青松沃德指纹考勤管理系统文档说明.doc

58青松沃德指纹考勤管理系统Version 1.0帮助文档江西青松沃德生物识别技术有限公司2007-2-28目录前言.4基本概念.6一软件安装.7二.使用指南131.事例环境.132.人员管理.143.考勤管理.194.统计和报表管理.265.小结.29三.功能详解.301.如何进入人员管理器？.312.何时使用人员管理器？.323.如何选择合适的视图模式？.334.如何新建部门信息？.345.如何修改部门信息？.346.如何删除人员信息？.367.如何新建人员信息？.358. 如何修改人员信息？.369. 如何删除人员信息？.3610. 为什么要导出人员名单？.3711.如何导出人员名单？.3712.如何选择排班或注释的月份？.3713.如何选择部门？.3914.如何建立班次？.3915.如何给员工排班？.4116.如何打印班次信息？.4217.如何打印排班结果？.4218.如何继承班次.4219.如何建立注释.4320.如何进行注释.4321.如何导入流水帐.4622.如何导出流水帐.4923.如何对流水帐进行浏览和查询.5024.为什么需要报表管理模块 .5225.如何打印报表.5426. 如何设置原始流水帐表.5527.如何设置考勤记录表.5628.如何设置注释情况表.5729.如何设置统计汇总表.5730.如何设置考勤结果一览表.6231.如何设置人员信息表.62前 言感谢您选择了考勤管理方案青松沃德指纹考勤管理系统。 考勤管理方案给您带来了什么？ 青松沃德指纹考勤管理系统是一套面向政府机关、公司、企业等具有一般性的考勤管理需求的解决方案，配合指纹产品，青松沃德指纹考勤管理系统能使作为考勤管理者的您： l 轻松地定制单位员工的上班方式，让您对不同部门员工的出勤规律了如指掌。 l 方便地处理员工请假、出差等事件给考勤带来的特殊情况，并让您时时全面地掌控这些信息。 l 准确而简便地获得员工的出勤情况报表，帮助你获得员工的迟到、早退、旷工等信息，产生对应薪资酬劳扣减的报表。 总而言之，青松沃德指纹考勤管理系统将成为您进行考勤管理的得力助手，让您从繁琐乏味的手工统计中解脱出来，真正实现考勤管理的自动化。 青松沃德指纹考勤管理系统怎样实现上述的考勤管理要求？ 我们的考勤管理方案，向你提供了一个包含3个主要步骤的流程，通过这个流程，青松沃德指纹考勤管理系统最终能够提供您所需要的各项功能和信息。 1. 人员管理：通过这个环节，您将告诉青松沃德指纹考勤管理系统，你的单位都有哪些部门和员工，而青松沃德指纹考勤管理系统将帮您维护这些信息。 2. 考勤管理：通过这个环节，您将告诉青松沃德指纹考勤管理系统，您单位的员工以怎样的规律出勤，当然，青松沃德指纹考勤管理系统提供有效的措施，让这种说明变得十分简单，同时青松沃德指纹考勤管理系统也将帮您维护这些信息。 3. 统计和报表管理：通过这个环节，青松沃德指纹考勤管理系统将按照您的要求，配合上述信息以及指纹考勤硬件设备为你提供的考勤记录，打印各种统计报表。 青松沃德指纹考勤管理系统的特性？ 1 连续创建员工信息 2 可自定义部门 3 排班/注释画面支持滚动条 4 允许撤销最近5次的排班 5 允许在不相邻的月份之间跳转 6 使用不同的颜色表示班次和注释 7 支持简单的加班 8 排班/注释画面使用不同的鼠标图案 9 流水帐自动搜索 10 提供更多样式和更加灵活的报表 11 结果统计的运算速度有至少10倍的提高 12 数据自动升级 其他的新特性，相信您会在使用中有所体会的。 基本概念 1、流水帐 员工日常考勤的原始记录，以一个月为一个单元，生成一个考勤流水帐文件（例如：D200112.db表示2001年12月的流水帐文件）。 2、排班 为员工安排某一时间段内的工作时间，包括：工作的属性（正常班、加班等）、上班时间、下班时间、迟到时间、旷工时间等。它是处理考勤流水帐的基本依据。 3、基本班次 即一天内的一个上班时间段，包含一组完整的上下班时间（例如：8:00-12:00为一个基本班次，14:00-18:00为另一基本班次），一个员工一天内最多上四个基本班次。 4、班次 基本班次的集合，一个班次最多包含四个基本班次，一个员工一天内只能上一个班次。 5、继承排班 对一个已排班的月份，排下一月份（或上一月份）的班时，使用继承排班功能，可以将原排班按规律（如三班倒）继承到本月份。 6、注释 因某些原因（例如：出差、病假、公假等）未考勤时，需要将该员工未考勤的原因按天告诉计算机，以便能统计出正确结果。