仓储业务成本核算操作规范.doc

安得物流股份有限公司企业管理标准受控文件 注意保密仓储业务成本核算操作规范实施时间2009年5月1日文件编号编 制周建鸿修改次数A审 核李少平总 页 数6审 批卢立新版 本 号20091.0 目的规范仓租业务核算，正确的反映各项业务的经营情况，特制定本办法。2.0 适用范围本办法适用全公司，包括华南公司及芜湖安得控股子公司。3.0 业务核算基本流程及部门职责3.1 业务核算基本流程图：3.2 各部门职责： 物流中心职责：负责供应商资质审核、合同签订与传递、对信息中心维护的合同进行检查、成本确认、单据填制、审核与移交； 运营部职责：负责合同签订、采购成本监控、业务运作管理、对信息中心维护的合同进行检查； 信息技术与管理部（信息中心）职责：负责合同维护； 财务部职责：负责成本核算规范的制订与培训、成本单证合法合规等事项的复核与检查、款项支付； 审计监察部职责：对异常成本监控、审计； 华南公司依据上述部门对应职责实施。4.0 成本核算的内容4.1 仓租业务外租仓成本核算4.1.1 核算对象：仓储供应商；4.1.2 费用归集范围：供应商合同规定范围内所有应支付的仓租费用；4.1.3 核算流程： 一般流程：流程责任人员完成时间控制要点1、合同签订中心经理、财务经理、仓库主管业务运作开始前1、业务运作前签订；2、中心财务经理参与长期合同谈判过程（重点对成本、结付方式、结算周期、风险控制等进行把关）；3、供应商合同扫描件上传到ALIS系统。2、系统合同维护、核准信息中心业务运作开始前（合同审批完2日内）1、信息中心根据供应商合同维护系统；2、业务已运作合同未签订的，由财务经理提供数据，信息中心维护；3、已到期未续签的，信息中心将原合同续延一个月，同时知会财务经理、运营片区；4、中心、运营部核查系统合同及预估成本，信息中心对异常数据（合同未维护、收入成本不匹配）定期通报。3、账务核对、成本确认、移交财务经理、财务主管成本确认为当月月末日，单据移交为次月5日前1、仓租成本核对方式：以供应商合同、仓租面积确认表结算信息作为基准，与供应商提供的结算清单进行核对；2、核对完毕后，与供应商在结算凭证上签字或盖章确认；3、财务经理、主管根据对帐清单进行系统成本确认及单据签字。4、供应商提供发票；5、核算员办理付款申请单，次月5日前将单据提交中心审核。4、中心审核中心经理、财务经理提交单据3日内1、审核附件是否齐全；2、审核结算价格是否与合同是否一致；3、单据部门负责人、会计复核处签字。5、财务部单据复核、移交财务部成本管理单据寄达总部3日内1、审核单证合法合规性；2、对中心审核的内容（附件、结算价格等）进行抽查复核，定期通报；3、单据会计复核处签字，交领导审批；4、写入ERP标准发票；5、将单据移交资金组，在资金组接收后系统付款申请单状态转为“移交确认”。6、付款、系统核销及ERP记账财务部资金经理、出纳、财务部成本管理安排付款后3日内1、资金经理根据应付帐期及月度资金计划安排付款；2、付款后出纳及时将已付款单据在ALIS中进行核销，ALIS自动控制产生ERP付款凭证；3、系统付款申请单状态此时转换为“核销”；4、财务部成本管理审核ERP付款凭证。 预付款流程：流程责任人员完成时间控制要点1、合同签订中心经理、财务经理、仓库主管业务运作开始前同一般流程2、系统合同维护、核准信息中心业务运作开始前（合同审批完2日内）同一般流程3、预付款单据填制、移交财务经理、财务主管合同约定付款日前10天1、根据合同约定的条款确定预付金额，并在ALIS系统中做预付款单（成本管理-预付款管理）；2、供应商提供发票；3、办理付款申请单，将单据提交中心审核。