人事管理_人力资源管理外包概述

人力资源管理 HumanResourceManagement HumanResourceManagement 第十章人力资源管理外包 人力资源管理 HumanResourceManagement 理解并掌握人力资源管理外包的含义 掌握人力资源管理外包的原因 人力资源管理外包的优缺点 人力资源管理外包的内容及形式 了解人力资源管理外包的理论基础 掌握人力资源管理外包的基本工作内容 掌握人力资源管理外包的风险来源及风险防范措施 本章学习目标 本章主要内容 第一节人力资源管理外包概述第二节人力资源管理外包的主要工作第三节人力资源管理外包的风险及其防范第四节人力资源管理外包的发展趋势 第一节人力资源管理外包概述 第一节人力资源管理外包概述 一 人力资源管理外包的含义 人力资源管理外包也叫人事外包 作为管理外包的一种 其含义是 企业根据需要将一些重复的 事务性的 不涉及企业机密的人力资源管理工作 交由从事该项业务的专业机构进行管理并向对方支付相应服务报酬的一种活动 核心概念 第一节人力资源管理外包概述 二 人力资源管理外包的动因 从内部动因和外部动因两个视角进行分析1 内部视角分析 1 人力资源管理职能重新定位的需要人力资源管理者不再是组织经营战略的被动执行者 而是组织经营战略的决策者 人力资源管理人员应该成为企业决策层的战略伙伴 帮助企业的领导计划和实施组织变革有利于人力资源管理部门从繁杂的日常行政管理职责中解脱出来 真正参与到企业高层的战略计划中区 实现其战略性职能 2 培养核心竞争力的要求外包管理机构为企业提供全面大的人力资源管理方案 确保企业突出经营重点和提高绩效 提高核心竞争力 第一节人力资源管理外包概述 二 人力资源管理外包的动因 3 促进企业管理专业化外包服务商在人力资源管理方面具有专业知识和技术 以及丰富的操作经验 外包能够提高企业人力资源管理的专业水平和能力 外包不仅可以使企业得到专家的意见和指导 并能运用外包服务机构的最新系统和技术 外包过程实际上也是对企业内部人事管理人员的培训过程 有利于管理能力的提高 第一节人力资源管理外包概述 二 人力资源管理外包的动因 4 降低人力资源管理成本在企业一方 外包降低甚至是取消了对人力资源管理的行政人员 设备体系和信息平台等方面的持续性维护投资 外包为企业提供了一种获取和维护最新人力资源管理技术的途径 为企业节省了大量的技术性投资资金 外包通过法律确认使企业和外包机构之间建立起符合双方利益的风险共担机制 最大限度地降到了企业的连带责任成本 第一节人力资源管理外包概述 二 人力资源管理外包的动因 5 完善人力资源管理制度通过专业服务公司帮助企业突破逐渐老化的管理模式制定清晰的工作说明书和岗位规范 将员工考核记录及时归档 建立人力资源管理信息系统 第一节人力资源管理外包概述 二 人力资源管理外包的动因 2 外部视角的分析 1 竞争的加剧人力资源管理对于企业来说成本是高昂的 为了保持企业的竞争力 企业趋向于压缩雇员人数 实行组织结构的扁平化 保持其对市场反应的灵活性 2 国际化发展趋势的推动在国际化的竞争中 人才是竞争的关键 专业的人力资源管理外部供应商可以帮助分担企业人力资源管理的压力 更好的适应国际化发展的需求 第一节人力资源管理外包概述 二 人力资源管理外包的动因 3 外包市场的成熟我国人力资源管理外包业务的发展成熟 让更多的企业去选择这种管理模式 4 现代信息技术的影响人力资源职能需要通过技术资源实施或更新即系统提供电子化人力资源管理程序开发相关应用软件和平台 为员工和经理提供自助服务建立数据库和知识管理系统 行之有效地运用员工数据 上述方面需要进行重大投资 而外包协议为企业提供了一种获取和持续性拥有最新技术的途径 不仅可以让外包商持续性提供最新系统和技术 而且可以避免这些投资 第一节人力资源管理外包概述 二 人力资源管理外包的动因 第一节人力资源管理外包概述 三 人力资源管理外包的理论基础 