办公自动化基础.ppt

办公自动化基础 内江广播电视大学教师 张毅2004 09 08 课程的性质和任务 办公自动化基础 是一门多学科交叉 内容新颖 实用性较强的课程 学习对象为文秘 行政管理 人事管理及新闻等专业的学生 课程主要介绍办公自动化的基本概念 办公自动化系统的基本组成 主要的应用技术和设备 办公自动化系统的设计方法 微型计算机的基本知识 文字处理方法和数据信息处理方法等 课程的目的 要求 通过本课程的学习 要求学生能够充分理解办公自动化的含义 办公自动化系统的结构和功能 办公自动化系统所涉及的相关知识 学会使用微型计算机进行文字和数据信息的处理方法 掌握现代办公设备的基本使用方法 第一章办公自动化概念 第一节办公自动化基本概念1 办公 办公室 办公自动化的概念2 办公自动化系统的要素和目标3 办公自动化的发展历史4 我国办公自动化的产生与发展第二节办公室的日常事务管理1 工作日程表和工作备忘录2 收发文处理3 信访工作4 文档管理重难点以及教学基本要求 第一节办公自动化基本概念 1 办公 办公室 办公自动化的概念 办公是指处理人们集体事物的活动 办公室是指完成和管理上述办公活动中的场所 有时也是一个基本管理单位 办公自动化是一门综合性技术 它是在信息化社会中计算机技术 通信技术 系统科学和行为科学等先进科学技术发展的历史产物 2 办公自动化系统的要素和目标 办公自动化系统 OAS OfficeAutomationSystem 办公自动化 OA OfficeAutomation 办公自动化三要素办公自动化系统六要素办公自动化系统目标就是为了提高办公效率和改进办公质量 办公自动化三要素 使用手段 充分利用现代计算机和通信等高新技术 服务对象 办公室工作 最终目的 提高办公工作的质量和效率 促使办公工作规范化 制度化 办公自动化系统六要素 办公人员办公机构办公制度办公工具和设备办公信息办公环境 3 办公自动化的发展历史 在美国 办公自动化技术的应用大致划分为四个发展阶段 第一阶段 50年代 70年代中期第二阶段 70年代中期 80年代中期第三阶段 80年代中期以后第四阶段 90年代中期以后 我国办公自动化发展可以划分为三个阶段 第一阶段 80年代 80年代中期第二阶段 80年代中期 90年代初期第三阶段 90年代以来的高速发展阶段 第二节办公室的日常事务管理 1 工作日程表和工作备忘录 工作日程表对指定的某一天或某一段的时间内的活动作出特定的时间安排 工作备忘录则提醒人们要作的工作 但并不指定时间 传统方式的工作日程表和工作备忘录往往是使用传统的纸介质并用文字表达的 电子表达方式的工作日程表和工作备忘录通常是以文件形式存放在电脑里 能随时以更明显可见的方式提醒人们察看的文件 2 收发文处理 收文处理是获取原始信息的主要渠道 它也是日常办公活动的一项重要内容 文件按载体形式可分为两类 纸张文件和电子文件 发文处理目前难以用自动化手段来完成 但随着计算机通信技术的飞速发展 也可能在发文自动化方面有所突破 随着科技的发展 电子文件将逐步取代纸张文件 最终实现无纸办公 3 信访工作 信访工作是办公室日常事务管理中一项工作 每天可能要处理许多来访信件 往往需要进行各种调查研究 弄清事实 对于企业及商业部门来说 信访工作还包括对其产品的咨询 对其产品质量投诉 对其工作人员的投诉或意见 合作意向等 以往 信访工作的记录都是纸质文件的文档 目前 人们已逐渐采用纸质文件和电子文档相结合的方式 广义的信访工作还包括电话的投诉 上门来访等多种形式 4 文档管理 文档管理是指不但要把大量的资料 文件和档案保存好 而且要便于查找 检索 增添 删除 修改和更新 办公室电子文档管理的方法 数据库方法和电子文件柜方法 用数据库方法管理文档 数据库方法适用于文件资料数量较大的办公室文档管理 应用形态主要有两种 集中式数据库系统和分布式数据库系统 C S模式 所谓C S模式 就是指客户机 服务器结构 这是网络软件运行的一种形式 英文就是Client Server 通常 采用客户机 服务器结构的系统 有一台或多台服务器以及大量的客户机 