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使用邮件合并创建并打印信函及其他文档使用邮件合并创建并打印信函及其他文档 效果图效果图 如果希望创建一组文档 如一个寄给多个客户的套用信函或一个地址标签页 可以使用邮件合并 每个信函或标签含有同一类信息 但内容各不相同 例如 在致客户的多个信函中 可以对每个信 函进行个性化 称呼每个客户的姓名 每个信函或标签中的唯一信息都来自数据源中的条目 邮件合并过程需要执行以下所有步骤 1 设置主文档 主文档包含的文本和图形会用于合并文档的所有版本 例如 套用信函 中的寄信人地址或称呼语 2 将文档连接到数据源 数据源是一个文件 它包含要合并到文档的信息 例如 信函 收件人的姓名和地址 3 调整收件人列表或项列表 Microsoft Office Word 为数据文件中的每一项 或记录 生成主文档的一个副本 如果数据文件为邮寄列表 这些项可能就是收件人 如果只希望 为数据文件中的某些项生成副本 可以选择要包括的项 记录 4 向文档添加占位符 称为邮件合并域 执行邮件合并时 来自数据文件的信息会填 充到邮件合并域中 5 预览并完成合并 打印整组文档之前可以预览每个文档副本 您可以使用 邮件 选项卡上的命令来执行邮件合并 提示提示 还可以使用 邮件合并 任务窗格执行邮件合并 该任务窗格将分步引导您完成这一过程 若要 使用任务窗格 请在 邮件 选项卡的 开始邮件合并 组中 单击 开始邮件合并 然后单击 邮件合并 分步向导 设置主文档设置主文档 1 启动 Word 默认情况下 一个空白文档将会打开 让该文档开着 如果关闭该文档 便无法使用下一 步的命令 2 在 邮件 选项卡上的 开始邮件合并 组中 单击 开始邮件合并 3 单击要创建的文档的类型 例如 您可以创建 一组信封一组信封 所有信封的寄信人地址都相同 但每个信封的收信人地址都不相同 单击 信封 然后在 信封选项 对话框的 信封选项 选项卡上 指定所需信封尺寸和文本格式 一组地址标签一组地址标签 每个标签都显示一个人的姓名和地址 但每个标签上的姓名和地址都不 相同 单击 标签 然后在 标签选项 对话框中指定所需标签类型 一组套用信函或电子邮件一组套用信函或电子邮件 所有信函或邮件的基本内容都相同 但每一信函或邮件还包 含收件人的唯一信息 如姓名 地址或其他信息 单击 信函 或 电子邮件 创建相应类型的 文档 目录目录 每一项都会显示相同类型的信息 如名称和说明 但每一项的名称和说明都不相 同 单击 目录 创建此类型文档 恢复邮件合并恢复邮件合并 如果需要停止邮件合并 可以保存主文档 以后再恢复合并 Microsoft Office Word 将保留数据源 信息和域信息 如果停止合并前使用的是 邮件合并 任务窗格 Word 将在恢复合并时转到您在任务 窗格中的位置 1 当您准备就绪 可以开始恢复合并时 请打开文档 Word 会显示一条消息 要求您确认是否要打开文档 那样会运行 SQL 命令 2 由于此文档已连接到数据源 而且您要检索数据 因此单击 是 如果您在打开文档时 不了解该文档是否已连接到数据源 可以单击 否 以防止对数据的潜在恶意访问 此时 文档文本和您插入的所有域都会显示出来 3 单击 邮件 选项卡 恢复工作 返回页首 将文档连接到数据源将文档连接到数据源 要将信息合并到主文档 必须将文档连接到数据源或数据文件 如果还没有数据文件 则可在邮件 合并过程中创建一个数据文件 选择数据文件选择数据文件 1 在 邮件 选项卡上的 开始邮件合并 组中 单击 选择收件人 2 请执行下列操作之一 如果要使用 Outlook 中的 联系人 列表 请单击 从 Outlook 联系人中选 择 有关使用 Microsoft Outlook 联系人列表的提示 连接到 Outlook 联系人文件夹通常是一个简单的过程 但有时可能会遇到问题 以 下是可能遇到的常见问题的解决方案 找不到要连接的 Outlook 联系人文件夹 出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息 