文件管理制度2.doc

文件管理制度 一、目的 为了统一和规范公司文件，便于文件识别、管理及检索，有效执行，特制定本规定。 二、 适用范围 适用于*有限公司跨部门体系文件、管理文件。三、术语或定义1.受控文件：受更改和分发控制，应随时保持最新有效版本的文件，使用部门和人员必须依据文件的规定执行，盖有“受控文件”识别印。2.非受控文件：已受控发布的文件，但不受更改控制，分发时是最新版本，但修订后不另行分发仅供外部相关方（如政府部门、顾客）参考的文件，盖有“非受控文件”识别印。3.外来文件：指公司从外部获得的相关的技术标准、法律法规、国家行业标准、客户要求等外来文件需识别转化为公司内部文件后，作为受控文件来管理，需盖“受控文件”识别印。4体系文件：指质量、环境、职业健康安全、技术、社会责任管理体系手册和程序文件。体系文件均为受控文件。5管理类文件：指企管、行政、财务、人力资源等管理制度、流程及表格类文件。6. 文件体系说明：管：企管部发放的对于公司发放各部门范围的文件。质：质量部发放的关于质量、环境、职业健康安全、社会责任管理体系手册体系文件。技：技术部负责外来客户图纸、内部技术图纸、工艺流程等技术性文件的管理。内：各部门内部的规定。四、职责1.质量管理部负责质量环境、职业健康安全、社会责任管理体系手册体系文件的受控、发放、回收、作废登记等的管理，部门管理文件参照本规定执行。2.销售部主要负责外来文件的签收、传递.3.技术管理部负责外来客户图纸、内部技术图纸、工艺流程等技术性文件的管理。4.企管部负责管理文件的受控、发放、回收登记等的管理；负责受控管理文件、作废文件、非受控文件的印章管理；负责建立和存档所有公司级文件；5.各类文件的有效版本确认，由各使用部门负责。6.各部门的管理文件，由部门负责人审核，报相关领导批准，由企管部进行标准编码工作，原件送企管部备案。7.文件的更改/修订（评审），由原文件的编制部门负责。五、工作程序编制审核会签批准发放接收学习执行修订换版作废1文件的形成 当公司组织架构发生变动、公司管理或客户有新的要求、法律法规有新的要求、现有的操作流程与文件要求发生冲突时，为规范管理可形成文件或更新现有使用中的文件。2文件的编制和审批 各部门的相关人员编制文件后由总监审批，其他部门会签后到企管部申请文件编号。3文件的生效审批后的文件交给总经理签字后由拟制部门和企管部存档。4文件的实施/生效日期 文件受控发放当天日期为文件的实施/生效日期。5文件的标志管理5.1.受控文件标志受控文件受控文件电子文档发放文件：由制作部门在封面上加“ ”电子印章。因各种原因需要打印悬挂在现场的纸质文件，由制作部门取消电子印章后，盖“ ”（红色）印章。接收部门发放日期发 放 号纸发放文件：生产线悬挂的作业指导书由企管部在每份文件上盖注：除作业指导书外，其它文件必须在系统受控发放。未通过正式的文件管控系统发布，将被视为非有效文件。5.2. 非受控文件标志非受控文件非受控文件，提供给顾客/政府部门、单位或人员文件，盖“ ”印章。未办理相关手续，不允许提供。非受控文件不能代替受控文件的有效版本使用，不作修改和回收处理。5.3. 作废文件标志作废文件悬挂在现场的纸质文件，在版本升级或有新文件代替的情况下，由相关部门将旧版文件退回企管部，由企管部盖“ ”印章后处理。6. 文件的接收、保存和使用纸质文件：应在发放一览表上签字，并在本部门受控文件清单上作记录后，转交本部门对应的人员。7文件的归档文件的正本必须存放在企管部，签收件存放在各使用部门。原件不对外借出。（定期转交公司档案室保管）8文件的作废及回收文件可以因各种原因作废。拟文部门如要求作废受控文件，应填写受控文件作废通知单，经原批准人签字后交企管部。企管部根据受控文件作废通知单和原文的发放一览表要求作废，如采用纸质发放的文件由拟文部门向各收文部门收回作废文件并销毁。收文部门必须最迟于3个工作日内将作废文件退回企管部，如在3个工作日内未能将作废文件退回企管部者，需将不能退回作废文件的原因用书面形式，由本部门长确认后交企管部。由于未按时退回作废文件而引起产品或工作不良时，责任由收文部门承担。企管部保存的已作废文件正本，应加盖“作废文件”（红色）印章。作废文件超过两年后，由企管部作销毁处理并作好记录。注：纸质文件在文件升级和作废时，旧版都需要退回文控室，并作好相应记录。9文件的复印/打印受控文件纸质发放的文件，除企管部发放文件可以复印外，其他部门和个人不得以任何理由复印受控文件。