公文文种的异同 6 函的写作 格式 使用信函式结构 正文结构固定 分成三部分 开头 主要内容和结尾 开头 写明目的或提出问题 中间 内容解释或回复询问 结尾 告诉收文者做什么或表示感谢 用语 谦敬 简洁 清楚 尤其是请批函和审批函更要注意用肯定和为对方考虑的语气 可用一些致意性语言不知贵方意见如何 请函告恳请贵方大力协助 不胜感激请予以接洽是荷 8 纪要 1 适用范围记载 传达会议精神和议定事项 2 特点行文方向不固定可上行 下行 平行 法定效力受到一定限制 具有提要性和指导性 3 一般写作模式 标题 会议名称 纪要文头 标明会议纪要的发文日期正文结构 会议概况 会议决定事项 精神 4 撰写纪要的措施及需要注意的问题 措施一 明确目的 做好写作前的准备工作 措施二 集中大多数人的意见 反映会议最终决议 措施三 参考会议记录 围绕会议主持者的总结写作纪要 措施四 掌握提炼和概括要点的方法 使之条理化 撰写纪要应该注意的问题突出 要 舍弃与议题无关的内容 琐碎的 枝节的问题 利用会议记录 忠实会议实际内容 不可随意增减或更改内容 但不被动记述和照搬 对会议内容和讨论意见尽力概括要点 突出拟写者的理性 分歧意见一般不写 倘若一定要写 应当有会议主持机关的倾向性意见 重要纪要一般要交会议讨论修改后 有的还要与会成员签字认可 由主持人签发定稿 四 公文格式规范 一 公文格式的涵义及分类1 公文格式 指组成公文的各部分文字符号在载体 纸张等 上排列的规定 2 公文文面格式分类公文式文面格式 按国家标准分为 1 公文一般格式 2 公文特定格式专业规范文本式文面格式 如合同示范文本格式 保险文书 司法文书等的格式一般文章文面格式 二 公文格式组成部分 公文用纸主要技术指标公文用纸幅面尺寸及版面要求印制装订要求公文格式各要素编排规则公文中的横排表格公文中的计量单位 标点符号和数字的用法公文的特定格式 信函格式 纪要格式 公文式样 三 格式项目的规范标注版头部分1 份号绝密 机密公文应标明份号 2 密级涉及国家秘密的公文标注绝密 机密 秘密 公司内部一律标注商业机密 商业秘密 3 紧急程度紧急公文标注特急 加急件 紧急电报分别标明特提 特急 加急 平急 4 发文机关标志 大版头 机关全称或规范性简称 文件中版头 机关小版头函件版头联合行文 主办单位排列在前 党政联合行文版头 首页必须显示正文 5 发文字号 包括发文机关代字 年份 发文顺序号发文机关代字 含地域代字 单位代字 职能代字 文类代字等 联合行文 应标主办机关发文字号 标注位置 上行文 下行文平行文 函件 6 签发人上行文须标明签发人或会签人姓名 并在附注处标明联系人和电话 主体部分 7 标题 1 公文式标题发文机关 事由 文种除法规规章名称加书名号外 一般不用标点符号 关于 四川省人民政府办公厅按时足额发放行政事业单位职工工资的通知 2 新闻式标题 单标题 药品销售中回扣现象严重 双标题 艰苦的拼搏丰硕的成果 XX公司2011年工作总结 3 四项式标题 发文机关 时限 事由 文种 XX保险公司2012年宣传工作要点 XX集团公司2012年内训工作总结 4 规范性文件标题 适用范围 对象 事由 文种 国家行政机关公文处理办法 某大学网络学院2013年秋季招生简章 上海XX股份有限公司董事会章程 某省工业企业劳动卫生管理条例 8 正文撰写简洁明了的公文的要点 1 主语与宾语分明 二者之间的距离越近 文章越简洁有力 单句 2 呈现具有视觉效果的内容 人工语言 图表类 照片 插图 3 以文献作为说服他人的依据 引用方式 简化注释方式用夹注 充分利用附件 4 条列式撰写 不仅是美观 而是简明的公文的最佳表现方式 将重点逐一列出 注意作好归纳工作 注意序号规范 一 一 1 1 5 避免摸棱两可的措辞 如 住在市中心的职员以及特约人员务必提出报告 可有几种理解 6 避免错误的表现方式 以后后悔也来不及了 重复措辞 30分钟以内时 我的公司是位在城东的公司 我的公司位在城东 7 正确使用标点符号 有国家标准 8 有效使用连接词 越少越好 是撰写文章的基本原则 9 先从结论写起 理由 上司忙 工商行为最重要的是结论而非过程 人类通常对第一印象特别深 10 事实与个人意见要划分清楚 11 正确使用表示区间的用语 界限阈 未满 超过 以外 以上 