档案管理_员工档案管理培训课件

任务8员工档案管理 员工档案是公司内部的重要资料 对员工档案进行规范化管理不仅能减轻公司人力资源部的工作负担 而且便于公司其他工作人员的使用和调阅 对员工档案的基本信息的管理采用Excel2013电子表格处理 可以利用自动填充 快速填充 数据类型 数据验证 公式函数等自身的特点使得比用Word表格操作起来简单快速 灵活方便 而且录入数据正确率高 下面通过制作公司的员工档案信息表来介绍用Excel2013制作表格的基本方法和优势 2 员工档案信息数据采集表效果图 目录 3 8 2任务分析 8 3制作员工档案信息表 拓展实训 综合实践 8 1任务情境 8 1任务情境 为了对公司员工的档案信息进行规范化管理 人力资源部经理安排小王对公司员工的最新档案信息进行采集录入并进行整理 以便公司总经理和其他部门经理调阅 假设你是小王 你该如何设计表格和快速录入数据呢 4 知识目标和能力目标 知识目标 熟练启动与退出Excel2013及认识工作界面 单元格能够接受的各种数据类型 数据验证的作用 填充柄及自动填充功能 MID函数的功能及使用方法 DATE函数的功能及使用方法 MOD函数的功能及使用方法 文本分列方法 快速填充功能 IF函数的功能及使用方法 工作表与工作簿的保护 条件格式的应用 打印设置及预览 5 知识目标和能力目标 能力目标 能够设置工作簿中默认包含的工作表数 能够设置自动保存 各种数据类型数据的输入与设置 会应用数据验证功能 会进行行列的插入与删除 能够对行列隐藏与取消隐藏 能够从身份证号码中提取出生日期和性别 能够应用分列对文本进行拆分 会应用快速填充功能 会进行工作表的插入 复制 删除 重命名 隐藏 保护等基本操作 能够对单元格格式设置 标题合并居中 行高列宽 对齐 单元格边框等 会进行打印设置包含打印区域 打印标题等以及打印预览 能够综合应用所学知识根据公司员工基本信息快速建立员工档案表 并方便查阅 能够熟练根据实际需要设计符合要求的工作表 并采用技巧进行高效数据采集 6 8 2任务分析 公司员工的档案信息一般包括员工工号 姓名 身份证号码 性别 出生年月 所属部门 职务 职称 参加工作时间 学历 籍贯 办公电话 联系电话 基本工资等信息 应用Excel2103的自动填充 快速填充 数据验证等技巧提高数据录入速度 可以设置数据录入的报错提示信息 使用函数从身份证号码中取得出生年月和性别信息 从而可以省掉一些数据的录入工作 提高工作效率 所以此时使用Excel电子表格处理要比用Word表格处理好得多 7 8 3制作员工档案信息表 8 8 3 2保存 公司员工档案 工作簿 8 3 1新建工作簿 8 3 4工作表基本操作与文件保护 8 3 6打印工作表 8 3 5格式化工作表 8 3 3员工档案信息表设计与数据采集 8 3 1新建工作簿 启动Excel2013后 在Excel开始界面通过以下两种方法新建工作簿 方法1 可以根据需要选择适合的模板创建新文件 Excel2013为用户提供了多种类型的模板样式 如预算 日历 清单和发票等模板 选择联网就可以下载 方法2 可以单击 空白工作簿 选项创建一个新工作簿 即新建了一个Excel文件 文件名默认为 工作簿1 9 Excel2013工作界面 10 8 3制作员工档案信息表 11 8 3 2保存 公司员工档案 工作簿 8 3 1新建工作簿 8 3 4工作表基本操作与文件保护 8 3 6打印工作表 8 3 5格式化工作表 8 3 3员工档案信息表设计与数据采集 8 3 2保存 公司员工档案 工作簿 12 保存的操作方法与Word文档基本类似 在此不再赘述 在此强调自动保存的设置 在死机或断电的情况下最大限度的减少损失 设置自动保存时间间隔 操作如下 单击 文件 按钮 从弹出的界面中选择 选项 选项 弹出 Excel选项 对话框 在 Excel选项 对话框的选择 保存 选项 如图所示 勾选 保存自动回复时间间隔 并进行设置时间 8 3制作员工档案信息表 13 8 3 2保存 公司员工档案 工作簿 8 3 1新建工作簿 8 3 4工作表基本操作与文件保护 8 3 6打印工作表 8 3 5格式化工作表 8 3 3员工档案信息表设计与数据采集 8 3制作员工档案信息表 14 8 3 2保存 公司员工档案 工作簿 8 3 1新建工作簿 8 3 4工作表基本操作与文件保护 8 3 6打印工作表 8 3 5格式化工作表 8 3 3员工档案信息表设计与数据采集 8 3制作员工档案信息表 15 8 3 2保存 公司员工档案 工作簿 8 3 1新建工作簿 8 3 4工作表基本操作与文件保护 8 3 6打印工作表 8 3 5格式化工作表 8 3 3员工档案信息表设计与数据采集 