财务费用报销管理制度.doc

公司各项管理制度及财务报销制度一、差旅费管理及报销条例1、出差人员必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人签署意见、分管领导批准后方可出差。2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“用款申请单”，列明用款计划，由部门负责人签字担保后，经财务负责人审核，总经理审批后方可借款。3、审核人员根据签有分管领导考核意见的“出差申请单”和有效出差单据，按费用包干标准规定，经总经理审批后方可报销差旅费。4、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导或总经理签署意见后方可报销。5、出差人员回公司必须于一星期内向财务提交经相关领导审批后的有效报销单据，如个人原因延误、超过一星期报销差旅费用的，每一天按30元罚款。财务每月24、25日为付款日，如超过当月25日未能向财务提交相关有效单据的，财务将在次月25日再进行报销付款。 6、出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究财务经办人及负责人的责任。费用标准总体原则：对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“实报实销，超支不补”。A. 公司总经理(包括随行人员)因公外出，实行实报实销。副总以上级别才可乘坐飞机并得到总经理同意，任何人不得乘坐飞机头等舱和轮船头等舱。B. 其他人员受公司指派因公外出，按出差不同区域实行不同的补助标准：（1）住宿标准（金额单位：元。下同）：地区/人员特区直辖市省会城市省辖市县级市及以下总经理实报实销副 总 经 理200200180150120其余人员18018016010080（2）伙食补助费：地区/人员特区直辖市省会城市省辖市县级市及以下总经理实报实销副 总 经 理6050504040其余人员6040403030 （3）市内交通费：地区/人员特区直辖市省会城市省辖市县级市及以下总经理实报实销副 总经 理108553其余人员108553（4）交通工具标准：工具/人员飞机火车轮船长途汽车出租车总经理普通舱软卧软座二等舱实报实报副 总 经 理预申请硬卧硬座三等舱可乘实报其余人员硬卧硬座三等舱可乘预申请备注：不需要住宿，并在外停留6小时以上者，每人每天补助20元，不带车者可报销往返公共汽车票。报销办法（一）住宿费报销办法1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。2、出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。3、出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，在分管领导允许的前提下，可按实报销。4、住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，副总以上人员出差，可单独住宿。（二）伙食补助费报销办法中午12时前离开本市按全天补助；中午14时后离开本市按半天补助；中午14时前抵达本市按半天补助；中午12时后返抵本市按全天补助。（三）交通费报销办法1、订票费、退票费原则上不予报销，如遇特殊情况需写书面汇报，报分管领导批准后，方可报销。2、对于自带车辆人员，交通补助费不予报销。（乘坐出租车办事需经主管领导同意）。3、驾驶员外出油料费实报实销（不再报销其他交通费油），行车途中的违章罚款一律不准报销。4、出差人员原则上不得乘左出租车，但下列情况除外：（1）出差目的地偏远，没有公共交通工具的；（2）携有巨款或重要文件须确保安全的；（3） 收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；（4） 陪同重要客人外出的；（5） 执行特殊业务或夜间办事不方便的（四）其他1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。2、出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。（五）、补充规定1、两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行高一级人员标准执行。2、去往集团办事处的人员，出差途中享受伙食补助费。抵达后食宿由办事处承担，不享受伙食及住宿包干，如因办理业务路途较远，而中途无法返回办事处就餐，可享受伙食补助费，但需持有办事处负责人的签字确认证明。3、外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。二、外聘人员探亲假管理条例 a、需休假者，需提前二十天提交申请，经主管同意，并安排时间，再报总经理批准，方可回家探亲。b、探亲假标准三次/年，每次不得超过15天（从休息之日起至到厂报到日止），超规定时间按天数计算扣双倍工资，探亲假当月不在享受正常工休。c、探亲假每年不足三次按两次计算，第三次探亲假因工作原因不能满足的，年底一次性补发2000元加班补助。d、探亲假期间工资按工资总额的每天70%计发。e、探亲人员回公司必须于一星期内向财务提交经相关领导审批后的有效报销单据，如个人原因延误、超过一星期报销探亲费用的，每一天按30元罚款。财务每月24、25日为付款日，如超过当月25日未能向财务提交相关有效单据的，财务将在次月25日再进行报销付款。 交通费报销办法1、探亲人员来往交通费一律按火车票（硬卧、硬座）、公共汽车票报销。 2、探亲途中的市内交通费，可按起止站的直线公共电车、汽车、轮渡费凭据报销，但乘坐市内出租车辆的开支，应由职工自理，不予报销。 3、 职工探亲不得报销飞机票，因故必须乘坐飞机的，可按火车票（硬卧、硬座）、公交车、船票价报销，多支部分由职工自理。三、采购人员管理条例（一）采购流程图流程作业要求记录表单责任单位/人采购申请接收请购单验收入库对帐/整理付款资 料询价比价议价样品提供确认签订采购合同进度跟催供应商选择1、物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单请购单需求部门1、接收已核准并审批的请购单请购单采购员1、采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价，2、询价伍佰元以上的物资需上报总经理说明情况。询价记录表采购员1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则申请单采购员1、依优质低价原则进行选择询价记录表需求部门/企管部/采购员1、依据供需双方确定的条件签订合同采购合同采购员1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理采购合同采购员1、库管员按采购需求进行验收（核对数量与质量），办理入库手续，并开出入库单。入库单库管员/需求部门1、采购员根据库管员提供的相关资料进行对帐，财务审核，总经理审批，最后到财务部办理付款结算。送货单发票支付凭证库管员采购员财务(二) 采购报销制度a、为满足采购人员工作需要，采购员可提前向财务申请一定金额的借款，填写“借款单”，并注明借款日期与还款日期（最长还款期不得超过一个月），由财务负责人与总经理审批后方可付款。b、需要再次借款时，必须结清之前所有借款款项。未结清前欠款项无论任何原因，财务不予再次借款。如有延误采购工作由采购人员自行承担。c、报销采购的费用，非总经理签字同意的支出，必须向财务提交有效货物发票和运输发票等。收据及手工书写证明不能作为报销凭证。报销单据上必须有采购人员的采购签名、财务负责人的审核签名、总经理的审批签名方可报销。d、超过千元以上金额的采购，除财务和银行休息日，采购人员应首先考虑承兑、支票或网银付款。减少现金往来。四、公司其他费用报销制度 1、话费：财务每月25日统一报销付款。 中层以上干部、采购、销售员、客服人员方可报销话费，话费余额不得超过100元。 2、招待费：财务每月25日统一报销付款。特殊情况需要借款的经总经理批准，向财务填写“借款单”，并说明借款用途、还款期限（不得超过一周），由总经理签字后方可借款。业务招待人员应坚决贯彻“可接待可不接待，不接待”，“可参与可不参与，不参与”，“可发生可不发生费用，不发生”，“态度热情，费用从简”的原则。 业务招待费的使用严格执行分档次接待原则，坚决控制非