档案管理_档案工作管理教材

第六章 档案工作 第一节 档案工作的内容 一 档案工作的含义档案工作是用科学的原则和方法管理档案 为党和国家各项工作服务的工作狭义 收集 整理 鉴定 保管 统计 检索 编研 提供利用广义 档案馆工作 档案室工作 档案行政管理工作 档案教育 档案科学研究 档案宣传及出版 基本任务 坚持集中统一管理档案的原则建立国家档案工作制度科学管理档案 大力开发档案信息资源逐步实现档案管理现代化为经济社会可持续发展服务 为建设社会主义物质和精神文明服务 二 档案业务工作 一 档案收集 起始环节 通过一定的制度和手段 将分散在档案形成部门和个人手中的 有保存价值的档案集中到档案机构统一保管 以备利用 二 档案整理建立档案管理秩序 使档案排列有序化 条理化之过程 三 档案鉴定指对档案价值的鉴别与判定 去粗取精 去伪存真 使档案馆 室 的库藏由庞杂趋向精炼 基本任务 制定档案价值判定标准鉴定文件材料的保存价值和保存时间剔除已无保存价值的档案组织档案销毁 四 档案保管 重要环节 根据档案成分和状况 通过日常性工作 采取存放和安全保护措施 最大限度地防止和减少档案的损毁 延长档案寿命 维护档案安全 基本任务 档案库房管理流动保护档案保护的专门措施 复制 修补等 基本原则以防为主 防治结合 相互协调 密切配合 加强重点 照顾一般 立足长远 保证当前 五 档案统计以表册 数字的形式 揭示档案和档案工作的发展过程 现状及其一般规律 六 档案检索围绕档案信息的查找 存取而开展的一系列工作目录 分类目录 专题目录 全宗文件目录索引 人名索引 地名索引 文号索引指南 档案馆指南 全宗指南 七 档案编研指根据社会利用的需要 充分有效地挖掘档案信息的潜在价值 对利用价值高的档案内容进行研究 选择 编辑 出版 主动提供给有关部门和社会公众 促进档案信息资源的开发与利用 基本内容 1 编辑档案文献汇编 保持档案原文原意 形成 档案史料专题汇编或丛编 重要文件汇编 政策法规汇编等 2 编写档案参考资料 按照一定选题 根据档案内容综合编写的文字材料 介乎档案文献与学术论著间的一种半成品 是二次文献 3 参加编史修志 撰写文章与著作等 例 龙泉民国文献档案选编 八 档案利用 中心环节 档案的作用是在利用工作中实现的 三 档案事业工作 一 档案馆 室 工作档案馆是各方面工作和科学研究利用档案的中心 档案室是整个机关的组成部分 是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构工作内容 制定制度规范 监督 检查和指导档案工作 统筹规划 组织协调档案事务 二 档案行政管理以国家各项建设事业需要为目标 对全国以及地方档案工作进行统筹规划 组织协调 统一制度 监督指导的活动 三 档案教育档案教育是提高档案人员整体素质的需要 利于档案工作发展档案人才培养体系 四 档案宣传向广大档案工作者宣传党和国家有关档案工作的法规政策 对其进行思想教育 向社会宣传档案和档案工作 增强社会档案意识 起到舆论引导和舆论监督作用 五 档案科学技术研究工作档案科学技术研究所 中国档案学会 高等院校档案学教研室 六 档案国际合作与交流工作 第二节 档案工作的性质 一 档案工作的管理性档案工作具有独特管理对象 范围 方法的科学性管理工作 一 档案工作是专门管理档案的特殊业务 二 档案工作是单位管理活动的重要组成部分档案是管理活动的产物 是管理工作的工具和手段 三 档案工作是一项科学性 技术性很强的管理工作 二 档案工作的服务性档案工作是在科学管理档案的基础上 提供档案信息为各项工作服务 满足社会对档案利用的需要服务性是发挥档案工作重要作用的基本属性 三 档案工作的政治性档案工作的服务方向 管理对象及实质决定了其具有政治性 一 档案工作总是为一定的政治服务 二 档案工作是机要性工作 三 档案工作是维护国家 社会历史真实面目的政治需要档案是历史的见证 反映一定的历史真实 人们了解和研究历史主要依靠档案 四 档案工作的文化性档案是重要的文化资源 是社会文化的组成部分 对传承人类文明发挥着载体作用 第三节 档案工作的原则 档案实行统一领导 分级管理的原则 维护档案的完整与安全 便于社会各方面的利用 中华人民共和国档案法 一 统一领导 分级管理 组织原则 管理体制 一 国家全部档案由各级档案行政机构分别集中管理集中统一 国家全部档案由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存 并制定统一的法规进行管理 二 全国档案工作由各级档案行政机构统一 分层 分专业指导和监督全国档案工作实行全面规划和统筹安排 制定统一的档案法规和业务标准 提出统一的方针政策 实行统一的指导 监督和检查 三 实行党政档案和党政档案工作的统一管理 二 