会议管理_如何使用全时云会议介绍培训讲义

如何使用全时云会议 创想空间商务通信服务有限公司 全时云会议介绍 1 客户端程序下载和安装 2 组织者预约安排会议 3 主持人和参会者参加会议 4 会议平台操作 5 常见问题处理 6 目录 目录 全时 亚太区领先的会议服务提供商 创建于2000年 总部位于北京 在上海 深圳 香港 青岛 成都 杭州 南京 苏州等地设有分支机构 全时是中国少数获得多方通信牌照的企业 目前在产品 研发 技术支持 销售和客户服务等员工达600 人 全时 行业领导者 在2009年全时被Wainhouse列为中国会议市场最值得关注的企业在2009年 全时被FrostSullivan评为中国会议市场的领导者 亚太区会议市场增长最快的服务提供商之一 全时云会议为客户带来 新的业务模式网上律所网上诊所网上家长会 新的培训方式员工培训经销商培训客户培训 新的销售方式远程演示在线研讨 全时云会议介绍 1 客户端程序下载和安装 2 组织者预约安排会议 3 主持人和参会者参加会议 4 会议平台操作 5 常见问题处理 6 目录 目录 1 通过客户专属站点提前下载客户端 如打开 去下载客户端 下载与安装客户端 下载与安装客户端 2 初次进入会议之前会自动提示下载安装 根据入会链接操作提示下载 如果您没有预先下载好全时云会议客户端程序 在您登录web站点后 进入会议前系统会自动提示您下载和安装客户端 全时云会议客户端安装流程 全时云会议桌面快捷方式登录 全时云会议介绍 1 客户端程序下载和安装 2 组织者预约安排会议 3 主持人和参会者参加会议 4 会议平台操作 5 常见问题处理 6 目录 目录 预约会议小提示 1 一个云会议帐号代表一个会议室 拥有主持人账号才能进行发起会议 2 一个账号一个时间段内只能预约一场会议 如需在预约会议时间内要安排其他多个网络会议 需提供另外云会议帐号预约 登录云会议客户端预约 您按照前面的流程已经安装好客户端程序情况下 您可以直接通过桌面快捷方式输入云会议主持人账号和密码登录平台预约会议 点击 安排会议 填写 会议主题 设置 会议开始时间 和 会议时长 后 点击 确定 登录云会议客户端预约 点击 发送邮件 直接输入参会者邮箱地址系统平台发送会议邀请 或点击 复制会议信息 通过MSN QQ或者邮箱将会议链接信息发送给参会者 登录云会议客户端预约 全时云会议介绍 1 客户端程序下载和安装 2 组织者预约安排会议 3 主持人和参会者参加会议 4 会议平台操作 5 常见问题处理 6 目录 目录 目录 参加会议 4 主持人参加会议 参会者参加会议 主持人参加会议 客户端桌面快捷方式加入主持人通过桌面快捷方式输入云会议主持人账号和密码点击登录 点击 会议列表 找到对应会议点击 进入本场会议 即可进入 安排的会议只能提前30分钟才能进入 目录 参加会议 4 主持人参加会议 参会者参加会议 参会者参加会议 方式一 邮件链接入会1 主持人给您发送的邮件中 点击入会链接加入 2 在弹出的页面中 然后输入参会姓名 密码已经自动填入 点击 加入会议 参会者参加会议 方式一 3 进入模拟会议室平台后界面如下 请根据提示框选择语音接入方式 1 使用VOIP 2 使用电话 3 无需语音如果您没有选择语音接入方式是听不到主持人或主讲人的声音 为了能保证语音沟通 请确定您的麦克可用 参会者参加会议 方式一 参会者参加会议 方式二 桌面客户端快捷方式入会1 打开桌面快捷方式图标 点击加入他人会议 输入您的姓名及参会密码 点击加入会议 2 进入模拟会议室平台 请根据提示框选择语音接入方式 1 使用VOIP 2 使用电话 3 无需语音如果您没有选择语音接入方式是听不到主持人或主讲人的声音 为了能保证语音沟通 请确定您的麦克可用 参会者参加会议 方式二 全时云会议介绍 1 客户端程序下载和安装 2 组织者预约安排会议 3 主持人和参会者参加会议 4 会议平台操作 5 常见问题处理 6 目录 目录 根据在会议中职能和活动的不同 云会议划分以下的用户角色 在同一场会议中拥有不同的使用权限 会议中的角色 主讲人 会议中默认的主讲人是会议的主持人 会议进行中主持人可将主讲人权限授予活动中的任何角色 主讲人可以在会中进行文档资料等的共享作 主持人 组织 安排会议的人员 是会议主持者 在会中拥有最高权限 音频和视频的切换由主持人控制 主持人登录需要拥有云会议帐号 主讲人 会议中默认的主讲人是会议的主持人 会议进行中主持人可将主讲人权限授予任一参会人 