档案管理_科技档案管理培训课件1

科技档案管理 欧平 第一章科技文件概述 第一节科技文件一 科技文件的概念科技文件是科学技术文件的简称 又称科学技术文件材料 在 科学技术档案案卷构成一般要求 GB T11822 2008 中 将科技文件这一概念表述为 记录和反映科学研究 生产运营 项目建设活动和设备仪器运行 维护及其管理工作的文字 图表 声像等不同形式文件材料的总称 这一定义的基本含义 可以从以下四个方面理解 一 明确了科技文件的形成领域从科技文件的形成领域看 它产生于国民经济各个领域的科技活动 例如 新产品的开发 设计 生产 使用 基本建设的规划 设计 施工与使用 维修 科学研究 地质 测绘 气象 水文等专业活动 设备仪器的购置 运行 维护等活动 明确科技文件产生的领域 有助于将科技文件与一般的政务 管理类文件区别开来 二 科技文件形成于现行的科技活动科技文件是在现行科技活动中形成和使用的 处于运动变化状态和运转 承办过程中 科技文件是为了特定的目的 以特定的方式 通过文字 符号 图表 声像等不同形式和载体 记述和反映科学技术活动的内容与成果 记录和指导着现行科技活动 它既是生产技术 基本建设 科学研究 设备仪器等科学技术活动的记录与反映 同时又是指导生产 建设 科研等科技工作的依据 明确科技文件的记录与传递科技思想的工具作用 有助于认识科技文件和科技档案是同一事物的两个不同的发展阶段 三 科技文件直接记录和反映科技活动在科技活动中按有关规定和要求编制形成的科技文件 是科技活动的客观需要 是科技活动的 软成果 科技文件和科技活动这种密不可分的关系 使得科技文件从客观上直接地记录和反映了科技活动的全貌 明确科技文件对科技活动的依附关系 有助于把科技文件和科技资料区别开来 四 科技文件是各类型技术文件的总称现代科学技术活动由于涉及的专业科技知识较为广泛 采用的技术手段多种多样 因而形成的科技文件呈现多种类型 从科技文件的载体形式看 有纸制的科技文件和非纸制的科技文件 这里所指的科技文件 是一个综合概念 是图样科技文件 文字科技文件 表目科技文件与声像科技文件等全部科技文件的总称 而非某一份科技文件的具体名称或专称 明确这一基本含义 有利于认识科技文件的成套性 有利于做好科技文件与科技档案管理工作的各环节工作 以上几个方面的基本含义是互相联系的统一体 正确认识和理解科技文件的定义和基本含义 有利于认识科技文件这一客观事物并把握其本质属性 二 科技文件的特点 一 专业技术性科技文件的专业性特点 是由它的形成领域和内容性质决定的 任何一项科技活动都是在一定的专业分工的范围内进行的 在不同的专业技术领域 科技活动的工作对象 工作内容 工作程序不相同 具体采用的技术标准 技术方法 技术手段也不同 所以会产生不同的技术内容 不同形式的科技文件 二 成套性科技文件的成套性 是指针对科学技术活动的一个独立科技活动项目所形成的全部科技文件的总和 又称科技文件的完整性或整体性 这些科技文件包含了这个项目从头至尾的全过程 它反映了这个项目整体过程的内在有机联系 三 可更改性科技文件在各专业领域的科技活动中处于正在形成和使用的 动态 过程 由于主客观方面的原因 科技人员的思维与科技活动的实际不可避免地会出现矛盾 这就导致对科技文件进行补充和更改 使其逐渐符合实际 趋向合理和完善 四 标准性不同的专业领域都有相应的国家标准 专业 行业 标准 企业标准 对科技文件的形成与编制都做了标准化 规范化的详细的规定 因而科技文件具有标准性特点 五 形式多样性科技文件是在生产活动 科研活动 基本建设活动 科技与企业管理活动中形成的 科技生产活动的多专业性 导致和需要它的伴生物 科技文件的形式多样性 如由于科技文件制成材料 如纸制 硫酸纸 塑料 胶片等 复制手段 如手抄 印刷 复制 形成的类型 如图样 文字 图表等 等不同 导致科技文件的形式 载体等具有多样性 科技文件除上述基本特点外 还具有作用的广泛性 效用的现实性 通用性强以及技术转让性等特点 了解这些特点 有助于进一步加强对科技文件的管理和加深对科技档案的认识 为做好科技档案工作奠定基础 三 科技文件的基本类型当代科学技术迅猛发展 使科技文件的种类越来越多 就其内容性质 用途及形式看 大体可分为如下几种类型 一 图样材料1 机械制造业的产品图样 1 零件图是制造与检验零件用的图样 用来表示零件的结构形状 大小尺寸和技术要求等内容的图样 2 装配图是表达机器或部件的结构形状 装配关系 工作原理和技术要求等的图样 3 总图是表达产品及其组成部分结构概况 相互关系和基本性能的图样 4 外形图是标注有产品外形 安装和连接尺寸的产品轮廓图样 5 安装图是产品及其组成部分在使用地点进行安装时所必须的图样 包括安装时必需的数据 零件 材料 技术要求和必要的说明等内容 6 包装 运输图是为产品安全储运 按照有关规定设计 绘制的运输包装图样 7 简图是用规定的图形符号 代号和简化画法绘制的示意图样的总称 主要有 总部置图 接线图 方框图 原理图 系统图等 8 表格图是用表格形式来表示图形相似的一系列类型的零件 部件或产品 并包括必要的数据与技术要求的一种综合图样 2 建筑工程图 1 总平面图也叫总体布置图 它是按照规定的图例和比例绘制的表示建筑物 构筑物在一定的区域内的方位 间距以及道路网 园林绿化区等整体布置和基础临界情况的图样 图样绘有表示方向的指北针 年度内风力大小和方向变化的风玫瑰图 2 