公文写作_公文写作基础知识规范培训

公文写作基础知识 2014年3月 常见错误纠正 常用文种介绍 公文基础知识 标题写作规范 公文基础知识 公文是公务文书的简称 在企业中公文是指企业在实施管理 处理公共事务和对外进行公务活动的过程中 所形成的具有法定效力和特定体式的文书 是企业开展工作 实施管理的重要工具 一 公文的定义 公文的作用 规章与准则作用 领导与指导作用 宣传与教育作用 依据与凭证作用 信息沟通作用 二 公文的作用 三 公文的分类 法定公文 常用应用文 非法定公文 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 签报 协调单 综合性工作总结 计划 调查报告 批示 合同 简报 公报 电报 书信 讲话稿 规章条例 大事记等 一 常用分类 三 公文的分类 二 其他几种分类 从公文性质和作用上分 从行文关系上分 从公文载体上区分 从密级上区分 从公文承办时间要求上区分 法规性公文行政性公文党内公文 上行文平行文下行文 纸质公文电子公文 机密公文商业秘密公文普通公文 特急件急件平件 四 公文的特点 具有法定的制作者 必须由依法成立 能以自己的名义形式权利和承担义务的组织制成和发布 具有法定的权威性 具有特定的格式要求 可独立行文 在公文制发机关的职权范围内管辖范围内具有法定的权威性和行政的约束力 公文在篇章结构 行文款式上具有较为固定的格式 制作者要严格按照公文格式草拟公文 从而做到公文制作的规范性 主要与非法定公文的区别 五 公文的格式 公文标题 主送机关 公文正文 附件 成文时间 印章 附注等 眉首 主体 版记 主题词 抄送单位 印发机关和印发日期等 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等 眉首 主体 标题 2号小标宋体加粗 正文 3号仿宋体 主体 版记 保密等级 紧急程度 发文字号 签发人 发文机关标识 标题 主送单位 正文 成文日期 主题词 抄送单位 印发机关 印发日期 六 行文规则及内容要求 行文规则 行文应当确有必要 注重效用 坚持少而精 可发可不发的不发 可长可短的要短 按照隶属关系和职权范围逐级行文 一般不得越级行文 特殊情况确需越级行文时 应同时抄送被越过的直接上级公司 内容要求 符合党的路线 方针 政策和国家法律 法规以及有关规定 如提出新的政策 规定等 要切实可行并加以说明 情况确实 材料翔实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 七 公文字体字号及排版要求 标题 正文 二号宋体加粗黑色字 分一行或多行居中排布 回行时 注意词意完整 排列对称 三号仿宋黑色字 文中如有小标题可用三号小标宋体字或黑体字 一般每面排22行 每行排28个字 常用文种介绍 常用文种 通知 通报 批复 函 报告 请示 通知的定义 常用文种 一 通知 通知是 批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 时使用的公文文种 在法定公文中 通知是使用范围最广 使用频率最高的一个文种 通知的分类 指示型通知 发布型通知 转发型通知 把现有的公文转给下级 平级以及不相隶属单位 例 关于转发集团公司 关于中国人寿系统创先争优活动信息报送工作情况的通报 的通知 带有指示性和指导性 下级单位应贯彻执行 例 关于学习贯彻万峰总裁重要讲话全面加强总部管理能力建设的通知 发布型通知重点在发布对象 例 关于印发 中国人寿保险股份有限公司党委会议事规则 试行 的通知 通知的分类 任免通知 会议通知 事项通知 事项通知 成立 调整和撤销机构 催报材料 变更时间等 例 关于上报2011年二季度基础率数据的通知 上级单位需要向下级单位知照对有关人员的任免决定时 可使用 例 关于 同志任职的通知 会议通知 依据 目的 时间 地点 要求 例 关于召开公司系统办公室工作会议的通知 请示的定义 常用文种 二 请示 请示是向上级机关请求指示 批准时的使用的一种上行文文种 请示文种的适用范围较广 各机关都有自己的职权范围 对属超出职权范围的事项 即应向上级机关行文请示 获准后方可执行和办理 请示的特性 一文一事请示应在事前 不能先斩后奏遵守隶属关系的行文规定 逐级请示理由要充分 有力 注重行文的逻辑 常用文种 二 请示 请示的格式规范 常用文种 二 请示 正文部分第一部分是请示缘由 要用简明扼要的语言将请示的原因和背景交代清楚 常以 现将相关问题请示如下 等开启下文 第二部分是请示事项 即请示的具体内容 