服务器配备大容量的存储器并安装数据库系统 用于数据的存放和数据检索 客户端安装专用的软件 负责数据的输入 运算 输出 客户机和服务器都是独立的计算机 当一台连入网络的计算机向其它计算机提供各种网络服务 如数据 文件的共享等 时 它就叫做服务器 而那些用于访问服务器资料的计算机则被叫做客户机 严格说来 客户机 服务器模型并不是从物理分布的角度来定义 它所体现的是一种网络数据访问的实现方式 采用这种结构的系统目前应用非常广泛 如宾馆 酒店的客房登记 结算系统 超市的POS系统 银行 邮电的网络系统等 综上所述 采用C S模式可以降低软件开发和维护成本 增强应用的可移植性 改善网络和系统的性能 提高用户的工作效率 保护用户的投资 减少对小型计算机和大型计算机的需求 用电子文件柜方法管理文档 电子文件柜方法模拟办公室中采用的文件柜 用电子方法在磁盘 光盘的存储介质上开设存放电子文件柜 它适用于文件资料较少 而直接可以从电子文件柜中取出的电子文件的应用情况 重难点以及教学基本要求 1 重点掌握办公 办公室 办公自动化的定义 熟悉办公自动化三要素 办公自动化系统六要素 了解其目标 2 了解办公自动化的发展 熟悉办公自动化系统的功能 3 理解办公室日常事务管理所涉及的内容和基本概念 参考作业 1 2 3 4 5 6 7 8 9 第二章办公自动化系统模式与实现 第一节办公自动化系统及其功能1 办公自动化系统的基本组成2 办公自动化系统的功能第二节办公自动化系统模式1 事务型OA系统2 管理型OA系统3 决策型OA系统第三节办公自动化系统的实现1 办公自动化工程要素2 办公自动化系统的开发步骤简介3 用户在系统开发 运行过程中的作用重难点以及教学基本要求 第一节办公自动化系统及其功能 1 办公自动化系统的基本组成 OA系统是融人 机器 信息资源三者一体的人机信息系统 OA系统的硬件设备OA软件设备是办公自动化的主要工具 2 办公自动化系统的功能 数据处理文字处理语音处理图形的图象处理文件处理电子邮件电子会议电子报表电子日程管理电子行文办理 第二节办公自动化系统模式 1 事务型OA系统 事务型OA系统的功能事务型OA系统是支持属于日常例行性办公事务处理的OA系统 它包括基本办公事务处理系统和机关行政事物处理系统 基本办公事务处理系统的主要功能机关行政事物处理系统的主要功能事务型OA系统的组成一般的事务处理系统由微机配以基本的文档设备和基本通信设备组成 较完整的事务型系统还包括简单的通信网络以及处理事物的数据库系统 事务型OA系统硬设备事务型OA系统软件 2 管理型OA系统 管理型OA系统的功能管理型OA系统除具备事物型办公系统的全部功能外 主要增加了完成本部门工作所需的信息管理系统 MIS 功能 管理型OA系统以较大型的综合性数据库为主体 其主要功能是处理本组织机构为日常工作运营所必须的信息流 即侧重与面向信息流的处理 管理型OA系统的组成管理型OA系统硬件管理型OA系统软件 3 决策型OA系统 决策型OA系统的功能决策型办公自动化系统以事务处理 信息管理为基础 即包含了事务型和管理型OA系统的功能 还应具有复杂决策的功能 决策支持系统必须要建立各种可供决策分析参考的模型 包括经验模型和实现模型 决策处理的主要工作决策型OA系统的组成决策型OA系统硬件决策型OA系统软件 第三节办公自动化系统的实现 1 办公自动化工程要素 办公自动化工程共有六大要素 人员准备经费办公行为的科学化标准化数据准备办公制度的改革 2 办公自动化系统的开发步骤简介 办公自动化系统开发往往可分为五个阶段 1 初始调查与可行性分析阶段2 系统分析与总体设计阶段3 详细设计与组织实施阶段4 系统安装与调试阶段5 总结与维护阶段系统开发过程是一个不断 理解 创造 再理解 再创造 的过程 3 用户在系统开发 运行过程中的作用 为了是开发后的办公自动化系统尽可能的具有应有功能且方便使用 用户应当积极参与整个办公自动化系统开发过程 并与有关专家合作 想他们提供本单位的有关资料 根据自己的特点选择性能 价格比最优的系统开发方案 