平面图是指按一定比例绘制的建筑物的水平剖视图 表示建筑物内部房间 楼梯 走廊 门窗 固定设备及墙结构等在水平面上的位置 3 立面图是按一定比例绘制的建筑物正面 背面或侧面的形状图 立面图是用正投影的方法绘制的正视图 表示建筑物正面的 为正立面图 表示建筑物侧面的 为左侧或右侧立面图 表示建筑物背面的 为背立面图 4 剖面图是按照一定比例绘制 表示房屋内部纵方向结构 分层情况 各楼层的高度 楼地面和屋面的构造以及各构配件在垂直方向的相互关系等 5 建筑详图又称大样图 它是为了满足施工要求 用较大的比例详细绘出的房间局部构造形状的图样 6 系统图它是采用斜等轴测投影法只对建筑物的给排水 采暖通风的管道系统进行投影 绘制的图样 7 透视图它是采用透视投影法 中心投影法 对建筑物投影绘制的图样 透视图对建筑物的内部或外部形状的表达 符合人的视觉习惯 因而给人一种立体感和真实感 8 竣工图它是根据建筑物或构筑物施工结束后工程的实际情况绘制的图样 它完全反映工程的实际面貌 是工程竣工验收的依据 也是对建筑物 构筑物进行管理 维修 鉴定 改建 扩建的依据 二 文字材料文字材料是用文字 数据及其它符号来表示和传递科技思想 记录科技活动及其成果的科技文件材料 常见的有以下几种 1 调查报告为了计划决策或解决科技活动中的一定问题而进行的各种类型调查所得情况的总结与分析 2 说明书它以文字的形式说明工业产品 建筑物 构筑物 科研课题 自然观测等的设计 施工 加工制造工艺 用途 外型 结构 研究过程 观测活动概况等问题的科技文件材料 3 任务书任务书是有隶属关系的上级下达的 或者是签定合同 协议的甲方向乙方提出的有关设计 施工 生产 科研以及其它工作任务的具有指令性要求的约束性文件 常见的有基建项目和新产品的设计任务书 技术任务书 工程建设任务书 科研计划任务书等 4 计算书它是对产品 建筑物 构筑物等科技活动对象的有关结构 性能 技术参数 化学配方等进行理论计算的材料 计算书分为理论计算书和技术性计算书 一般是编制成册的 5 概 预 概算书是在初步设计阶段编制的 是概略确定建设项目的全部费用投资和估算工程造价的文字材料 预算书是在工程项目施工图设计阶段编制的 较为准确地确定建筑项目全部费用投资和工程造价的文字材料 决算书是基本建设工程竣工后 由建设单位汇总编制的该项基建工程项目的费用投资总额和工程实际造价的文字材料 三 目录 表格材料1 明细表是根据特定的需要将项目或项目组成部分所包含的文件 按结构关系系统排列的一种表格式文件 2 汇总表也称目录表或一览表 它是根据特定的需要 对科技文件进行分类 综合整理而编制的一种表格式文件 如标准件汇总表 原材料一览表等 3 配套目录它是一个产品全部设计文件或者全部生产制造文件的总和 是设计文件的组成部分 4 图样目录它是产品或产品组成部分 基建工程项目或基建工程项目的独立组成部分的全套工作图样 按一定的次序编列的清单 5 设计文件更改通知单它是更改科技文件的一种依据性文件 主要内容有 更改单编号 产品名称代号 更改的内容及名称代号 更改标记 更改原因 更改前后情况 发送单位 审签等 6 设备开箱验收单验收单由验收人员开箱验收外购设备时 按随机带来的装箱单对照实物详细清点核实后 逐项填写并签字后形成 作为设备开箱验收的凭证 此外 科技文件的类型还有声像材料和电子文件等 第二节科技文件的形成一 产品开发的工作程序与形成的科技文件 一 计划决策阶段在计划决策中 应该全面分析国家 社会的需要 企业本身的条件以及客观的竞争状况等 来决定企业究竟应该发展什么样的新产品 这个阶段包括任务来源 情报搜集 新产品预测 产生 形成的科技文件主要有 远景规划 中期规划 近期规划 上级下达文件 用户委托合同 各种专题情报 各种预测报告 调查研究综合分析报告等 二 设计阶段设计工作是产品开发研究全过程中的重要环节 是一项技术基础工作 它的任务是从技术上 经济上将社会需要及用户需求 通过设计人员的技术思想和构思 从设想变为现实 这是实现社会对产品特定功能需要的创造性劳动 1 方案设计也叫方案论证 方案设计的主要任务是正确选型 确定产品的最优方案 确定产品的基本结构 它是指导产品设计的基础 产生形成的主要科技文件有 最佳方案 方案筛选材料 总体图 各种方案设计 方案论证材料 方案设计形成的原始材料 专项试验研究报告 方案设计总结材料等 2 技术设计技术设计主要确定与解决产品的主要结构与参数具体化问题 解决产品结构的合理性和产品的工艺性和经济性 产生形成的主要文件有 产品设计文件目录 产品明细表 技术设计中积累形成的草稿 原稿 定稿以及草图 原图 白图 底图 技术设计总结材料 产品装配图 计算材料与数据处理材料 部件结构图与各种系统图 关键零 部件图 技术说明书 设计计算手册 各种专项试验研究报告等材料 3 工作图设计工作图设计也叫 详细设计 它的任务是根据技术设计编绘全套工作图和有关制度及使用上所需的全部技术文件 为产品制造 装配和使用提供确切的依据 是技术设计的进一步具体化 产生形成的主要文件有 为产品专门设计的全部零件图 产品部件装配图 安装图 包装图 技术条件 使用维护说明书 产品说明书 产品标准 标准化审查报告等全部技术文件材料 各类综合明细表 配套目录 工作图设计中积累的草稿 原稿 底稿 定稿以及原图 底图等 工作图设计总结材料与设计阶段工作总结报告 设计工作管理文件 设计文件历次更改 补充的记录 原件与审批文件等 三 