一 交易成本理论 二 委托代理理论 三 核心竞争力理论 四 专业分工理论 五 价值链理论 一 节约成本人力资源部的各项职能都要配齐的同时 机构设置和人员配置都会产生支出 而且还有运营管理 招聘 培训成本等 专业的人力资源外包服务商通常会有规模优势 这种优势带来的成本降低可以通过合作方式与企业分享 以培训成本为例 企业如果自己做入职培训 也许培训一百个人 真正入职时有五十个人离开了 去了其它公司 导致培训成本的极大浪费 但对人力资源外包服务商而言 他们是在为行业培训人才 一个企业不要 其它企业也许会要 这就把人才培训变成专业化和批量化的服务 第一节人力资源管理外包概述 四 人力资源管理外包的优势 二 让企业更加专注于核心业务人力资源外包可以专业做工资 社保 有专业的系统支持 有专业的模式 可以帮助企业人力资源部门从繁重的重复性事务中解脱 专注于企业高层的战略规划职能工作 从而提升人力资源管理的高度和核心竞争力 三 扩大人员招聘渠道 整合多种培训资源人力资源外包服务商因为自身的行业优势 拥有更多更灵活的招聘渠道 更专业的招聘经验 在提供培训时能更灵活的使用到多方面资源 实际上企业也愿意和人力资源外包服务商合作 把经验性的内容和他们共享 以更好的对人员进行加工 第一节人力资源管理外包概述 四 人力资源管理外包的优点 第一节人力资源管理外包概述 四 人力资源管理外包的优点和缺点 第一节人力资源管理外包概述 五 人力资源管理外包的内容 1 薪酬管理方面 2 人力资源信息系统方面 3 国际外派人员管理方面 4 组织发展方面 5 遵守劳动法规方面 6 人员配置方面 7 培训方面 第一节人力资源管理外包概述 六 人力资源管理外包的方式 一 全面人力资源职能外包 二 部分人力资源职能外包 三 人力资源职能人员外包 四 分时外包 第二节人力资源管理外包的主要工作 第二节人力资源管理外包的主要工作 一 成立人力资源管理外包的决策机构 成功的人力资源管理外包方案始于清晰的短期和长期目标 为了保证决策的正确性 企业应当成立一个人力资源管理外包决策机构 负责审议所有的外包决定 人力资源管理外包决策机构可以由企业内部不同部门 如人力资源部门 财务部门等 的人员组成 人数不一 要看公司规模及外包业务大小 一般为4 5人 一般由高级人力资源经理来担任该机构的负责人 负责主持有关外包问题的研究 寻找有关信息 起草外包项目计划书等 第二节人力资源管理外包的主要工作 二 企业人力资源管理外包的基本条件分析 企业进行人力资源管理外包应具备的外部条件 一种是来自技术方面的 因为只有信息技术的广泛应用 外包企业和外包服务商之间才能进行信息的充分沟通与交流 才能节省交易费用和代理成本 从而提高效率 另一种是来自经济方面的 在从事某一专业生产或服务的领域内 只有当技术成熟或比较成熟 并形成行业规模 互相竞争时 才可能使生产或服务成本降低 也只有当交易成本降低到企业可接受的范围内时 交易才可能形成 第二节人力资源管理外包的主要工作 三 成本 效益分析 在人力资源活动外包方面 比较常见的一种成本效益衡量方式是 核算现有工作人员完成某特定活动的成本 再将此成本与该活动外包的成本进行比较 但是 这种分析可能是很不准确的 而且 成本只是一个因素 还有很多需要考虑的问题 企业必须考虑员工和管理人员对以外包方式完成此项工作的满意度 现有职能人员的能力发展 企业技术现状等 人力资源管理外包决策者必须考虑 究竟什么会带来最高的回报率和最小的组织混乱 第二节人力资源管理外包的主要工作 四 人力资源管理外包内容的选择 前面已经提到 在实践中比较适合外包的人力资源活动与不适合外包的人力资源活动 根据美国印第安纳大学的管理系教授斯考特 莱沃的调查 最后发现人力资源管理的不同职能对企业的意义不同 外包程度也不同 其中工资发放 福利 培训是三种常见的外包职能 而人力资源信息系统与薪酬则较少外包 同时调查中还发现 小企业中 把工资发放和福利职能外包的比例较高 