会议管理_会议礼仪培训课件

会议礼仪 主讲 王建和 效率就是效益 世界上的事物可归纳为两种特质 有效率的以及没有效率的 而人亦可归纳为两种人 有效率的人以及没有效率的人 萧伯纳 需要那么多会议吗 在商务活动中 据统计数据显示 一般的工作人员平均每周要花4小时开会 这样 一个人一生中大约有整整一年时间花在开会上 中层管理人员有35 的工作时间在开会 对于高层来说 据统计 他工作时间约32 是在与别人的单独会议上 34 是在与一群人的会议上 而有的大公司的总经理每天的预定会议就占去了59 的工作时间 会议对于政府部门贯彻执行政策 集思广益 统一思想 有效地推动工作很有意义 对于企业和公司来说 会议于发展业务同样必要 英国英特尔计算机公司总裁安德鲁 格罗夫说 会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段 会议的计划与筹备 筹划会议应遵循的步骤 确定会议宗旨 确认这些宗旨都能在指定的时间内实现 选择出席对象 根据既定会议宗旨确定 设备安排 确认能提供所必需的设备 准备会议议程 按逻辑顺序排列 每个议程都标上名称和时间 制定基本准则 以保持行为规范 发出邀请 让他们有时间做好准备 与非出席者联系 使他们也能获得有关信息 成功的会议 需要做到五个明确 主题明确 也就是会议公开打开的题目或公开提出的 旗帜 要明确鲜明 避免造成任何歧义或误解 与会者明确 明确自己在会议中的角色 目的明确 包括两个方面 一是会议本身的目的 二是与会者的目的 时间明确 何时开会 会议时间多长 地点明确 包括大致地理位置 具体的会议地址 成功的会议 需要具备三个必要条件 所有与会者 包括会议举办者与参加者 应有某种共同目标 具备与会议规模相适应的经济 物质条件 制定完善 周密的会议计划 确定会议议程 议程的作用 在会议举行之前 会议议程必须制定出来 因为议程表就像一张地图 当我们明确了方向 知道自己要到哪儿去 我们就能走得更远 美国通用汽车公司总裁托马斯 默菲是一位成功的公司领导人 他说 会议的议程必须事先准备妥当 并分发给与会者 这样可以使他们心中有数 做好倾听 发言的准备 必要时还可以向与讨论题目有关的部门收集信息 以便会上提出准确的数据和资料 会议议程起着重要作用 有利于达到会议目的 提高会议效率 议程的内容 会议时间和地点会议目的会议议题的顺序 在制定会议议程时必须记住 某些议题将使会议团结一致 而另外一些可能会分裂会议 以此为据 主席将影响会议能否团结 顺利的开始和结束 任何会议持续时间不应超过两个小时 以60分钟到90分钟为宜 如果会议开上两个小时之后 就很难讨论出个有意义的结果来 通常只有一个半小时就足够把所有的议案理出一个头绪了 会议议程议题清楚明确 使成员有机会在会前集中其思想和信息 这样会使正式会议信息充足 效果更佳 会议的论题所需的支撑材料往往会影响会议议程与实际开会的间隔时间 商务会议议程的确定 你在会议上发言的论题是什么 你的发言需要多长时间 你希望讨论什么样的问题或事情 一旦明确会议有哪些议程 就能确定会议所需的时间 在选择会议日期和时间时 应考虑到其他人的日程安排 一般来说 星期五下午和星期一上午不适合开会 会议议程表的样本 2 05 2 10开场白 欢迎词 介绍 会议目标 宣布基本准则 10 至15 的时间2 10 2 25目前的销售额数据 2 25 3 00营销预算 3 00 3 25管理培训计划 3 25 3 30结束语 确定与会人员 会议并不是参加的人越多越好 出席会议的人数越多 这个会就越复杂 时间也越长 费用就越高 有研究表明 当4个人的会议增加到5个人时 其复杂的程度将增加127 不同类型会议的理想出席人数 解决问题型少于5人调查问题型少于10人工作回顾或展示型小于30人动员型越多越好 政府部门召开的会议上 确定与会人员可采取以下办法 查找有关文件 档案资料 请人事部门提供 征求各部门意见 请示领导 拟发会议通知 与会人员确定后 即可向与会人发出通知 以便他们做好参加会议的准备工作 有时准备工作量比较大 而距离开会时间还远 可以先发一个关于准备参加会议的通知 在开会前 再发出开会通知 通知一般用书面形式 开会日程 期限 地点 报到的日期 地点 路线等 必要时 还应写明会费和差旅费报销等事宜 会议通知印好后 应盖上举办单位章再发出 会场布置 会场选择 与会人员确定并且发出通知以后 就要选择 布置会场 选择会场时 要根据参加会议的人数和会议的内容来考虑 思考的七个问题 会议室是否足以容纳所有的出席者和必要的设备 会议室是否有充足的通风和照明设备 会议室是否受室外活动的干扰 会议室的设备是否能满足会议的要求和时间的长短 会议室地点是否对所有出席者都方便 会议室的费用是否可以承受 会议室在你需要时是否有空 要达到的标准 大小要适中地点要合理附属设施要齐全要有停车场地 会场设计 会场中的桌椅和摆放形式对与会者心理和会议的顺利进行非常重要 