档案管理_档案管理培训教材4

金鹰国际物业GEPM 档案管理培训2006 5 一 概述统一编号统一分类统一管理1 档案的分类管理处 1 创优档案 九大方面 子公司 2 贯标档案 ISO9001为主线 工程部 3 基建设备档案人事部 4 劳资 人事 培训档案综合部 5 文书 声像档案财务部 6 会计档案 金鹰国际物业GEPM 金鹰国际物业GEPM 2 档案编号档号 1 GW 金物CY 创优YZ 扬州101 前1 大类后1 大类顺序号01 总的顺序号 2 GW GB XZ4 2 3 01 1 3 GW WS ZH 年代 或 分类号 01 13 案卷题名 基础资料文件控制4 保管期限 短期 0 5年 长期 5 15年 永久 15年以上 5 密级 一般机密绝密6 编制日期7 检索工具 总帐卷内文件目录 金鹰国际物业GEPM 档号 GE GB HZ 4 2 3 01 01 文件控制 保管期限 长期 密级 一般 编制日期 2006 5 字体 宋体字号 三号效果 加粗 字体 黑体字号 50 5效果 加粗 字体 黑体字号 18 5效果 加粗 以ISO9001为主线4 质量环境安全管理体系4 2 3文件控制4 2 4记录控制5 管理职责5 5 3内部沟通5 6管理评审6 1资源提供6 2人力资源6 3基础设施6 4工作环境7 1产品实现的策划7 2与相关方有关的过程 金鹰国际物业GEPM 以ISO9001为主线7 3设计与开发7 4采购7 5运行控制7 6监视和测量装置控制8 2 1顾客满意8 2 2内部审核8 2 3过程的检测和测量8 2 4产品的监视和测量8 3不合格品 事故 事件和不符合控制8 4数据分析8 5 2纠正措施8 5 3预防措施 金鹰国际物业GEPM 以示范大厦为主线基础管理房屋管理与维修养护共用设备管理综合要求供电系统弱电系统消防系统电梯系统给排水系统空调系统 金鹰国际物业GEPM 以示范大厦为主线供暖系统共用设施管理保安及车辆管理环境卫生管理绿化管理精神文明建设管理效益 金鹰国际物业GEPM 金鹰国际物业GEPM 二 物业管理档案的含义物业管理档案是指物业管理企业在其职能管理活动中形成的具有查考保存价值的各种文字 图表 音像等各种形式的历史记录 金鹰国际物业GEPM 三 基本要求1 物业管理档案管理是物业管理工作的重要组成部分 物业管理企业应对物业管理档案实行集中统一管理 维护档案的完整 准确 系统和安全 实现物业管理档案的有效利用 2 物业管理企业应设立或确定相应的档案管理机构 确定一名负责人分管档案工作 配备适应档案管理需要的专 兼 职档案工作人员 配备必要的档案装具设备 设置符合防火 防盗 防光 防尘 防潮湿 防高温 防有害生物等保管要求的档案库房 3 物业管理企业档案管理工作的专 兼 职人员应当参加档案专业知识培训 并取得市档案行政管理部门颁发的档案管理岗位资格证书 三 基本要求4 物业管理档案归档要求 1 归档的文件材料必须准确地反映物业管理各项工作的真实情况 符合其形成规律 保持文件材料之间有机联系 并做到齐全完整 2 归档文件应做到字迹清楚 图表清晰 签署印章完备 以原件为主 3 归档文件材料整理完毕向档案部门移交时 应办理移交手续 金鹰国际物业GEPM 金鹰国际物业GEPM 三 基本要求5 物业管理档案归档时间 1 各项管理方面的文件材料 在形成的第二年六月底之前整理归档 2 物业产权人 业主 档案应随物业产权人的变化随时整理归档 3 基本建设工程方面的文件材料 开发建设单位在项目竣工验收后30日内 应向前期物业管理企业移交 待物业管理委员会成立后 前期物业管理企业应在10日内向物业管理委员会或经物业管理委员会同意 向其招标选定的物业管理企业移交 4 设备仪器及维修等方面的文字材料 在维修任务完成后进行整理归档 金鹰国际物业GEPM 三 基本要求5 物业管理档案归档时间 5 会计材料由财会部门保管一年后整理归档 6 音像材料在摄录完毕后整理归档 7 物业管理委员会的文件材料 应随工作完成情况随时整理归档 金鹰国际物业GEPM 三 基本要求6 物业管理企业应从实际出发 根据本单位物业管理特点 制定具体的物业管理档案分类方案和归档范围及保管期限表 7 物业管理档案的整理 编目 鉴定 统计工作应按照国家 省 市有关档案标准和规定执行 8 