关键在于两点 其一是明确 直截了当 其二是具体 清晰明了 结尾部分 妥否 请批示 或 特此请示 报告的定义 常用文种 四 报告 报告是向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问或要求时使用的一个上行文文种 报告的分类 综合报告 专题报告 工作报告 向上级汇报或总结工作时所写的报告 为了使上级机关全面了解一定时期内工作进展等方面的情况所作的内容复杂 反映问题较多 篇幅较长的一种报告 内容专一 集中汇报 反映某项工作 某一件事件或某一问题的报告 报告的分类 情况报告 建议报告 调查报告 向上级机关反映某项调查研究成果或专题为内容的报告 向上级反映有关情况 重大问题等所写的报告 向上级机关提供建议或提出设想为特点的报告 报告的格式规范 常用文种 四 报告 正文部分第一部分是报告引据 是报告的开头 要用简明扼要的语言交代主要内容 基本情况 有关背景 常以 现将有关情况报告如下 或为此 特作如下报告 开启下文 第二部分是报告事项 这部分是报告正文的主体和核心 要准确简要 条理清晰地将有关工作或事件表述清楚 结尾部分 特此报告 或 此报告 报告与请示的区别 1 目的不同报告的目的 向上级单位汇报工作 反映情况 答复上级单位的询问请示的目的 向上级单位请求指示或批准目的不同 是这两个文种的根本性区别 2 发文时机不同报告 在事后 请示 在事前 3 内容宽窄不同报告的内容 可宽可窄 既有专题报告 也有综合性报告 请示的内容 只能一文一事 4 结束语不同报告的结束语 多用 特此报告 此报告 等 请示的结束语 多用 妥否 请批示 特此请批准 等 5 处理方式不同请示 上级对下级报送的请示必须表态 报告 上级对下级报送的报告可以表态 也可以不表态 通报的定义 常用文种 五 通报 通报是用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况的一个文种 通报的特点是重在叙述事实 通过正 反两个方面事实的陈述 起到示范 指导 教育和警戒作用 通报的分类 表彰性通报 批评性通报 情况通报 是在一定范围内传达重要情况和动向 以指导工作为目的的通报 例 关于2009年反洗钱自查自纠工作现场检查情况的通报 表彰先进单位和先进个人 重在介绍其先进经验或事迹 以便树立典型 例 关于表彰2010年度全系统 财会工作先进单位 和 财会工作先进个人 的通报 用来批评 处分错误行为 以示警戒 要求被通报者和大家吸取教训 例 关于 分公司擅自开发外挂程序情况的通报 通报的格式规范 常用文种 五 通报 正文部分一是表彰缘由 一般包括先进事迹介绍和简要评价 二是表彰决定 写清何机关决定给予被表彰对象何种表彰奖励 三是希望号召 希望被表彰者再接再厉 并号召向先进学习 结尾部分 特此通报 标题写作规范 标题写作规范 标题的结构形式 公文标题有较强的程式性 其表现就是公文标题有相对统一的结构形式 完整 规范的公文标题 一般由发文机关 事由 内容 文种 公文种类 构成 即人们常说的公文标题 三要素 例 中共云南省省委关于中国共产党成立90周年纪念活动的通知 标题 三要素 写作规范 发文机关 事由 文种 即公文的种类 反映出公文的性质和价值 是标题的重要组成部份 一份公文只能有一个文种 发文机关一般写在标题的开头 要写全称或者规范的简称 不可滥用缩略语 例 中国共产党北京市委员会党校 可用其规范简称 中共北京市委党校 不可简称 北京党校 对公文行文内容加以集中和概括 一般标在标题的中间 是标题的核心部份 常用介词 关于 对 和表述主要内容的词语组成介词结构 以使事物更加具体 突出 鲜明 标题 三要素 可省略情况 省略发文机关 省略事由 公文的事由不是很重要 或者知照性的公文 极简单的公文 可同时省略发文机关和事由 例 通知 布告 如公文眉首上已印有制文机关的名称版头就可以省略发文机关 由国家最高权力机关或国家最高行政机关制发的公文 可以省略公文的事由 例 中华人民共和国全国人民代表大会公告 云南省人民政府令 省略发文机关 事由 注意 公文标题不能省略文种 标题中标点符号的使用规范 标题写作规范 标题中除用书名号和引号外 尽量不用标点符号 需要用到两个书名号 两个引号时 应按照从外到内的顺序 外面的用双书名号 双引号 里面的用单书名号 单引号 常见错误纠正 主送单位 抄送单位常见错误 主送单位 抄送单位 错误 省公司 部主送单位是指公文的主要受理单位 即需按照公文内容答复事项 办理工作的单位 不能是单位具体的部门 正确 省公司省公司党委 注 