即“ ”印章为红色，黑色印章的文件，均为无效文件，不得指导生产和工作。 10 文件的申请使用部门的某些人员由于某种原因未收到文件，但由于生产或工作必须要持有该文件。使用部门可填写受控文件申请单，经部门负责人签署，送交企管部对应人员按申请要求发放并登记。企业标准需提交编制部门负责人批准后，交由企管部办理。使用部门的纸质文件，破损、丢失时，应填写受控文件申请单，经相应负责人批准后，由企管部重新办理原有文件回收、作废及补发手续。六、发文程序规定1.各部门需要发文，应本部门慎重起草文件，会同相关部门协商后。2.由提出部门向主管总监签字确认。3.文件必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。4.对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；5.主管总监或副总签字后向企管部提出公司编码要求。 6.企管部确认文件后按照相应规定给予编码，新增部门、部门名称变更、部门合并，一律以公司的管理文件为准。部门代号由部门提出，企管部审核后（不得和其他部门的重复），方可给予编码。7.由提出部门报请总经理批准签字后方可下发相关部门。8.新版文件由发文部门负责下发并收回旧文件。9.接收部门签收确认。10.文件签收后七天内组织相关人员培训完毕，并将签收培训表交回企管部存档。11.培训后，文件原件、签收培训表一起交企管部存档。七、其他要求1.各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后企管部方可借阅。2.借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。3.各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。4.文件需保持整洁，不得私自涂改乱划，并注意文件保管，防潮、防盗、防丢失、防损坏。八、文件格式如下：1. 文件抬头在页眉中体现如下：（1）*公司标志*公司 文件编号*-管XZ-001-2012-A0 保密程度 M4 _*标志靠左小一号红色字体加粗居中红色小五号宋体保密程度M4 红色小五号宋体文件编号*-管QG-001-2012-A0靠右对齐（2）文件编号说明： * 管 QG 001 2012 A0 *公司 管理文件 企管部发布 发布的第一号文件 2012年发放 文件版本（3）文件除有编号外，还需有版（本）号以体现修改状况A 0 版本号，由A开始递增 修改次数，由0开始递增至6。( 4 )注：文件初始版号为A0，若文件仅作小的修改或换页，则版号不变，只修改数字部分，如：A1表示第一次修改；若同版本文件修改超过六次，则版本递增一级，修改号复零，如A0 B0；若文件作大范围修改或同版文件增加/删除页次，则版本递增一级，修改号复零，如A0 B0。(5)、保密级别标准，文件发放时严格按保密级别进行发放。保密级别控制发放和适用范围特别说明备注M1限于呈报董事长董事长M2限于呈报总经理总经理M3限于高层以上领导高层M4限于中层以上领导中高层M5限于部门内部发放部门M6无任何限制无限制无M7无任何限制其他无2.红色细线以示区分页眉,红色细线1.5磅粗细。3.红色细线与标题之间空一行。4.标题：黑色宋体小二号加粗字位于整行中间。5.正文内容：用小四号宋体打出正文 正文中的小标题为小四号字体加粗，标题依次为：（一、为第“1”项；1.为第“N”项下第“1”条；1.1为第“N”项下第“1”条第“1款”）；行间距为“1.5倍行距”,字间距“标准”。6.正文内容结束空一行，划一横线，占行宽一半居中，代表正文结束。7.文件结尾：文章结尾倒数第四行靠右显示时间“*年*月*日”小四号宋体加粗靠右 ，文章结尾倒数第五行小四号宋体显示拟制“部门”。8“制作、审核（会签）、批准” 小四号宋体加粗靠左，分布整行。9.页脚：小五号宋体插入文件名、页码、打印时间。 企管部 二O一二年五月十四日 制作： 审核： 批准：附：部门简称代码部门简称代码部门：简称代码备注1董事长办公室DSZ2总经理办公室ZJL3企业发展部FZ4审计部SJ5财务部CW6成本中心CB7融资部RZ8行政部XZ9人力资源部RL10生产管理部SC11销售部XS12采购部CG13质量管理部ZL14技术管理部JG15技术中心JS16物流部WL17研发部YF18企管部QG19工程项目部GC20模具中心MJ21四通