物业管理档案装具应采用统一的标准档案装具 9 物业管理企业应积极开展档案利用工作 编制必要的检索工具 努力提高物业管理档案的科学化 现代化管理水平 更好地为物业管理服务 10 物业管理企业的任何部门及个人不得私自涂改 伪造 损毁物业管理档案 不得将物业管理档案据为己有 对违反规定 造成损失和影响的 档案行政管理部门将依据 档案法 等有关规定给予相应的行政处罚 金鹰国际物业GEPM 四 物业管理文件材料归档范围综合管理形成的文件材料1 上级机关及主管部门下发的有关物业管理方面的文件材料 2 本企业及其内部职能部门在活动中形成的年度计划 总结和有关专题报告 3 本企业形成的各项管理工作标准 4 有关本企业机构设置 更改名称 启用印章 人员编制 组织机构设置方面文件材料 5 有关本企业人员录用 转正 调资 定级 职务任免 奖惩等文件材料 金鹰国际物业GEPM 四 物业管理文件材料归档范围综合管理形成的文件材料6 本企业制定的有关工作条例 章程 管理制度等文件材料 7 有关本企业职能工作的各种汇总统计报表和统计分析资料 8 本企业有关业务工作的请示与批复文件材料 9 本企业与有关单位签订的各种合同 协议书等文件材料 10 有关本企业资质 工商注册 物业收费 管理委托 小区验收等批复 证件材料 金鹰国际物业GEPM 四 物业管理文件材料归档范围综合管理形成的文件材料11 物业管理质量体系认证 达标创优等有关文件材料 12 有关信访 投诉及处理的经过 结果 报告 复函等文件材料 13 有关社区开展精神文明建设活动的各种公约 协议 规章 合同 计划 组织建设以及各种便民服务活动 文化活动等材料 14 其他有关物业管理方面的具有保存及查考价值的文件材料 金鹰国际物业GEPM 四 物业管理文件材料归档范围物业产权人委员会形成的文件材料1 物业产权人委员会召开会议形成的文件材料 主要包括会议筹备 选举 换届 变更情况 人员分工情况 会议制定颁布的各种通知 决议 决定 会议形成的各项报告 各种记录 纪要 简报 2 物业产权人委员会采用招投标选聘物业管理企业形成的文件材料 主要包括选聘方案 标书 标底 评标结果 中标协议书 有关合同 招标会议记录等 3 物业产权人委员会综合管理形成的文件材料 主要包括物业产权人委员会制定的各项规章制度 公约 章程等 金鹰国际物业GEPM 四 物业管理文件材料归档范围对物业产权人进行服务管理形成的文件材料1 每户物业产权人或使用人的家庭自然情况 2 物业产权人入住凭证及商品房销售合同 房屋 车库 3 物业公司与物业产权人签订的供暖合同 公共契约 4 房屋装修 维修有关材料 5 物业产权人各种交费 权属变更材料 6 与物业产权人有关的其他材料 金鹰国际物业GEPM 四 物业管理文件材料归档范围物业管理区域内各种建筑物及公共场地基本建设 维修文件材料1 房屋基本建设文件材料 包括物业管理区域内各种住宅房屋 办公房屋 商用房屋 以及为其服务的锅炉房 水泵房 供电房 操作间 设备间等各种房屋的各种竣工图纸和文字材料 其中文字材料部分主要有 项目批准文件 开工报告与图纸会审变更 原材料合格证与试验报告单 地基与隐蔽工程记录 试件强度试验报告与定位测量记录 工程质量评定与竣工验收证明等文字材料 图纸部分主要有 小区平面规划图 竣工总平面图 建筑竣工图 结构竣工图 上下水竣工图 暖气与煤气竣工图 通风与空调竣工图 电气与电梯竣工图 动力与照明竣工图 地下管网竣工图 其他竣工图 金鹰国际物业GEPM 四 物业管理文件材料归档范围物业管理区域内各种建筑物及公共场地基本建设 维修文件材料2 公共场地基本建设文件材料 公共场地是指为全体物业产权人共有并为其服务的场地 包括休闲广场 文体娱乐场所 小区道路 花园草坪 绿化场地 停车场地等 公共场地文件材料主要包括图纸和文字说明等 3 房屋与公共场地维修文件材料 包括房屋大 中 小修 零修 急修的报告 审批材料 维修计划 材料计划 预算决算等材料 维修过程中的记录材料 包括各类责任人 维修设计方案及图纸 检查验收记录 问访记录等 公共场地维护情况 利用情况的文字材料及图纸 金鹰国际物业GEPM 四 物业管理文件材料归档范围公用设备仪器 维修文件材料1 公用设备仪器文件材料 公用设备仪器是指为物业管理服务的各种交通设备 电器设备 机械设备 通讯设备 办公设备 