档案管理_档案管理培训教材

第五章档案管理 第一节文件管理 一 文件管理的相关概念和意义 文件是档案的前身 文件管理是档案工作的基础 文件整理 是指将办理完毕的经鉴别具有保存价值的文件材料 按其内容联系和形式特点 依据一定的规则和方法予以系统化梳理 形成便于管理的案卷及其他形式的保管单位 文件 泛指在各项活动中直接形成的多种形式的信息记录 文件归档 是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本组织 本单位的档案机构或者档案人员移交的过程 一 文件管理的相关概念和意义 文件归档管理的意义 1 是一切管理 技术活动的重要一环和有机构成 2 是档案管理的前提和档案工作的基础 二 关于文件材料管理的法律规定及其含义 档案法 第十条规定 对于国家规定应当立卷归档的材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交 集中管理 任何人不得占为己有 国家规定不得归档的材料 禁止擅自归档 二 关于文件材料管理的法律规定及其含义 档案法实施办法 第十二条规定 按照国家档案局关于文件材料归档规定 应当立卷归档的材料由单位的文书或业务机构收集齐全完整 并进行整理 立卷 定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理 任何人不得据为己有 二 关于文件材料管理的法律规定及其含义 上海市档案条例 第十六条第一款规定 法人和其他组织及其工作人员在职务活动中形成的材料 由文书部门或者业务部门收集齐全并整理 定期交档案机构集中管理 二 关于文件材料管理的法律规定及其含义 含义 1 明确了文件材料管理的主体 文书或业务机构 收集整理归档 责任和程序范围和内容行政管理 2 明确了文件材料管理的具体内容和任务 3 明确了文件材料归档应当遵循的有关规定 第二节档案收集 档案收集是档案馆馆藏建设的手段和基础 档案收集的具体内容和工作途径分为档案接收和档案征集 广义 档案室的收集 档案馆收集狭义 档案馆的收集 一 档案的移交和接收 档案移交是指列入档案馆接收范围的单位按规定向档案馆送交档案的工作 档案接收是指档案馆按照规定将有关单位移交的档案收集进馆的工作 1 档案移交 接收的含义 单位 档案馆 移交 接收 档案移交和接收是直接改变档案权属关系的行为 一 档案的移交和接收 2 档案移交 接收的时限 注意把握的几个问题 1 撤销单位既包括常设性机构 也包括临时性机构 既包括机关 团体也包括企业事业单位 2 撤销单位档案移交进馆适用于独立的法人或独立行使职能的立档单位 非独立的 依附性的组织 机构撤销时不适用本规定 其档案应归属该组织的从属单位 3 向档案馆移交档案的撤销单位应是明确列入档案馆接收范围内的单位 4 撤销单位在产权变化 处置中附属产权部分档案 应随产权确定其归属和流向 可不移交进馆 5 关于撤销单位的档案处置 国家另有规定的 从其规定 一 档案的移交和接收 3 档案移交 接收的意义 1 档案资源建设的重要措施 2 保障档案安全的管理的重要手段 3 丰富馆藏 实现服务功能的重要基础 二 档案征集 档案征集是指档案馆通过与档案权属人协商并经同意 将其档案收集进馆的工作 合同 契约行为 二 档案征集 1 档案征集与档案接收的异同 二 档案征集 有偿征集 无偿征集 应当给予奖励 2 档案征集的方式 第三节档案登记 档案登记是地方性档案法规的创新性规定 上海市档案条例 在全国率先提出了实施档案登记制度 档案登记是档案行政管理部门受理特定范围内的法人 其他组织或者个人按规定向其注册说明重要档案的形成及管理状况的行为 一 概念 二 档案登记范围 1 档案登记对象 重点档案 即在重大的政治 经济 科学 技术 文化 教育 宗教等活动中形成的档案 与重大活动无关的非重点档案不在登记之列 2 重点档案的范围 1 重点档案的范围由档案行政管理部门确定 