同时有意识地培训办公人员和管理人员 提高他们的素质 使他们适应新的办公自动化系统的工作环境 因而用户在办公自动化系统开发和运行过程中的作用是十分重要的 重难点以及教学基本要求 1 熟练掌握办公自动化系统的基本组成和功能及各自的含义 特点 2 掌握办公自动化系统的三个层次 事务型 管理型和决策型OA系统 掌握它们的功能和组成 3 了解办公自动化工程要素 系统开发步骤等 参考作业 全做 第三章现代办公室设备 第一节文档处理设备1 静电复印机的基本工作原理及其使用方法2 缩微系统3 光电誉影机 快速油印机和碎纸机第二节通讯设备1 传真机的基本工作原理及其使用方法2 程控电话 无绳电话和无线寻呼机3 视频会议系统重难点以及教学基本要求 第一节现代办公室设备 1 静电复印机的基本工作原理及其使用方法 静电复印机的基本工作原理1 静电复印技术的组成范围电摄影技术 电子技术 光学技术 机械技术2 静电复印机的基本工作原理利用静电效应 使光导体表面带上静电荷 暴光放电后 形成静电潜像 然后由这些电荷吸引异性电荷的墨粉 显示出可见的墨粉图像 再转印到复印机上 经过某种定影方法 就可以得到所需的复印品 3 经典复印机的复印过程潜像的形成 墨粉像的形成 显影 转印 定影 再复印准备 静电复印机的使用方法1 复印纸的幅面规格2 使用静电复印机的操作步骤预热检查机器显示放置原稿设定复印份数设定复印倍率选择复印纸尺寸调节复印浓度强调的是 操作员在首次使用一台复印机前 应看一下使用说明书 了解该复印机的独特功能 从而提高复印效率 复印纸的幅面规格 纸张幅面规格尺寸 复印纸的幅面规格 变倍复印时复印纸幅面规格的关系 2 缩微系统 定义 缩微技术是基于图像 把图文或计算机生成的信息缩小倍率记录到一个胶片的系统 缩微胶片是对文档原稿进行高倍率缩小摄影而得到的 缩微系统的工作过程缩微摄影缩微胶片的冲洗缩微胶片的翻拍缩微胶片的检索 阅读和复印 3 光电誉影机 快速油印机和碎纸机 光电誉影机的特点和用途光电誉影机的工作原理快速油印机的作用快速油印机的使用和特点碎纸机的作用碎纸机的使用 第二节通讯设备 1 传真机的基本工作原理及其使用方法 传真机的特点1 传送图文真迹方便2 操作简单 易学易用3可靠性教高传真机分类1 按传送黑白和多种色调分类2 按占用的电话电路数分类3 按用途分类4 按速度分类 传真机的工作原理将记录在纸上的图文画面分解为像元 并将其变成电信号 然后发送出去 在接收端获得与原画面相似的记录图像 这一过程称为传真 1 发送2 接受传真机的使用1 发送传真2 接受传真3 复制文稿 2 程控电话 无绳电话和无线寻呼机 程控电话与无绳电话程控电话机是一种由微处理器控制的高技术通信设备 它可以为一些基层单位或小规模公司扩充通信网 建立一个小型的办公通信系统 因而受到社会的极大欢迎并迅速得到普及 无线寻呼机 3 视频会议系统 视频会议系统是身处异地的人们可以通过PC或终端进行的会议 它使得与会者可以通过电视屏幕或终端屏幕看到其他参加会议的人 并能听到他们的声音 从而可以相互交流 具有实时交互性 从技术上讲 需要具有装备了电子摄像和播放设备的会议厅 以及高速 大容量 高带宽的数字通信线路或者频带很宽的模拟信号线路 目前常用的视频会议系统包括一个IDSN接口 协作软件 如PictureTel SeeyouSeeme等 内插ISDN适配卡的PC机 摄像头和相配套的电话机 有个麦克风将使本套系统更完善 而价格低的一些产品通常依靠PC中的CPU来进行视频处理 仅提供标准电话线和简单的Internet视频电话的解决方案 重难点以及教学基本要求 1 重点掌握静电复印机的工作原理及过程 熟悉静电复印机操作 2 了解缩微系统的工作过程 光电誊印机 快速油印机及碎纸机的作用 3 掌握传真通信的特点 传真机的分类及主流机种 熟悉使用方法 4 了解数字程控技术的优越性 掌握视频会议系统的基本概念 了解硬件软件的基本配置 参考作业 1 2 3 4 5 7 8 9 10 第四章计算机基础知识 第一节计算机基本知识1 计算机的发展及应用2 计算机系统组成第二节DOS的基本操作1 