浅谈如何做好公司文秘人员培训计划.docx

目 录 一、 人力资源的重要性1二、 公司文秘的基本素质 .1 政治和道德素质要求2知识素质要求3能力素质要求4心理素质要求三、 人员培训占人力资源的比重1. 必须真正将企业战略和人力资源管理连接起来2. 必须将各项人力资源管理职能间建立起系统联系3. 必须以大人力资源观指导企业人力资源管理4. 由战略、组织、文化落实到具体的人力资源操作系统5. 企业人力资源策略的具体实现途径和手段四、 文秘管理者的主要工作内容与任务1. 管理者首先是个人力资源经理2. 管理者应优化自身的管理风格 3. 管理者应善于甄别、辅导和使用员工五、 人员培训计划的制定与实施（一）、人员培训的目标1.培训对象的确定2.培训目的3.构建理想模型4.调查分析5.培训方式6.培训内容与要求（二）、公司文秘的公关礼仪及塑造（三）、公司文秘的商务技能及培养（四）、公司文秘的文书（五）、培训 评估浅谈如何做好公司文秘人员培训计划一、 人力资源的重要性“以人为本”已经成为当今企业的口头禅，人力资源的重要性也已被企业家所认可。但是在企业中从事人力资源工作的经理们却颇有感慨，在企业家的日程表上，重要的人力资源工作往往只能排在市场、销售、研发、IT等之后，即重要而不主要。首先，我们应当理解企业家们的安排，作为大多处于初创、发展时期的中国企业，销售额、市场占有率、利润等指标的确是企业能否生存的基础。企业家自然对这些工作给予更多的关注。可以看出，以上指标往往更多体现的是企业的短期效益和状况，但企业持续生存发展的关键因素还应包括企业核心价值观和企业文化的建设、员工的能力、组织效能、管理体系的完善程度等。中国民营企业各领风骚三五年的短寿现象，企业领导者忽视或轻视长远指标是病根所在。药方之一就是使重要的人力资源工作成为主要的企业任务，尤其成为企业家为主的高层领导班子的主要责任。人事管理从名称上已转为人力资源管理，但很多企业对人力资源管理的工作内涵和目标仍缺乏足够深刻的认识。企业将人事部换牌为人力资源部，工作从人事服务扩展到招聘、薪资管理、绩效考核、员工培训，这种摇身一变就真正能够实现将员工作为资源使其效能发挥最大化。二、 公司文秘人员的基本素质通过了解公司的成长情况，作为一名合格的公司文秘人员应具备的基本素质要求：1政治和道德素质要求： 坚定正确的政治方向 ；敏捷高效的工作作风；诚实可信的个人品行；格守机密的职业道德2知识素质要求：扎实的基础知识；必要的相关知识；精深的专业知识.3能力素质要求：写作能力；语言表达能力；阅读能力；办事能力；社交能力4心理素质要求：动机、 兴趣 、意志 、意识 、性格。三、 人员培训占人力资源的比重1、必须真正将企业战略和人力资源管理连接起来由于战略和各项人力资源管理职能相距甚远，使得人力资源管理工作只能被动的服务于业务发展需要，不能发挥其主动功能。如企业迅速扩张急需大量职业管理者，人力资源部就突击提拔或从外部大量招聘，表面上及时迅速的满足了企业需要，实际上由于缺乏对企业战略的充分理解，即目标指向不清晰，结果可能导致数量上完成任务、质量效果却很差。例如大量空降部队（外聘经理）的加入，其专业能力足以胜任工作，但由于这些人员工作经验丰富，熟悉、已认同某个特定企业的文化，形成较为稳定的价值观念，很难迅速的自我调整适应新的组织理念和文化，很容易导致其能力难以充分发挥，不能满足企业飞速发展的迫切需要。2、 必须将各项人力资源管理职能间建立起系统联系招聘、薪资福利、绩效管理、培训工作以职能形式各自独立，而对企业领导者和其他管理者来说，所面临并需要解决的人力资源问题往往是跨越这些职能的，例如如何吸引优秀人才并保留他们，如何对员工进行考核评价，如何激励员工，如何培养职业管理者等，只有一体系统的解决这些问题才能使人力资源真正发挥功效。故此，我们提倡着眼长远的人力资源管理，提醒高瞻远瞩的企业领导者必须从全新的角度，以系统、全局的眼光来理解人力资源管理，即我们提出在企业内建立基于企业远景和经营战略的层层落实的人力资源管理系统。