公文写作_公务文书写作格式

书名 秘书写作ISBN 978 7 111 29555 6作者 杨忠慧出版社 机械工业出版社本书配有电子课件 秘书写作ppt课件 第二章公务文书 秘书写作ppt课件 第二章公务文书 学习目标能够识记公务文书的一般格式 熟悉常用公务文书的使用 熟练掌握常见公务文书的格式 能够根据具体的行文需要制作符合文种与行文方向的公文 第一节一般格式先导任务小组讨论 从大家常见的文件谈谈你对公文格式有哪些方面的印象 你对公文的格式有什么样的认知 秘书写作ppt课件 第二章公务文书 基本知识一 一般格式1 眉首 1 公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 公文如需标识公文份数序号 即用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 并不是所有的公文都需要编制份数序号 国家行政机关公文处理办法 简称 办法 规定带有密级的公文必须编制份数序号 如果发文机关认为有必要 也可对不带密级的公文编制份数序号 如国务院文件都编有份数序号 编制公文份数序号用阿拉伯数码 一般说来 应根据公文的份数来决定所编份数的位数 但至少应不少于两位阿拉伯数字 即从 01 至 99 秘书写作ppt课件 第二章公务文书 2 秘密等级和保密期限秘密等级是标识公文保密程度的一种标志 根据 办法 的规定 涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级范围的规定分别标明 绝密 机密 和 秘密 绝密 是最重要的国家秘密 泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害 机密 是重要的国家秘密 泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害 秘密 是一般的国家秘密 泄露会使国家的安全和利益遭受损害 在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级 3 紧急程度紧急程度是对公文送达和办理时间的要求 根据 办法 规定 紧急公文应当分别标明 特急 急件 电报的紧急程度分为 特急 紧急 加急 平级 等四种 秘书写作ppt课件 第二章公务文书 4 发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 文件 电报 组成 函 只标识发文机关全称或规范化简称 不加 文件 电报 字样 命令 令 会议纪要 除标识发文机关全称或规范化简称外 还应加上文种名称 5 发文字号文件拟写发文字号的作用主要为便于文件的管理 以及方便文件的再查找和引用 发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 一般用3号仿宋体字标注在发文机关标识下空2行 居中排列 命令 令 的文号标注在命令 令 标识下边缘空2行居中位置 函 的发文字号位于武文线下1行右空1字处 电报的发文字号置电报上 下黑色反线之间右侧 联合行文 只标明主办机关发文字号 秘书写作ppt课件 第二章公务文书 6 签发人上报的公文需标注签发人姓名 如联合行文还需标注会签人姓名 签发人姓名平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人 用3号仿宋体字 签发人 后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 会签人 及会签人姓名置于 签发人 及签发人姓名之下 其标识方法同签发人 2 主体 1 标题公文标题是对公文中心内容的高度概括与提炼 一般是由 发文机关 事由 文种 三个部分组成 通常称为公文标题 三要素 如 国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见 其中 国务院 是发文机关 进一步做好退耕还林还草试点工作 是事由 意见 是文种 秘书写作ppt课件 第二章公务文书 2 主送机关主送机关是公文收受 承办的机关 主送机关应当使用全称 规范化的简称或同类型机关的统称 在标题下一行顶格书写 回行时仍应顶格书写 上行文的主送机关只能有一个 不要多头主送 以防责任不明 互相推诿 延误对问题的及时处理 下行文的多个主送机关按主次顺序排列 同一性质 同一系列的机关单位排列在一起 不同机关单位名称用顿号隔开 不同性质 不同系列的机关 单位名称用逗号隔开 如 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 3 正文正文是文件的主体部分 用来表述公文的具体内容 体现发文机关的意图 是公文的核心 正文结构包括开头 主体 结尾三部分 秘书写作ppt课件 第二章公务文书 4 附件附件是对附属于文件的其他文件或材料的说明 如有附件 应在位于正文之后 下空1行 左空两格的位置标识 附件 说明所附材料的名称及份数 