试制阶段这个阶段主要是样机的试制与鉴定 样机试制的主要目的是考验产品结构 性能及主要工艺 验证与修正设计文件 经过多次验证 使产品设计基本定型 1 样机试制根据设计文件 少数必备的工艺文件和工艺装备 由企业的试制部门专门负责试制生产 产生形成的主要文件有 样机试制计划 样机试制工艺流程 试制工艺文件和工艺装备文件 样机试制运行记录 样机试制过程纪要 设计文件补充 更改材料 设计文件更改记录等 2 样机试验样机试制完成后 要进行样机试验 产生形成的主要文件有 样机试验计划 方案 所需仪器与设备清单 样机试验分项记录 原始数据与原始材料等 3 样机鉴定产品经过样机试制 试验后 必须进行鉴定 产生形成的主要文件有 鉴定委员会名单 鉴定委员会历次会议记录与会议纪要 试验鉴定大纲 试验规程 样机鉴定验收书 产品合格证或产品说明书 设计定型后的成套设计文件 更改通知单与补充文件 样机鉴定总结报告等 四 生产阶段本阶段包括小批生产 试销调查和批量生产三个程序 产生形成的主要文件有 设计与制造工艺装备计划与审批文件 全部设计文件 工艺文件 工艺装备文件 工艺文件更改单 产品广告样品与合同 订货会议记录与订货合同 成果鉴定书 产品研制完成报告 生产作业计划 生产技术准备与生产物资准备计划 市场 用户信息反馈材料等 五 销售服务阶段产生形成的主要文件有 销售服务计划 总结 网点图 市场用户的往来函件 产品质量技术攻关会议纪要 产品改进与更改建议书等 二 设备管理工作程序与科技文件的形成 一 设备的购置阶段设备购置就是通过订货合同 把新设备从企业外部经过运输 进入本企业的生产使用过程 并对其物质形态加以考察 同时 它又是进行设备投资的经济活动 设备购置阶段形成的主要科技文件有 设备购置计划申请书 设备购置投资预算书 设备购置技术经济论证材料 批准书 订货合同等 二 设备开箱验收阶段新设备到货以后 由设备部门会同使用部门 安装部门 科技文件管理部门等共同开箱检查 设备开箱验收阶段形成的主要科技文件有 设备开箱验收说明书 装箱单 开箱验收单 设备安装说明书 产品使用说明书 产品生产标准 产品合格说明书 产品原理图 系统图 设备调整安装 计算规程 备件图册等 三 安装调试阶段新设备由安装部门和厂家负责现场安装与调试 并按设备技术要求进行安装质量检查 几何精度检验 性能试验和空车运转与负荷试车 安装调试阶段形成的主要科技文件有 设备安装任务书 工艺规程 试车记录 设备精度 性能检查与运转情况记录 设备安装调试验收单 设备安装基础竣工图等 四 设备的使用与维修阶段形成的主要科技文件有 设备检修记录 设备运转记录和累计运转记录 设备精度测算表 设备安全操作规程 设备事故报告单 设备管理 使用 维修过程中自制的原图 底图 复印图 外购成套图纸 设备修理验收单 设备大修理完工报告及质量检查记录 设备零 部件测绘图等 三 基本建设与科技文件的形成基本建设是指国民经济各部门新建 扩建 改建和恢复工程和设备等的购置活动以及与之相连带的工作 基本建设就是固定资产再生产 包括固定资产简单再生产和扩大再生产 一 基本建设程序基本建设程序是指基本建设项目从项目提出到建成验收 交付使用所必须的工作程序 1 编报项目建议书项目建议书是对拟建项目的轮廓设想 它是由企事业单位或其主管部门根据国民经济和社会发展长远规划 行业规划以及地区规划等的需要 通过调查研究 综合分析项目建设的必要性和合理性等提出的工程建设建议 2 进行可行性研究和项目评估可行性研究是对拟建项目的一些主要问题进行调查研究和技术经济论证的工作 其成果是可行性研究报告 作为决策机构判断拟建项目是否可行的依据 3 编报设计任务书设计任务书又称计划任务书 是确定建设规模 建设根据 建设布局和建设进度等根本问题的重要文件 经批准的设计任务书是设计单位着手设计的依据 4 选择建设地点这项工作要由建设部门组织勘察设计等单位 会同所在地区的有关部门共同进行 主要内容有该地点的地上地下资源材料 工程地质和水文地质勘察材料 气象 电力 交通 供水等 5 编制设计文件设计文件是安排建设项目和组织施工的主要依据 就是从经济和技术上给将建设的项目做一个详尽的规划 它是把先进的科技成果运用到生产建设上的重要途径 通常有初步设计 技术设计和施工图设计三个阶段 初步设计就是依据设计任务书的要求与确定的建设地点的实际条件 对拟建工程项目整体设计在技术上的可能性 经济性 使用上的合理性及主要技术原则 经济技术指标 设备购置等初步加以计算及拟定 技术设计是初步设计的精确化 深入化和具体化 技术设计阶段的工作内容是研究解决初步设计阶段无法解决的而又需要进一步研究解决的某些具体技术问题和某些技术方案 如特殊工艺流程 新型设备及大型建筑物 构筑物某些关键部位等的试验 研究及确定 施工图设计是依据批准的初步设计或技术设计 将工程项目在图纸上的具体化 形成工程项目全套施工图及其它技术文件是进行现场施工的依据 6 施工阶段施工是采用先进的施工技术和方法把工程建起来 即把图纸变成建筑物的过程 这一过程形成的文件分为三部分 1 施工准备 包括落实各种物质供应与协作配合条件 进行设备订货摸底 明确施工单位等 施工单位在明确任务后 要及时掌握该项目的特点 熟悉技术设计和施工设计图纸 具体内容包括领取施工执照 签定施工合同 平整施工场地 搞好拆迁工作等 2 工程施工 这是工程施工阶段最主要的工作 其任务就是按照设计把建设项目具体地建造起来 投入生产 使用 