虽正文中主送单位不能写明具体的部门 但可在文件发文页面的主送单位栏写为 省公司 部 抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位 正文中抄送单位及发文页面的抄送单位栏均可直接写出具体的部门 例 省公司 部 标题常见错误 生造文种 缺失文种 错误 关于在中国银行开设业务支出账户的申请关于楚雄分公司个险渠道 二 三 联动企划方案 申请 方案 是常用应用文而不是法定文种 不能独立行文 行文时必须套用相应法定文种 正确 关于在中国银行开设业务支出账户的请示关于下发 楚雄分公司个险渠道 二 三 联动企划方案 的通知 错误 关于转发省公司 的通知 标题三要素中一定不能省略文种 正确 关于转发省公司 的通知 的通知 标题常见错误 混用文种 错用文种 错误 关于中国人寿楚雄分公司购买办公设备的请示报告 请示 报告 均是法定文种 一份公文时能有一个文种 两者同用造成误解 正确 关于中国人寿楚雄分公司购买办公设备的请示关于中国人寿楚雄分公司购买办公设备的报告 错误 关于表彰2010年度 获奖单位的通知文种使用错误 应该为 通报 正确 关于表彰2010年度 获奖单位的通报 补充 最常见用错的文种 请示 报告 函 应仔细区别这三个文种 标题常见错误 用词重复 多层转发 错误 关于呈报 报送 的报告关于请求 申请 的请示因文种 报告 本身已包含了报送的意思 文种 请示 本身包含了 申请 的意思 故同时使用使得标题事由内容出现重复 应去掉 呈报 报送 申请 正确 关于 的报告关于 的请示 错误 关于转发总公司关于转发集团公司关于转发全国金融工会关于 的通知的通知的通知的通知标题中出现多个 关于 和多个 通知 使阅读者不知所云 这时可采用直接转发最上一级文件的办法 并去除多于的介词 关于 只保留一个文种 通知 正确 转发全国金融工会关于 的通知 标题常见错误 标点符号 介词错误 错误 转发省公司 关于印发 中国人寿保险股份有限公司 职工之家 创建规划 的通知 的通知标题中需用到两个书名号 两个引号时 应按照从外到内的顺序 外面的用双书名号 双引号 里面的用单书名号 单引号 正确 转发省公司 关于印发的通知 的通知 介词重复 错误 关于对 项目进行集中采购的请示 关于 对 同时使用 造成介词结构重复 正确 关于 项目进行集中采购的请示缺少介词 错误 分公司 牵手 活动情况的报告缺少介词 关于 正确 关于 分公司 牵手 活动情况的报告 标题分行排布 标题常见错误 错误 转发总公司 关于表彰2010年度银行保险销售精英的决定 的通知关于开展审核洗钱高风险等级客户基本信息工作的通知标题回行时 应注意词意完整 排列对称 正确 转发总公司 关于表彰2010年度银行保险销售精英的决定 的通知关于开展审核洗钱高风险等级客户基本信息工作的通知 正文结构层次序数及其标点符号的正确用法 正文注意事项 第一层 一 二 三 用顿号 第二层 一 二 三 用括号 第三层 1 2 3 用小数点 第四层 1 2 3 用括号 使用括号的层次序数 括号外不再加其他标点符号 正文中日期 数字的正确表述 正文注意事项 日期应当写明具体的年 月 日 不能写 去年 今年 也不能只写月 日不写年 年份要完整表述 如 2009年 不能写成 09年 除成文日期等特殊要求外 正文中应尽量使用阿拉伯数字 成文日期中 二 一一年五月十四日 中间的 不能写成阿拉伯数字的 0 不能写成英语大小写 O o 也不能写成汉字大写 零 应该用汉字小写 注 汉字数字小写 一二三四五六七八九十 汉字数字大写 零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾 汉字数字的大小写可以在输入法的小键盘中文数字中选择 正文中两个标点符号的正确用法 正文注意事项 的用法 发文字号中年份外的括号应用 而不应该用 等 正确 国寿人险滇发 2011 123号 的用法 五 一 3 15 诺尔曼 白求恩 应该用 不能使用小数点 注 可以在输入法的小键盘标点符号中选择 正文中其他一些要求 正文注意事项 关于简称 使用非规范化简称时 应当先用全称 并注明简称 例 中国人寿云南省分公司2011年保险先进村创建评选办法 以下简称 评选办法 关于引文 发文机关 标题 引用发文代字 例 根据总公司 关于优化调整补充医疗保险业务相关事宜的通知 国寿人险发 2011 140号 文件 正文中附件标识的正确格式 正文注意事项 文件如有附件 应在正文之后 成文时间之前标明 并注明附件顺序和名称 正确标识 附件 错误标识 附 附表 附件如有序号 应使用阿