上述的操作就称为考勤注释。 7、详细注释 因某些原因（例如：出差、病假、公假等）未考勤时，需要将该员工未考勤的原因按时间段告诉计算机。 8、统计量 考勤报表中所要统计的内容称为统计量（例如：迟到次数、缺勤时间、加班时间等）。 一软件安装双击执行安装程序 显示欢迎信息 需要继续安装点击“下一步” 终止安装 点击 “取消”点击“下一步”显示许可协议，需要继续安装点击“是”同意许可协议内容，终止安装点击“否”点击“是”显示目标目录选择框，点击“浏览”选择安装目录，否则使用默认的安装路径需要继续安装点击 “下一步”，终止安装点击“取消”，点击“上一步”可以返回上一步更改设置点击“下一步”显示 程序管理组设置窗体在中可以设置开始菜单中的组名称，使用默认值“青松沃德考勤管理系统”点击“上一步”进行上一步的设置更改，点击“下一步”继续，终止安装点击“取消”点击“下一步”准备安装软件的预备界面点击“上一步”进行上一步的设置更改，点击“下一步”开始安装，点击“取消”终止安装点击“下一步”安装程序开始执行，点击“取消”可以终止安装安装程序执行完毕，程序可以使用一 卸载软件在程序所在目录可以看到双击它，显示对话框选择“自动”点击“下一步”点击“完成” 开始执行卸载程序，软件将从你的计算机中彻底清除。还可以在“控制面板”的中卸载程序双击打开“添加/删除程序”打开窗体选中点击 将会执行卸载程序。软件将从你的计算机中彻底清除。使用指南 本章将引用一个简单的例子，使您对青松沃德指纹考勤管理系统的使用有一个总体的印象。您不必深究例子中操作的各种细节（实际上我们已经略过了一些次要环节），只要您能通过这个例子了解青松沃德指纹考勤管理系统的大致使用流程，阅读的目的就达到了。此后您可以暂时把说明书放到一边，试着开始您真正的工作，当遇到不明白的地方时，再去翻阅第四章的相关章节。 事例环境 XYZ是一家小软件公司，它的雇员组成两个开发小组： A组一共4名成员： 赵一、张三、李四、王五、。 B组2名成员：钱七、孙六。 当然，还少不了负责考勤管理的胡小姐，但是她自身并不用担心出勤的事，因为她直接由经理监督。 A组雇员的上班情况：周一到周五，早8：00上班签到，17：30离开签到。 B组雇员比较散漫，只要每周一、三、五上班就行了，不过是早7：00上班签到，18：00离开签到。 公司购买了一台指纹考勤机，而经理希望胡小姐能够在每个月初向他汇报上个月每个人的出勤情况，即：谁、哪一天迟到了等等。 胡小姐是一位对青松沃德指纹考勤管理系统（青松沃德指纹考勤管理系统）有使用经验的考勤管理员，她很明白，青松沃德指纹考勤管理系统的使用流程是： 人员管理考勤管理统计和报表管理 人员管理 胡小姐通过点击windows98桌面上的青松沃德指纹考勤管理系统快捷方式 （wizard.exe），启动青松沃德指纹考勤管理系统的向导画面,但是青松沃德指纹考勤管理系统要求输入用户名和密码（图3-1）： 图3-1 青松沃德指纹考勤管理系统登录界面 胡小姐知道默认的用户和密码都是“adm”（图3-2），所以很顺利地通过了登录。 图3-2 填入默认用户和密码 青松沃德指纹考勤管理系统现在进入了主向导界面，胡小姐明白首先要进行的操作是人员管理（图3-3）。 图3-3 从主向导界面选择人员信息操作 点击图标按钮，青松沃德指纹考勤管理系统进入人员管理模块界面（图3-4）。 图3-4 人员管理模块主界面 胡小姐看到现在这里空无一人（右侧），也没有任何部门信息（左侧）。 通过点击左上角唯一可用的绿色按钮，胡小姐尝试建立第一个部门（图3-5）： 图3-5 新建部门A组 确定后可以看到小对话框的蓝色标题栏显示“新建成功！”，而现在可以继续创建下一个部门B组（图3-6）。 图3-6 新建部门B组 现在完成了部门的创建（图3-7），下一步，胡小姐打算建立各个雇员的信息。 图3-7 完成部门A组、B组的建立 点击上方的第4个按钮，从而新建B组的第一个成员赵一（图3-8）： 图3-8 建立“赵一”个人信息 在这里，胡小姐为赵一分配了编号00000001，这意味着编号00000001唯一地代表赵一，虽然这个编号是可以随便指定的，但是以后的人员都不能再使用00000001了。 使用类似于连续建立部门的方法，胡小姐很快就建立起了人员信息（图3-9）： 图3-9 完成人员信息的建立 至此，人员管理的工作完成了，现在，胡小姐要从主菜单中的 “文件|返回向导”回到主向导界面进行下一步的工作。 