一般建筑施工包括 基础施工 结构施工 装修施工和收尾等过程 7 竣工验收阶段竣工验收是基建工程的最后环节和直接目的 标明施工工作的结束和工程可以使用 工程验收的标准是必须符合国家颁发的工程验收及施工规范 符合有关技术标准 竣工图作为重要验收条件之一 竣工图主要由施工部门完成 设计部门予以协助 二 基本建设项目活动形成的科技文件1 基建综合性文件 1 基建计划任务书 项目建议书 计划任务书等立项依据文件 会议纪要 领导讲话记录 有关职能部门审查意见及批准文件 设计任务委托书等文件 2 建设用地 征地 拆迁文件 建设用地规划许可证 红线桩位置及测量报告 拆迁文件 协议书及方案等 3 地质勘察报告 4 工程竣工总结 5 工程照片 声像材料 6 招 投标文件 7 工程概算 预算 决算等材料 8 设计文件 规划设计 方案设计 初步设计 技术设计 施工图 设计计算书等 9 工程项目监理等文件 2 施工技术文件 1 各种材质 技术或者新材料 新技术的试验记录和试验报告 2 工程质量事故处理记录及重大质量 技术事故总结报告 3 钢筋混凝土浇灌 打桩 基础 屋顶保温以及水 电 气 暖等隐蔽工程试验记录 4 工程隐检 预检 验收记录 5 材料 构件和设备的质量合格证明 6 设计变更通知单 工程联系单 材料代用单 7 施工日记和施工日志 8 设备安装 运转 试车 试压等记录和合格证 9 施工过程中有关请示报告 批复文件以及来往函件 10 施工总结 技术总结 交工验收材料 竣工报告及全部工程竣工准备材料 11 施工过程中的声像材料 3 竣工验收材料 1 验收委员会历次会议记录 2 单项工程竣工概况表 3 全部竣工图 4 工程结算书 财务决算报告 5 竣工验收总结报告 竣工验收鉴定文件 6 竣工验收活动中的声像材料 四 科学研究与科技文件的形成从科学研究与生产的关系来划分 科学研究工作分为基础研究 应用基础研究 应用研究与推广研究 本书着重介绍应用研究工作程序 一 应用研究工作的基本程序1 制定科学研究规划与计划 2 确定选题 选题即确定研究工作的目的和对象 是每一项科学研究工作的起点 也是整个研究工作具有战略意义的首要环节 3 方案设计 主要内容有 编制课题技术任务书 专题研究 设计方案等 4 技术准备 主要内容有 技术论证 技术设计 实验设计等 5 试验研究 试验研究是科研课题全部工作活动 工作程序中的主体和核心部分 6 扩大试验 也叫工业性试验 现场试验 使用性试验 应用研究课题 一般都要进行扩大试验 以便有把握地推广到生产中去 7 科研成果的提出与处理 一般来说 凡是达到了研究课题的预期目的 符合科研成果的基本要求 就应该说获得了科研成果 8 科研成果的整理与归档科研成果的整理与归档 是科研成果的归宿 国家有关文件和科研管理制度明确规定 科技文件的形成 积累 整理与归档 是科学研究工作的组成部分 是科学研究专题的科学研究全过程中的最后的一个工作程序 二 科学研究工作中形成的科技文件1 准备阶段 1 立项申请书 2 开题报告 选题报告 3 调研 考察报告 4 可行性研究报告 方案论证 专家评议书 5 招 投标文件 6 项目审批文件 计划任务书 项目建议书 7 合同 协议 委托书 8 经费申请报告及批件 9 项目研究计划及年度执行情况报告 2 研究实验阶段 1 实验 试验 测试的重要原始记录 报告 2 技术分析报告 3 关键配方 计算数据 4 计算机程序 说明书 用户手册 5 研究试验大纲 6 标本 样品 3 总结鉴定阶段 1 工作总结 技术总结 研究报告 研制报告 2 研究论文 专著 3 设计图纸 工艺文件 技术标准 规范说明书 4 用户报告 经济效益证明材料 5 科研成果鉴定申请书 鉴定证书 6 专家鉴定委员会名单 专家评审意见 7 科研经费决算材料等 4 成果申报阶段 1 科学技术奖励申报书 2 获奖通知 奖状 证书 3 成果应用证明材料 效益分析报告及证明材料 4 专利申请书及授权证书 5 应用转化阶段 1 应用转化方案及实施材料 2 成果转让合同或协议 3 生产定型鉴定材料 4 国内外同行评价及用户反馈意见 5 学术交流及培训材料 6 应用转化情况报告 工作总结等 第三节科技文件的整理科技文件的整理就是由科技人员将科技活动中所积累的科技文件进行必要的补充和整理 并按照科技档案管理制度的要求进行初步系统化与编目的工作过程 一 整理的含义指对科技档案按其内容和形式特征进行系统性 条理性的加工过程 整理工作的具体内容包括对科技档案的分类 组卷 排列 编目 其中排列可以分为卷内文件排列和案卷的排列两种 编目工作可以分为卷内文件的编目和编制案卷目录两部分 具体工作过程为 分类 组卷 卷内文件排列 卷内文件编目 案卷排列编制案卷目录 库房排架 二 整理的原则遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 三 整理的过程第一个过程是在项目文件归档前 由文件形成单位根据有关规定 对应归档的文件进行鉴别 将文件材料组成保管单位或案卷 并对案卷进行基本的编目工作 第二个过程是归档后 由档案部门对收进的工程项目档案进行科学的排列 编制档案号等 四 质量要求 1 归档的项目文件应为原件 2 归档文件应完整 准确 系统 字迹清楚 图样清晰 整洁 签字盖章手续完备 对已破损的文件应予修整 字迹模糊或易褪色的文件应予复制 完整是指将工程建设项目全过程中应该归档的文件 资料归档 各种文件原件齐全 