无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹 希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹 但是无 法连接到 Outlook Express 通讯簿 找不到找不到 Outlook 联系人文件夹联系人文件夹 可能您需要选中 Outlook 的 将此文件夹显示为电子邮件通讯簿 属性 或者需要更 改 Outlook 用户配置文件 选中选中 将此文件夹显示为电子邮件通讯簿将此文件夹显示为电子邮件通讯簿 属性属性 5 在 Microsoft Office Outlook 中 在 转到 菜单上 单击 联系人 6 右键单击包含要用于邮件合并的信息的 联系人 文件夹 然后单击 属性 7 在 Outlook 通讯簿 选项卡上 确保选中 将此文件夹显示为电子邮件通讯簿 复 选框 然后单击 确定 返回到 Outlook 提示 更改更改 Outlook 用户配置文件用户配置文件 Outlook 用户配置文件是一组电子邮件帐户和通讯簿 通常您只需要一个配置文件 但如果您与其他人共享计算机或为了不同目的而使用不同的通讯簿 可以设置多个配 置文件 开始邮件合并时 如果使用的配置文件不包含要使用的联系人文件夹 则 该文件夹将不可用 要切换到其他用户配置文件 请重新启动 Outlook 在提示您指定配置文件时 请选 择包含要在邮件合并中使用的 联系人 文件夹的配置文件 如果没有出现配置文件的提示 而您知道有多个配置文件 可能您希望对 Outlook 进行设置 使其会给出提示 为此 请执行以下操作 8 关闭 Outlook 9 在 控制面板 中切换到 经典视图 然后单击 邮件 10 单击 显示配置文件 11 要在每次启动 Outlook 时见到选择配置文件的提示 单击 提示要使用的配置 文件 然后单击 确定 返回到 Outlook 提示 出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息 如果在 Word 中进行邮件合并期间尝试连接到 联系人 文件夹 而 Outlook 并未在 Windows Internet Explorer 中设置为默认的电子邮件程序 则会出现以下错误消息 没有默认的邮件客户程序 或者当前的邮件客户程序无法满足消息处理请求 请运 行 Microsoft Office Outlook 并将其设置为默认的邮件客户程序 要避免在邮件合并过程中出现这条消息 请执行下列操作 12 退出 Word 13 在 Internet Explorer 的 工具 菜单中 单击 Internet 选项 然后单击 程序 选 项卡 14 在 电子邮件 下 单击 Microsoft Office Outlook 然后单击 确定 再次启动 Word 打开邮件合并文档 然后连接到 Outlook 联系人文件夹 返回到 Outlook 提示 无法连接到公用文件夹中的无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹联系人文件夹 如果您在 Word 中开始邮件合并并尝试连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人 文件 夹 您就会看到这样的错误消息 由于对话框或数据库引擎失败 无法完成该操作 请稍后再试 如果稍后再试 会得到同样的错误消息 如果要在邮件合并时将公用文件夹中的联系人文件夹作为数据文件使用 必须在 Outlook 中开始邮件合并 返回到 Outlook 提示 希望使用希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹通讯簿作为联系人文件夹 您无法在邮件合并期间直接连接到此类通讯簿 只能将 Outlook Express 通讯簿导 出为 csv 文本文件 然后连接到这种格式的通讯簿 导出导出 Outlook Express 通讯簿 通讯簿 15 启动 Microsoft Outlook Express 16 在 文件 菜单上 指向 导出 然后单击 通讯簿 17 在 通讯簿导出工具 对话框中 单击 文本文件 