4、中心审核中心经理、财务经理提交单据3日内1、审核附件是否齐全；2、审核结算价格是否与合同是否一致；3、单据部门负责人、会计复核处签字。5、财务部单据审核、移交财务部成本管理单据寄达总部3日内1、审核单证合法合规性；2、单据会计复核处签字，并交领导审批；3、写入ERP预付款发票；4、单据复印备用（核销预付款）；4、将单据移交资金组。6、付款及ERP记账财务部资金经理、出纳、财务部成本管理安排付款后3日内1、资金经理安排在收到单据3日内付款；2、财务部成本管理审核ERP付款凭证。7、账务核对、成本确认财务经理、财务主管当月月末日1、根据供应商合同及实际使用面积与供应商进行确认；2、系统进行成本确认及付款申请，并向财务部成本管理提供付款申请单号。8、核销预付款财务部成本管理次月3日前1、 ERP中核销供应商预付账款；2、 ALIS核销。4.1.4 单据签字流转付款金额业务经办部门负责人会计复核审批10万以下财务主管中心经理财务经理、财务部成本管理财务部部长助理10万（含）以上财务主管中心经理财务经理、财务部成本管理财务部副部长、部长、总经理中心经理、财务经理审核方式可选择： 条件成熟的服务平台（成本、单据合规性较好），可由中心评估、财务部成本经理审批后，采取长期授权的方式，由被授权人审核签字后直接寄财务部审批付款； 紧急付款的，可由服务平台提交审批报告，以审批报告作为附件，单据直接寄财务部审批付款； 条件不成熟的服务平台（成本、单据合规性较差），且不耽误付款的，由服务平台邮寄至中心，中心审核后寄财务部审批付款。4.1.5 核算要求 仓租预估成本与确认成本差异超过1000元，需由财务经理、主管提交差异说明（含责任追究），经中心经理、运营部部长、总经理审批后方可支付； 需取得供应商开具的仓储服务业发票，不可白条或扣税点。4.1.6 单证要求 付款申请单、仓租成本面积确认表、仓储服务业发票、预估与确认差异原因分析（责任追究报告）。4.2 客户外租仓成本核算流程责任人员完成时间控制要点1、合同签订客户经理、开发人员业务运作开始前1、业务运作前签订；2、在客户合同中明确管理费收入的方式。2、系统合同维护、核准信息中心维护收入合同的同时1、信息中心维护客户合同，将原“纯管理费收入”维护为“管理费收入+代收代付仓租收入”（维护时注意分开2条记录），如美的空调管理费3.1元+代收代付仓租10元，全额计入“管理费”收入；2、同时维护代收代付仓租成本。维护内容：供应商名称：芜湖安得代收代付仓租；业务类型：管理费；面积：管理费收入对应的面积；单价：10元；3、财务经理负责对信息中心维护的管理费收入成本进行检查。3、账务核对、成本确认财务经理、财务主管、次月5日前1、客户经理根据与客户确认的管理费面积提开票申请，3.1元管理费收入与10元代收代付仓租收入分开提票，其中10元代收代付仓租收入虚拟开票、核销，3.1元管理费收入正常开票；2、财务经理、财务主管根据客户确认的管理费面积*10元进行成本确认及付款申请。4、付款核销财务部成本管理次月5日前1、检查代收代付仓租收入及成本是否一致；2、ALIS进行虚拟核销，不写入ERP。4.3 自建仓仓租成本核算，参照自建仓库财务核算管理办法执行。4.4 其他与仓租业务有关的成本核算：4.4.1 仓库水电费：仓库日常水电费开支。 核算要求：ALIS系统列“仓库水电费”； 单证要求：付款申请单、水电表读数（上月底数、本月指数、单价）、供应商发票；4.4.2 仓库扫码费：托管仓扫条码支出。 核算要求：ALIS系统列“扫条码”、根据合同约定支出； 单证要求：付款申请单、供应商发票。4.4.3 仓储其他：仓库购买的日常清洁用具及其他仓库低值易耗品。 核算要求：ALIS系统列“