3、必须以大人力资源观指导企业人力资源管理根据企业远景和经营战略来全盘规划企业的人力资源管理，包括确定支持企业长远发展的核心价值观，分析企业关键成功因素，明确核心业务流程；在此基础上，设计适合企业发展的个性化的组织结构，而不是模仿照搬其他企业。同时进一步阐释核心价值观，明确组织文化内涵和外延，作为企业整体人力资源管理的指导理念和原则。4、由战略、组织、文化落实到具体的人力资源操作系统由战略、组织、文化落实到具体的各人力资源操作系统，还必须经过一个普适性的技术分析过程，我们称之为人力资源管理平台。它的主要内容是对职位、工作、人三者关系的分析，包括职位对公司的价值，如何衡量，以及对任职人的素质要求。该平台将组织结构、企业文化予以实现，是建立招聘、培训、考核、报酬等人力资源操作系统的基础依据。平台是相对稳定的，各操作系统可以根据组织变革进行适时调整。5、企业人力资源策略的具体实现途径和手段具体的招聘、培训开发、绩效管理、报酬等操作系统（政策、制度、程序、方法等），是企业人力资源策略的具体实现途径和手段，它包括为强调专业化而设立的职能操作系统和为企业领导者和管理者设立的跨越职能的功能系统。人力资源部通过制定作为技术资源的职能系统，以及向公司所有管理者提供技术应用培训和咨询辅助，促进管理者有效运用功能系统，旨在形成全公司动态有效的人力资源机制。各操作系统建立在同一个平台上，所以彼此不是相互独立，而是紧密联系的。人力资源操作系统必须充分体现并融合战略、组织、文化的要求，而每家公司的战略、组织、文化独具特点，所以人力资源操作系统也应该是个性化、切合企业实际的，只有这样才能有效。相信大人力资源观能指导企业将人力资源工作从重要转为重要主要。四、 文秘管理者的主要工作内容与任务1、 管理者首先是个人力资源经理传统理论上讲，管理者的职责是计划、组织、协调、人事、控制，管理者的工作就是通过管理所属员工实现组织目标。但更多的实践证明，管理者的成功关键在于领导。以人为本，激励士气，营造氛围，以有效实现组织和员工双赢的目标，这才是管理者应担当的角色。对基层管理者来说，本人承担部分甚至是关键部分的业务工作，这是合情合理的。但管理者必须关注、理解和解决人的问题，部门有职位空缺需求时应招聘什么素质类型的员工？现有员工的素质是否适应工作需要？适应需要但尚不足以胜任的员工如何培训和提高？如何评价员工业绩、能力和态度？怎样与员工有效沟通？如何帮助、辅导、激励员工？优秀的业务管理者直接参与招聘、培训、考核工作，同时也是个优秀的人力资源经理。2、 管理者应优化自身的管理风格 每个管理者具有不同的管理风格，有的倾向于集权、专权，要求下属绝对听命、服从；有的愿意倾听下属意见，愿意员工参与管理；有的以专业或知识树立权威，对员工施加影响；有的更主动地与员工沟通，辅导员工心理或专业知识、技能。对IT行业而言，优秀管理者的管理风格通常表现为亲和、民主、辅导、权威等特征，而不是命令、强制等。管理者的管理风格直接影响到一个部门或团队的氛围，不同的管理者会形成截然不同的组织氛围，或沉闷、混乱、松散，或活跃、明晰、凝聚，或士气低落、消极，或士气高昂、积极向上。而最终则决定了组织的绩效和目标实现。因此，管理者应不断自我修炼，优化自身管理风格，以利于建设和营造良好的组织氛围。3、 管理者应善于甄别、辅导和使用员工每个公司、每类职位对员工任职要求的素质类型和标准是不同的。管理者首先要了解公司、职位的素质类型和标准，以此作为评估、甄别员工的根据。比如商务类基层职位，除了基本的专业知识、技能和经验外，更重要的是要求员工必须具有顾客意识、主动性、分析思维、灵活应变和信息收集能力等。能否作好工作，很大程度上取决于员工的素质类型和特点是否与职位要求相一致。不适合的员工，即使投入再多的精力加以培训和辅导，恐怕也无济于事。管理者不应该重演乌龟和兔子赛跑的故事，要甄别出松鼠和袋鼠，让松鼠爬树、袋鼠跳远，这样各自才能发挥所长、乐得其所。对不适合现职位的员工，管理者应在充分沟通的前提下，将其另行安排、使用。