消防设备 保安设备 供暖 供水 供电设备等 公用设备仪器的文件材料主要有 设备的开箱验收证明书 验收单 设备仪器安装说明书 使用说明书 产品合格证书 产品原理图 系统线路图 配件 备件图册及随机材料 设备仪器安装 调试和验收形成的安装任务书 试车记录 安装调试验收单 安装基础竣工图 安装验收移交单等材料 2 设备仪器维修文件材料 设备仪器运转情况记录 维修计划 维修记录 更换易损件图册 外购备件明细表 修理完工通知单 质量检查记录 事故报告单及处理结果材料 设备仪器改装 报废形成的材料 金鹰国际物业GEPM 四 物业管理文件材料归档范围财会管理方面形成的文件材料财会管理文件材料是指物业管理区域内各种物业管理服务费 维修维护基金 利息 其他经营收入 划拨等资金收入情况和使用情况的原始材料 包括各种凭证 账簿 年度预决算报表 计划审批 会计档案移交 保管 销毁清册等材料 金鹰国际物业GEPM 四 物业管理文件材料归档范围各种实物档案1 获得国家 省 市的表奖的各类奖杯 奖状 奖牌 匾 锦旗 证书等实物 2 反映企业精神标识 徽章等实物 3 其他具有保存价值和纪念意义的实物 4 各级领导及知名人士的题词 题字 贵宾签到簿等 金鹰国际物业GEPM 四 物业管理文件材料归档范围音像档案1 反映本企业概貌的音像材料 2 反映本企业历届领导班子成员基本情况的音像材料 3 反映本企业重大活动及主要职能活动的音像材料 4 上级领导视察本企业及物业管理活动的音像材料 5 本企业召开各类重要会议的音像材料 金鹰国际物业GEPM 四 物业管理文件材料归档范围音像档案6 本企业开展各种社区文化活动的音像材料 7 本企业开展各种教育培训的音像材料 8 有关突发事件和重大事故的音像材料 9 反映物业管理园区景观的音像材料 10 本企业形成和获得各种荣誉的实物音像材料 11 其他具有保存价值的音像材料 五 文件控制程序目的对与公司整合型管理体系有关的文件和资料进行控制 确保各有关场地使用有效版本的文件范围适用于整合型管理体系有关的文件和资料 包括适当范围的外来文件的控制职责3 1品质与发展部负责公司质量和环境管理体系文件的统一管理 并负责组织作业文件及整合型管理体系有关的文件的编写 发放 更改 控制和管理 3 2各部门负责本部门作业文件的编制 对本部门管理文件及记录等进行管理和控制 金鹰国际物业GEPM 五 文件控制程序工作程序4 1文件和资料的分类 编号及标识4 1 1文件和资料的分类如下4 1 1 1 管理手册 和 程序文件 4 1 1 2其他第三层次文件 作业指导书 管理规定等 和第四层次文件 记录表格 4 1 1 3专业技术性文件和有关资料 包括内部和外部文件 4 1 2为文件易于识别 清晰可辨 由品质与发展部制定 体系文件编码规定 经管理者代表批准后执行 4 1 3文件发放时 除管理手册在封面受控状态一栏中加盖蓝色 受控 或 非受控 印章 其他均在有效文件的封面或首页右上方加盖蓝色 有效版本 印章 并说明分发号后进行登记编号和签收 金鹰国际物业GEPM 五 文件控制程序4 2文件的编写4 2 1 管理手册 程序文件 由管理者代表组织编写 4 2 2品质与发展部负责组织相关部门编写技术文件 包括各类工作标准 服务标准 采购范围 记录表格等 4 2 3其它各类文件由各部门自行编制 4 2 4各类文件的格式要按 体系文件编写规定 执行 4 3文件的审批4 3 1 管理手册 由管理者代表审核 总经理批准 程序文件 由各职能部门负责人审核 管理者代表批准 4 3 2专业技术性文件由各职能部门负责人审核 管理者代表批准 4 3 3其它文件由各部门负责人审核 总经理批准 金鹰国际物业GEPM 五 文件控制程序4 4文件的发放4 4 1受控文件和有效文件的发放由品质与发展部文件管理员按总经理或授权人批准的 有效文件一览表 范围发放 发放时需要填制 文件和资料发放回收登记表 4 4 2文件领用人在 文件和资料发放回收登记表 上签名领取注有分发号领用人姓名并加盖相应的印章的文件 每份文件都有不同的分发号 便于追溯 4 4 3需使用文件的人员未领到文件时 不得借用别人文件复印 要按4 4 2条办理领用手续 公司内不得使用未加盖 受控文件 或 有效文件 印章的复印件 一经发现 文件管理人员有权收回销毁 4 4 