第二节人力资源管理外包的主要工作 五 外包方式的选择 前面已经提到了全面人力资源职能外包 部分人力资源职能外包 人力资源职能人员外包 分时外包等几种常见的外包方式 人力资源管理外包方式的选择 首先要考虑企业自身的实际 同时要考虑企业所面临的内外环境等因素及其变化趋势 第二节人力资源管理外包的主要工作 六 外包服务商的选择 一 外包服务商选择流程 外包服务商的选择流程如下图所示 第二节人力资源管理外包的主要工作 六 外包服务商的选择 续 二 选择外包服务商需要考虑主要因素 1 资质2 行业知名度3 经验4 水平5 价格 第二节人力资源管理外包的主要工作 六 外包服务商的选择 续 三 外包服务商选择的途径 1 普通的中介咨询机构2 专业的人才或人力资源服务机构3 高等院校 科研院所的人力资源专家或研究机构 第二节人力资源管理外包的主要工作 七 起草项目计划书要求 项目计划书要求是企业让潜在的外包合作对象充分了解自己的需求的手段 它在很大程度上能够决定投标服务商的范围 以及进行服务商筛选和分析的工作量 起草项目计划书要求的过程受到高度重视 并且形成了一些原则和技巧 一般而言 项目计划书要求应当由熟悉和理解人力资源管理外包过程以及打算外包的职能的人来起草 否则 难以准确表达真正的要求 所提出的问题和要求提供的信息应当是与所要外包的职能相关的 并且要求非常明确具体 第二节人力资源管理外包的主要工作 八 签订外包合同 外包合同是双方以后合作的基础 也是维持这种合作关系的可靠凭证 它直接关系到外包的成败 通过谈判所形成的详细周密的外包合同应该包括 外包的业务 外包的价格 双方的职责范围 合作的期限 工作的进度 各期所要达到的目标 评估指标 服务的级别 违规的处罚条款等 在协议中 最重要的内容之一就是费用的构成 第二节人力资源管理外包的主要工作 九 企业内部进行充分的沟通 沟通是使外包项目取得成功的至关重要的因素之一 在开始设计外包方案的时候 内部人力资源职能人员知道企业在考虑将某些人力资源职能外包出去的问题 他们自然会为自己的工作而担心 从这时起就要开始沟通 因为如果只打算将某些职能外包出去 同时还要保留其他职能的话 企业还需要保留相当部分的现有人力资源职能人员 另一方面 由于人力资源活动往往会涉及企业全体员工 因此 外包的成功需要全体员工的理解和配合 第二节人力资源管理外包的主要工作 十 管理和维护外包合作关系 在与服务商建立关系的过程中 企业应当经常举行会议 与服务商代表共同讨论项目执行层面的问题 阐明外包工作的各种细节问题 通过这种沟通和讨论 外包双方应当完全明白各自应承担的具体职责 在人力资源活动外包方面 任何时候也不应当有无限期合同 企业应当选择以合理的价格提供合适的服务的服务商 即使对需要保持长期关系的人力资源活动 企业也应当考虑周期性 比如每隔几年 进行一次外包竞标活动 第二节人力资源管理外包的主要工作 十一 监控和评价服务商的工作绩效 监控服务的方式之一是建立一种双方同意的定期报告制度 此外 还可以确立对不合格绩效的处罚手段 企业出于得到更好服务的动机而实行人力资源职能外包 因此 要坚持对服务商的工作成果进行严格管理和评价 在评价时可利用内部客户调查来进行 充分重视员工的反馈 服务商只有在提供了合同所约定质量标准的服务之后才能得到报酬 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 一 人力资源管理外包的风险 一 企业自身能力的约束 企业自身的能力包括进行外包的决策能力 适应外包带来变化的能力 与外包服务商进行谈判的能力 关系管理能力 外包过程的监控能力等 由于企业自身能力的局限性 在企业的外包活动中往往会面临能力不足 监督失控的风险 因此造成一些外包项目的失败 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 一 人力资源管理外包的风险 续 二 