主讲人可以在会中进行文档资料等数据的共享操作 参与人 会议中除了主持人 主讲人之外的参会人员 参与人不需要拥有云会议帐号 只需使用会议的参会密码进入他人会议 全时云会议是国内唯一家提供PSTN电话 VOIP融合的会议产品 提供双重保障的最佳语音质量 语音的操作 1 主持人入会时弹出语音选择框 有2个选项 使用VOIP 使用电话 在用户未选择前 默认是双禁状态 既不可听不可讲 与会者列表也没有音频或电话图标2 会中语音方式随时切换 使用VOIP或使用电话 点击右上角进行操作 如使用电话有两种方式加入 电话主动拨打入会和通过我们平台呼叫您的手机或座机入会 3 参加人数较多并引入较多杂音 主持人可选择全体静音 选择了全体静音对主持人不影响 主持人可听可讲 如需发言可通过主持人开启举手功能 进行举手操作提示主持人 4 为了保持会场安静 参与人不发言可选择自我静音麦克 直接点击自己名字后麦克图标出现斜杠即可 如需发言主持人和自己都能解除静音 再点击麦克图标解除就行 但主持人给参与人麦克静音后 只有主持人能解除参会者的静音 举手功能的操作 云会议提供会中举手功能 使用方法如下 1 主持人如需开启举手功能 先通过设置权限分配开启举手功能 主持界面上就会出现举手按钮 2 开启举手功能按钮后 会议会自动处于全体静音状态 如需开始举手就点击开始举手 参会者即可进行举手操作 主持人界面 参会人界面 3 主持人看到参会者举手后会自动跳到最上面 开启举手人麦克后参会者即可提示可以发言状态 1 点击 使用电话 入会提示方法按照方式进行选择操作 语音使用电话的操作 2 点击使用 自我外呼 入会提示方法如下 点击使用 自我外呼 电话接入可直接和自己的网络端姓名与电话号码绑定到一起 3 主动拨打电话方式入会 拨打接入号码根据提示输入会议密码即可加入 我们提供9个城市本地接入号码 以及400或800接入 并且也提供海外接入号 语音使用电话的操作 云会议提供两路视频在线显示 如需开启需要主持人权限 使用方法如下 视频的操作 两路视频显示 单路视频显示 1 只有主持人可以开启和关闭参会人的视频 参会者不能打开自己和他人视频 要打开摄像头只需点击姓名后摄像头图标即可开启 2 第一路视频默认显示主讲人的视频 第二路视频由主持人选择打开某个参会者的视频图标即可显示 3 视频窗口大小显示我们采用三种方式 两路小视频QCIF 160 120 的图像格式 两路大视频 采用CIF 320 240 的图像格式 单路视频放大至全屏时 采用4CIF 640 480 图像格式 达到高清晰视频的标准 两路小视频显示 云会议提供了主持人权限及音频设置功能 权限授予及音 视频设置操作 1 主持人点击 设置 即可设定 会议信息 音视频 权限设定 2 会议信息设置 聊天信息存储 文档保存路径 入会选择提示及界面语音选择等 3 音视频设置 选择当前使用的音频输入设备及视频输入设备 4 权限设定 设置参会者拥有权限 文档保存 标注 打印及会中是否可以文字聊天 开启举手功能等 权限及音 视频设置操作 云会议提供高效的文档共享功能 使用的前提是具有主讲人权限 使用方法如下 文档共享的操作 1 主讲人点击 文档共享 即可上传本地的PPT Word Excel及图片格式等文档共享给所有参会人 2 点击 文档共享 工具栏的 注释 按钮 可以进行批注与标记 系统默认所有的参会人均可参与批注 3 主讲人可以打开多个文档进行共享 可以同时支持20个文档以页签的方式进行切换 4 主讲人可以对共享的文档进行翻页 缩放 全屏 保存 打印 同步等操作 开好会议的小窍门 1 如果PPT文档过大 25M 文档上传很慢 或者文档格式云会议不支持 或者PPT中有动画 您可以使用屏幕共享 一样可以在共享屏幕上打开文档哦 2 参会者如获得 共享文档 的权限也可以上传文档 但只有主讲人翻页参会者着才会同步 3 上传文档两种方式转换 本地虚拟打印机和服务器转换 默认首选虚拟打印机 5 主讲人共享文档后 默认是全屏状态为了能看到 与会列表 和 与会视频 可点击 窗口缩放按钮 进行查看 以页签方式显示文档与白板 打印 保存功能 即刻同步 主讲人 参会者注释工具条 窗口收缩放大功能 快速换页 云会议提供高效的屏幕共享功能 使用的前提是具有主讲人权限 使用方法如下 屏幕共享的操作 1 主讲人点击 屏幕共享 即可快速共享主讲人电脑桌面 2 点击 屏幕共享 工具栏的 协同注释 按钮 弹出的工具条选择注释工具可以进行批注与标记 同时所有的参会人均可参与批注 