4当文件使用损坏不能使用时 应到文件管理人员处办理更换手续 领用新文件 分发号沿用原文件分发号 文件管理人员应将破损文件收回销毁 4 4 5使用人将文件丢失应按4 4 2条办理补领手续 但必须说明丢失原因 必要时做出检讨 需授权人批准后文件管理人员发放新文件 但此时应给新的分发号 并注明丢失文件的分发号作废 4 4 6提供给认证机构的文件 按 受控 文件处理 金鹰国际物业GEPM 五 文件控制程序4 5文件管理4 5 1文件经拟定审核批准后 交文件管理人员填写 有效文件一览表 4 5 2需临时借阅文件者 需填写 文件 资料 领用 借阅 复印审批单 存档文件一律不外借 防止丢失损坏 4 5 3文件管理人员在每次内部质量审核前 要全面检查文件的有效性 发现问题及时处理 4 5 4对发放到公司外部的文件 为非受控文件 由品质与发展部进行发放登记 4 5 5文件的贮存 应提供适宜的环境和设施 防火 防虫 防潮措施 以防变质 损坏 金鹰国际物业GEPM 五 文件控制程序4 6文件的更改4 6 1文件更改时 应由文件更改提出人或部门负责人填写 文件更改申请单 说明更改原因 对重要的技术参数更改时应附有充分证据 4 6 2文件更改应得到再次审核和批准 4 6 3文件更改批准后 由文件管理人员办理更改标记和生效日期 确保文件的更改和现行修订状态得到识别 按 文件和资料发放回收登记表 发放修改后的文件 同时收回作废的旧文件 对重要改动应发 文件更改通知单 告知文件使用人 对局部小更改允许采用划改方式 并做相应标记和日期等 4 6 4当合同规定时 文件和资料的更改应得到业主 顾客 的认可 金鹰国际物业GEPM 五 文件控制程序4 7文件的评审每年第一次由品质与发展部组织 各使用部门参加 对现有体系文件的充分性 适宜性进行评审 必要时应进行更改和更新 4 8文件换版与作废4 8 1程序文件经五次以上 不含五次 修改时应换版 原版次文件作废换发新版本4 8 2作废文件 由文件管理人员按 文件和资料发放回收登记表 收回并记录 加盖作废章 需销毁时 应填写 文件 资料 处理申请单 经品质与发展部负责人批准后统一销毁 4 8 3如需保留作废的文件时 由品质与发展部负责单独保管 另行存放 并加盖 作废留存 印章 需使用者应填写 文件 资料 处理申请单 由部门负责人签字后经管理者代表批准后方可借阅 金鹰国际物业GEPM 五 文件控制程序4 9外部文件的控制4 9 1直接引用各类外部文件 由文件对口部门负责人批准 使用 发放 管理办法可参照4 4和4 5执行 4 9 2品质与发展部负责公司全部外部文件目录的汇编和管理 4 9 3品质与发展部负责组织各部门每年一次检查所用各类标准等外部文件是否为有效版本 及时更换过期文件 引用文件 记录控制程序 文件编写规定 体系文件编码规定 记录 有效文件一览表 文件和资料发放回收登记表 文件更改申请单 文件更改通知单 文件更改一览表 文件和资料发放范围清单 文件 资料 领用 借阅 复印登记表 文件 资料 处理申请表 金鹰国际物业GEPM 六 记录控制程序 目的对整合型管理体系要求的记录进行控制和管理 证明产品 服务 符合规定要求 并确保体系有效运行 范围适用于公司所有相关的记录 报告 信息 以及来自供方的有关记录的控制与管理 职责 品质与发展部负责对记录进行控制和管理 并负责公司各种记录的收集 整理 保管 各部门按规定使用相应的记录表格 各部门文员负责收集 整理 保管 传递本部门的记录 金鹰国际物业GEPM 六 记录控制程序 工作程序 记录的标识由品质与发展部统一标识备案 编制 记录一览表 标识方法见 整合型管理体系文件编码规定 记录的填写要求 记录填写应及时 准确 连续 字迹清晰 签字完整 不得随意涂改 撕 换 页 如因某种原因不能填写的项目 应能说明理由 并将该项目用单斜杠划去 各相关栏目签字人 负责人 签名 日期不允许留空 涉及管理体系的重要记录应使用钢笔和签字笔 如因笔误或计算错误需要修改原内容 数据 不得使用涂改液等手段覆盖 应采用单杠划去原数据 在其上方改写更改后的内容 加盖或签上更改人的印章 或姓名 及日期 金鹰国际物业GEPM 六 记录控制程序 记录的保存 归档及保管 各部门文件必须指定专人进行记录分类 依日期顺序整理好 装订成册 登记 提供合适的存储条件 存放于干燥 