外包成本的错误估计 降低成本是业务外包最原始的动机 利用服务商的专业化和规模化效应确实可以降低成本 但是签订合同之前应该对成本进行准确的预测 一般情况下 企业都能对显性的成本进行全面的分解和剖析 比如薪酬福利 办公设备 场地租赁等 但是对于一些隐性成本 比如维护与服务商的良好关系 企业员工对完成的外包工作的满意度等 很多企业却重视不够 因此造成企业在进行外包决策时做出错误的决定 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 一 人力资源管理外包的风险 续 三 外包服务商选择方面的风险 由于行业进入门槛低 目前 国内市场上人力资源管理外包服务商的数目众多 人力资源管理咨询公司 猎头公司等如雨后春笋般涌现 但是 这些机构的水平参差不齐 既有世界顶级服务提供商 也有一个人一台电脑的独立顾问 由于信息的不对称 有时企业无法真正了解外包商的真实技术实力 人员实力 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 一 人力资源管理外包的风险 续 四 企业文化冲突的风险 企业将人力资源管理外包 使得企业失去了许多向员工传播企业文化的机会 另外 将某项与企业文化有关的人力资源活动外包 必然要求外包商了解企业的文化 但现实情况却是外包商对企业文化态度冷漠或认识不足 从而导致沟通障碍 严重的会导致外包的失败 而且 由于人力资源管理外包涉及外包企业与外包服务商双方的人力资源整合 会面临由于企业之间价值观的差异所带来的摩擦和冲突 即使合作双方在目的性方面一致 也可能存在 文化 障碍 从而弱化了企业文化的凝聚功能 给人力资源管理外包的顺利实施带来困难 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 一 人力资源管理外包的风险 续 五 信息安全及经营安全的风险 企业在外包合作过程中必须向服务商披露大量信息 特别是在一些项目中 往往会涉及人力资源以外 如市场 技术等方面 的信息 如果这些信息泄露 企业会陷入非常危险的境地 虽然目前国内的服务机构在合作时都会与企业签订保密协议 提供了一定程度的信息安全保障 但是在我国 目前尚无完善的法律法规去规范外包行业的运作 一些运作不规范的外包商有可能泄露企业经营管理方面的信息 特别是如果外包商因经营不善而倒闭 那么企业的合法权益将得不到保障 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 一 人力资源管理外包的风险 续 六 员工流失与抵制的风险 人力资源管理外包活动可能给员工带来某种心理的不稳定性 从而造成企业员工的外流 使得企业员工流失的风险加大 此外 外包过程中沟通不良也会引起员工对变革的抵制 在企业决定将一个或多个人力资源职能外包时 若不加强沟通 流言的传播 将可能使全体员工和各级管理人员产生悲观的想法 外包项目会造成一种焦虑的环境 员工在无法清晰了解自身利益 或者是将外包决策看作组织奉行的仅仅是对其最终盈利结果有利的方针和政策时 他们将会对外包变革产生抵制 从而影响企业的稳定和发展 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 一 人力资源管理外包的风险 续 七 对外包服务商的服务过程缺乏有效监控 人力资源管理外包活动可能给员工带来某种心理的不稳定性 从而造成企业员工的外流 使得企业员工流失的风险加大 此外 外包过程中沟通不良也会引起员工对变革的抵制 在企业决定将一个或多个人力资源职能外包时 若不加强沟通 流言的传播 将可能使全体员工和各级管理人员产生悲观的想法 外包项目会造成一种焦虑的环境 员工在无法清晰了解自身利益 或者是将外包决策看作组织奉行的仅仅是对其最终盈利结果有利的方针和政策时 他们将会对外包变革产生抵制 从而影响企业的稳定和发展 