以逗号分隔 然后单击 导出 18 在 将导出文件另存为 框中 为导出的文件键入一个文件名 然后单击 浏览 19 在 另存为 对话框中 在 保存位置 列表中选择文件的保存位置 然后单击 保存 将数据文件保存在 我的文档 文件夹的 我的数据源 文件夹中是很方便的 Word 在邮件合并期间浏览数据文件时 首先会在该位置中搜索这些文件 20 单击 下一步 选中要导出的域旁边的复选框 然后单击 完成 注释注释 在决定导出哪些域时 请考虑要用邮件合并创建的套用信函 电子邮件 或标签 例如 如果您决不会在合并的文档中包含昵称或个人网站 则不要导 出这些域 21 如果出现导出过程已完成的消息 请单击 确定 22 要关闭 通讯簿导出工具 对话框 请单击 关闭 然后退出 Outlook Express 当您回到 Word 中执行邮件合并 并且进行到连接数据文件的步骤时 单击 使用现 有列表 选项 并通过浏览找到刚才导出的 csv 文件 在文件打开之前 可能会要 求您选择使用什么分隔符将地址列表中的各列彼此分隔开 单击 逗号 然后单击 确 定 返回到 Outlook 提示 如果已有 Microsoft Office Excel 工作表 Microsoft Office Access 数据库 或其他类型的数据文件 请单击 使用现有列表 然后在 选择数据源 对话框中找到 所需文件 对于 Excel 可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选择数据 对于 Access 可以从数据库中定义的任何表或查询 查询 在数据源中查找所有符合指定条件的 记录的方法 查询可以包括操作符 问号 通配符和括号 以缩小搜索范围 中选 择数据 对于其他类型的数据文件 请在 选择数据源 对话框中选择文件 如果列表 中未列出所需文件 请在 文件类型 框中选择适当的文件类型或选择 所有文件 在 邮件合并中 可以使用以下类型的数据文件 来自基于文件的单层数据库程序的文件 这些数据库程序已安 装了 OLE DB OLE DB 一种实现高效网络 并通过 internet 访问许多数据 源类型的组件数据库架构 这些数据源包括 关系数据 邮件文件 平面文件 和电子表格 提供程序或 ODBC 开放式数据库连接 ODBC 在数据库 和程序间共享数据的标准方法 ODBC 驱动程序使用标准结构化查询语言 SQL 获得外部数据的访问权限 驱动程序 Microsoft Office 附带了许多 这类数据库程序 包含单个表的 HTML 文件 表的第一行必须包含列名 其他行 必须包含数据 电子通讯簿 Microsoft Outlook 通讯簿 Microsoft Schedule 7 0 联系人列表 用 MAPI MAPI Microsoft 接口规范 允许不同 的邮件处理和工作组应用程序 如电子邮件 语音邮件和传真 通过单个 客户程序使用 兼容的邮件系统 如 Microsoft Outlook 创建的任何 类似地址列表 Microsoft Word 文档 该文档只应包含一个表 表的第一行必 须包含标题 其他行必须包含要合并的记录 还可以使用域名源 域名源 包 含标题行 或标题记录 的文档 该标题行与指定用于邮件合并主文档的数据 源共同使用 作为数据源 任何包含由制表符或逗号分隔的数据域 数据域 分类信息 一个数据域对应于数据源中的一列信息 每个数据域的名称在数据源的第一行 标题行 中列出 例如 邮编 和 姓氏 都是数据域名称 以及由段落标记 分隔的数据记录 数据记录 对应于数据源中一行信息的一组完整的相关信息 例如 客户邮件列表中的有关某位客户的所有信息为一条数据记录 的文本 文件 有关在 Excel 中设置数据格式的提示 如果数据文件是包含百分数 货币值或邮政编码的 Excel 工作表 则可通过使用 动 态数据交换 从 Word 连接到 Excel 工作表来保留数据的数值格式 例如 您可确 保数据文件中的 5 位邮政编码 07865 不显示为数字 7865 无前导零 连接工作表之前 请在 Word 中执行下列操作 6 单击 Microsoft Office 按钮 然后单击 Word 选项 7 单击 高级 8 