一般而言 会场形式依会场的大小 形状 会议的需要 与会人数的多少而定 通常呈大方形 圆形 方形等 圆桌式 方桌式 在圆桌或者方桌的周围安放椅子 可以互相看得见 领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈 适合于召开15至20人左右的小型会议 口 字型 如果出席会议的人数较多 可以把桌子摆成口字型 内侧也可以安排座位 字型 V 字型 摆成 字型 V 字型时 要注意主席位置 要有黑板或银幕 就像研讨会使用黑板或幻灯那样 要让与会者不必挪动座位就可以看到 教室型 目前中国最流行的开中型 大型会议的会场形式 其特点就是容纳的人多 有气势 容易布置 容易选择现成的场地 如 礼堂 教室 影剧院均可 它便于召开发布会 或者以说明情况 传达情报为目的的会议 或者是群众大会 主席台设置 主席台 设在代表席对面的地方 和与会人员面对面 由于会议多数在礼堂 会堂 影剧院等场所召开 主席台一般设在舞台上 中型会议的主席台 设在舞台上面或下面均可 小型会议可以不设主席台 现在一般在主席台前设讲台 用于发言人讲话 主席台上可适当摆放鲜花 主席台背后悬挂会标或旗帜 会议名称的标准悬挂在主席台上方 主席桌 1086421357911 座次 与会人员的座次应统一安排 由于座位有前有后 有正有偏 在排座位时要采善安排 照顾全面 可以采用以下方法排列 按汉字笔划排列按地理位置排列按行业系统排列 印制证件 证件是出席会议的证明 是与会人员身份 资格 权利 待遇的凭证 代表证 记者证 工作人员证要用不同颜色的字或纸印刷 以作区别 迎接与接待 迎接与会人员 通知上预定的报到日期到了 工作人员要提前分赴机构 车站 码头 携带车辆和作为迎接的标志 迎接从各地赶来参加 主持会议的人员 接待 与会人员必须到签到处签到 在签到处的服务人员要穿戴整齐 在胸前或胳臂上佩带标志 同时 签到的笔 其笔帽拧去 签到的本子打开 签到负责人彬彬有礼地站在一起 签到后 因服务人员把他们领到各自房间 给他们倒上一杯水 可随意攀谈几句 常见会议礼仪 代表大会的礼仪 代表大会包括人民代表大会 党员代表大会 共青团地表大会 职工代表大会 妇女代表大会等各种类型 代表大会的礼仪 应注意 代表的产生主要符合各种代表会议本身的规定 代表会议可以设主席团 会议正式开幕时 主持人 或主席 要向全体代表宣布整个会议议事日程 并分发文件 会议报告等 在会议过程中 还可以印发简报 代表们对于会议报告所提出的意见 会议应认真听取 代表会议一般都要进行选举 选举要按程序进行 例会的礼仪 例会指固定时间 固定与会人员 固定地点的制度性会议 会议的内容以传递信息 交流情况 安排和布置工作为主 例会礼仪应注意 例会无需事先发通知 但如临时取消一次 应及时通知全体人员 确实不能出席的应当请假或安排人员代表自己参加并告知主持人 座位多安排成 口 字型或 圆桌型 会议时间力求简短 例会一经形成制度 非遇十分特殊的情况 不能取消或改期 报告会的礼仪 报告会是请专家学者 先进人物或领导干部以及其他有关人士进行专门报告的会议 常见的有形势报告会 学术报告会 劳模报告会或先进事迹报告会 具体礼仪 选准的报告人一定要既有名望 又对报告内容有真知灼见的人 会前会后宜派专车迎送 还应有对等的组织人员陪同 要妥善安排其衣食住行 报告会要设主席台 报告人作报告时 主持人要在场作陪 而且必须同所有与会者一起认真倾听 不能分心去看书刊杂志等 也不能显露出疲惫 焦灼等神情 报告会如要录音 必须事先征得报告人同意 报告会的参加人数不限 但不能太少 座位排列成 教室型 有的报告会 听报告的人可以递 条子 发问 由报告人作答 形成 对话 的形式 口头提问亦可 报告结束后 主持人可以作扼要 简洁的讲话 并向报告人致谢 同时 请报告人先退场 然后听众再退场 座谈会礼仪 座谈会是邀请有关人士一起 围绕某一问题进行讨论 或为沟通情况 增进情感而进行交谈的会议 座谈会礼仪包括 通知要有明确开会的时间 地点 座谈的内容及对与会者的具体要求 并及时发送到被通知对象手中 使与会者早作准备 主持人首先介绍会议目的 内容和座谈形式 座谈会要在平等的气氛中举行 主持人要同与会者围坐在一起 在介绍与会者相互认识后即迅速引导发言 防止出现 冷场 的现象 座谈会鼓励发言和争论 活跃会场气氛 使与会者知无不言 言无不尽 营造热烈 融洽的气氛 工作会议礼仪 工作会议是为达成目标 统一思想 由不同人员在一起召开的会议 礼仪要则 工作会议的通知 应着重写明会议的目的 以便对方慎重选派代表参加 如有必要 还应该写明会上计划讨论的事项 以便会议参加者准备资料 工作性会议人数不宜过多 会议宜小 座位安排宜采用 圆桌型 或 方桌型 也可考虑采用 工作群体型 工作性会议遇到意见分歧 裁决时虽然也要 少数服从多数 但会议主持人应冷静慎重地对待少数人的意见 尊重这些意见并交付全体人员反复推敲 经验交流会礼仪 经验交流会是