8 3制作员工档案信息表 16 8 3 2保存 公司员工档案 工作簿 8 3 1新建工作簿 8 3 4工作表基本操作与文件保护 8 3 6打印工作表 8 3 5格式化工作表 8 3 3员工档案信息表设计与数据采集 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 17 1 设计表格各列标题 1 选中A1单元格 将光标指向第A列第1行相交的单元格 单击鼠标左键就选中了A1单元格 被选中的A1单元格周围会被加粗的线框包围 同时 A1 也显示在名称框中 如图所示 2 直接输入列标题 工号 可以看到输入的内容同时显示在A1单元格内和编辑栏中 可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据 3 依次在B1 M1中输入如图8 7所示的工作表各列标题文本 即表格表头 18 Excel2013能够接受的数据类型有文本 或称字符 文字 数字 值 日期和时间 公式与函数等 文本类型数据可以是字母 汉字 数字 空格和其他字符 也可以是它们的组合 在默认状态下 所有文本型数据在单元格中均左对齐 输入时注意以下几点 1 在当前单元格中 一般文字如字母 汉字等直接输入即可 2 如果要把数字作为文本输入 如身份证号码 电话号码 3 5 2 3等 应先输入一个半角字符的单引号 再输入相应的字符 相关知识 19 输入单元格数据时 按 Tab 键将光标右移一个单元格 用于横向输入 按 回车键 光标下移一个单元格 用于纵向输入 系统默认设置 选中连续的单元格区域时 如A3 F8 先单击起始单元格A3 然后按下鼠标左键向右下角拖动至终止单元格F8 也可以先单击A3单元格 然后按下 Shift 键不放开 再单击终止单元格F8 选中不连续的单元格区域时 按住 Ctrl 键不放开 然后单击需要选择的单元格或分别选中要选的单元格区域 如果要同时在多个单元格中输入相同的数据 可先选定相应的单元格 然后在编辑栏输入数据 按 Ctrl Enter 键 即可向这些单元格同时输入相同的数据 操作技巧 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 20 对于所有员工的工号 是连续增加1的一组数据 如 4009001 4009002 对于这样连续增1变化的数据 应用Excel特有的填充柄自动填充功能 可以实现快速完成 注意Excel默认的 常规 格式对较大的数字 12位或更多 使用科学计数 指数 表示法 例如键入 140090000001 时 12位 单元格显示的则是 1 4009E 11 为了避免显示为科学计数法的形式 当位数等于或超过12位时 应在录入数据前先设置为 数字 类型 当位数少于12位时可以直接采用默认的常规格式 不必设置 数字 类型 2 输入员工工号 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 21 2 输入员工工号 将单元格数据类型设置为数字 值 类型的操作如下 鼠标指针指向A列标识 当指针变为时 单击左键选中A列 切换到 开始 选项卡 单击 数字 选项组中的 数字格式 下拉列表 如图所示 在弹出的下拉列表中选择 数字 选项 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 22 2 输入员工工号 应用填充柄自动填充所有员工工号的操作步骤如下 选中A2单元格 在A2单元格中输入 4009001 将鼠标指针指到A2单元格右下角的填充柄上 鼠标指针由空心 字变成实心 时 如图所示 按住 Ctrl 键不放开同时按下鼠标左键向下拖动填充柄 则其他员工的工号 4009002 4009003 4009004 按照依次递增 1 的等差数列会自动填充 23 Excel自动填充功能 可以自动填充一些有规律的数据 如填充相同数据 填充数据的等比数列 等差数列和日期时间序列等 还可以输入自定义序列 初值为纯数字型数据或文字型数据时 拖动填充柄在相应单元格中填充相同数据 即复制填充 若拖动填充柄的同时按住 Ctrl 键 可使数字型数据自动增1 初值为文字型数据和数字型数据混合体 填充时文字不变 数字递增 如初值为A1 则填充值为A2 A3 A4等 初值为Excel预设序列中的数据 则拖动填充柄按系统预设序列填充 如填充 星期一 星期二 星期日 一月 二月 十二月 等 初值为日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据 则自动增1 若拖动填充柄的同时按住 Ctrl 键 则在相应单元格中填充相同数据 相关知识 