维护档案的完整与安全 首要任务 一 维护档案的完整即档案数量和质量的统一 二 维护档案的安全物质安全政治安全 三 便于社会各方面的利用 根本目的 档案的收集 整理 鉴定 保管 编目等各项工作 都应着眼于便于利用 第四节 档案工作的机构 一 档案室档案室是统一管理本单位在工作活动中形成的全部档案 指导 监督 检查本单位各部门的档案工作 提供档案为各项工作服务的机构 一 档案室的性质1 档案室是单位的内部组织机构2 档案室是主要为本单位服务的机构3 档案是社会各项事业同档案工作联系的纽带4 档案室是国家档案事业的基础5 档案室为档案馆发展创造条件6 档案室是提高单位工作效率和质量的必要 二 档案室的基本任务基本任务 1 集中统一管理本单位各部门形成的各种门类和载体的全部档案2 维护档案完整与安全3 为本单位各项工作服务4 为党和国家积累档案史料 具体任务 1 贯彻执行档案工作的法律 法规和方针政策2 制定本单位档案工作管理办法3 对本单位各部门文件材料的整理 收集 立卷和归档工作进行监督和指导4 集中统一管理本单位的全部档案5 积极主动地为本单位各项工作开展利用服务6 对所属单位的档案工作进行监督和指导7 为档案馆积累和输送档案 三 档案室的类型1 普通档案室2 科技档案室3 音像档案室4 人事档案室5 综合档案室6 联合档案室 二 档案馆档案馆是集中管理规定范围内形成的具有长远保存价值的档案的机构 广州市国家档案馆 美国国家档案馆 法国国家档案馆 一 档案馆的性质与地位文化性 本质属性 1 档案馆是积累和保管利用档案这一人类文化历史遗产的基地和中心 是人类所创造的各类文化的最终归宿地 对传承人类发明发挥纽带作用2 档案馆作为一种文化的载体 其自身也是文化遗产的重要组成部分 主体 主导地位1 档案馆集中保存了大量具有长远保存价值的档案 物质基础 2 档案馆在人员配备 工作条件 管理手段 经费设备 档案开发利用方面具有优势3 档案馆工作集中体现了档案工作的成果 反映了档案工作水平 二 档案馆的任务基本任务 集中统一管理党和国家需长远保存的档案和史料具体任务 1 收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案2 科学地管理档案3 开展档案的利用服务工作 开信息资源 展览 4 编辑出版档案史料 编史修志 三 档案馆的种类1 综合档案馆按照行政区划或历史时期设置 管理规定范围内多种门类 各种内容和形式的档案 是具有文化事业性质的档案馆如 中央档案馆 北京市档案馆 2 专业档案馆管理特定范围专业档案的档案馆如 中国人民解放军档案馆 中国电影资料馆 中国电影资料馆 3 部门档案馆专业主管部门设置的 收集管理本部门及其直属机构档案的档案馆如 外交部档案馆 4 企业档案馆某一企业设置的收藏和管理本企业档案的档案馆 5 事业单位档案馆北京大学档案馆 三 档案科研 教育 宣传 出版机构 一 档案科研机构包括各级各类档案科研所和群众性学术团体 二 档案教育机构包括设有档案专业的大中专学校和有关培训中心 三 档案宣传 出版机构中国档案出版社 出版 档案专业报刊 宣传 四 档案行政管理机构 一 性质档案行政管理机构是我国档案工作组织体系中的行政系统 是党和国家指导和管理档案工作的行政部门 主要起决策 规划 组织 协调 监督等作用 四 档案行政管理机构 二 任务1 制定档案工作的规章 办法2 制定档案工作发展规划3 对档案工作进行指导 监督和检查4 促进档案事业发展5 协调档案机构与其他部门的关系 三 档案行政管理机构的类型1 国家档案局2 地方档案局3 档案处 科中央和地方专业主管机关以及军队系统 设有档案处 科 中国国家档案局 第五节 档案管理制度 一 内容档案行政管理制度保证档案工作在单位全面落实的行政管理制度 如 档案管理办法 档案工作岗位责任制 文件材料立卷归档等 档案业务管理制度是关于档案档案收集 整理 鉴定 保管 统计 利用等业务工作的操作性制度如 档案分类编号办法 档案库房管理制度等 一 文件归档制度主要规定文件材料立卷归档的职责 归档文件材料的基本要求 整理标准 文件材料的归档范围和保管期限划分等 一 文件归档制度内容 1 归档范围2 归档时间3 归档份数4 归档要求应该归档的文件材料要种类齐全 份数完整 不缺张少页5 归档手续 二 档案借阅制度档案利用形式之一1 阅览室的接待对象一般为单位内部工作人员2 借阅手续3 批准手续4 借阅要求 三 档案保管制度包括档案安全问题 进出库房登记 库藏档案定期检查 设备管理 清洁卫生等 四 档案鉴定制度包括档案鉴定工作的原则与方法 各种类型档案保管期限的确定 档案鉴定工作负责人 鉴定程序 销毁档案的审批程序及档案销毁工作的有关要求档案鉴定制度应该对鉴定标准 鉴定工作组织和档案的销毁做出明确