考勤管理 点击图标，如图图3-10，即可从主向导界面进入考勤管理模块界面： 图3-10 从主向导界面选择考勤管理操作 下面是考勤管理模块的主界面（图3-11）： 图3-11 考勤管理主界面 注意：工具条中的年、月下拉框中的信息，说明了胡小姐要描述的是2001年9月员工的上班规律，当然，她也可以描述其他月份的。 胡小姐明白，所谓“考勤管理”，就是告诉青松沃德指纹考勤管理系统你的员工是按照怎样的规律上班的，而在XYZ公司: A组：周一到周五，早8：00上班签到，17：30离开签到。 B组：每周一、三、五上班，早7：00上班签到，18：00离开签到。 显然，A、B两个小组的上班规律是完全不同的，所以胡小姐决定，建立两个班次，来代表这两种规律。 选择菜单项“编辑|班次|新建”，弹出建立新班次的对话框（图3-12）： 图3-12 建立新班次 胡小姐知道1个班次实际上就是对员工某一天上班规律的描述，而1天的时间可以划分为4段，称作“基本班次”。对于A组，由于每天中午不用签到，所以只有一个上班时间段：早8：00至17：30。 根据需要，胡小姐把新建班次对话框设置成图3-13这样（具体的设置方法参看以后的章节）： 图3-13 排好A组班次 可以看到，这个班次用代码“A”表示，名称“A组班次”表明了是为A组员工建立的，颜色选项指定一种颜色表示这个班次，很快就能知道它有什么用处。 从表格的第2列可以看出，如前面所说，A组只需要1个基本班次，所以第3、4、5列都没有进行改动。同时也看到，第1个基本班次的上、下班时间是胡小姐预期的，至于其他的几个时间，可以暂时不去考虑他们的具体意义，后面的章节会作介绍。 点击“确定”按钮后，就建立了A组班次，同样的方法胡小姐又建立了对应B组的班次，这时的考勤管理主界面右侧的列表中，出现了刚才建立的班次（如图3-14）： 图3-14 建立完A组、B组班次 可以看到，每个班次用它的代码和名称表示，而每个班次左上角的彩色小方格，正是胡小姐刚才为每个班次指定的颜色。 现在，胡小姐已经有了表示A组上班规律的班次“A”和表示B组上班规律的班次“B”，接下来要做的，就是把这两个班次分配给各个员工了。 首先胡小姐在按下“Ctrl”键的同时用鼠标左键点击表格左侧的名单，选中了A组的所有成员（如图3-15），并且通过鼠标左键点击右侧的班次列表选中了班次“A”： 图3-15 选中A组所有成员 然后胡小姐就开始在中间的小方格中开始“涂抹”了（图3-16）： 图3-16 给A组成员排班 回想一下A组的上班方式周一到周五，再看看胡小姐的“涂抹”方式， 您就明白了如何排班。 同样的方法，再为B组成员分配班次“B”，完成以后的画面是这样的（图3-17）： 图3-17 完成A、B两组成员的排班 选择菜单项“文件|保存”，胡小姐的工作就被青松沃德指纹考勤管理系统安全地记录下来了。 统计和报表管理 终于到了收获的季节，胡小姐已经告诉了青松沃德指纹考勤管理系统所有它想知道的，现在青松沃德指纹考勤管理系统应该有所回报了。 不过在此之前，还有一些事情：胡小姐拿着一张空白软盘从考勤机上拷贝出存放了9月份员工考勤记录的文件（Timeasy210 0考勤机不需进行此操作），再将软盘插入管理计算机的A驱动器中。 然后，从青松沃德指纹考勤管理系统的主向导界面点击图标将进入“统计和报表管理模块”（如图3- 18所示）。 图3-18 从主向导界面选择统计和报表管理操作 下面就是“统计和报表管理”模块主界面（图3-19）： 图3-19 统计和报表管理主界面 选中“考勤记录表”选项（这正是胡小姐需要的报表），然后点击“设置”按钮进入该表的设置界面（图3-20）： 图3-20 设置“考勤记录表” 上面是胡小姐设置好的报表选项，可以点击“确定”永久性地记录这些选项。 好了，到了这个时候，胡小姐只需要再点一下“预览”按钮，就大功告成了（如图3-21）： 图3-21 “考勤记录表”的打印预览界面 现在胡小姐可以直接把报表通过打印机打印出来，也可以把生成的报表保存在电脑硬盘上，预览窗口上方的那些按钮提供了这些功能。 小结 通过XYZ的例子可以看到， 只要您按照这样的一个流程： 青松沃德指纹考勤管理系统最终就能够提供给您所需要的报表，其实，前两个步骤和第三个步骤的设置，大部分信息都被青松沃德指纹考勤管理系统记录下来了，只有当您的单位人员有所变动、月份变更、或者考勤策略有所变化的时候，您才需要作有限的修改，而更多的时候，您做的只是点击一下“预览”按钮。 