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 24 3 输入员工姓名 籍贯 由于员工籍贯有可能相同 可以应用Excel记忆式键入功能自动输入重复列中已输入的数据 如在D2单元格输入 山东 后 又在D5单元格需要输入 山东 时 当输入第一个字 山 时 山东 就自动显示 只需要按 Enter 键确认即可 注意 Excel记忆式键入功能只能自动完成包含文字或文字与数字的组合的项 只包含数字 日期或时间的项不能自动完成 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 25 4 应用数据验证设置 从指定的下拉列表中选择输入部门 职务 职称 由于员工部门 职务 职称之类数据的值是有限的几个 所以可以设置下拉列表从中选择输入来提高录入速度 操作步骤如下 1 单击 部门 E列 2 切换到 数据 选项卡 单击 数据工具 选项组中的 数据验证 按钮 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 26 4应用数据验证设置 从指定的下拉列表中选择输入部门 职务 职称 3 在弹出的 数据验证 对话框中选择 设置 选项卡在 允许 下拉列表中选择 序列 选项在 来源 文本框中输入各个部门名称 行政部 办公室 销售部 人事部 财务部 研发部 客服部 如图所示 单击 确定 按钮 注意部门名称之间要用英文半角逗号分隔 如果用中文逗号分隔各序列不能正确识别 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 27 4 应用数据验证设置 从指定的下拉列表中选择输入部门 职务 职称 4 在 数据验证 对话框中 选择 输入信息 选项卡 在 标题 文本框中输入 部门 在 输入信息 文本框中输入 从指定的下拉列表中选择输入部门 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 28 4 应用数据验证设置 从指定的下拉列表中选择输入部门 职务 职称 5 选择 出错警告 选项卡 进行出错设置 如图8 17所示 选中 输入无效数据时显示出错警告 单选项 在 标题 文本框中输入 部门 在 错误信息 文本框中输入 输入数据出错 无此部门 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 29 4 应用数据验证设置 从指定的下拉列表中选择输入部门 职务 职称 6 从指定的下拉列表中选择输入每个员工的部门 这样快速简便又不易出错 即使输错也会出现错误警告信息 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 30 5 输入员工参加工作日期 1 选择 年 月 日 或 年 月 日 格式输入日期型数据 2 修改单元格数据格式 改变日期的显示形式为 1998年6月1日 格式 鼠标指针指向H列标识 鼠标指针变为时 单击左键选中H列 切换到 开始 选项卡 单击 数字 选项组中的 数字格式 下拉列表中选择 长日期 选项 如图所示 31 Excel将日期和时间视为数字处理 工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式 输入时注意以下几点 一般情况下 日期分隔符使用 或 例如 2009 2 17 2009 2 17 17 Feb 2009或17 Feb 2009都表示2009年2月17日 如果只输入月和日 Excel就取计算机内部时钟的年份作为默认值 例如 在当前单元格中输入2 17或2 17 按回车键后显示2月17日 当再选中刚才的单元格时 在编辑栏中显示2014 2 17 假设当前是2014年 Excel对日期的判断很灵活 例如 输入16 Feb 16 Feb Feb 16或Feb 16时 都认为是2月16日 时间分隔符一般使用冒号 例如 输入8 0 1或8 00 01都表示8点零1秒 可以只输入时和分 也可以只输入小时数和冒号 还可以输入小时数大于24的时间数据 如果要基于12小时制输入时间 则在时间 不包括只有小时数和冒号的时间数据 后输入一个空格 然后输入AM或PM 也可以是A或P 用来表示上午或下午 否则 Excel将基于24小时制计算时间 如果在单元格中既输入日期又输入时间 则中间必须用空格隔开 相关知识 日期和时间型数据及输入 提示 32 如果在单元格中输入 1 2 时 Excel自动识别为日期型数据 1月2日 不识别为分数 1 2 如果想输入分数 1 2 时 则需要先输入分数的整数部分 0 及空格 即输入 01 2 系统就可以识别为 