对那些合适但仍不胜任的员工，进行有针对性的辅导，提出具体改进意见并实施改进计划。现代企业的竞争，归根结底是人才的竞争。人力资源是现代企业中最重要的战略资源。公司从单片机研究所成长为今日的中国知名电子企业，是依靠一批高素质的人力资源为后盾和支持的。随着公司的飞速成长与发展，迫切需要一批适应现代市场经济、符合公司成长的人力资源。人力资源的开发与管理成为力源领导二十一世纪的重要保证。在今后的几年中，公司将适应信息化与现代化的潮流，大力提高产品的研发能力，开展信息服务，扩大市场份额，增强在电子界乃至整个IT界的影响力。适应公司发展的总体战略，必须配置高素质的人力资源。人力资源的培训开发成为公司战略人力资源管理的保证，也是公司广大员工自我发展的需要。五、 培训计划的制定与实施（一）基本要求1、培训对象的确定根据公司发展的总体战略和人力资源的总体计划。通过人力资源培训计划，确保组织在需要的时候获得所需合格人员，并使组织和个人获得最大益处，是公司确立培训计划的重要依据。从公司成长来看，文秘人员是公司的重要组成人员，虽然处在不同的工作层次、不同的工作部门，但都是企业运行的重要公务系统、参谋系统、决策支持系统、公关系统等等，文秘人员是公司人员系统中一支重要的组成部分。公司目前正处于急剧成长期，一支符合信息化企业的有效管理架构需要全面建立。企业形象的宣导，公司内文化的确立，公司的文秘人员将发挥着重要的作用。可以说，文秘人员是公司形象的“窗口”，其工作的直接性与特殊性决定了培训工作的重要性。而且，随着公司的成长与发展，也积累了培训的实力，也有能力开展培训。为了实现资源的有效配置，必须加强文秘人员的培训。从文秘的工作任务来讲，文秘工作必须要符合公司成长与发展的需要。文秘工作是一项内向性与外向性结合的工作，她与公司的客户及社会公众直接和间接交流，其业务素质随着公司的成长理应得到不断的提升，否则将会成为公司发展成长的瓶颈。从文秘人员个人来看，从其构成分析，她们都受过比较专业的教育，然而却面临着工作多样性与复杂性的挑战，每个人都想追求一份比较充分的发展空间与发展机会，都想完善自己的职业生涯。客观上具有培训的动力。也要求了公司的文秘培训必须注重公司内发展的职业技能，这是培训发挥经济效益的保证。2、培训目的以造就进取、责任的力源人为目标。使公司的文秘人员更进一步地掌握工作岗位所需的知识和技能方面的内容。并促进知识更新与提高。实现文秘人员更进一步创造性的实现工作目标。提升工作层次。焕发工作热情和责任感。增强工作积极性。使个人的知识和技术得到更新；为更加复杂、高层次的工作作准备以及为今后个人生涯发展计划服务，使个人适应组织形势的发展。3、构建理想模型公司文秘人员的理想模型是根据公司对公司的发展需要确定的。包括：基本条件：合理的学历结构外倾与内倾相结合的性格特征成熟具有判断力、仪容大方、良好的气质。公关礼仪：有较强的公关意识，有足够的公关专业知识良好的修养、言谈举止文雅、沟通合作意识强。文字文书处理能力：熟练掌握WINDOWS95、OFFICE97、有较快的文字录入速度、高效处理企业内各种文书。商务技能：良好的财会知识素养、良好的市场、销售知识素养、公司的财务报表4、调查分析对公司需要培训的文秘人员进行调查摸底，从上述理想模型中给出的量表通过调查，得到一些基本资料，从而作出分析报告，找出理想与现实的差距所在，从而有针对性地选择培训方式与内容。5、培训方式培训方式与内容的确立必须符合公司的要求和公司内文秘人员的职业技能发展需要。在培训方式选择上，可以采用国际劳工组织开发的在国际上广为流行的模块培训模式作为基本方式。模块课程，直接与实际工作情景一致，也与人们形成能力的环境一致，符合养成工作能力的客观规律性。其次，教学方式是“教师讲解、学员自习、研究案例、实习训练”的方法，通过测评、反馈，进一步帮助学员提高职务工作能力，几个环节相互交叉和循环往复。模块培训模式由于它的特殊结构，形成了有利于培养现职劳动者工作能力的功能。6、培训内容与要求根据这一模式的出发点，我们将公司内文秘人员的培训计划内容初步确定为四大模块，