XYZ的例子只是用到了青松沃德指纹考勤管理系统最常用的功能，这也是出于不易产生混淆的考虑，青松沃德指纹考勤管理系统更多的功能，您将在使用中，配合说明书的以后章节，逐渐掌握。 功能详解 本章逐项介绍了青松沃德指纹考勤管理系统的各项基本功能的具体使用方法，如果您已经理解了第三章的例子，那么您可以把本章的内容当作速查手册，在必要的时候寻找您感兴趣的操作方法。 青松沃德指纹考勤管理系统有以下几个基本功能，您可以从主向导界面分别进入： 人员管理 考勤管理 流水帐管理统计和报表管理 以及高级功能其中，高级功能包括以下功能 用户管理 版本升级 设备管理 下面就对这几个功能进行分别的说明： 人员管理 如何进入人员管理器？ 登录到青松沃德指纹考勤管理系统主向导之后，在“操作类型”栏目中选择“人员管理”，然后单击“进入”就可以进入人员管理器了（如图4-1所示）。 何时使用人员管理器？ a 第一次使用本系统时； b单位人员发生变更（新增、调换或辞退等）时； c 单位部门发生变更（新增、更名或撤消等）时； d需要提取人员信息的数据文件时； e 重新安装本软件后。 人员管理器介绍 人员管理器界面如图4-1所示，分为区域： 主菜单：包括了人员管理器的所有功能； 部门管理区：部门管理的所有功能按钮，从左至右依次为“新建部门”、“修改部门”、“删除部门”； 人员管理区：人员管理的所有功能按钮，从左至右依次为“新建人员”、“修改人员”、“删除人员”； 部门列表区：列出所有建档部门的名称； 人员信息区：对于不同的视图模式，可显示不同范围的人员信息，包括编号、姓名、性别、所在部门。 图4-1 人员管理器主界面如何选择合适的视图模式？ 所谓视图模式是指用户根据不同的需要选择的界面模式和功能模式。进入人员管理器之后，按下主菜单中的“视图”按钮，会看见两个选项，一个是“按部门浏览”，还有一个是“显示全部”，进入人员管理器时，系统默认的是“按部门浏览”的视图模式，在这种模式下，“部门列表区”按照部门名称排序后依次显示各个部门，选择亮度条停留在第一个部门上，有三种方法可以改变部门选择，一是用鼠标单击选定部门，二是在“部门列表区”被击活（用鼠标单击该区域任一处使其击活）的状态下通过上下拖动条的拖动来改变所选定部门，三是在“部门列表区”被击活状态下通过上下移位键来改变选定部门；“人员信息区”显示当前所选部门的所有人员的信息，其显示顺序根据当前所选部门内所有人员编号由小到大来排定，人员的选定和部门的选定类似。在“按部门浏览”模式下，可以对选定的部门或人员做相应的操作。当选择“显示全部”模式时，“部门管理区”和“主菜单”中的部门操作选项失去作用，“部门列表区”变灰，表示此模式下不能对部门信息进行操作，“人员信息区”显示所有部门的全部人员，并且是以部门为第一顺序，编号为第二顺序排序，此模式下只能对人员进行操作。 注意：在“按部门浏览”视图模式下，对人员信息和部门信息均可以操作，而在“显示全部”视图模式下，只能对人员信息操作。 如何新建部门信息？ 在“按部门浏览”的视图模式下，有两种方法可以新建部门。一是在人员管理器的主菜单中单击“编辑”按钮，在弹出的子菜单项中选择“部门”，在下一级子菜单中选择“新建”会弹出新建部门窗体（如图4-2所示），用户可输入想要新建的部门名称，按下“确定”按钮即可，窗体上方会提示“新建成功”，同时“部门列表区”显示新建部门的名称，可以连续新建，若不再需要新建时，按下“取消”按钮即可关闭窗口；另一种方法是直接单击“部门管理区”的左边第一个按钮就会弹出新建部门窗体，新建过程同前面一样。 图4-2 新建部门窗体如何修改部门信息？ 在“按部门浏览”视图模式下，您可以通过四种方法修改部门信息。一是单击主菜单上的“编辑”按钮，选择“部门”，再选择“修改”就会弹出修改部门窗体，输入新的部门名称后按“确定”即可，修改后的部门名称会同时在“部门管理区”显示，修改部门窗体关闭，若不想修改时按“取消”退出；二是直接按“部门管理区”的左边第二个按钮即弹出修改部门窗体，其它操作同方法一一样；三是双击“部门管理区”任一点，就会弹出当前所选部门的修改信息窗体，修改同前一样；四是双击要修改的部门名称，就会弹出该部门的修改信息窗体，修改同前一样。 如何删除部门信息？ 用户由于某种原因要删除部门时必须注意：删除部门前必须先删除该部门的所有人员（删除人员操作见后面有关内容），否则不能删除该部门，系统会发出警告。