3 主讲人点击 摁钉 图标 可以将工具栏收起 避免其遮挡屏幕共享内容 共享屏幕我们采用的技术 优化的桌面算法 变化的区域发送原则 有效减少对带宽占用 5 主讲人点击 退出共享 可以退出屏幕共享操作 隐藏工具条 文档共享和白板共享随时切换 4 主讲人点击 共享文档 或者 共享白板 可随时进行切换 白板功能的操作 云会议提供高效的白板共享功能 使用的前提是具有主讲人权限 使用方法如下 1 主讲人点击 白板共享 即可打开一个空白的电子白板 2 通过 绘图 工具栏 可以在白板区域自由绘制 书写信息 支持多人同时操作 可方便灵活的使用荧光笔和激光笔等工具 并可支持手写笔的操作 3 主讲人可以打开多个白板 多个白板以页签的方式进行切换 4 主讲人共享白板后 默认是全屏状态为了能看到 与会列表 和 与会视频 可点击 窗口缩放按钮 进行查看 云会议提供会中文字聊天功能 使用方法如下 文字聊天的操作 3 主持人可以对聊天权限进行设置 包括 会议中不使用聊天 参会人可任意聊天 1 具有权限的参会人可以点击左下角聊天室图框 在打开的聊天窗口中输入文本进行发送信息 2 文字聊天信息可以发送给所有人 群聊 或指定参会人 私人聊天 4 各参会者可以保存聊天记录 传送PIN码电话绑定提示 选择参会者右键操作 对参会者权限快捷操作 输入电话号码 手机或座机 电话外呼自动绑定该参会者接入语音 主持人具有的功能 1 电话邀请可同时添加多个号码一起外呼 2 邮件邀请也可同时添加多个邮箱地址进行并行发送 3 复制会议链接通过其他方式发送 参会者可直接打开链接输入姓名加入会议 1 主持人兼主讲人如果异常退会后120分钟未入会 则本场会议会强制结束 2 如果主持人分配了主讲人在会议中 主持人点击关闭按钮时 可以选择离开会议 如果选择离开会议 只是主持人退出会议 其他参会者可以继续开会 之后如果主讲人选择直接结束会议 则本场会议会强制结束 3 会议中如果120分钟内只有主持人一个人没有参会者加入 会弹出提示框 强制结束会议 4 如会议已经开完 主持人直接点击关闭按钮 根据提示选择结束会议即可 退出或结束会议 全时云会议介绍 1 客户端程序下载和安装 2 组织者预约安排会议 3 主持人和参会者参加会议 4 会议平台操作 5 常见问题处理 6 目录 目录 声音 主持人听不到参会者声音 1 主持人检查对方姓名后是否有麦克标记或麦克是否静音了 没有麦克提示对方选择麦克或电话 静音代表对方的麦克被静音了 对方说话别人听不到 如果静音解除静音即可 2 检查自己电脑的喇叭是否静音了 XP系统 Win7系统 3 如果外接了一个VOIP设备 请在音视频设置中选择当前使用的音频输入设备 并请根据语音设定选择自己VOIP声音输入设备 如 外接了一个 polycomC100声音输入设备 这个时候在你把设备插入电脑后 在音视频中去选择您对应的声音输入设备 声音 主持人听不到参会者声音 1 看是否您的电脑CPU占有达到100 影响到语音传输效果 2 主持人或参会者如果选择无线网络接入 如无线网络不稳定 同样会影响到语音的传输 3 如果参会者两台或多台电脑靠的比较近同时进入会议平台 并同时选择了语音接入方式 会出现啸叫及回声情况 建议关闭其中一台电脑的喇叭并静音麦克 或者其中一方接一个一体化的耳麦即可避免 4 如果参会者选择有两种语音同时接入 使用VOIP 使用电话 建议静音一种语音方式 否则也会出现啸叫或回声 5 如果由于网络原因 VoIP语音质量较差 为了保证会议继续进行 语音请快速切换使用电话中 自我外呼或切换到使用电话或者主动拨打电话入会 加入电话会议系统后 请关闭您电脑的喇叭 并在不发言时将本地电话麦克静音 在话机上按 6键 要解除静音同样按 6键 如电话语音不好 可在话机上按 0请求会议助理协助排查 影响语音情况 1 检查对方摄像头是否被自动检测到 主持人是否打开了对方摄像头 同时您可以通过设置音视频中视频设定参看自己摄像头设备是否正常 2 视频的打开由主持人控制 参会者无法自己打开自己的摄像头 如需打开主持人点击该参会者姓名后面的摄像头标记即可打开 如果外接了一个摄像头 请在音视频设定中视频设定进行选择启用 视频 对方视频无法看到 3 如果摄像头无法正常打开 让对方检测是否在WINDOWS下已经打开摄像头或者已经被其他应用程序占用 例如 QQ MSN 如果打开关闭即可 如果没有打开 可以打开测试一下摄像头是否正常后 关掉摄像头 4 以上操作之后 还不能看到对方视频 建议对方将外接