在发文机关落款和成文日期之后附上所列附件的材料 有附件的公文 附件就同正件一起组成一个完整的公文 5 成文日期成文日期是公文生效的日期 成文日期以领导人签发的日期为准 联合行文的以最后签发的机关领导人签发的日期为准 会议讨论通过的 以讨论通过的日期为准 法规性文件以批准日期为准 法规性文件的发布日期与施行日期不一致时 应在正文中同时注明施行日期 秘书写作ppt课件 第二章公务文书 6 印章加盖印章是公文生效的标志 公文除会议纪要 电报 翻印件外 均应加盖印章 印章压盖在成文时间上 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 成文时间右空4字 印章用红色 端正 居中下压成文时间 印章应上距正文2 4mm 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间左右拉开 距离版心左右各为7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 即两个单位联合行文时 也不署单位名称 仅署成文时间 当联合行文需加盖3个以上印章时 此时 行文单位要署名 以避免 空白章 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 秘书写作ppt课件 第二章公务文书 7 附注附注一般是对公文的发放范围 使用时应注意的事项等情况的说明 附注应当加圆括号标注 标识在成文时间下1行 左空两格的位置 机关的 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 3 版记 1 主题词主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组 文件标注主题词 是为了实现办公自动化的需要 它有利于文件管理的规范化 科学化 选用主题词时 要从国务院办公厅编制的 国务院主题词表 中选用 主题词的选用应以能否确切反映公文主题内容为原则 主题词的标引次序应根据主题词的含义由小到大 从内容到形式来排列 一份文件可根据内容和特点 按类别词 类属词的顺序排列 除类别词外 一份文件选用3 5个为宜 最多不超过5个 主题词 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 标注位置在附注的左下方 文尾横线上端 词目之间应有一个词的间距 不用标点符号 第二章公务文书 2 抄送抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓的其他机关 抄送机关名称应当使用全称或规范化的简称 统称 在主题词下1行 左空1字 用与图文区等长的横线与主题词隔开 用3号仿宋体字标识 抄送 抄送机关间用顿号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 3 印发机关和印发时间印发机关指负责把公文文稿印成正式公文的机关 印发日期是指公文文稿送往印刷的时间 印发机关和印发时间位于抄送机关之下 无抄送机关的在主题词之下 占1行位置 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线 第二章公务文书 二 公文的特定格式1 信函式格式2 命令格式3 会议纪要格式三 公文的排版规格和印制装订要求1 排版规格2 制版要求3 印制要求4 装订要求5 用纸要求例文示范 第二章公务文书 表格 第二章公务文书 表格 第二章公务文书 表格 第二章公务文书 训练设计一 指出下面公文发文字号的错误 并给予改正1 京发 2008 45号2 2007 大学字第6号3 08 年 市 字23号4 政字 2008 026号5 教字 2007 第8号6 办发 2008 第07号7 局发 2007 82号8 政发 二OO八 26号二 指出下面公文标题的错误 并给予改正1 市物价局关于印发物价管理暂行条例的通知 第二章公务文书 2 县人民政府通告3 县食品厂关于添购冷冻机的请示报告4 厅关于设立基建处的请示报告5 县税务局关于 厂减免工商税的函三 指出下面所示公文格式 下行文 中不规范之处 并另外绘制出正确的公文 下行文 格式 表格 第二章公务文书 第二节通告先导任务小组讨论 阅读下面这则通告 体会通告的使用范围 讨论通告的写作要点 以及通告与公告的区别 基本知识一 通告的适用范围和特点 1 知照性2 约束性3 专业性二 通告的分类 1 周知性通告2 法规性通告 第二章公务文书 三 通告的结构与写法1 标题 1 完整式标题这类标题通常要写全发文机关 事由和文种 如 市人民政府关于严厉禁止传销行为的通告 2 省略式标题在实际使用过程中 标题是可以有所变化的 有的标题不写事由 由发文机关和文种构成 省略了事由部分 如 中华人民共和国商务部通告 有的标题不写发文机关 由事由和文种构成 省略了发文机关名称 如 关于办理营业执照年检的通告 有的标题不写发文机关和事由 只有文种 即 通告 两字 这种标题一般用于张贴的通告 2 正文 