DOS操作系统基本使用方法2 磁盘和磁盘管理3 常用DOS命令的使用第三节WINDOWS操作系统基本使用方法1 WINDOWS3 1概述2 WINDOWS的基本操作3 程序管理器4 文件管理器5 打印管理器6 控制面板7 中文之星的使用方法重难点以及教学基本要求 第一节计算机基本知识 1 计算机的发展及应用 计算机的发展简史与发展动态1 计算机的发展概况2 微型计算机的发展概况计算机的应用领域1 科学计算2 信息处理3 实时控制4 辅助设计5 教育和娱乐6 通信和信息服务 2 计算机系统组成 一 计算机的硬件组成计算机的硬件组成是由控制器 运算器 存储器 输入设备和输出设备五大部分组成 程序 数据 输入设备 运算器 存储器 输出设备 控制器 数据线 控制线 微处理器 CPU 微处理器 CPU是微型计算机 简称微机 的核心部件 人们习惯用CPU档次来概略表示微机的规格 目前最新型号 IntelCeleronD3302 66G 散 660 670适用类型 台式机 系列型号 IntelCeleronD 接口类型 Socket478 主频 2 66GHz 外频 133MHz 二级缓存容量 256KB 超线程技术 不支持IntelXeon3 2G 盒装 5800 5800适用类型 服务器 系列型号 IntelXEON 接口类型 Socket604 主频 3 2GHz 外频 133MHz 二级缓存容量 512KB 超线程技术 支持IntelPentium43E 盒 三年联保 1520 1650适用类型 台式机 系列型号 IntelPentium4 接口类型 Socket478 主频 3 0GHz 外频 200MHz 二级缓存容量 1MB 超线程技术 支持IntelPentium42 4A 散 965 970适用类型 台式机 系列型号 IntelPentium4 接口类型 Socket478 主频 2 4GHz 外频 133MHz 二级缓存容量 1MB 超线程技术 不支持IntelCeleron2 6G 盒 三年联保 710 720适用类型 台式机 系列型号 IntelCeleronIV 接口类型 Socket478 主频 2 6GHz 外频 100MHz 二级缓存容量 128KB 超线程技术 不支持 内存储器 内存储器 简称内存 是微型计算机的重要组成之一 用来存放当前运行的程序和当前使用的数据 分为只读存储器 ROM 和随机存取存储器 RAM 三星金条512MB PC 2700 DDR333 200Pin 990 990适用类型 笔记本 传输类型 DDRSDRAM 接口类型 200Pin 容量 512MB 传输标准 PC2700三星金条1GB PC 2100 DDR266 R 2630 2630适用类型 服务器 传输类型 DDRSDRAM 接口类型 184Pin 容量 1GB 传输标准 PC2100三星金条256MB PC 2700 DDR333 375 375适用类型 台式机 传输类型 DDRSDRAM 接口类型 184Pin 容量 256MB 传输标准 PC2700三星金条512MB PC2 4300 DDR 533 K4T51083QB GCD5 1750 1750适用类型 台式机 传输类型 DDRII 接口类型 240Pin 容量 512MB 传输标准 PC2 4300三星256MB PC 133 E R 450 510适用类型 服务器 传输类型 SDRAM 接口类型 168Pin 容量 256MB 传输标准 PC133 外存储器 硬盘 IDE SATA SCSI硬盘 移动硬盘 希捷200G 酷鱼7200 7 8M ST3200822AS 1070 1070适用类型 台式机 接口类型 SATA 容量 200GB 缓存 8MB 转数 rpm 7200转软驱 优盘清华同方慧存铂彩 256M 296 296存储容量 MB 256 接口 USB1 1 数据传输率 12Mbps 重量 g 18光驱CD ROM DVD ROM 刻录机 输入设备 键盘鼠标 机械式 光电式 光机式 扫描仪另外 