删除部门的操作和新建部门相类似，也有两种方法，一是按下“部门管理区“的左边第三个按钮，会弹出一个警告框（如图4-3所示），询问用户是否要删除当前所选部门，若用户按下”确定“按钮，所选部门将被删除，按下“取消”按钮取消删除操作；二是按下主菜单“编辑”按钮，选择“部门”，再选择“删除”，也会弹出删除警告框，按“确定”即可。 图4-3 删除部门警告框 如何新建人员信息？ 新建人员操作在两种视图模式下都可以进行，不论哪种视图模式，都可以按以下两种操作方法新建人员：一是按下主菜单中“编辑”按钮，选择“人员”，再选择“新建”，就会弹出 新建人员信息窗体（如图4-4所示），按照要求逐栏填入信息，按“确定”即可；二是按“人员管理区”中“新建人员”按钮（“人员管理区”左边第一个按钮），也会弹出新建人员信息窗体，填写信息按“确定”即可。这两种视图模式下新建人员操作的唯一不同是：在“按部门浏览”视图模式下，新建时系统默认的人员所在的部门名称是当前所选部门，而在“显示全部”视图模式下，新建时由用户指定人员所在部门。 注意：a) 人员编号必须填入8位数字； b)新建人员之前必须先有该人员所在的部门，否则不能新建人员。 图4-4 新建人员信息窗体 如何修改人员信息？ 因为人员的调配及编号改变等事务引起的人员编号及所在部门变化时，就需要进行修改人员信息的操作。修改人员信息和新建人员信息一样都可以在两种模式下进行，修改人员信息与修改部门信息相类似，也有四种方法（参看“如何修改部门信息”一节），不同的是修改人员信息的功能按钮是“人员管理区”的左边第二个按钮。图4-5是修改A组赵一的个人信息。 图4-5 修改A组赵一个人信息 如何删除人员信息？ 由于辞退、离职等事情使得人员信息无用时就需要删除该人员信息。删除人员信息的操作可以在两种视图模式下进行，系统会向您发出警告（图4-6），其操作和删除部门相类似，也有两种方法（参看“如何删除部门信息”一节），所不同的是，删除人员的功能按钮是“人员管理区”的左边第三个按钮。删除人员信息操作会删除该人员的所有信息。 图4-6 删除人员警告框 为什么要导出人员名单？ 为前端值守程序提供人员信息。建立前端值守程序与青松沃德指纹考勤管理系统的对应关系，使员工在前端考勤时能看到相应的代码和姓名，为前、后端的数据交换提供依据。 如何导出人员名单？ 将一张空白软磁盘插入软驱，单击“文件”，选择“导出人员名单”，系统提示“请插入空白软盘”后，按“确定”，等系统提示“导出成功”后将软磁盘取出，此时人员信息已存储在该软磁盘上，可直接用于前端值守程序中，具体的操作方法详见相应的用户手册。 考勤管理 工具栏区考勤管理功能的主界面如图4-7所示： 图4-7 考勤管理主界面 如图4-7所示，各个区域的功能如下： 主菜单区：提供考勤管理的各项功能操作。 工具栏区：提供了部分主菜单中对应功能的快捷按钮，同时实现部门、月份的选择功能。 人员名单区：显示员工列表，并且使您能够从中选择希望进行操作的员工。 排班/注释区：根据您选择的不同视图（排班/注释），分别显示排班和注释的情况。 班次/注释列表区：根据您选择的不同视图（排班/注释），分别显示可以分配给员工的班次和注释。 提示信息区：提供一些操作信息，比如当前部门的员工数量，在进行存储和载入操作时，还向您提示操作进度。 基本班次选择区：只对注释视图有效，通过它选择特定的基本班次进行注释。 如何选择排班或注释的月份？ 考勤管理不论是排班还是注释都以月份为单位进行，在主界面的工具栏中，最右侧的2个下拉框表示当前正在进行操作的月份，改变他们的内容，可以在任意月份之间跳转。 如何选择部门？ 主界面的工具栏中标有部门的下拉框包含了所有存在的部门，通过改变选中的部门，可以使人员名单区只显示特定部门的人员；选择“全员”时将显示所有的人员。 如何建立班次？ 在“排班”视图下，选择主菜单项“编辑|班次|新建”或直接点击工具栏上的“新建班次/注释”按钮，会弹出新建班次对话框（图4-8）： 图4-8 新建班次对话框如上图，您可以在对应的编辑框内指定班次的代码、名称；从颜色下拉框中选择颜色（当选择Custom颜色时会弹出更加精细的颜色选择对话框）。 班次属性的修改：班次属性包括：“空班次”、“正常”、“大班”、“中班”、“小班”5种，它们用来初步指定各个基本班次的性质。通过在班次属性上单击鼠标来修改班次的属性。属性设为“空班次”时，表示该基本班次未被使用。 在以后的统计过程中，通过设置班次属性的选项，可以利用班次属性确定统计的范围，它会影响最终的统计结果（例如：如果统计时，只选中了大班选项，则只对属性为大班的班次进行统计）。在大多数情况下，除了不使用的空班次，班次属性常设为“正常”。 