第二章公务文书 1 缘由通告的缘由常用 为了 或 根据 的句式说明发布通告的目的 依据和原因 通告的理由或依据与通告的事项之间一般用 特此通告如下 等惯用语过渡到事项部分 2 事项事项是正文的主体 要写得简洁明了 明确具体 若内容属周知性 往往篇幅较短 若内容属规定性 一般分条文写明应当遵守的有关事项 3 结语结语主要写明执行通告事项的要求或发出号召 有的通告没有专门的结语 用 特此通告 的形式来结束全文 3 发文机关和成文日期四 公告与通告的区别1 发布机关不同2 周知对象不同 第二章公务文书 3 实际功能不同4 内容侧重不同五 通告写作注意事项 1 严格区分通告与公告使用范围 不能把文种混淆使用 更不能随意将启事类的文稿冠以 通告 之名行文 2 通告的语言要准确 简明 通俗而不失庄重 3 通告行文要求内容单一 简明扼要 以方便公布的有关事项被大众理解 例文示范 第二章公务文书 训练设计一 阅读资料 完成任务在市政府的领导和广大市民的积极配合下 市采取的空气质量和交通保障措施取得了明显成效 为了创建全国文明城市 全面兑现 市政府的承诺 实现了 让社会满意 让人民群众满意 的目标 同时 也为贯彻落实国务院节能减排要求 减少机动车尾气排放对空气质量的影响 保持交通基本顺畅 结合本市大气环境质量状况和道路及交通流量的具体情况 市政府决定实施有关交通管理措施 请你代 市政府拟写一份通告 要求措施具体 可行 二 指出下面这则公文的错误 并修改 第二章公务文书 第三节通报先导任务小组讨论 阅读下面的通报例文 体会通报的写作特点 第二章公务文书 基本知识一 通报的适用范围和特点 1 典型性通报通过对本部门 本系统有代表性的典型人物 事件的宣传达到教育和指导的作用 2 时效性通报报道得越及时 对现实的指导作用就越大 3 真实性通报中报道的人 事都要是真实 确凿的 通报的内容表述也要求准确 第二章公务文书 二 通报的分类1 按照通报的性质和内容分 1 表彰性通报用于表扬作出显著成绩的先进集体或先进个人 以达到树立典型 发扬正气 总结成功经验 号召大家学习 推动工作的目的 第二章公务文书 2 批评性通报用于批评 处分在工作 生产或其他活动中违法政策 或违法纪律等错误行为 通报事故或反面典型 要求大家引以为戒 吸取教训 防止和避免类似事件再次发生 3 情况通报用于传达上级重要精神与重要情况 以便上情下达 统一认识 协调工作 2 按照通报的表述方式分 1 直述式通报发文机关直接叙述通报的事实 并加以评论及提出要求 2 转述式通报发文机关转发其他发文机关的通报或文字材料 并加以评论 提出要求 三 通告的结构与写法1 标题 第二章公务文书 2 主送机关3 正文4 落款四 通报的写作要求 1 通报的内容必须真实可靠 且具有一定的典型性 代表性 先进的典型能揭示时代的本质 反面的典型能起到警示的作用 2 通报的评价要做到分析中肯 评价实事求是 恰如其分 既不能随意拔高 也不能任意贬抑 3 通报的语言要注意把握分寸 不讲空话 套话 过头话 用词要简明扼要 恰当准确 做到以理服人 4 通报的写作主要用于指导工作 因此 在发现问题后应及时 快捷地制发通报 这样才能发挥通报的宣传和教育作用 第二章公务文书 1 表彰性通报 2 情况通报 例文示范 第二章公务文书 第二章公务文书 训练设计一 阅读资料 完成任务 市 报社在修建大楼时 在未经规划部门批准的情况下 擅自扩大大楼建设项目的建设规模 增建两层办公用房计2150平方米 建筑公司为其进行施工 事情发生期2006年8月 为此 市人民政府对这种违反建设程序规定的做法作出处理如下 一 对 报社进行通报批评 二 对擅自扩大增建的两层办公用房予以没收 市政府告诫各主管部门对在建项目加强检查 发现问题坚决制止 并申明今后对此类问题要追究有关人员的直接责任 请你代 市政府拟写一份通报 二 指出下面这则公文的错误 并修改 第二章公务文书 第四节报告先导任务小组讨论 阅读下面的报告例文 归纳报告的写作要点 讨论不同类型报告在写作上的区别 基本知识一 报告的适用范围和特点1 使用上的广泛性2 时间上的灵活性 第二章公务文书 3 表述上的陈述性二 报告的分类 1 工作报告单位 部门或地区 系统工作到一定阶段 以书面的形式向上级领导机关汇报工作 反映情况的报告 工作报告又可以分为综合性报告 专题性报告 突发性报告三种 2 情况报告指就某一方面问题或某一偶发事件的情况向上级反映所做的报告 一般是单一的 专题性的报告 3 答复报告指为答复上级机关的询问而写的报告 这是一种被动行文 4 报送报告指下级机关向上级机关报送文件 物件时 随文随物而写的报告 起到介绍说明的作用 如 大学关于报送200 年财务报表的报告 第二章公务文书 三 报告的结构与写法1 标题2 主送机关3 正文 1 开头开头要写出报告的目的 意义 缘由或根据 概括说明报告的主要内容 然后用 现将情况报告如下 特将这一情况报告于下 等过渡语 引出下文 答复报告在此处要先引用来函的文号及询问的问题 然后过渡到下文 答复上级机关的询问 2 主体这是报告的核心部分 用来说明报告的事项 第二章公务文书 