库存管理_原料采购与库存管理培训课程

第七章原料采购与库存管理 需先明确的几个问题 1 餐饮原料采购与库存管理的核心 成本管理2 餐饮原料采购与库存管理的主要对象 食品原料3 餐饮原料采购与库存管理的基本目标 通过管理干预 使相关成本指标控制在设定的范围之内 第1节原材料采购管理 食品原料采购管理是餐饮成本控制的首要环节 它直接影响餐饮经营效益 影响餐饮成本的形成 一 餐饮原料采购组织形式及利弊分析 1 餐饮部负责食品采购优点 根据业务情况 灵活 及时的采购 便于控制质量和数量缺点 缺乏制约 容易出现财务漏洞2 采购部负责食品采购大型饭店食品原料采购工作常由采购部统一采购和管理 3 餐饮部和财务部合作管理采购员由餐饮部门选派 并受财务部管理 应认识到采购食品原料的关键是为了生产和销售 所采购的原料应符合本企业的实际需要 严守财经纪律 遵守职业道德 不以职务之便假公济私 应熟悉采购业务 熟悉各类食品原料名称 规格 质量和产地 应重视食品原料价格和供应渠道 善于市场调查和研究 关心各种食品原料贮存情况 应具备良好的英语阅读能力 能阅读进口食品原料说明书 二 餐饮原料采购人员的确定 三 餐饮原料采购运作程序 餐饮部 仓库 验收 采购部 供应商 1 采购申请单 2 订购单 2 订购单 3 运送食品发票 4 订购单验签发票 5 食品转送 6 食品领料票 7 发放申领食品 财务部 4 订购单验签发票 5 付款 四 餐饮原料采购质量和规格控制 食品原料质量指食品的新鲜度 成熟度 纯度 质地 颜色等标准 食品原料规格指原料种类 等级 大小 重量 份额和包装等 食品原料质量和规格常根据某一饭店菜单需要做出规定 采用采购规格书的形式 规定对各种食品原材料的质量要求 采购规格书 是以书面形式对餐饮部要采购的食品原料等规定详尽的质量 规格等要求的企业采购书面标准 XX饭店采购规格书 2008年9月25日 一 采购规格书内容包括 产品通用名称或商业名称 法律 法规确定的等级 公认商业等级或当地通用等级 商品报价单位 基本容器名称和大小 容器中单位数或单位大小 重量范围 加工类型和包装 成熟程度 防止误解所需的其他信息 参见教材P44 二 原料采购规格书的使用与主要作用1 如何使用采购规格书企业的档次和类型 客人要求 现行行业标准 现有设备加工能力 市场环境与原料使用可行性 2 采购规格书的主要作用 1 订货 依据 2 采购 指南 3 供货 准则 4 验收 标准 四 采购数量控制 现代饭店的适时生产方式 JustinTime JIT 表明 尽量减少食品原料库存量 饭店采购数量的影响因素包括 菜肴销售量 食品原料特点 饭店贮存条件 市场供应情况和企业库存量标准等 1 鲜活原料采购量 鲜活类原料 容易变质的原料 包括每天购进的新鲜奶制品 蔬菜 水果及水产品 保持食品的新鲜度 减少损耗 采购方法是根据实际原料的使用量采购 要求采购员每日检查库存余量或根据厨房及仓库的定单进行采购 鲜活原料采购量 当日需要量 上日剩余量 2 干货及冷冻原料采购量 干货原料 不容易变质的食品原料 它包括干海货海参 鱼翅 粮食 香料 调味品和罐头食品等 冷冻原料包括各种肉类等 A 最低贮存量采购法 采购员对达到或接近最低贮存量的原料进行采购 使用这种方法 要求仓库管理员掌握每种食品原料的数量 单价和金额 最低贮存量 日需要量 发货天数 保险贮存量标准贮存量 日需要量 采购间隔天数 保险贮存量 如 采购品名 冬笋罐头每天使用量 2听采购周期 30天采购周期内使用量 2听x30天 60听订货到购回入库时间 3天订货到购回入库期间使用量 2听x3天 6听保险库存量 2听x3天 6听最低标准库存量 订货到入库期间内使用量 保险库存量 6 6 12听最高标准库存量 采购周期内使用量 保险库存量 60 6 66听 a 库存量未达到最低库存量时 