无灰 通风的地方 保证保存期内不受损坏或丢失 对超过保存期的记录交给品质与发展部统一处理 品质与发展部根据记录的重要程度 确定保存期 有永久保存价值的记录应永久保存 有重要保存价值的记录应保存五年 一般记录应保存一年 公司员工个人的教育培训资料保存至该员工离开公司之日起 顾客在合同中对有关记录保存已作规定的 应按合同规定进行保存 各部门要不定期检查本部门记录使用情况 品质与发展部每季度检查一次各部门记录的适用 管理情况 金鹰国际物业GEPM 六 记录控制程序 记录发放 借阅 复制 记录的发放由品质与发展部按 文件控制程序 中的相关条例执行 各部门保管的记录应按照规定进行编号 标识 分类存放 便于检索 因内部工作需要借阅或复制记录 由借阅人填写审批单 经相关部门负责人批准后 方可借阅或复制 当顾客在合同中有查阅记录要求时 可提供顾客及其代表查阅 借阅前应办理手续 并经品质与发展部负责人批准后方可借阅 但不得复制 金鹰国际物业GEPM 六 记录控制程序 记录的销毁处理记录超过保存期限或其他特殊情况需要销毁时 由品质与发展部填写 文件 资料 处理申请单 报管理者代表批准后 在授权人监督下由专人予以办理 各类表格由各使用部门负责人编制审定后经管理者代表审批后统一标识 编号 发放 记录格式优先选用国家标准规范或行业主管部门推荐的形式 各相关部门可根据需要提出记录格式的更改 换 建议 执行 文件控制程序 引用文件 文件控制程序 体系文件编码规定 文件编写规定 记录 文件 资料 领用 借阅 复印审批单 文件 资料 处理申请表 文件 资料 领用 借阅 复印登记表 记录一览表 金鹰国际物业GEPM 七 关于文件资料的耐久性的文件1 原件2 复印件3 传真件4 圆珠笔5 铅笔6 签字笔7 复写纸8 纯蓝墨水和蓝黑墨水及碳素墨水 金鹰国际物业GEPM 八 归档登记的必要性九 文件的传递要求十 归档率 完整率和准确率十一 文件的收集 整理 编目 统计 提供利用 编纂 保护 修复八个基本工作环节十二 组卷的要求和方法1 问题2 时间3 名称4 组织机构5 操作者 金鹰国际物业GEPM 创优资料目录汇编 大厦版 南京金鹰国际集团物业管理有限公司二 六年四月三十日 金鹰国际物业GEPM 目录一 基础管理 1二 房屋管理与维修养护 5三 共用设备管理 6 一 综合要求 6 二 供电系统 6 三 弱电系统 7 四 消防系统 7 五 电梯系统 8 六 给排水系统 9 七 空调系统 10 八 供暖供气系统 10四 共用设施管理 11五 保安及车辆管理 11六 环境卫生管理 12七 绿化管理 14八 精神文明建设 14九 管理效益 14 金鹰国际物业GEPM 一 基础管理1 按规划要求建设 房屋及配套设施投入使用1 物业规划设计 审查 批准等资料2 国有土地使用证 土地使用出让合同3 投资许可证 建设工程规范许可证 红线图 开工许可证 总平面图4 物业符合城市规划等相关文件 金鹰国际物业GEPM 一 基础管理2 已办理接管验收手续1 物业工程验收资料主要有 土地竣工验收资料 消防竣工验收证明 水电竣工验收书 电梯竣工验收书 电梯准用证 通信系统竣工验收证明 燃气系统竣工验收证明等 2 物业各系统 设备完整的验收资料 图纸 目录清单等3 物业交接资料清单及相关记录主要有 图纸移交记录 开发建设其他资料 如隐蔽工程记录 移交记录 接管验收记录 钥匙移交记录等 金鹰国际物业GEPM 一 基础管理3 由一家物业管理企业实施统一专业化管理1 物业管理公司简介 组织架构 资质 营业执照 税务登记证 企业法人代码卡等文件2 物业公司人员状况 上岗证书 专业职称证书 资产及办公地点等资料3 物业公司各项收费等文件资料4 停车场营业执照5 管理处管理用房产权资料4 建设单位在租售大厦前 与选聘的物业管理企业签订物业管理合同 双方责权利明确1 建设单位和物业公司签订的前期物业委托管理合同 金鹰国际物业GEPM 一 基础管理5 在房屋销售合同签定时 购房人与物业管理企业签订前期物业管理服务协议 双方责权利明确1 物业公司和购房人签定的物业管理服务合同6 建立维修基金 其管理 使用 续筹符合有关规定1 维修基金管理规定2 物业维修基金建立情况说明及相关资料3 维修基金使用情况说明及相关资料4 维修基金续筹情况说明及相关资料 