滚动到 常规 部分 然后选中 打开时确认文件格式转换 复选框 9 单击 确定 10 在邮件合并主文档打开的情况下 在 邮件 选项卡的 开始邮件 合并 组中 单击 选择收件人 然后单击 使用现有列表 11 在 选择数据源 对话框中找到 Excel 工作表 然后双击该表 12 在 确认数据源 对话框中 单击 MS Excel 工作表通过 DDE xls 然后单击 确定 注释注释 如果看不到 MS Excel 工作表通过 DDE xls 则选中 全部显示 复 选框 13 在 Microsoft Office Excel 对话框中 对于 请指定命名单元格或 单元格区域 选择包含要合并的信息的单元格区域或工作表 然后单击 确定 注释注释 若要防止每次打开数据文件时都出现提示 可以在连接工作表之后取消 选择 打开时确认转换 选项 如果还没有数据文件 请单击 键入新列表 然后使用打开的表格创建列表 该列表将被保存为可以重复使用的数据库 mdb 文件 注释注释 如果安装了 2007 Microsoft Office System 而不是单独安装 Microsoft Word 则还可以 使用 Microsoft Query 来构造查询 查询 在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法 查询 可以包括操作符 问号 通配符和括号 以缩小搜索范围 并从外部数据源 外部数据源 包含 用户要访问的数据的数据源 例如 Microsoft Excel 列表或 Microsoft Access 数据库 检索所 需的数据 返回页首 调整收件人列表或项列表调整收件人列表或项列表 您在连接某个数据文件时 可能不希望将该数据文件中所有记录的信息都合并到主文档 要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集 请执行下列操作 1 在 邮件 选项卡上的 开始邮件合并 组中 单击 编辑收件人列表 2 在 邮件合并收件人 对话框中 请执行下列任一操作 选择单个记录选择单个记录 此方法最适合短列表的情况 选中要包括的收件人旁边的复 选框 清除要排除的收件人旁边的复选框 如果合并时只希望包括少数几个记录 可以清除标题行的复选框 然后只选中要合并 的记录 同样 如果要包含列表中的大部分内容 则可选中标题行中的复选框 然后 清除不想包含的记录的复选框 排序记录排序记录 单击您要作为排序依据的项目的列标题 将按字母顺序升序 从 A 到 Z 对列表进行排序 再次单击该列标题 将按字母顺序降序 从 Z 到 A 对 列表进行排序 如果要进行更复杂的排序 请单击 调整收件人列表 下的 排序 并在 筛选和排序 对 话框中的 排序记录 选项卡上选择排序首选项 例如 如果要在每个邮政编码内 将 收件人地址按姓氏以字母顺序排序 并且邮政编码按数字顺序排列 则可以使用这种 排序方法 筛选记录筛选记录 如果列表包含不希望在合并中看到或包括的记录 这种方法十分 有用 筛选列表后 可以使用复选框包含和排除记录 要筛选记录 请执行下列操作 1 在 调整收件人列表 下 单击 筛选 2 在 筛选和排序 对话框的 筛选记录 选项卡上 选择要应用的筛 选条件 例如 如果仅为国家 地区是澳大利亚的地址生成主文档副本 则单击 域 列表 中的 国家或地区 比较 列表中的 等于 以及 比较对象 列表中的 澳大利亚 3 若要进一步调整筛选 请单击 与 或 或 并指定更多的条件 例如 如果只为慕尼黑的企业生成主文档副本 则筛选 城市 域包含 慕尼黑 并 且 公司名称 域不为空的记录 如果在此筛选中使用 或 而不使用 与 邮件合 并将包含所有慕尼黑的地址 以及其他城市中包含公司名称的所有地址 注释注释 如果已经安装了地址验证软件 可以单击 邮件合并收件人 对话框中的 验证地址 来验证收 件人地址 返回页首 向文档添加称为邮件合并域的占位符向文档添加称为邮件合并域的占位符 将主文档连接到数据文件之后 就可以键入文档文本并添加占位符 占位符用于指示每个文档副本 中显示唯一信息的位置 占位符 如地址和问候语 称为邮件合并域 Word 中的域与所选数据文件中的列标题对应 