计算机触摸屏 手写绘图输入等 输出设备 显示器 CRT显示器 液晶显示器 等离子显示器 打印机 针式打印机 喷墨打印机 激光打印机 2 计算机系统组成 二 计算机软件系统1 应用软件应用软件是专门为某一应用目的而编制的软件 2 系统软件系统软件是把基础工作由一些指令完成 然后把这些指令集中在一起 而形成专门的软件 3 计算机的基本工作 冯 诺依曼的基本思想 计算机硬件由控制器 运算器 存储器 输入设备和输出设备五大部分组成 程序和数据在计算机中都采用二进制数表示 并采用二进制数来运算 计算机的整个工作过程是由存储着的程序控制 不需要人工干预 计算机中有两股信息在流动 数据信息和控制信息 第二节DOS的基本操作 1 DOS操作系统基本使用方法 DOS的构成及基本功能DOS采用层次式模块化结构 它是由三个软件层次模块和一个引导程序 Boot 所构成 这个三个软件层次模块从里到外分别是 基本输入输出系统 BIOS 对应磁盘上文件OS SYS 文件系统 对应磁盘上文件MSDOS SYS 和命令处理系统 对应文件COMMAND COM DOS的基本功能是实施内存管理 文件管理和输入输出管理 DOS的启动冷启动 电源启动 和热启动 Ctrl Alt Del 及Reset 复位 按钮中文DOS简介 2 磁盘和磁盘管理 一 磁盘和磁盘驱动器软盘和软盘驱动器软盘的圆形薄膜有两个面 Side 软盘上有一个系列圆周 一个圆周称为一个磁道 Track 磁道划分为若干段 每个段称为一个扇区 Sector 硬盘和硬盘驱动器二 文件和文件目录文件和文件名文件是指记录在存储介质 如磁盘 上的一组相关信息的集合 文件目录和树型目录结构最高层称为跟目录 跟目录下的目录项是一级子目录 再下面是二级 三级等等三 路径从跟目录开始 沿着隶属关系 知道文件所属的目录就称为路径 比如C WINDOWS SYSTEM S3VIRGE DRV 3 常用DOS命令的使用 DOS命令分为内部命令和外部命令内部命令是由COMMAND COM文件提供的命令 它们可以在任何DOS系统提示符下执行 外部命令是有扩展名为EXE COM文件所提供的命令 它们没有装入内存 使用时一定要找到响应的磁盘文件 启动盘 文件操作命令DEL d path 文件名目录操作命令DIR d path 文件名 P W S A 属性 CD d path 磁盘操作命令FORMAT d S U Q 通配符 和 的使用 代表一个合法的字符 代表一个或多个合法的字符 第三节WINDOWS操作系统基本使用方法 1 WINDOWS3 2概述 1 1WINDOWS3 2的特点和功能1 2WINDOWS3 2的基本组成1 程序管理器 我的电脑 2 桌面3 应用程序窗口和图标4 对话框1 3WINDOWS3 2的运行环境 2 WINDOWS的基本操作 2 1WINDOWS的启动和退出2 2窗口和图标操作1 窗口的组成2 窗口的类型3 图标的类型4 窗口和图标的操作2 3菜单操作2 4对话框操作2 5文档操作2 6剪贴板的使用 书写器 画笔 Word等 2 7使用Windows帮助系统 3 程序管理器 程序管理器的功能是对多个应用程序的运行实施管理 这些管理包括 1 程序组合程序项的创建和管理 2 启动或退出应用程序 3 应用程序间的切换 建立并管理好程序组合程序项是程序管理器最为基本的操作 3 1程序管理器窗口的组成3 2程序组 文件夹 3 3程序项 文件 3 4退出程序管理器 退出Windows 4 文件管理器 Windows文件管理器窗口及目录窗口的使用是文件管理器操作基础 最主要的功能是对文件 目录及磁盘的操作 4 1文件管理器的窗口组成 资源管理器 4 2窗口菜单命令4 3目录窗口操作4 4文件和目录操作4 5磁盘操作 5 打印管理器 功能是管理打印工作5 1打印管理器的启动和退出5 2打印机的配置和安装5 3文档输出 6 控制面板 控制面板是Windows为用户提供的一整套用来调整系统各种硬件和软件设置的工具程序 6 1控制面板的启动6 2控制面板图标及其功能 7 中文之星的使用方法 