1 2 即0 5了 插入当前系统日期可用快捷键 Ctrl 插入当前系统时间用快捷键 Ctrl 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 33 6 输入员工身份证号码 办公电话和联系电话 1 设置身份证号码列的数据类型为文本类型 设置原因 由于身份证位数已超过12位 如果不在录入前设置为文本型 系统默认数据类型为 常规 在输入号码后会自动显示为科学计数法 3 7233E 17 的形式 对身份证号码列设置为文本类型还有一个重要原因是为了从身份证号码中提取出生年月和性别信息便于实现 操作方法 选中J列 单击 数字 选项组中的 数字格式 下拉列表中选择 文本 选项 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 34 6 输入员工身份证号码 办公电话和联系电话 2 设置单元格数据验证 限定输入身份证号码的位数是18位 由于身份证位数较多为了防止输错位数 先限定文本长度为18位 操作步骤如下 单击 身份证号码 J列 单击 数据 选项卡 数据工具 选项组 数据验证 按钮 如图所示 弹出 数据验证 对话框 选择 设置 选项卡 在 允许 下拉列表中选择 文本长度 选择项 在 数据 下拉列表中选择 等于 选择项 在 长度 文本框中设置18 单击 确定 按钮 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 35 6 输入员工身份证号码 办公电话和联系电话 3 依次输入员工身份证号码 当输错位数时 如输入 372323456 系统会弹出报错窗口 如图所示 4 调整列宽 输入完身份证号码后 如果超出列宽 需要调整列宽 操作如下 将鼠标指针指向J K两列列标识的分界线上 鼠标指针变为时按下左键向右拖动鼠标 调整到合适的宽度 提示 36 1 在默认的单元格数据类型 常规 状态下 输入类似身份证号码 电话号码 学生证号码之类的位数较多的数据后如果以科学计数法的形式显示 如显示为 3 723E 17 的形式时 所以要把这类的数据设置为文本类型 这样即使宽度超出了列宽 显示形式也不会发生变化 2 身份证号码列要先设置文本类型 然后输入号码数据 不能输入号码数据后再设置文本类型 3 列宽还可以用对话框进行更加精确的调整 方法如下 选中J列 切换到 开始 选项卡 单击 单元格 选项组中的 格式 下拉列表中选择 列宽 选项 弹出 列宽 对话框 在 列宽 文本框中输入合适的数值 还可以选中J列 右击弹出快捷菜单 选择 列宽 命令 弹出 列宽 对话框 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 37 7 从身份证号码中提取员工出生日期信息 准备工作 把 身份证号码 列移动到 性别 列之前 操作方法如下 选中 身份证号码 J列 右击在弹出的快捷菜单中选择 剪切 选项 选中 性别 C列 右击在弹出的快捷菜单中选择 插入剪切的单元格 选项 如图所示 则把 身份证号码 列移到了 性别 列之前 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 38 7 从身份证号码中提取员工出生日期信息 新身份证号码是18位数 第7位 14位是出生日期 倒数第2位是偶数代表女性 是奇数代表男性 从身份证号码中提取出生日期可以采用以下三种方法 方法一 用MID 函数和DATE函数实现具体操作如下 1 插入辅助列选中 出生日期 列并保持鼠标左键不放开向右拖动鼠标 同时再选中其后面的两列 右击在弹出的快捷菜单中选择 插入 选项 则一次性插入了三列空白列 分别输入 年 月 日 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 39 7 从身份证号码中提取员工出生日期信息 2 应用MID函数分别取出出生年份 出生月份 出生日单击选中D2单元格 单击编辑栏左侧的 插入函数 按钮 打开 插入函数 对话框 选择类别下拉列表中选择 全部 在 选择函数 列表中拖动滑块找到MID函数 单击 确定 按钮 弹出MID函数对话框 设置参数 text C2start num 7num chars 4即把C2单元格的值从第7位开始取 取出4位 单击 确定 按钮 在D2单元格就得到了出生年份 1974 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 40 7 从身份证号码中提取员工出生日期信息 2 应用MID函数分别取出出生年份 出生月份 出生日 类似的 设置text参数值为C2 start