方先清点库存数量 然后从中减去最低库存量 采购量 采购周期内使用量 超过最低库存数量b 当处在最低库存量时 采购量 采购周期内使用量 B 永续盘存卡订货法 对所有入库及发料保持连续记录的一种存货控制方法 订货量 最高储备量 订货点量 日均消耗量 订货期天数 如 某饭店采购罐装黄桃 日均消耗量为20罐 订货期为5天 最高储备量为300罐 订货点量为150罐 10月28日 管理员发现该原料永续盘存卡上现存量已降至订货点量 立即发出订货通知 252 302 C 经济批量控制法 花费在食品原料的订货费用和存储管理上的费用都是最低时的采购数量 2 每次采购平均订货费用 年 季 原料需要量经济订货批量 单位物品存储费用 订货费用 与订货次数成正比存储费用 随订货数量变化而变化缺货损失 直接由订货数量不足造成 单位物品存储费用 原材料采购价格 库存维持费用率 采购次数 原料需要量 经济订货批量 进货间隔周期 单位物品存储费用 采购次数 如 某饭店部分食品原料计划用量和采购 存储费用资料见下表 请确定经济批量控制标准 以便为食品原料采购供应管理控制提供客观依据 五 采购方式 1 竞争价格采购2 招标采购3 集中采购4 定点采购 第2节原材料验收管理 一 验收内容 食品验收控制指保管员 验收员 根据饭店制定的验收程序与食品质量标准检验供应商发送或采购员购来的食品原料质量 数量 规格 单价和总额 并将检验合格的各种原料送到仓库或厨房 记录检验结果 1 核对价格2 验收数量3 检查质量4 检查包装物 二 验收场地 设备与工具 1 验收场地验收处 验收办公室 一般在饭店后门或边门 足够的空地便于卸货 第2节原材料验收管理 2 设备与工具磅秤 定期核对 保持精确度 直尺 温度计 小起货钩 板箱切割工具 尖刀 公文柜等 三 验收程序 1 票单核对送货发票 订购单2 检查原料质量采购规格书3 核实原料数量4 签名填单收货验收单 存货标签5 送货分发直拨原料 厨房或销售地点入库原料 库房或贮藏室6 填写有关报表验收日报表 第2节原材料验收管理 食品原料验收单 存货标签 鱼 肉存货标签 1 应为每一肉 鱼 禽或每一箱鱼 肉 禽填写标签 2 应分为两部分 一半系在原料上 一半送成本会计师 验收员每日应当填写食品原料验收日报表 该表内容应包括发货票号 供应商名称 货物名称 数量 单价 总金额 接收部门 贮存地点 验收人等 验收员 验收日报表 三 验收控制 1 完善表单体系验收单 存货标签 验收日报表 退货通知单等2 强化规章制度验收员不直接向成本会计师汇报工作 会计师监督验收体系工作 3 加强检查定期 不定期 检查 复查 重量 数量 质量等 第2节原材料验收管理 第3节原材料库存管理 一 食品贮存原则 食品贮存指仓库管理人员通过科学的管理方法 保证各种食品原料数量和质量 减少自然损耗 防止原料流失 及时接收 贮存和发放各种食品原料以满足餐饮经营需要 制定有效的防火 防盗 防潮和防虫害等措施 掌握各种食品原料日常使用量及其发展趋势 合理控制食品原料库存量 减少资金占用和加速资金周转 建立完备的货物验收 领用 发放 盘点和卫生制度 二 仓库种类 一 按地点分类1 中心库房即饭店的总库房 2 各营业点的分库房一般设在各厨房或酒吧 储存短期内使用的原料 二 按物品的用途分类1 食品库房2 酒类及饮料库房3 非食用原料库房 1 干货库存放各种罐头食品 干海鲜 干果 粮食 香料及其他干性食品原料 2 冷藏库存放蔬菜 水果 鸡蛋 黄油 牛奶及需要保鲜或当天使用的畜肉 家禽和海鲜等 3 冷冻库将近期使用的畜肉 禽肉和其他需要冷冻的食 通过冷冻贮存起来 三 按储存条件分类 各食品仓库应有照明和通风装置 规定各自的温度和湿度及其他管理规范等 A 温度要求 1 干货库最好控制在10 C左右 15 22 C也是普遍接受的温度 A 