准确是指档案的内容真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程 作到图物相符 技术数据准确 可靠 签字手续完备 系统是指按档案的形成规律 保持各部分之间的有机联系 分类科学 组卷合理 3 需永久 长期保存的文件不应用易褪色的书写材料 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 书写 绘制 卷内文件的书写材料应符合档案保护的要求 4 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大 耐久性强的纸张 不得使用计算机出图的复印件 5 录音 录像文件应保证载体的有效性 6 电子文件应以光盘为长期储存介质 五 竣工图编制1 各项新建 扩建 改建 技术改造 技术引进项目 在项目竣工时要编制竣工图 项目竣工图应由施工单位负责编制 2 竣工图应完整 准确 清晰 规范 修改到位 真实反映项目竣工验收时的实际情况 3 按施工图施工没有变动的 由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章 4 一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更 可在原图上更改 加盖并签署竣工图章 5 凡涉及结构形式 工艺 平面布置 项目等有重大改变 或变更部分超过35 的 应重新绘制竣工图 6 利用施工图改绘竣工图 应在更改处注明更改依据文件的名称 日期 编号和条款号 无法在图纸上表达清楚的 应在标题栏上方或左边用文字说明 六 竣工图章的使用1 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章 竣工图章中的内容应齐全 清楚 不得代签 2 行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的 可在新图中采用竣工图标 竣工图标的内容格式由行业统一规定 3 竣工图章应使用红色印泥 盖在标题栏附近空白处 4 利用施工图改绘竣工图 应在更改处注明更改依据文件的名称 日期 编号和条款号 无法在图纸上表达清楚的 应在标题栏上方或左边用文字说明 第四节科技文件的归档科技文件归档制度 是各企事业单位和国家机构为了做好科技文件的归档工作 根据国家的有关规定和本单位科技生产活动的特点及科技文件的形成规律而制订的指导科技文件归档工作的依据性文件 一 科技文件归档制度 必须符合本单位科技 生产活动和科技文件的实际 二 科技文件归档制度 必须与本单位其他相关的科技管理制度协调一致 三 有关规定应具体 明确 四 制定科技文件归档制度 要走群众路线 归档制度不能由科技档案部门主观拟订 应广泛听取各专业科技人员和有关科技管理部门的意见 二 科技文件归档制度的内容 一 科技文件的归档范围归档范围就是确定本单位哪些科技文件必须归档 哪些不必归档 划定归档范围的标准是 凡是直接记述和反映本单位科技活动的 具有现实和长远查考价值的科技文件材料 都应列入归档范围 凡国家规定不得归档的材料 不得列入归档范围 具体确定归档范围时 应从如下几方面分析 1 研究和分析本地外的科技 生产活动的具体范围 从而掌握本地外单位科技文件的种类和成分 确定在归档范围中应该包括哪些方面的科技文件 2 掌握本单位基本职能活动 将本单位在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体 再以基本职能活动为中心 研究分析其它科技活动形成的科技文件 确定这些科技文件的归档范围 3 正确划定本单位科技活动与政务文件 科技文件与科技资料的界限 避免将科技资料混入归档范围 把政务文件另行归档 4 根据科技文件的保存价值 确定归档范围 把具有保存价值的科技文件划入归档范围 在研究分析保存价值时 既要考虑科技文件的历史价值 又要考虑科技文件在科技生产活动中的利用价值 二 科技文件的归档时间1 按项目结束时间归档按项目结束时间归档是指在一项科技 生产活动结束以后 把围绕该活动产生的全套科技文件一并归档 形成周期不太长的科技文件适宜这种方式归档 2 按工作阶段归档科技 生产活动周期较长的科技文件 可以按形成阶段归档 如一项重点工程或一个复杂的新产品设计 其科技文件可以按可行性研究阶段 初步设计阶段 施工图或工作图设计阶段等 分别进行归档 3 按子项结束时间归档大型项目或课题研究 不仅设计 施工和研制的周期较长 而且每个项目往往都由若干个子项目 若干单位工程或若干专题组成 当一个子项目 一个单位工程或一个专题结束后 就可以将形成的科技文件归档 4 按年度归档按年度归档 就是在每年的年初 将上一个年度形成的科技文件整理归档 大体适用于以下三种科技文件 1 科技文件形成的周期较长 按年度归档比按阶段归档更适合的科技项目形成的文件 2 某些自然观测或观察活动中形成的科技文件 3 应该作为科技档案归档的科技管理性文件 5 随时归档机密性较强的科技文件 外购设备的随机文件 委托外单位设计的文件 设计变更 修改 补充或设备仪器维修等工作中形成的科技文件都应随时归档 三 科技文件的归档要求1 科技业务部门是归档工作的主体 归档制度中应明确科技业务部门是归档工作的主体 因为科技人员熟悉科技文件的形成过程和保存价值 有利于保证科技文件的质量 2 要保证归档文件的质量 