以下 之前 之后表示时间 年龄段落的用语 必须于14日之前提出申请 14日可提出 31日以后拒绝受理 31日拒绝 12 准确使用公文用语 如 遗憾的是 尽管 也无法达到本公司的要求 一开始就能让人推测到结论 很难得 如蒙 9 主送机关 公文主要受理单位用全称或规范化简称 统称分普发文件和专发文件上行文不多头主送公布性文件不标主送机关 10 附件说明主体性附件 补充说明性附件 支撑性附件由附件和附件说明组成 11 成文日期以负责人签发日期为准联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准会议批准文件以批准通过日期为准电报以发出日期为准用阿拉伯数字将年 月 日标全 12 发文机关署名 13 印章 签署 发文机关署名与文头发文机关一致印章包括生效章 校正章 鉴证章 密封章 骑边 缝 章 钢印公文除纪要 电报 党内普发文件外均须盖印章 联合上行文 由主办单位盖章 联合下行文 发文机关都应盖章 印章须与正文同在一页 签署人为制发主体正职领导人的职务和姓名 签名章 14 附注 成文日期的下一行加括号标注阅读范围请示文件的联系人姓名和电话其他需要注明的内容15 附件一般在版记前面 版记部分 16 抄送机关除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关 不抄送本单位 不标 存档 一般不指名道姓抄送领导人个人遵守行文规则规定的抄送条件17 印发机关和印发时间一般不标打印者 校对者姓名印发日期的数字用阿拉伯数码18 页码 五 草拟审核公文应注意的几个规则 写作准备 拟制文稿 修改定稿交拟安排结构审核确立主旨起草文稿签发 会议批准 确定文种复核选择材料公文语言缮印盖印 签署发出确定表达方式 第一个规则 引用公文的规则 规定 引用公文应当先引标题 后引发文字号 作用 引用标题 可以让读者掌握公文的主要内容或主题 引用发文字号 便于读者查询 如在一份公文中多次引用同份公文 先完整引用 并注明简称 看下面引用的问题 根据国务院的通知精神根据 国务院关于 通知 精神根据 国发 2006 号 精神根据 国务院关于 的通知 国发 2006 号 精神根据 国务院关于 的通知 国发 2006 号 以下简称 通知 精神 第二个规则 附件标注的规则 公文内正文中的一些内容 如图表 名单 规定等 如穿插在公文正文中 往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便 这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述 公文附件是公文正文内容的组成部分 与公文正文一样具有同等效力 公文附件分为 主体性 补充说明性 支撑性 附件标注应规范 附件的序号和名称前后标识要一致 如果正文之后的附件序号和名称与附件的序号和名称不一致 在法律意义上讲 可以不承认该附件是正文的材料 附件便失去了其本应有的与正文同等的效力 如附件与公文正文不能一起装订 则在附件左上角第1行顶格处标注公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 附件标注存在的问题 一是不了解附件的内容 二是附件提供不齐全 三是不按附件的规定标注 如 规范举例 妥否 请批示 正文结束语 空一行 附件 1 XXXXXXXX集团有限公司对外并购情况统计表2 XXXXXXXX团公司自查报告 第三个规则 联系方式的标注规则 问题 一 不提供联系方式 二 联系方式标注不规则 联系方式的提供既方便发文单位的工作 更是给读者提供方便 标注的要求是 条例 规定 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 通知 函等公文 联系方式书写的位置 办法 无规定 可灵活 第四个规则 数字运用的规则 问题 一 汉字和阿拉伯数字混用 二 不了解数字运用的规则 如 例一 会议定于十月六日 上午8 30 12时 下午2 30 5时召开 例二 一 会议议题 1 宣传 决定 精神 2 领会市委 市政府提出的各项奋斗目标和发展蓝图 数字的运用 层次序数 一 一 1 1 农历 用汉字 惯用语 缩略语 具修辞色彩的数字 用汉字 如 第三