温度要求 2 冷藏库最好控制在10 C以下 主要防止细菌生长 3 冷冻库一般保持在 18 C至 24 C之间 B 湿度要求 1 干藏库相对湿度控制在50 60 之间 米面等食品相对湿度再低一些 3 冷冻库保持高湿度 2 冷藏库水果 蔬菜类 85 95 肉类 乳制品及混合冷藏库 75 85 C 光线要求 所有食品仓库均应避免阳光直射 仓库玻璃应使用毛玻璃 人工照明时 应尽可能挑选冷光灯 此外 应保持空气流通 每小时4次换气 冷藏 冷冻食品不要靠墙存放 不直接放在地板上或堆放到天棚 以利空气流通 三 食品贮存管理要求 1 入库要求及时入库 防止变质 散失系上标签 注明入库时间 数量等 在食品贮存管理中除了保持食品质量和数量外 还应执行食品原料的贮存记录制度 通常当某一货物入库时 应记录它的名称 规格 单价 供应商名称 进货日期 订购单编号 当某一原料被领用后 要记录领用部门 原料名称 领用数量 结存数量甚至包括原料单价和总额等 执行原料的贮存记录可随时了解存货数量 金额 了解货架上食品原料与记录之间的差异情况 这样有助于控制采购食品原料的数量和质量 A 分类存放 2 存放要求 B 科学摆放 1 四号定位库号 架号 层号 位号 2 立牌立卡建立料牌和卡片 进出数量 结存数量等 3 五五摆放根据各种物品性质和形态 以 5 为计量基数堆放 长 宽 高均以 5 作为计算单位 美观整齐 便于清点 发放 C 保持清洁 通风 清扫 清理 消毒 D 各库管理要点 D 各库管理要点 D 各库管理要点 3 发料控制 1 领料单据 仓库 酒吧 宴会厅 各厨房 餐厅 内部调拨单 领料单 各厨房 餐厅 酒吧 宴会厅领用食品原材料和餐茶用品 须填写 库房领料单 和 内部调拨单 经使用部门经理或主管签字方能领取 食品原料领料单 日期 2004年3月3日 领料部门 酒吧 食品原料调拨单 库存物品与明细账对口库存物品与货卡对口货卡库存余额与明细账余额对口 食品仓库发料日报表 日期 2004年4月3日 本日发料汇总 发料项目数 总金额 制表人 2 按单发货 3 签字出库 4 账目控制 库存原料计价方法 1 先进先出法先进先出法指先购买的食品原料先使用 由此将每次购进的食品单价作为食品发放的计价依据 2 平均单价法平均单价法是在盘存周期 如一个月为一个周期 将不同时间购买的同一种食品原料的单价 平均后作为计价基础 食品原料平均单价 本期结存金额 本期收入金额 本期结存数量 本期收入数量 3 后进先出法当食品价格呈增长趋势时 一些饭店把最后入库的食品原料单价作为先发出使用的方法 而将前一批购进的 价格较低的食品原料单价作为该类食品原料在仓库贮存总额的计价方法 如 某饭店在2008年12月购进数次海虾 由于采购时间不同 购入的单价不同 使用先进先出法 平均单价法计算2008年12月该饭店大虾仓库贮存额 1 以先进先出法计算 月末结存 47 00 49 2303 元 2 以平均单价法计算 原料平均单价 1845 6880 7595 7661 41 160 155 163 46 21 元 月末结存 46 21 49 2264 29 元 4 库房盘点 1 定期盘点每月至少盘存一次 一般在月末最后3天 由仓库经理或记账员 库房管理员 餐饮部和财务部会计人员参加 2 逐件清查逐库进行 依据货卡库存余额 按堆位 货架逐项盘存 采用点数 过秤 清箱 点包 数盒 点瓶等方法逐一清点数量 3 盘后处理对盘盈和盘亏结果作具体分析 查明原因 请部门经理签署意见 报总经理审批后 进行账务调整 月末账面库存食品原料总额 月初库存额 本月采购额 本月发料额库存短缺额 账面库存额 实际库存额库存短缺率 100 库存短缺额 仓库发放原料总额 食品原材料盘点登记表 库房 清点人 年月日 5 安全管理制度 四禁制度禁止无关人员入库 为个人存放物品 库房饮