具体时间的设定：一个班次可分为四个基本班次，表示一天内四个不同的、独立的上班时间段，可以全部使用，也可以只用其中的几个。分别输入简单班次的考勤时间：“开始时间”、“上班时间”、“迟到时间”、“早退时间”、“下班时间”、“结束时间”等，点击“确定”即保存起来。 具体时间的含义：在“开始时间”和“上班时间”之间的考勤为正常上班；在“上班时间”和“迟到时间”之间考勤为迟到；在“早退时间”和“下班时间”之间考勤为早退；在“下班时间”和“结束时间”之间考勤为正常下班。不考勤或者是在“迟到时间”和“早退时间”之间考勤为旷工。 在定制考勤的过程中，有可能出现隔夜班的情况，这时需要另外定制时间。方法是：点击你要定制的时间段（例如：点击 “基本班次1” 的“开始时间”），弹出如图4-9所示对话框，选择次日，然后确定时间即可。 图4-9 时间设置 关于加班：青松沃德指纹考勤管理系统允许为每个班次指定一个允许加班的时间段（如图4-10）： 图4-10 加班设置 如果您希望按照对应班次上班的员工，能够在最后一个有效班次结束后加班，那么可以选中“允许加班”选框，并且指定允许加班的时间段，一般来说，这个时间段是这一天中最后一个有效的简单班次结束后的一个时间，这样，员工在“允许加班”时间段内的签到，会被认为是最后一个简单班次的签到，并且加班的时间也会被记录下来。 比如说上图中的情况，员工下班后，不论是在17：3018：00还是在18：0023：00签到都被认为是正常的，也就是说，如果员工打算加班到22：00，只要在22：00离开时签到即可，而不用在17：3018：00签到，而此时青松沃德指纹考勤管理系统会为该员工额外累计4个小时的加班时间。 如何给员工排班？ 对员工进行排班：从考勤管理主界面的人员名单区选中特定的员工（可以选择一个或多个），然后在排班列表区域中选择需要的班次，这时就可以在排班区中通过鼠标的点击或拖动进行排班了。 员工的选中： 单选：用鼠标左键点击特定员工的部门、编号或姓名。 连续多选：先单选一名员工，然后用鼠标右键（或者使用Shift+鼠标左键）点击另一名员工，这样，介于这2名员工之间的所有员工都将被选中。 不连续多选：可以使用Ctrl+鼠标左键的方法选中多个不连续排列的员工。 全部选中：可以通过菜单项“编辑|全选”或热键Ctrl+A选中所有的员工，要放弃全选，只要任意单选一名员工。 如何打印班次信息？ 在将班次定制完后，用户可将各个班次的属性打印出来进行查看。方法是单击主菜单中的“文件|打印|班次列表”。 如何打印排班结果？ 在排班完成后，可对排班的情况进行打印。方法是单击主菜单中的“文件|打印|排班情况”。 如何继承班次? 如果特定员工的排班情况是有规律的，比如第三章中举的例子，A组的员工总是在周一至周五上“A”班次，那么，在给下个月排班时，可以直接对上个月的班次进行继承，而不必重新排班。 继承是针对的是特定的员工，以十月份继承九月份的情况为例，实现步骤如下： （1） 在十月份排班界面下，选中希望继承的员工（可以选择多个）。 （2） 点击菜单项“编辑|继承排班” 如果继承成功，选中的员工将自动按照九月份的排班规律自动排出十月份的班次，否则，继承失败的员工会用深绿色标记出来，班次也并不改变。 如何建立注释? 在“注释”视图下，选择主菜单项“编辑|注释|新建”或直接点击工具栏上的“新建班次/注释”按钮，会弹出新建注释对话框（如图4-11）： 图4-11 新建注释对话框如图，象班次一样，您可以为注释指定代码、名称和颜色。 如何进行注释? “注释”视图下，考勤管理主界面右下角的基本班次选择区可用（图4-12）： 图4-12 注释模式下的主界面进行注释操作（如图4-13）的时候，实际上是对被选中的基本班次进行的，如果没有基本班次被选中，则注释操作针对所有的4个基本班次。 注释的操作类似于排班操作，如果想进行更为细致的注释，可以用Ctrl+鼠标左键对已经存在的注释进行明细注释（图4-14）： 图4-13 简单注释 使用Ctrl+鼠标左键点击上图中的星形注释，可弹出明细注释的对话框： 图4-14 明细注释对话框如上图所示，4行信息分别对应4个基本班次，可以分别进行注释；选中“详细注释”选框，可以指定具体的注释开始、结束时间。例如在上图中，第一个简单班次进行了简单的星形注释（它的含义是用户自己定义的），由于没有进行详细注释，青松沃德指纹考勤管理系统会认为整个第一班次都被注释了；第二个简单班次进行了详细注释，也就是说这个员工并不是整个第二简单班次请病假，而仅仅是8：00至12：00这段时间。 