归档的科技文件一定要经过归档前的鉴别 系统整理 组成案卷和编目 达到归档文件字迹清楚 用纸规范 图样清晰 完整准确 需要装订的要按要求装订 3 档的科技文件 应做到线条 字迹清楚 纸质优良 签署完备 不能用铅笔 普通圆珠笔或复写纸书写 以利于长久保存 4 保证归档文件的完整和质量 凡需要归档的科技文件 都应经过项目负责人的审定和有关领导的审批 审批表的内容包括 归档文件的项目名称 如课题名称 工程项目名称 产品名称 设备名称等 项目代号 归档文件形成时间 项目负责人姓名 归档文件完整情况评价 审批人签字和日期等 5 录音录像文件应保证载体的有效性 6 电子文件应以光盘为长期储存介质 四 科技文件的归档份数凡是需要归档的科技文件一般归档一份 但重要的 使用频繁的则需要归档若干份 在具体确定科技文件归档份数时 要考虑以下几方面情况 1 要考虑归档材料的重要程度 重要的 尤其是需要永久保存的的科技档案 其原件一般不宜外借 因此 应归档一至几份副本供日常使用 2 要考虑日后利用的需要 对可能利用频繁的材料 应在归档份数上作出相应的规定 3 经过科技档案部门汇总上报的材料 在确定归档份数时应作出统一规定 4 要考虑科技档案部门汇总上报科技专业档案馆的需要 第二章科技档案概述第一节科技档案概念一 科技档案的定义 一 科技档案定义的表述方法 科学技术档案案卷案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 对科技档案的定义进行了如下表述 即 科技档案是国家机构 社会组织及个人从事社会活动形成的 对国家 社会 本单位具有保存价值的 应当归档保存的科技文件 二 科技档案的特点 一 专业性强这是科技档案与其它档案的根本区别 科技档案是在科技活动中产生形成的 是人们科技活动的记录 科技活动是分专业进行的 这就决定了科技档案产生的领域具有鲜明的专业性 内容性质和表达形式也具有专业性 从形成领域看 科技生产活动与各类管理活动有明显的不同 各类科技生产活动的共同特征是有明显的专业性 从内容属性看 科技档案不仅有一般意义上的专业性 而且不同专业领域形成的科技档案还具有不同性质的专业性 二 种类和类型多样性的特点科技档案的种类和类型的多样性是科技档案的又一特点 从科技档案的种类看 由于科技生产活动的多专业性 导致了它的伴生物科技档案在种类上的多元化 基本建设活动产生了工程设计档案 施工档案和工程竣工档案 产品开发活动产生了产品设计研制档案 生产工艺档案和工艺装备档案等等 凡是人类所进行的认识自然和改造自然的活动都属于科技活动 都要产生不同种类和类型的科技档案 三 成套性强成套性是指围绕一个独立的科技活动项目产生的全部科技档案是一个有机联系 密不可分的整体 这些科技文件记载和反映了该项科技 生产活动的全部过程和成果 科技档案的成套性集中体现在科技档案的形成和内容构成两个方面 成套性的特点要求科技档案必须完整 以此来建立科技档案的收集工作和其他有关工作 它是科技档案分类整理工作重要理论依据之一 保持一个科技项目档案的齐全 成套 是对科技档案分类整理工作的基本要求 四 现实性特点科技档案的现实性是指它具有较强的现实使用性 其他文件材料归档以后 基本完成了现行功能 多半是用来进行历史查考 科技文件归档进入档案部门的大多数科技档案 不仅没有退出现行使用过程 相反正是它们发挥现行效用的活跃时期 科技 生产活动的进行 离不开科技档案 在设计单位 归档保存的底图和蓝图是进行现行设计不可缺少的条件 在生产单位 归档保存的设备档案是设备使用 维护的现行依据 五 可以更改 补充科技档案在内容上既要反映科技活动的历史面貌 还要保证从动态上记述和反映科技对象的发展变化过程 所以 当科技活动对象发生变化 如产品更新换代 建筑工程维修 扩建 改建 设备仪器维修 改造等 要求科技档案必须随着它所记述和反映的对象的变化而变化 因此 科技档案不仅可以更改 补充 而且必须及时更改 补充 确保科技档案的准确 从而达到科技档案的质量要求 一 科技档案的种类科技档案的种类划以内容性质作为分类标准 可以将其分为 生产技术档案 设备仪器档案 基本建设档案 科研档案 专门业务档案 二 科技档案内容构成 一 工业生产技术档案工业生产技术档案主要是工业产品档案 它是在工业产品的设计 研制和生产 制造活动中形成的科技档案 工业生产技术档案的特点是按型号成套 即围绕一个型号工业产品的设计 研制和制造活动形成的有保存价值的文件构成一套产品档案 其主要内容包括 1 产品的市场调研 立项论证 设计 2 产品的试制 加工制造 3 产品的检验 包装 4 产品的销售与售后服务 5 新产品鉴定 评优 农业科技档案农业科技档案是在农 林 牧 渔各业的生产技术活动中形成的档案 主要包括 种子档案 作物栽培档案 植物保护档案 林业档案 畜牧档案 水产档案 农机设备档案 农田水利工程档案 农业生态环境和农业区划档案等 三 基本建设档案基本建设档案简称基建档案 是在各种建筑物 构筑物 地上地下管线等基本建设工程的规划 设计 施工和使用 维修活动中形成的科技档案 四 设备仪器档案简称设备档案 是各种机器设备 车辆 船舶和仪器 仪表的档案材料 设备按其构造和使用形式划分为两种 一种是同土建工程联系在一起的 如化工装置 冶炼设备 石油管道 线路等这种设备档案一般同基建档案难以截然分开 因此可以作为基建档案的一个组成部分 另一种是各种机械加工 运输 采掘 