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 二 人力资源管理外包的风险防范 一 明确外包的内容以及所要达到的目标 确定企业的哪些人力资源管理内容适合外包 这是进行成功外包的前提 对于一些属于企业商业机密或外包服务商难以提供有效支持的特殊职能 是不适合外包的 但是对于一些常规性的职能 比如员工招聘 员工培训 薪酬福利发放等工作可以考虑进行外包 在进行人力资源管理外包的工作之前 企业还应该明确考虑所要取得的短期及长期目标 不能只重视短期的利益 而忽视企业长期的发展 有了明确的目标 企业就有了清晰的发展方向 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 二 人力资源管理外包的风险防范 续 二 对外包进行系统的研究与规划 由于人力资源管理的各个职能领域都存在着不同的风险 在进行外包之前 应该对企业的内部能力 外包服务商的可获得性以及成本效益进行研究和分析 在外包之前 企业应仔细调查外包服务商所在的市场 因为在服务过程中 服务商的问题就是企业的问题 只有通过全面的分析和研究 企业和外包服务商才能发挥各自的优势 弥补相互的不足 最终把外包的任务完成好 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 二 人力资源管理外包的风险防范 续 三 审慎选择外包服务商 一般而言 企业在选择外包服务商的时候 要遵循一定的考察评估流程 不能仅仅着眼于成本 要根据本企业的规模 文化 外包项目的具体要求去选择 企业要对外包商实力 客户群体 专业背景 财务状况 专业水平 行业知名度 企业文化的兼容性 服务质量 管理成本等方面进行综合了解 最好选择企业所熟悉的或者曾经合作过的服务商 若从未用过服务商 可以选择在行业中实力雄厚 信用记录好的公司 或者通过正在进行人力资源管理外包的企业了解相关服务商的信誉 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 二 人力资源管理外包的风险防范 续 四 在人力资源管理外包合同中设置保密条款或者与服务机构签订独立的保密合同 外包企业在实施人力资源管理外包策略时 既可以单独签订保密合同 也可以在人力资源管理外包合同中附加保密条款 通过在保密条款或保密合同中限制人才服务专业机构对外包企业商业机密信息的使用 并严格限制人才服务专业机构使用这个人力资源服务案例的范围 就可以在一定程度上降低人力资源管理外包时企业商业机密泄露的可能性 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 二 人力资源管理外包的风险防范 续 五 建立外包风险的预警机制 准备实施外包的企业需成立相应机构来对外包进行全面策划 管理者应着重分析外包的风险源 估测风险的发生概率 估测其可能产生的后果 界定责任的承担者等 通过这种预警机制来预测和分析外包实施中的风险 加强前馈控制工作 从而使可能出现的外包风险损失降到最低 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 二 人力资源管理外包的风险防范 续 六 建立外包风险的激励约束机制 企业和外包服务商在签订合作协议后 存在的风险主要是道德风险 针对这种风险 企业可以采取的有效措施除了监督之外 为降低道德风险 企业可以在契约中提供适当诱因 给予外包商一定激励措施 当企业对外包服务商进行激励报酬设计时 要考虑该报酬必须与其承担风险的成本相平衡 由此建立起符合双方利益及风险共担的激励约束机制 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 二 人力资源管理外包的风险防范 续 七 与企业相关员工进行有效沟通 企业的高层领导必须高度关注 积极沟通协调 赢得员工的支持 做好外包的思想准备 