数据文件中的列代表信息的类别 添加到主文档中的域是这些类别的占位符 数据文件中的行代表信息的记录 进行邮件合并时 Word 为每个记录生成一个主文档副本 在主文档中放置一个域 表示希望在该处显示某个信息类别 如姓名或地址 注释注释 将邮件合并域插入主文档时 域名称总是由尖括号 括住 这些尖括号不会显示在合并 文档中 它们只是帮助将主文档中的域与普通文本区分开来 合并时发生的情况合并时发生的情况 进行合并时 数据文件第一行的信息替换主文档中的域 从而创建第一个合并文档 数据文件第二 行的信息替换域 从而创建第二个合并文档 依此类推 使用域 示例使用域 示例 可以将数据文件中的任何列标题作为域添加到主文档中 从而为设计套用信函 标签 电子邮件和 其他合并文档提供灵活性 例如 假定您要创建一个信函 用于通知一些本地企业您已将这些企业列入年度城市导游手 册 如果您的数据文件包含一个 公司 列 其中列出了您要联系的每个企业的名称 那么 您可以插入 公司 域而不必逐个键入这些公司的名称 假定您要向客户发送季度电子邮件 邮件内容是新产品和特别优惠的通知 如果要使 发给最佳客户的邮件个性化 可以向数据文件添加一个 个人便笺 列 在该列中可以键入 备注 如 米勒小姐 这款新的饰品正是您一直想要的 在主文档中插入 个人便笺 域以后 您就可以在某些邮件的底部加上这些便笺 假定您的邮寄列表用于新闻稿订户 您的数据文件包含一个名为 到期日 的列 用于存 储每个订阅到期日 如果运行合并之前将 到期日 域放置到标签主文档中 则每位订户 都将在其邮件标签上看到自己的订阅到期日 您可使用标点符号组合和分隔域 例如 要创建地址 可以在主文档中这样设置域 名字 姓氏 街道地址 城市 省 市 自治区 邮政编码 对于经常使用的内容 如地址块和问候语 Word 提供了将多个域组合在一起的复合域 例如 地址块域是几个域的组合体 包括名字 姓氏 街道地址 城市和邮政编码 问候语 域可以包含一个或多个名称域 具体取决于您所选的称呼 可以自定义每个复合域的内容 例如 在地址中 您可能希望选择正式的名字格式 例如 任家双先 生 在问候语中 您可能想直接写对方的姓名而不加 尊敬的 将邮件合并域映射到数据文件将邮件合并域映射到数据文件 为了确保 Word 能在数据文件中找到与每个地址或问候语元素对应的列 您可能需要将 Word 中 的邮件合并域映射到数据文件中的列 要映射域 请单击 邮件 选项卡上 编写和插入域 组中的 匹配域 匹配域 对话框将打开 地址和问候语的元素在左边列出 数据文件中的列标题在右边列出 Word 搜索与每一元素相匹配的列 在插图中 Word 自动将数据文件的 姓氏 列与 姓氏 匹配 但 Word 无法匹配其他元素 例如 在此数据文件中 Word 不能匹配 名字 在右侧的列表中 可以从数据文件中选择与左侧元素相匹配的列 在插图中 姓名 列现在与 名字 相匹配 尊称 唯一标识符 和 中间名 不能匹配也无妨 邮件合并文档不需要使用所有域 如果 添加的域不包含数据文件中的数据 则该域在合并文档中将显示为空占位符 空占位符通常为空行 或隐藏域 键入内容并添加域键入内容并添加域 1 在主文档中 单击希望插入域的位置 2 使用 邮件 选项卡上的 编写和插入域 组 3 添加以下任何一项 包含姓名 地址和其他信息的地址块 1 单击 地址块 2 在 插入地址块 对话框中 选择要包含的地址元素以及要使用的格式 然后 单击 确定 3 如果出现 匹配域 对话框 则 Word 可能未找到地址块需要的某些信息 单击 不匹配 旁边的箭头 然后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域 问候语 4 单击 问候语 5 选择问候语格式 其中包括称呼 姓名格式和所带的标点 6 选择在 Microsoft Word 无法识别收件人姓名 例如 数据源不包含收件人 的名字或姓氏 仅包含公司名称 时希望显示的文本 7 单击 确定 8 如果出现 匹配域 对话框 说明 Word 可能无法找到问候语所需的某些信 息 单击 不匹配 旁边的箭头 然后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域 