起重设备以及某些仪器 仪表等档案 我们通常所说的设备档案就是这类设备档案 五 自然科学研究档案简称科研档案 它是在自然科学技术研究活动中形成的科技档案 科研活动按其类型或层次 一般可分为基础科研 技术科研和应用科研三种类型 科研档案主要包括科研项目在调研 立项 研究 试验 总结 鉴定 报奖 推广运用等过程中形成的文件 科研档案的基本特点是以课题成套 六 专门业务档案天文档案 气象档案 地质档案 测绘档案 地震档案 水文档案 医疗卫生档案 环境保护档案 第二节组织案卷一 组卷原则组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点 保持卷内文件的有机联系 分类科学 组卷合理 法律性文件手续齐备 符合档案管理要求 1 案卷必须是一组具有有机联系的科技文件 组卷要遵循科技文件材料的形成规律 保持卷内科技文件材料的有机联系 便于档案的保管利用 2 案卷内科技文件的数量要适度 一套科技文件 根据数量的多少 可组成一个或若干个案卷 3 案卷内科技文件的保存价值和密级应基本一致 一个案卷内科技文件的价值大小 密级高低有差异时 按 就长不就短 就高不就低 的原则 确定案卷的保管期限和密级 4 案卷应力求整齐美观 便于管理和使用 5 设计变更修改到位 底图和蓝图一致 实物与图纸一致 真实反映项目竣工验收时的实际情况 6 文字材料应加盖单位公文印章 竣工图纸要加盖竣工图章 二 组织案卷的方法1 按结构组织案卷 就是按照科技文件所反映的客观物体的结构为标准组卷 主要适用于机械产品和设备科技文件 特别是图样部分 其做法是 按照机械产品和设备的组 部件或系统 将其科技文件组成案卷 比如 一台铣床 是由床身 传动机构 变速机构 升降机构 工作台 电气系统 润滑系统等部分组成 各结构组成部分的科技文件 各自是有机联系的 即可分别组织案卷 一般来说 工业企业简单 小型产品 文件材料较少 可以按产品型号组卷 大型 复杂产品或文件材料较多的产品 可以按阶段 结构组卷 机械产品工艺文件可按专业或工序组卷 2 按项目组织案卷 指把一个项目形成的文件组成一个案卷 它适合对文件数量不多的项目文件的组卷 在这种情况下 一个案卷即可成为一套科技文件 一般来说 小型基建项目 文件材料较少时 可按项目组卷 即一个项目的文件组成一个案卷 大中型项目 可按子项 阶段 专业组卷 3 按子项组卷 系指把一个子项形成的文件组成一个案卷 它适合工程项目文件 科研项目等文件组卷 当一个工程项目或科研项目由若干子项组成而各子项文件数量又不太多时 可以采用该组卷方法 例如一个企业的基建项目由若干各车间组成 则可以按车间组卷 4 按工序或阶段组织案卷 系指按科技生产活动的程序 把反映同一阶段或工序的文件组成一个案卷 它适合科研文件 基建文件 产品工艺文件等文件的组卷 例如 工艺文件可以按加工工序的不同 组织相应的案卷 科研文件 设计文件 可以按科研 设计阶段 分别组织案卷 5 按专业组织案卷 系指按机械产品与设备的不见或系统组卷 适合基建文件 产品工艺等文件的组卷 例如对竣工文件可分别按结构 通风 给排水等专业分别组卷 6 按问题组织案卷 系指按科技文件反映的问题进行组卷 把反映同一个问题或同一件事物的相关文件组成案卷 采用一事一卷 一事数卷等方法 这种立卷方法使用范围很广 几乎各类科技文件中都可以按问题组卷 例如 基建文件中施工质量事故问题 科研文件中的专题讨论等 均可按问题组卷 7 按名称或文件性质组织案卷 按文件名称组卷 例如将不同名称文件分别按设计任务属书 可行性研究报告等文件名称分别组卷 按文件性质组卷 是指将同一性质文件分别组卷 如对科研文件中原始基础性文件 中间过程性文件 成果性文件等分别进行组卷 8 按地区组织案卷 系指按科技文件反映的地区进行组卷 它适合具有明显地域特征的水文 气象观察文件 测绘文件 地质勘探文件等文件组卷 9 按时间组织案卷 系指按科技文件所反映的时间进行组卷 将同一时间范围内形成的或内容针对的同一时间的文件组成案卷 它适合具有明显时间性特征的水文 气象 地震 天文等自然现象观测文件的组卷 例如按月或按年度组卷 10 按作者组织案卷 系指按文件的形成者组卷 将同一作者或机构形成的文件组成一个案卷 对科技文件是组卷方法有相当大的灵活性 不同组卷者面对同一现象 由于对文件形成规律与有机联系认识的不同或表现方法不同 会选择不同的组卷方法 第三节科技档案的功能一 知识储备功能一项科技活动结束以后 围绕科技活动形成的一项重要内容之一就是科技档案 它直接记述和反映了人们的科技 生产活动的全过程 它储备的是科技 生产活动中直接产生和形成的原生信息 它来源于科技 生产活动 又被应用于科技 生产活动中 其存储的知识信息又记录于新的科技档案里 再用它来做为指导科技 生产活动的技术依据 从而达到提高生产力的目的 二 依据凭证功能科技档案是科技生产活动中直接形成的真实的历史记录 它是随着科技生产活动的进程 根据科技生产活动的客观需要有规律地形成的 因此 科技档案具有客观凭证作用 三 情报功能科技档案的情报功能是指科技档案在科技生产活动中的科技交流与科技参考作用 四 经济效益功能不仅体现在创造新的财富上 而是体现在减少投入或节省资金方面 这是科技档案对现行工作的一种较为显著的贡献 在科技档案工作中应重视这一功能的发挥 第三章科技档案工作 第一节科技档案工作的内容与性质一 科技档案工作的基本内容科技档案工作是国家档案工作的重要组成部分 