7 1中文之星2 0概述7 2中文之星2 0的使用方法 重难点以及教学基本要求 1 了解计算机的发展阶段和应用领域 2 掌握计算机系统的组成 硬件系统的五大部分和软件系统 熟练掌握CPU 内存 外存的区别 输入输出设备有哪些 哪些属于应用软件 哪些属于系统软件等 3 了解冯 诺依曼的基本思想 4 熟悉DOS的组成 了解其功能 熟悉DOS的启动方法 掌握存储信息的软盘和硬盘的使用 面 磁道 扇区等概念 掌握DOS的命令格式 目录与路径 掌握文件等常用概念 熟练掌握常用DOS命令的使用并熟悉其功能 5 了解WINDOWS3 2的运行环境 熟悉Windows的图形界面及基本部件的使用和操作 具体掌握WINDOWS3 2的启动和退出 窗口 菜单 对话框 文档 剪贴板的操作 程序管理器 文件管理器 打印管理器和控制面板的操作及它们的主要功能 6 了解中文之星2 0汉字系统的一般使用方法 第五章文字处理系统 Word6 0 第一节WORD6 0forWindows 中文版 概述第二节建立和编辑文本第三节文本版面设计第四节表格和图形设计第五节文件管理第六节文本输出重难点以及教学基本要求 第一节WORD6 0forWindows 中文版 概述 1 Word6 0的特点和功能 1 多种显示方式和多个文档窗口的操作界面2 拖放式编辑3 新颖的工具栏4 智能编排5 文字和文档格式化6 多栏版式和图文混排7 表格处理8 识别和转换文件格式9 邮件合并和打印10 辅助应用程序11 Word6 0 中文版 的中文特性 2 Word6 0的运行环境 安装与启动 Word6 0的运行环境软件环境 中文windows环境 硬件环境安装Word6 0 中文版 Word6 0 中文版 共有11张3 5英寸安装软盘启动Word6 0 中文版 在所在组窗口中 双击 MicrosoftWord中文版 图标 3 Word6 0的窗口组成及操作界面 Word程序窗口包括 菜单栏 常用工具栏 格式栏 文档窗口及状态栏 第二节建立和编辑文本 1 文档的建立 打开和关闭 建立文档文本的输入是建立文档中的一部分 用户可以在插入点处输入文本内容 随着文本的输入 插入点会从左到右移动 以提示下一个字符出现的位置 当输错一个字或字符时 可以按退格键 Backspace 删除 然后再输入正确内容 按退格键删除的是光标左边的内容 而按Del键删除的是光标右边的内容 文本输入到标尺右缩进处 将自动换行 段落结束时 应按回车键 这时光标转到下一行的行首位置 可以继续输入一个新段落 直到全文输入结束 在输入过程中 随时可以用Ctrl Home键回到文档开头 用Ctrl End键移到文档的结尾 建立文档1 插入 状态和 改写 状态 转换 Insert 2 汉字输入法提示行的打开和切换 Ctrl 空格 3 全角 半角方式 Shift 空格 4 中文符号 西方符号方式5 动态键盘的使用打开文档关闭文档 注意保存文档 2 文本编辑 明确对任何对象的操作必须 先选中 后操作 选定文本内容 选定的文本将被随之而输入的内容所替代 剪切 复制和粘贴 Ctrl X Ctrl C Ctrl V 撤消与重复 Ctrl Z 特殊字符和符号的插入格式复制 格式刷 查找与替换 查找对象不仅仅是纯文字 还可以是带格式的文字 第三节文本版面设计 1 字体设置 字符是文档最基本的组成部分 文本由多个字符构成 汉字 字母 数字 标点符号和特殊符号等都作为字符 字符格式编排的主要操作便是字体设置 字体 字号与字形等效果的一般设置 在 字体 对话框中设置多种字体效果 2 段落排版 Word将段落定义为由一个段落标记所引导的全部文本 文本的每个字符都属于段落的一部分 段落标记不仅用语标记一个段落的结束 它还保留着有关该段落的所有格式设置 在移动或复制一个段落时 若想保留该段落的格式 就一定要将该段落标记包括进去 段落选定的方法就是将光标定位于相应段落内 或者选定该段落中任意一部分文字 如果要对整个文档进行格式化 则必须将文档全部选中 可用Ctrl A键 段落选定后 使用 格式 菜单中段落命令 进入 