单个域 可以插入单个域中的信息 如名字 电话号码或捐赠者名单中的一笔捐款额 若要将来自 数据文件的域快速添加到主文档中 请单击 插入合并域 旁边的箭头 然后单击域名称 有关在文档中插入单个域的更多选项 请执行下列操作 9 在 邮件 选项卡上的 编写和插入域 组中 单击 插入合并域 10 在 插入合并域 对话框中 请执行下列操作之一 要选择即使在数据源的域名与您的域名不同时 也能自动对应 到数据源中域的地址域 请单击 地址域 要选择始终直接从数据文件中的列提取数据的域 请单击 数据 库域 11 在 域 框中 单击所需的域 12 单击 插入 然后单击 关闭 13 如果出现 匹配域 对话框 则 Microsoft Word 可能未找到插入域所需的某 些信息 单击 不匹配 旁边的箭头 然后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的 域 注释注释 如果从 数据库域 列表插入域 并在稍后切换到数据源 但数据源中的列名与插入 的域名不同 那么 Word 无法将该域的信息插入合并的文档中 Outlook 联系人自定义域 在主文档中包括自定义联系人域的唯一方法是在 Outlook 内开始邮件合并 首先 使用要 在合并中使用的域设置联系人视图 然后 开始邮件合并 选择所需设置后 Word 自动 打开 即可完成合并 设置包含自定义域的联系人视图设置包含自定义域的联系人视图 14 在 Outlook 联系人 的 视图 菜单上 指向 当前视图 然后单击 电话列表 15 右键单击一个列标题 然后单击 字段选择器 16 在 字段选择器 对话框顶部的下拉列表中 选择 文件夹中用户定义的字段 17 拖动要从对话框添加到列标题的域 一个小红箭头会帮助您将域放置在所 需位置 注释注释 通过单击底部的 新建 即可在 字段选择器 对话框中添加新域 18 在视图中添加完所有自定义域后 关闭 字段选择器 对话框 19 要删除不想在邮件合并中包含的域 请在 电话列表 视图的列标题中单击域 名 然后将它拖出列标题 从从 Outlook 运行邮件合并运行邮件合并 20 在 Outlook 联系人中 通过下面的方法选择各个联系人 按住 Shift 并单 击以选择某一区域 或按住 Ctrl 并单击以选择各联系人 如果希望包括视图中当前 可见的所有联系人 则不要单击任何联系人 21 在 工具 菜单上 单击 邮件合并 22 如果已经选择了要包含在合并中的单个联系人 则单击 选定的联系人 如 果要包括视图中当前可见的所有联系人 则单击 当前视图中的所有联系人 23 如果已经配置了电话列表视图 使它仅显示要在邮件合并中使用的域 则 单击 当前视图中的联系人字段 否则 单击 所有联系人字段 使所有联系人域在 合并中都可用 24 如果要为合并生成新的主文档 则单击 新建文档 否则 单击 现有文档 然后单击 浏览 找到要用作主文档的文档 25 如果要保存已选择的联系人和域 以便重复使用 则选中 永久文件 复选框 然后单击 浏览 保存该文件 这些数据作为逗号分隔的数据保存在 Word 文档中 26 选择所需的任何合并选项 套用信函 为大宗邮件准备一批信函 邮寄地址 为大宗邮件设置地址标签 信封 为大宗邮件设置信封 目录 创建包含目录或地址列表的单个文档 新建文档 生成合并文档 这些文档可在 Word 中单独编辑 打印机 将合并文档直接发送至默认打印机 电子邮件 生成要用作电子邮件的合并文档 准备就绪可以在 Word 中完成合并时 在 邮件 选项卡的 完成 组中 单击 完成并合并 然后 单击 发送电子邮件 主题 行填写的是在 Outlook 中的 邮件合并联系人 对话 框内键入的文本 27 单击 确定 在 Word 中打开文档时 在 邮件 选项卡上的 编写和插入域 组中 单击 插入合并域 旁边的箭头 然后单击要添加到文档中的域 注释注释 不能手动键入合并域字符 也不能使用 插入 菜单上的 符号 命令 必须使用 邮件合并 如果合并域出现大括号内 如 MERGEFIELD City 则 Microsoft Word 显示域代码 域代码 为占位符文本 显示数据源的指定信息的显示位置 或者为