会议管理_会议管理与组织概述

2020 2 19 会议管理与组织 大至一个国家 小至一个企业 都在会议里决定其基本走向 花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 每天都在开会 在浪费时间的事情列表上会议居于首位 会议通则 第一章 会议的时间管理 不要迟到不要随意变更会议时间严格按照议程进行 不要超时 会议失效的原因 目的不明确责任不明确事后无跟踪 会议准备 第二章 是否一定要开会 可以直接决策已经有例会决策者无法出席有更好的方法 必须要开会 复杂信息传递多人集思广益 参与决策听取汇报分派任务 确定会议目标 可实现什么而不是要做什么 安排谁来参加会议 有贡献有影响有提升 确定会议议程 书面化会议主题明确议程与主题对应参与人员与主题相关 4 8人 会议时间长度 不超过2小时 指定记录人 会议议程示例 小组活动 日前 公司领导提出公司人力资源体系建设较为落后 希望人力资源部能够拿出一份行动方案 加快公司的人力资源体系建设步伐 请根据以上工作任务 安排一次会议 并拟定会议议程 时间 五分钟 会议议程示例 确定会议安排 时间地点座位 发布会议通知 通知方式通知时间必要的背景资料 事先完成的工作书面用语 会务准备 会议主持 第三章 会议常见角色 十八大 会议常见角色 参与者 决策者 主持人的职责 营造和谐气氛严格按照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑的发言尊重少数人的意见 避免会中意见一面倒的情况减少与议题无关的争辩与讨论保持中立态度强调会议纪律 主持人 三要 思路清晰敏锐善于言辞表达幽默感 主持人 四不 不要独占发言不做火爆辣椒不要加入冲突不要放弃控制 主持人 五保持 保持和谐保持包容保持客观保持肯定保持议程 会议开场 四部曲 介绍会议背景介绍会议议程介绍与会人员提出会议期望 会议开场举例 近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响 使得本季的营收目标达成率只有70 因此今天召开会议主要讨论两大问题 第一就是如何刺激原市场的买气 第二讨论新市场的扩展计划 首先将由业务部周厚坤课长为我们说明目前市场状况 再由各位一起讨论 然后各区市场督导会一一提出配合方案 最后由行销部门整合后提出执行方案 本次会议的进行时间预估为1 5小时 会议过程中请大家将手机置于无声状态 希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡 能够产生一套完整有效的业绩提升计划 大家加油 小组活动 日前 公司领导提出公司人力资源体系建设较为落后 希望人力资源部能够拿出一份行动方案 加快公司的人力资源体系建设步伐 目前 该会议即将召开 请拟定一份会议开场白 时间 五分钟 如何达成会议决议 权威决策少数服从多数共识决策 如何结束会议 按时结束重申会议决议确认与会者的任务 目标 期限指定专人跟进 会后工作 编制会议纪要 并发送与会者跟进执行的过程是否需要系列会议 会议冲突 常见的会议冲突 短话长说 独占发言 人身攻击 时间不足 为反对而反对 离题 争功诿过 争议 抱怨 会议冲突 会议冲突的对策 人身攻击 对双方进行安抚 重申议事规则 重提主体进行讨论 离题 给予肯定再切断话题 将离题的议题留置最后再做讨论 请他做归纳或替他做归纳 事先请将规则讲清楚 发言限定时间 会议冲突的对策 暂停该项议题 容后再议 参与第三者的意见 进行不记名投票 同情其不满的情绪 归纳其不满的原因 寻求解决的方法 争议 抱怨 会议冲突的对策 接过话题 请他人发表意见 非语言式阻止 选择重要的议题进行讨论 限制发言人数 可事先登记 限制发言时间 征求与会人意见 是否挪到下次会议 独占发言 时间不足 会议冲突的对策 请他提出更好的对策 引导他思考是否有考虑周全 不断施压 设置暗桩 带动与会人员的热烈参与 有抛砖引玉的效果 主动出击 适时发问 塑造发言机会 且予以正向的肯定与鼓励 不发言 为反对而反对 会议礼仪 第四章 会议座次 介绍礼仪 位卑者尊者 年轻 年长 同事 客人 职位低 职位高 男性 女性 非官方人士 官方人士 本国同事 外籍同事 介绍他人 职位 姓名 先生 女士介绍自己 姓名 部门 职务 参会礼仪 事先了解会议目标有准备地赴会位置选择手机置于无声 高效会议