3 结语报告的结束语应另起一行 空两行来写 根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语 工作报告和情况报告的结束语常用 特此报告 请审阅 以上报告 请审查 答复报告多用 专此报告 报送报告则用 请审阅 请收阅 等 4 落款包括发文机关名称和成文时间两项内容 一般标注在正文右下方 四 报告的写作要求1 报告要形成制度2 报告要迅速及时 不失时机3 报告内容要真实4 报告不能夹带请示事项例文示范 第二章公务文书 1 工作报告 表格 第二章公务文书 2 情况报告 表格 第二章公务文书 训练设计一 阅读资料 完成任务 市 报社在修建大楼时 在未经规划部门批准的情况下 擅自扩大大楼建设项目的建设规模 增建两层办公用房计2150平方米 建筑公司为其进行施工 事情发生期2006年8月 为此 市人民政府敦促 报社对这种违反建设程序规定的做法作出自查 自纠 并将处理情况向 市人民政府汇报 请你代 市 报社拟写一份报告 二 指出下面这则公文的错误 并修改 第二章公务文书 第五节请示先导任务小组讨论 阅读下面这则请示例文 体会请示的写作要点 讨论请示与报告在写作上的区别 图说 第二章公务文书 基本知识一 请示的适用范围和特点 1 期复性2 单一性3 针对性4 时效性二 请示的分类 1 请求批准的请示2 请求指示的请示3 请求批转的请示三 请示与报告的区别 1 行文目的不同2 行文的时间不同3 内容要求不同4 收文处理不同 第二章公务文书 四 请示的结构与写法1 标题2 主送机关3 正文 1 开头开头要交代请示的缘由 也就是请示行文的原因 根据 要写得充分 透彻 合乎情理 它是请示事项能否成立的前提条件 也是上级机关批复的根据 请示写得好不好 关键也看缘由的叙述 一定要写得理由充分 情况确实 数据准确 一般用 现将 问题请示如下 过渡到主体部分 第二章公务文书 2 主体这是请示的核心部分 具体写出请示的具体事项 要明确写清楚请示什么问题 要求批准什么事项 要求解决什么难题等 请求资金要直接写明数额 请求物资要写明品名 规格 数量等内容 以便上级机关给予明确的批复 3 结语这是请求的结尾 习惯用语一般有 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请予审批 或 以上请示如无不妥 请批转各地区 各部门研究执行 等 4 落款一般由发文机关名称和成文时间两个项目内容组成 五 请示的写作要求1 理由充分 请示事项具体2 必须一文一事3 不多头请示 第二章公务文书 4 不越级请示5 不得抄送下级机关6 语气要谦恭例文示范 表格 第二章公务文书 训练设计一 阅读资料 完成任务 省外资局拟于2007年12月10日派组 局长 等5人 到美国纽市 设备公司检验引进设备 此事需要向省政府请示 该局曾与对方签订引进该设备的合同 最近对方又来电邀请前去考察 在美考察时间需20天 所需外汇由该局自行解决 请你代 市 报社拟写一份请示 二 指出下面这则公文的错误 并修改 第二章公务文书 第六节批复先导任务小组讨论 阅读下面这则批复例文 谈谈批复的写作要点 讨论不同答复意见下的批复在写作上的区别 第二章公务文书 基本知识一 批复的适用范围和特点 1 针对性2 指示性3 明确性二 批复的分类 1 肯定型的批复2 否定型的批复3 解答型的批复三 批复的结构与写法 1 标题2 主送机关3 正文 第二章公务文书 1 批复引语批复引语是批复的缘由和依据 办法 规定 引叙来文 应当先引标题 后引发文字号 常用的固定格式 你 关于 问题的请示 发文字号 收悉 批复引语之后一般用 经研究 批复如下 等过渡语过渡到批复事项部分 2 批复事项这是对请示的事项所作的明确具体的答复和批示 写明对请示事项的批复意见 即针对 请示 的内容给予明确肯定或否定的答复以及具体的指示 在同意的批复中 可以提出希望 在不同意的批复中 一定要阐明不同意的理由 使对方明白道理 3 结语一般用 此复 特此批复 等习惯用语 也可以不用结语 4 落款一般由发文机关名称和成文时间两个项目内容组成 四 批复的写作要求 1 行文前要认真研究请示内容2 批复要及时3 用语要准确 文字要简洁 第二章公务文书 例文示范解答型的批复如下 表格 第二章公务文书 训练设计一 阅读资料 完成任务 省外资局拟于2007年12月10日派组 局长 等5人 到美国纽市 设备公司检验引进设备 该局曾与对方签订引进该设备的合同 最近对方又来电邀请前去考察 在美考察时间需20天 所需外汇由该局自行解决 此事 省外资局已经于2007年8月5日向省政府行文请示 省政府研究同意 省外资局的考察请示 请你代省政府拟写一份批复 二 指出下面这则公文的错误 并修改 第二章公务文书 第七节函先导任务小组讨论 阅读下面这则函的例文 谈谈函的写作要点 讨论不同函在格式上 写作上的不同 第二章公务文书 基本知识一 函的适用范围和特点 1 使用的广泛性2 写作上的灵活性二 函的分类1 按行文方向划分 函可以分为来函和复函两种 2 按函的内容划分 函可以分