其它： 1. 不论是排班还是注释,都可以进行编辑和删除，方法是选择菜单项“编辑|排班（注释）|编辑”或“编辑|排班（注释）|删除”，也可以通过工具栏上对应的快捷按钮完成同样的操作。 2. 不论是排班还是注释，用鼠标右键涂抹都将清除对应区域的排班或注释。 3. 对于排班，可以通过“撤销”快捷按钮取消最近5次的操作。 4. 不论是排班还是注释，只有进行了保存，才能永久生效，否则退出考勤管理功能后会丢失。 5. 可以通过主菜单中的“视图”项切换“排班”和“注释”视图模式，也可以通过点击工具栏最右侧的视图切换按钮进行视图模式的切换。 流水帐管理 流水帐管理提供了一系列跟考勤记录有关的功能，这包括流水帐的导入、导出和浏览。 如何导入流水帐? 青松沃德指纹考勤管理系统的流水帐导入方式是完全自动的，这一方面是指，青松沃德指纹考勤管理系统按照您事先指定的流水帐存放地点，自动搜索流水帐，而不用在每次导入流水帐的时候要您亲自找到存放流水帐的地方；另一方面，流水帐的自动导入也体现在建立报表的时候青松沃德指纹考勤管理系统会自动去您指定的流水帐存放地点寻找需要的数据，而不会提示您缺少必要的流水帐数据。 要导入流水帐，首先要在第一次使用该功能的时候，指定流水帐的存放地点（图4-15）。 图4-15 如何进入流水帐路径设置 点击主菜单中的“文件|设置”项，或者工具栏中的“榔头”按钮，进入流水帐路径路径设置界面（图4-16）。 图4-16 流水帐导入路径的设置 您可以点击“添加”按钮指定更多的流水帐存放地点，也可以点击“删除”按钮删除不再需要的路径。 结束了导入路径的指定后，点击“确定”按钮，这样所有的设定都保存下来，下一步就可以导入流水帐了。 点击工具栏中的第3个按钮，系统提示您指定要导入流水帐的月份（图4-17）： 图4-17 导入流水帐的时间选择 分别指定年、月，点击“确定”键后程序开始导入对应月份的流水帐。 如何导出流水帐? 青松沃德指纹考勤管理系统可以把流水帐管理器主界面当前显示的记录，自动导出到您指定的流水帐存放地点。（若导入的是2001年9月的流水帐，则导出的是文件名为“D200109.dbf”的FoxPro格式的文件。） 要导出流水帐，首先要在第一次使用该功能的时候，指定导出流水帐的存放地点。 点击主菜单中的“文件|设置”项，或者工具栏中的“榔头”按钮，进入流水帐路径设置界面（图4-18）。 图4-18 流水帐导出路径的设置 从上图可以看到，系统默认设置了一个导出路径“C:ic_Temp”，这意味着，您的导出文件在该目录下生成。 您可以点击导出目录框右边的按扭更改您想要的路径。 结束了导出路径的指定后，点击“确定”按钮，这样所有的设定都保存下来，下一步就可以导出流水帐了。 点击主菜单中的“文件|导出”项，或者工具栏中画有“箭尾指向文件夹”的按钮。导出操作开始。工作进度条显示进度。导出成功后，在设定目录下得到导出文件。 如何对流水帐进行浏览和查询? 点击主菜单中的“文件|打开”项，或者工具栏中画有“打开文件夹”的按钮，进入年月选择画面，选择您需要浏览的流水帐月份。点击“确定”按钮，青松沃德指纹考勤管理系统就能够自动打开系统目录下的已导入的流水帐（图4-19）。 图4-19 打开已导入的流水帐 如上图所示，流水帐管理器的主界面以员工序号、姓名、日期和时间来显示特定月份的流水帐，您可以通过点击其中某一项的表头对流水帐进行排序，比如，如果您点击“日期”表头，流水帐将按照日期的先后进行排列，再次点击“日期”表头，流水帐则按照相反的日期顺序进行排列。 你还可以利用“查询条件公式”的3个下拉框指定条件，查询特定条件下的流水帐（图4-20），使浏览更加方便。 如果选中“在结果中查询”的选择框，可以在查询结果中继续查询。点击“取消”按扭，可恢复到查询前的状态： 图4-20 流水帐的查询 如上图所示，流水帐管理器筛选出了所有2001年9月30日以后的记录。 统计和报表管理 为什么需要报表管理模块？ 虽然青松沃德指纹考勤管理系统在考勤管理和人员管理方面为您提供了方便快捷的服务，但这显然不能满足您对考勤结果更直观、更精确分析的需求，所以青松沃德指纹考勤管理系统的报表管理器模块为您提供了功能强大的报表功能，这些功能包括对不同范围、不同层次的考勤结果的报表设定和打印，您可以打印各部门或个别人员的考勤流水帐、考勤记录、考勤注释、人员信息等不同形式的报表，在报表中您可以选择是否打印注释、出勤率、班次数等统计量，您还可以自己设计统计量来定制报表。