是指以完整 安全地保存和科学地管理科技档案 充分发挥科技档案的作用为目的的各项管理活动的总称 科技档案工作包括科技档案业务管理和科技档案事业管理两项基本内容 1 协同有关部门作好归档前科技文件的形成 积累 整理 归档的指导 监督和检查工作 确保收集的科技档案质量 2 科技档案收集工作 这是整个科技档案工作的基础和起点 就是把分散在科技业务部门或基层单位的有保存价值的科技档案 集中到档案部门统一管理的工作 它又包括基层科技档案部门的收集工作和科技专业档案馆的收集工作两个层次 3 科技档案的整理工作 是对收集的科技档案按照其自然形成规律和特点 进行科学分类 系统排列和编目的工作 4 科技档案保管工作 这是科技档案工作中的一项经常性工作 就是按照一定的原则 采用科学的方法维护科技档案的完整 准确 系统 安全 最大限度地延长科技档案寿命 5 科技档案鉴定工作 主要是通过对科技档案保存价值的分析 对科技档案进行保管期限划分及筛选存毁的工作 6 科技档案统计工作 是运用统计学原理 以数字形式揭示科技档案及科技档案管理工作的基本情况的工作 7 科技档案信息资源开发利用工作 这是科技档案工作的根本目的 通过创造条件 以各种方式开发科技档案信息资源 直接服务于国家的各项工作 满足各种利用需求的一项工作 8 归档后科技档案更改 补充的监督 检查工作 为了保证科技档案的完整性 准确性 科技档案部门要监督和协助技术人员作好这项工作 二 科技档案事业管理科技档案事业管理 是以宏观管理活动为内容的科技档案管理工作 因此也称科技档案的宏观管理 承担这项任务的主要是国家和地方档案行政管理部门和各级专业主管部门的档案机构 其基本内容有 科技档案事业的管理体制 科技档案事业规划 科技档案工作业务指导 科技档案工作的法制管理 规划管理 标准化管理和行政管理 科技档案教育和科研等 科技档案的微观管理是我国档案事业的基础和立足点 但它离不开国家的宏观指导 只有同时抓好两方面的工作才能促进科技档案事业的不断发展 二 科技档案工作的性质 一 科技档案工作的专业性1 科技档案工作有自己特定的工作对象科技档案的特定的工作对象是科技档案 是在科技生产活动中产生的真实记录 是一定专业技术活动的产物 它明显地反映出一定专业技术的内容 特点 并且首先为其本专业的工作需要服务 科技档案本身的专业性特点决定了科技档案工作具有很强的专业性 2 科技档案工作有特定的工作内容 工作方法和完善的专业体系科技档案业务管理工作 已经形成了一套完整 系统的工作内容和工作方法 有一套特定的工作程序 它包括从检查 协助科技文件的形成 积累 整理 归档开始 到进行科技档案的收集 整理 鉴定 保管 统计和开发利用等一系列业务内容 并按照科技档案形成规律和特点 形成了一套专门的工作方法 科技档案工作已经形成了有基层科技档案工作机构 各级科技专业档案馆 国家各级档案行政管理部门 专业主管机关档案部门等组成的国家规模的完整专业体系 3 科技档案工作有比较完整的专业理论知识体系科技档案工作的专业理论来自于科技档案工作实践 又用语指导其工作实践 其知识体系逐步丰富 并且随着科技档案事业的发展不断充实和完善 科技档案理论与知识体系的形成 标志着科技档案工作从经验管理上升为科学管理 真正成为国家一项专门的事业 二 科技档案工作的管理性1 科技档案工作是科技管理工作的组成部分科技管理是指对科技 生产活动的人 才 物 时 事进行计划 组织 指挥 控制和协调的行为 科技档案是伴随科技活动产生的一种信息资源 是继续进行科技 生产活动的必要条件 加强科技管理 必然要强化对科技档案的管理 2 科技档案管理是基础性科技管理工作科技管理包括职能性管理和基础性管理 职能性管理包括计划 组织 领导和控制等内容 基础性管理包括标准化管理 定额管理 计量管理 信息管理 信息通常有原始记录 统计资料 情报资料和档案等 规章制度和人员培训 可见 科技档案工作是基础性管理信息系统中的一部分 3 科技档案工作是管理科技成果并发挥其作用的工作科技档案是科技活动的一种成果 有的甚至是唯一成果 如基础理论的研究和水文 测绘 天文 气象等科技活动 从这个意义上讲 科技档案就是一项管理科技成果并发挥其作用的工作 三 科技档案工作的服务性1 就科技档案的目的而言 它是为科技 生产活动创造条件的工作科技档案作为一种重要的科技资源 它既不是科技档案部门产生的 也不是供科技档案部门使用的 科技档案部门收集 保管 开发利用科技档案的目的 是为科技 生产及其管理活动提供条件和依据 也只有在科技 生产部门和科技管理部门利用的过程中 才能体现科技档案工作的价值和意义 2 就科技档案宏观管理而言 其基本任务之一就是为科技档案部门服务宏观管理 就是对科技档案事业以规划 组织 控制 协调的方式进行政策引导和咨询服务 科技档案事业本身又是为国家各项建设事业服务的 因此 科技档案宏观管理的服务性更为明显 四 科技档案工作的机要性机要性是科技档案特点的反映 科技档案是科技生产活动的真实记录 客观地记录了相关科技活动的过程和成果 是再现原有科技活动的依据 随着科学技术的发展 信息日益成为一种重要的战略资源 科技档案中有的内容涉及国家安危与人民利益 有的直接影响到企业 事业单位的技术 经济利益 对于这部分科技档案更应妥善保管 合理控制其使用 因此 科技档案工作者必须充分认识到科技档案工作的机要性 树立高度的责任感 作好科技档案的保密工作 维护国家 人民和各单