通过沟通获得企业执行层的全力支持 这是人力资源管理外包成功的基础 其中最重要的是做好人力资源部门员工的思想工作 在有效沟通的基础上 一方面 加快人力资源部门角色转变 明确外包后人力资源部门角色应定位于推动组织变革 规划员工职业生涯 另一方面 推动人力资源管理人员的角色转变 人力资源管理人员的角色应由某领域的专家转变为具有开阔视野的通才 逐渐充当企业战略决策伙伴 企业变革的推动力以及员工代言人等多重角色 第三节人力资源管理外包的风险及其防范 二 人力资源管理外包的风险防范 续 八 对外包服务商实施有效的沟通与监控 在合同执行前 企业应该对服务商派来的服务人员进行验证 保证这些服务人员有足够的能力为企业提供服务 而且在外包服务的过程中 针对派来的服务人员的工作效果与服务商进行及时有效的沟通 与服务商建立一种积极的关系 这对于双方建立长期稳定的合作关系至关重要 避免企业的经营出现大波动 同时 企业在签订外包合同时应该在合同中对服务商提出明确的要求 规定服务标准和所应该取得的成果 建立相应的监控机制 在合同的执行过程中 必须加强对合同执行的监控 时刻关注外包过程中的变化 及时纠正出现的偏差 第四节人力资源管理外包的发展趋势 第四节人力资源管理外包的发展趋势 一 人力资源管理外包领域逐渐扩展 人力资源管理外包从最初的单项培训活动 福利管理活动外包 发展到今天的人员招聘 工资发放 薪酬方案设计 国际外派人员服务 人员重置 人才租赁 保险福利管理 员工培训与开发 继任计划 员工援助计划等更多方面的人力资源活动外包 第四节人力资源管理外包的发展趋势 二 企业利用外包顾问进行外包工作 人力资源管理外包的市场需求看好 越来越多的服务商也应运而生 而且大多数服务商都能以合理的价格来提供相应的服务 面对广泛的选择 企业常常感到难以判断和抉择 很少企业内部有人力资源管理外包方面的专家 而这种专家对于有效处理外包项目又是必需的 企业再一次向外部寻求帮助 利用具有特定职能外包专业知识的外部专家来进行外包项目的分析 谈判和决策 以及部分外包过程的管理 这可谓外包之外包 于是 许多著名的人力资源管理外包服务商又有了新的人力资源管理外包业务方向 第四节人力资源管理外包的发展趋势 三 外包服务商在结成联盟 人力资源管理外包领域最明显的趋势之一就是大型福利咨询公司和大型会计事务咨询公司不断联合 原因在于 人力资源管理外包服务长期被分割 成千上万的顾问和比较小的咨询服务公司都在提供一定范围的人力资源职能外包服务 过去 想将多个或全部人力资源职能外包出去的中型或大型企业得利用好几个服务商 这往往会使其整个人力资源职能外包过程变得复杂 低效 于是 某些大型咨询公司调整业务焦点 在人力资源服务技术上进行了巨大的投资 准备在人力资源管理外包这个具有广阔前景的业务领域大力发展 第四节人力资源管理外包的发展趋势 四 人力资源管理外包成为企业的一种竞争战略 人力资源管理外包与内部人力资源职能人员担当业务合作伙伴角色的方向是一致的 人力资源是一种与业务管理人员以及全体员工共同完成的服务 企业高级人力资源管理人员和专业人员正在接受挑战 要重建核心能力 帮助制订和实施解决企业战略问题的人力资源解决方案 人力资源部也在接受挑战 要改变其官僚主义的文化 成为以客户为导向的部门 提供更有价值的服务 人力资源管理外包 特别是在企业与人力资源服务商形成良好合作伙伴关系的情况下 成为企业内部人力资源工作适应这些挑战的核心能力 因此 它正在成为企业的一种竞争战略 第四节人力资源管理外包的发展趋势 五 人力资源管理外包服务在向全球化方向发展 经过大规模购并重组而产生的大型人力资源服务商立志于开拓全球范围的全面人力资源职能外包市场 将其服务对象确定在国际型 全球型大企业 为此它们在全球范围广泛开设分支机构 密切关注国际型企业的战略规划与人力资源管理体制改革 积极开发全球人力资源解决方案 例如 重组后的普华永道公司已经正式推出了全球人力资源解决方案 专家认为 人