有了青松沃德指纹考勤管理系统方便快捷的报表功能，您的考勤管理工作才会变得一目了然，事半功倍。 报表管理器简介 您登录青松沃德指纹考勤管理系统主界面之后，选择“统计和报表管理”，按“进入”按钮就进入到报表管理器模块，其主界面如图4-21所示： 图4-21 统计和报表管理模块主界面可以看见复选框中共有6种类型的报表格式供您选择，下面首先对这6种报表格式作一简要说明： 1) 原始流水帐表 该表记录从前端考勤机上传来的所有未经处理的流水数据，无论是正式考勤记录还是无效记录通通都可在这张表中找到。2) 考勤记录表 该表记录经过处理的考勤流水记录，包括迟到、早退等信息。3) 注释情况表 该表记录系统管理员对员工所作的考勤注释情况。4) 统计汇总表 如果您有特殊的统计需求，那么这张表是您最好的选择，您可以自己设定特定涵义的统计量形成所需的报表内容。5) 考勤结果一览表 这张表提供了考勤结果的粗略浏览，从这张表上您可以看到员工出勤是否正常、是否请假、是否旷工等等。6) 人员信息表 该表显示人员信息，包括人员编号，所在部门，姓名，性别，我们还给您留了一个备注栏，您可以手工填入人员的其它信息。 当您选中某一报表后，可以看到下面有一句该报表的简单说明。除过以上介绍的6张表之外，报表管理器主界面上还有四个按钮，分别是“预览”、“设置”、“关于”、“返回向导”，按下“预览”按钮，您就进入到当前选中报表的打印预览界面，至于如何打印报表，请参看后面“如何打印报表”一节。按下“设置”按钮，就进入到当前所选中报表的设置界面，您可以设置报表的内容，各报表的设置在后面专门说明。按下“关于”按钮，您可以看到关于报表管理器模块的版本信息。如果要退出报表管理器模块，请按右下角的“返回向导”按钮，系统就退回到青松沃德指纹考勤管理系统向导模块。 以上简要介绍了报表管理器的基本情况，下面我们对报表管理器的使用作详尽说明。如何打印报表？ 打印报表时您必须进入到所要打印的报表的打印预览界面，各个报表的打印预览界面功能是完全一样的，所以在此介绍的报表打印过程适用于报表管理器的所有报表，打印预览界面如图4-22所示： 图4-22 报表的打印预览界面您可以有两种方法进入到此界面，一是在报表管理器主界面直接按“预览”按钮，就进入到当前所选报表的打印预览界面，此时预览的内容是系统默认的（如果是第一次启动系统）或者是上次操作时设置的；另一种方法是按报表管理器主界面上“设置”按钮进入报表设置界面，各报表设置界面基本相似，其左下角都有一个“预览”按钮，按下此按钮也可以进入打印预览界面，如果您刚刚更改了报表的设置内容，那么此时打印预览所看到的报表内容就是您设置的报表内容，否则是上次设置的内容。 如何在打印预览界面打印报表呢？我们再回头看看打印预览界面都有哪些功能。可以看到打印预览界面其实只有两部分组成，除了报表内容占了很大一片屏幕之外，就剩下一些功能按钮了，我们简要介绍对您有用的按钮。最左边的三个按钮是预览视图选择，您可以选择不同的视图模式预览，但不同的预览视图模式并不影响打印结果；接下来四个红色按钮是翻页器，您可以用来选择浏览报表任何一页；紧靠翻页器右边的按钮是打印设置按钮，按下此按钮进入打印设置界面，您可以设置打印机、打印份数、打印范围等；打印设置右边是打印按钮，按下后将当前预览的报表在默认打印机上打印；如果打印结束或者您对当前预览到的报表不满意，按下最右边的“Close”按钮关闭打印预览界面，回到上一界面继续进行。 注意：必须在有默认打印机的情况下才能使用预览功能。如何设置原始流水帐表？ 进入报表管理器主界面之后，选择“原始流水帐表”，按“设置”按钮就进入到该表的设置界面（如图4-23所示）。 图4-23 “原始流水帐表”的设置 从上图可以看出，设置界面有一个“人员选择”栏，该栏中有两个单选按钮用来选择人员范围，其中一个是“按部门选择”，它右边是一个部门选择框，选项包括所有在建部门名称和“全员”，选择不同的选项就会生成不同人员范围的报表，当选择“个别选取打印”时，单选框下面的两个数据列表区及两个按钮变亮，表示此时这些功能可用，其中上面的数据列表区叫“待选区”，下面的数据列表区叫“选定区”，“待选区”列出的是当前部门选择框中所选部门的所有人员的信息。“选定区”列出的是您选择的所要个别打印的人员名单，个别打印的人员选定方法如下：在“待选区”选定人员（鼠标单击或拖动条选择）后，按“待选区”下面箭头向下的添加按钮，即将所选人员添加到“选定区”