2 重点档案的范围按不同的行政区域分别确定 2009年上海市档案局印发的 上海市重点档案管理办法 第七条规定的市重点档案基本范围 市重点收集 保管和监督管理档案的范围由市档案行政管理部门确定 市重点档案基本范围如下 一 本市市级党和国家机关保存的具有永久保存价值的档案 二 本市市级国家档案馆 部门档案馆保存的具有永久保存价值的档案 三 法人 其他组织或个人在下列社会活动中形成的具有重要保存价值的档案 1 本市组织或者承办的在国内外有重大影响的全国性 国际性会议 2 本市行政区域重大的政治 经济 科技 文化 体育 宗教等活动 包括政治体制改革 经济体制改革的重要实践 重大突发事件的处置工作 在国内外有重要影响的宣传 教育活动 科技 文化 体育和宗教等领域的重要节庆或赛事活动 3 市重点建设工程 包括重大工程建设项目 重点技术改造项目 工业骨干投资项目 市政府实事工程项目 4 市重大科学技术研究项目 5 本市重要成果 包括获得市科学技术进步 市哲学和社会科学研究 市决策咨询研究二等奖以上含二等奖 奖励的成果 国内首创并对本行业发展产生重要影响的生产 经营和管理成果 含知名品牌 市级以上 含市级 的非物质文化遗产 由本市创作并获得国家级以上 含国家级 重要奖项的文化艺术作品及文学作品 市重大临床医疗成果等 四 上海籍或者在上海工作 生活过的非上海籍下列知名人物在本市政治 经济 科技 文化 体育 宗教等活动中形成的具有重要保存价值的档案 1 担任省部级以上 含省部级 职务的领导干部 2 全国劳动模范 全国先进工作者 3 社会各界有重要影响和突出贡献的其他人物 五 其他需要重点收集 保管和监管的档案 三 档案登记的方法 1 重要信息报送2 重点档案界定和登记告知3 重点档案登记实施和登记变更档案登记的期限 接到登记告知之日起60日内 告知是登记的前提 第四节档案转移监管 本书所称的档案转移 是指档案出境和档案转让 一 档案出境管理 1 档案出境的含义 指将档案或者其复制件携带 运输或者邮寄出境的行为 档案出境必须经省级以上档案行政管理部门审查批准 海关查验确认后放行 一 档案出境管理 档案出境管理的基本要求和特点 1 法定档案均不得擅自出境 2 档案出境监管的范围包括档案原件和复制件 3 档案出境须经过行政审批 4 档案出境管理的执法主体是档案行政管理部门和海关 门提出出境申请向档案行政管理部 审批或不审批手续档案行政管理办理 海关查验 放行或没收 2 档案出境及管理程序 一 档案出境管理 3 档案出境禁止和审批权限 一 档案出境及管理 上述国家一 二 三级档案专指国家档案馆馆藏中经依法划定等级的档案 二 档案转让管理 档案转让 是指以一定方式改变档案权属 使档案所有权由一方转归另一方的行为 1 关于档案转让需要把握的几点 1 档案转让的行为方式主要是指出卖档案 赠送档案和交换档案 其行为结果是使档案所有权发生变更 2 未经批准或者未按规定 档案不得以任何形式进行转让 3 档案转让管理属于行政监管范畴 其主体是档案行政管理部门 2 档案转让的适用 二 档案转让管理 1 根据档案的所有权性质而定 2 根据档案转让的流向而定 3 根据档案材料的属性而定 3 档案转让的审批 二 档案转让管理 热身练习 1 我国档案法律法规禁止档案出境和出卖 热身练习 2 档案出境必须经国家档案局审批 第五节档案安全管理 维护档案的安全是加强档案管理的基本要求和重要任务 档案安全的含义包括两个方面 一是档案实体的安全 二是档案信息的安全 一 档案保管 1 健全档案保管制度2 完善档案保管工作设施3 加强档案保管工作现代化建设4 实施档案分级管理 二 档案保密 指采取必要措施 对需要保密的档案加强监管 防止泄密 失密 确保档案信息安全 二 档案保密 1 档案秘密及其含义 档案秘密内容一般包括以下几个方面 1 国家秘密 2 商业秘密 3 个人隐私 4 组织 单位认为不宜公开的国家秘密除外的其他秘