金鹰国际物业GEPM 一 基础管理7 房屋使用手册 装饰装修管理规定及业主与使用人公约等各项公众制度完善1 房屋使用手册2 物业装修管理规定3 业主公约4 各项公众制度等文件 金鹰国际物业GEPM 一 基础管理8 业主委员会按规定程序成立 并按章程履行职责1 关于申请成立业主委员会的报告2 成立业委员会工作日程安排表3 业主清册 业主大会议事规则 业主公约 业主委员会章程 业主委员会社团法人登记证4 业主委员会选举办法 章程等业主委员会按规定成立的全部相关资料如 业主委员会选举产生记录 业主委员会成立记录等5 业主委员会按章履行职责的相关记录和文件如 业主委员会召开的届 次会议纪要 业主委员会发布的公告 金鹰国际物业GEPM 一 基础管理9 业主委员会与物业管理企业签订物业管理合同 责 权 利关系明确1 业主委员会与物业管理企业签订的委托管理合同10 物业管理企业制订争创规划和具体实施方案 并经业主委员会同意1 创优规划 计划 和具体实施方案2 经业委会批准同意创优的相关文件 金鹰国际物业GEPM 一 基础管理11 大厦物业管理建立健全各项管理制度 各岗位工作标准 并制定具体的落实措施和考核办法1 物业管理服务工作程序和质量保证制度如 公众管理制度 详见住户手册 所有内部管理标准作业规程 管理制度 所有内部管理的日常质量记录2 物业收费管理制度3 财务制度4 岗位考核制度5 物业管理服务各项的制度 各岗工作标准等文件资料6 提供上述制度 标准的具体落实措施和考核办法的相关文件 金鹰国际物业GEPM 一 基础管理12 物业管理企业的管理人员和专业技术人员持证上岗 员工统一着装 佩戴明显标志 工作规范 作风严谨1 物业管理人员能力状况 基本情况一览表2 物业管理人员岗位证书复印件3 物业管理人员毕业证及职称证书复印件4 提供物业从业人员着装及标志符合规定等图片资料13 物业管理企业大厦管理应用计算机 智能化设备等现代化管理手段科学管理 提高管理效率1 物业管理公司电脑使用情况综述2 物业管理软件简介3 计算机及智能化设备台帐4 电脑 监控 报警 对讲机等系统设备的培训 考核使用情况等图片和记录资料 金鹰国际物业GEPM 一 基础管理14 物业管理企业在收费 财务管理 会计核算 税收等方面执行有关规定 至少每半年公开一次物业管理服务费用收支情况1 物业管理收费管理制度2 在收费 财务管理 会计核算 税收等方面能执行有关规定的证明材料3 物业管理费 水电费 停车场收费标准和收费许可证等文件4 近两年物业管理公共服务收支报告 每半年向业主公开一次收支情况的图片和资料 15 房屋及其共用设施设备档案资料齐全 分类成册 管理完善 查阅方便1 物业房屋及共用设施 设备完整的档案资料目录及对应的检索工具2 房屋总平面图 地下管网图3 房屋数量 种类 用途统计清册4 房屋及共用设备近两年大中修记录等 金鹰国际物业GEPM 一 基础管理16 建立住用户档案 房屋及其配套设施权属清册 查阅方便1 住用户档案2 房屋及其配套设施权属清册3 对应的检索工具17 建立24小时值班制度 设立服务电话 接受业主和使用人对物业管理服务报修 求助 建议 问询 质疑 投诉等各类信息的收集和反馈 并及时处理 有回访制度和记录1 物业管理服务24小时值班制度2 有专用服务电话号码并向业主公示含 报修记录 电话记录3 有接受业主和使用人对物业报修 求助 建议 问询 质疑 投诉等各类信息的收集和反馈的具体规定4 提供及时处理上述各类信息的记录资料5 提供回访制度和相关记录 金鹰国际物业GEPM 一 基础管理18 定期向住户发放物业管理服务工作征求意见单 对合理的建议及时整改 满意率达95 以上1 提供定期向业主征求意见的相关规定2 提供近两年征求意见单及整改处理记录提供近两年业主满意率统计分析资料19 建立并落实维修服务承诺制 零修及时率100 返修率不高于1 并有回访制度1 提供落实维修服务承诺制的相关规定2 提供零修及时率达到100 的统计分析资料3 提供返修率不高于1 的统计分析资料4 回访制度和回访记录 金鹰国际物业GEPM 二 房屋管理与维修养护1 大厦 栋号 楼层 房号标志明显 大堂内布置合理并设有引路方向平面图 驻大厦单位各层标识在大堂内显著位置1 标识管理制度含 所有标识复印件2 现场查验2 无违反规划和乱搭建 