段落对话框 在 缩进与间距 标签中可以设置段落间距 行距 段落缩进和段落对齐方式等段落的格式 段落间距与行间距段落间距分为段前间距和段后间距 行距是指选定段落中各行之间的距离 缩进标志及段落缩进的设置拖动标尺上任意一个缩进标志 就可以设置选中段落的缩进方式 双击标尺上任意一个缩进标志 均可进入 段落 对话框 段落对齐段落对齐方式是指段落中的各文本行与页边空白之间的相互关系 注意 如果将文字与左右页边距对齐 先要确认该段落是否被缩进过 3 边框和底纹 选定要编辑的文本段落 打开 格式 段落 选择 边框和底纹 命令 系统便弹出 段落边框和底纹 对话框 添加边框添加底纹 添加边框 添加底纹 4 项目符号和编号 使用格式栏按钮编排各级并列项使用菜单命令 对话框 编排各级并列项 5 版面排版 建立分栏 分栏按钮 对话框 注意 分栏的实际效果只有在 页面视图 和 打印预览 时才能看到 多栏并存与节的使用1 视图间的切换2 节的概念3 插入分节符4 删除分节符 第四节表格和图形设计 1 表格的建立 表格的基本组成插入表格 按钮和对话框 2 表格内容的输入和修改 空表插入后 插入点被定位于首行首列的单元格内 即可向表中输入内容 表格的选定 先选定 后操作 选定单元格 行 列 整表表格的输入和修改 在单元格中不能在插入一个表格 引用公式和排序内容 3 完整表格的处理 调整表格的行高和列宽 鼠标指针和对话框 增删表格元素表的折分 单元格和表格 和合并设计表格格式格线 边框和底纹的设置自动套用格式文本和表格的转换 相互 4 图形处理 插入图形图形插入时 先要将插入点定位 然后 通过 插入 菜单中的 图片 命令 进入 插入图片 对话框 调整和裁剪图形 图文混排1 插入图文框 2 移动图文框实现图文混排 5 WordArt的使用 光标定位 插入 菜单 对象 对话框 单击 新建 标签 对象类型 列表框中选择 MicrosoftWordArt2 0 确定 第五节文件管理 1 文件搜索 单击 打开 按钮 进入打开对话框 2 文件的复制和删除 在 查找文件 对话框的 文件列表 中找到要复制的文件 单击 命令 按钮 出现一个菜单 共六条命令 当选择 删除 命令 便可删除指定的文件 当选择 复制 命令 系统将进入 复制 对话框 3 文件格式的转换 Word中 打开其它字处理软件编辑的文件时 往往需要进行格式转换 转换文件 对话框 4 文件的存储 同名保存文档 自动保存文档 功能另存新文件存为RTF文件为了能使Word中编辑的文档在其他字处理软件中也能使用 以及在需要时向其它软件传递文档 Word允许在保存文档时采用其它一些格式 如 RichTextFormat RTF格式 Word本身能够存取具有RTF格式的文件 RTF格式在多个软件之间通用 第六节文本输出 1 文本输出预览 打印预览页眉 页脚 和页码 页面设置 页边距 纸张大小 纸张来源 版面 2 文本输出 打印前准备指定打印范围 份数和内容 重难点以及教学基本要求 1 掌握WORD6 0的特点和主要功能 重点掌握其运行环境 安装和启动退出的方法以及WORD6 0的窗口组成及操作界面 2 重点掌握文本的建立 打开和关闭 熟练掌握文本编辑的基本方法 3 熟练掌握文本版面设计操作使用的方法 表格和图形的制作 文件管理的方法 查找文件 文件的复制 文件格式的转换 文件的储存 文件的打印输出 第六章电子报表软件 第一节Excel5 0 中文版 概述第二节工作表的建立和编辑第三节工作表的格式化第四节数据图表化第五节数据列表和分类汇总第六节工作表及图表输出重难点以及教学基本要求 第一节Excel5 0 中文版 概述 1 Excel的运行环境 安装 启动和退出 软件环境硬件环境中文Excel5 0的安装中文Excel5 0的启动中文Excel5 0的安全退出 2 Excel5 0 中文版 窗口组成与操作 Excel主窗口和工作薄窗口的组成 第二节工作表的建立和编辑 1 单元指定和数据输入 工作表和工作薄工作薄中表的操作 选取 插入 删除及更名 单元格 区域及选取单元格的数据输入向区域输入