无擅自改变房屋用途现象1 现场查验3 大厦外观完好 整洁 外墙是建材贴面的 无脱落 是玻璃幕墙的 清洁明亮 无破损 是涂料的 无脱落 无污渍 无纸张乱贴 乱画和乱悬挂现象1 外墙清洁维护计划2 外墙清洁维护记录3 现场查验 金鹰国际物业GEPM 二 房屋管理与维修养护4 室外招牌 广告牌 霓虹灯按规定设置 保持整洁 统一 美观 无安全隐患和破损1 室外招牌 广告牌 霓虹灯管理规定2 室外招牌 广告牌 霓虹灯一览表3 室外招牌 广告牌 霓虹灯定期检查 维护记录5 空调安装位置统一 冷却水集中收集 支架无锈蚀1 现场查验6 封闭阳台统一有序 色调一致 不超出外墙面 除建筑设计有要求外不得安装外廊及户外防盗网 晾晒架 遮阳篷等1 现场查验7 房屋装饰装修符合规定 未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象1 房屋装饰装修管理规定2 房屋装饰装修管理记录3 房屋装饰装修管理现场检查 巡视记录 金鹰国际物业GEPM 三 共用设备管理 一 综合要求1 制定设备系统运行 岗位责任制 定期巡回检查 维修保养 运行记录 维修档案等管理制度 并严格执行1 提供设备安全运行 员工岗位责任制 定期巡回检查 维护保养 运行记录管理 维修档案等管理制度2 提供严格执行上述各项制度的相关记录2 设备及机房环境整洁 无杂物 灰尘 无鼠 虫害发生 机站房环境符合设备要求1 机站房管理规定2 消杀管理制度及记录3 机站房环境标准及要求4 对机站房巡检和定期检查记录 金鹰国际物业GEPM 三 共用设备管理 一 综合要求3 配备所需专业技术人员 严格执行操作规程1 专业技术人员配备情况一览表包括 所有人员岗位 职能证书 员工档案 员工绩效考评记录 员工培训记录2 严格执行操作规程的记录和文件设备良好 一年内无重大管理责任事故1 设备完好率统计分析资料2 设备正常运行记录等资料 金鹰国际物业GEPM 三 共用设备管理 二 供电系统1 保证正常供电 限电 停电有明确的审批权限并按规定时间通知住用户1 物业供电系统简介2 供电协议书3 限电 停电管理规定4 停电 送电审批手续等资5 停电通知书2 制订临时用电管理措施与停电应急处理措施并严格执行1 物业临时用电管理措施2 停电应急处理措施3 相关记录文件资料3 备用应急发电机可随时启用1 应急发电系统简介2 应急发电管理规定和启用程序3 备用发电机定期试验 检查记录 金鹰国际物业GEPM 三 共用设备管理 三 弱电系统1 按工作标准规定时间排除故障 保证各弱电系统正常工作1 物业弱电系统简介2 弱电系统管理 使用 维修 保养等制度3 弱电排障及时率统计分析4 弱电系统运行 维修保养记录2 监控系统等智能化设施设备运行正常 有记录并按规定期限保存1 监控系统等智能化设备运行记录2 记录一览表 含记录保管期限规定要求 3 监控系统运行记录资料目录4 监控系统等智能化设备运行资料销毁规定和记录 金鹰国际物业GEPM 三 共用设备管理 四 消防系统1 消防控制中心24小时值班 消防系统设施设备齐全 完好无损 可随时启用1 物业消防系统介绍消防控制中心24小时值班制度消防系统设备台帐消防系统设备完好率统计分析资料消防系统设备定期试验 检查记录2 消防管理人员掌握消防设施设备使用方法并能及时处理各种问题1 消防管理人员名册 能力状况及资质情况2 消防管理人员接受培训 考核资料3 消防管理人员处理消防管理事务等相关记录3 组织开展消防法规及消防知识的宣传教育 明确各区域防火责任人1 消防法规及消防知识宣传培训计划及相关记录2 消防组织机构图 岗位责任制和区域防火责任人名单 金鹰国际物业GEPM 三 共用设备管理 四 消防系统4 订有突发火灾的应急方案 设立消防疏散示意图 照明设施 引路标识 紧急疏散通道畅通1 消防突发火灾应急方案及演练记录2 物业各区域疏散示意图3 应急照明设备台帐 定期试验 检查记录 完好情况统计4 消防各类引路标识一览表 现场标识图片资料 完好情况统计5 紧急疏散通道定期检查记录5 无火灾安全隐患1 消防安全检查记录2 消防管理目标实现情况统计分析 金鹰国际物业GEPM 三 共用设备管理 五 电梯系统1 电梯准用证 年检合格证 维修保养合同完备1 电梯系统简介2 提供电梯准用证 年检合格证 维修保养合同复印件2 电梯按规定或约定时间运行 安全设施齐全 通风 照明及附属设施完好1 电梯运行时间规定和公示情况2 电梯安全设施一览表3 电梯安全检查 完好情况维修保养记录3 轿厢 井道 机房保持清洁1 轿厢 井道 机房定期保养 清洁管理规定与相关记录2 电梯井道清洁状况图片资料 金鹰国际物业GEPM 三 共用设备管理 五 电梯系统4 电梯由专业队伍维修保养 保养人员持证上岗1 电梯专业维修保养公司情况介绍及公司资质 能力等资料2 专业维修保养人员名单 对应上岗证书3 年度维修保养计划和相关记录5 运行出现故障后 维修人员应在规定时间内到达现场维修1 电梯维保合同2 电梯应急维修记录3 电梯应急维修及时率统计6 运行出现险情后 应有排除险情的应急处理措施1 电梯险情处理预案2 电梯险情处理记录 金鹰国际物业GEPM 三 共用设备管理 六 给排水系统建立大厦用水 供水管理制度 现况 协助用户安排合理用水和节水计划1 物业给排水系统简介2 物业用水 供水管理制度3 物业用水计划指标和物业节水计划4 物业每月用水统计及节水计划执行情况分析2 设备 阀门 管道工作正常 无跑冒滴漏1 现场查验3 按规定对二次供水蓄水池设施设备进行清洁 消毒 二次供水卫生许可证 水质化验单 操作人员健康合格证齐全 水池 水箱清洁卫生 无二次污染1 水箱 水池清洗 消毒规定和记录2 二次供水卫生许可证 二次供水检疫证明3 水箱 水池水质化验报告4 清洗水箱 水池操作人健康证复印件 金鹰国际物业GEPM 三 共用设备管理 六 给排水系统4 高压水泵 水池 水箱有严格的管理措施 水箱 水池周围无污染隐患1 高压水泵 水池 水箱管理制度2 水箱 水池周围环境定期检查记录5 限水 停水按规定时间通知住用户1 限水 停水管理规定2 限水 停水通知书复印件及相关记录6 排水系统通畅 汛期道路无积水 地下室 车库 设备房无积水 浸泡发生1 排水系统定期检查 维保记录2 现场查验 金鹰国际物业GEPM 三 共用设备管理 六 给排水系统7 遇有事故 维修人员在规定时间内进行抢修 无大面积跑水 淹水 长时间停水现象1 事故维修管理要求和相关记录2 事故维修及时率统计8 制定事故应急处理方案1 事故应急处理方案和相关记录2 事故应急处理方案培训 演练记录 金鹰国际物业GEPM 三 共用设备管理 七 空调系统中央空调系统运行正常 水塔运行正常且噪音不超标 无严重滴漏水现象1 中央空调系统简介2 中央空调正常运行记录3 水塔噪音检测报告2 中央空调系统出现故障后 维修人员在规定时间内到达现场维修1 中央空调维修管理规定2 中央空调故障维修及时率统计3 制订中央空调发生故障应急处理方案1 中央空调突发故障应急处理方案及相关记录2 突发故障应急处理培训 演练记录 金鹰国际物业GEPM 三 共用设备管理 八 供暖供气系统1 锅炉供暖设备 煤气设备 燃气设备完好 运行正常1 供暖供气系统简介2 锅炉供暖设备 煤气设备 燃气设备完好情况统计表3 锅炉供暖设备 煤气设备 燃气设备正常运行记录2 管道 阀门无跑冒滴漏现象及事故隐患1 管道 阀门定期检查记录2 供暖供气系统定期检查 校验 年检记录3 北方地区供暖室内温度不得低于16 1 略 金鹰国际物业GEPM 四 共用设施管理1 共用配套设施完好 无随意改变用途1 共用配套设施清单2 公共配套设施维保计划和记录3 共用配套设施完好情况统计2 共用管线统一下地或入公共管理 无架空管线 无碍观瞻1 现场查验3 道路 楼道 大堂等公共照明完好1 道路 楼道 大堂等公共照明清单2 道路 楼道 大堂公共照明定期检查保养记录3 道路 楼道 大堂公共照明完好率统计4 大厦范围内的道路通畅 路面平坦1 现场查验 金鹰国际物业GEPM 五 保安及车辆管理1 大厦基本实行封闭式管理1 保安管理情况简介2 保安布岗图3 监控系统监控器分布图4 保安值班记录5 监控系统运行记录2 又专业保安队伍 实行24小时值班及巡逻制度 保安人员熟悉小区环境 文明值勤 训练有素 言语规范 认真负责1 物业保安队伍基本情况介绍 包括人员名册 队员能力状况2 保安日值班及巡逻记录3 保安培训 训练考核计划及相关记录3 结合大厦特点 制订安全防范措施1 物业安全防范措施及相关制度2 物业安全突发事件应急措施及培训演练记录 金鹰国际物业