num参数值为11 num chars参数值为2 单击 确定 按钮 在E2单元格得到出生月份 07 设置text参数值为C2 start num参数值为13 num chars参数值为2 单击 确定 按钮 在F2单元格得到 06 效果如图所示 分别双击填充柄获得其他人员的出生年 月 日的三列值 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 41 7 从身份证号码中提取员工出生日期信息 2 应用MID函数分别取出出生年份 出生月份 出生日 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 42 7 从身份证号码中提取员工出生日期信息 3 应用DATE函数获得出生日期单击G2单元格 单击 插入函数 按钮 选择DATE函数 打开DATE函数对话框 如图8 33所示 设置参数year为D2 参数month为E2 参数day为F2 单击 确定 按钮 在G2单元格得到 1974 7 6 日期型数据 双击G2单元格的填充柄 得到所有员工的出生日期 4 隐藏辅助列同时选中 年 列 月 列 日 列这三列 右击在弹出的快捷菜单中选择 隐藏 选项 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 43 8 从身份证号码中提取员工性别信息 我国18位的身份证号码中倒数第2位代表性别 偶数代表女性 奇数代表男性 同样的道理可以从身份证号码中提取员工性别信息 方法如下 先应用MID函数取出身份证号码的倒数第2位 然后再用MOD 函数确定是奇数还是偶数 最后用IF 条件函数判断如果是偶数就返回 女 否则返回 男 操作步骤如下 1 在 性别 列前面插入两列辅助列 同时选中 性别 列及其右侧的 籍贯 两列 右击在弹出的快捷菜单中选择 插入 选项 则插入了两列 分别输入 性别标志位 奇偶性 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 44 8 从身份证号码中提取员工性别信息 2 采用MID函数取出身份证号码的倒数第2位 即第17位 MID函数 设置各个参数如下 Text参数 鼠标单击C2单元格start num参数 17num chars参数 1然后单击 确定 按钮 并双击H2单元格填充柄 获得所有员工的性别标志位信息 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 45 8 从身份证号码中提取员工性别信息 3 应用MOD函数判定奇偶性应用MOD函数除以2求其余数 返回值是其余数 其余数是0 则说明是偶数 余数为1 则说明是奇数 插入MOD函数 弹出 MOD函数参数 对话框 参数设置如下 number为被除数 单击H2单元格Divisor为除数 2单击 确定 按钮 得到单元格I2值为0 双击I2单元格的填充柄 所有员工性别标志位的奇偶性得到判定 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 46 8 从身份证号码中提取员工性别信息 4 应用IF函数依据性别标志位的奇偶性判断性别插入IF函数 参数设置如下 logical test I2 0性别标志位为偶数value if true 女当性别标志位为偶数这个条件成立时函数返回的值为 女 value if false 男当性别标志位为偶数这个条件不成立时函数返回的值为 男 5 隐藏辅助列最后把没有必要显示的辅助列隐藏 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 47 9 输入员工基本工资 1 依次在R2 R20单元格中输入基本工资数据 2 添加货币符号 设置2位小数 选中R列 切换到 开始 选项卡 单击 数字 选项组中的 数字格式 下拉列表 在弹出的下拉列表中选择 货币 选项 可以看到添加了人民币单位符号 同时小数位数保留了两位 可以用该 数字 选项组中的按钮来增加或减少小数位数 8 3 3公司员工档案信息工作表设计与数据采集 48 10 在 办公电话 列的左侧插入 第一学历 列 在 办公电话 列左侧插入一空白列 输入员工的学历信息选中P列 切换到 开始 选项卡 单击 单元格 选项组中的 插入 按钮 在弹出的下拉列表中选择 插入工作表列 选项 也可以右击P列弹出快捷菜单 选择 插入 命令来插入列 8 3 4工作表基本操作与文件保护 49 1 插入新工作表 制作员工联系电话表 1 单击工作表Sheet1右侧的新工作表 按钮 插入新工作表Sheet2 2 把Sheet1中 工号 姓名 部门 办公电话 联系电话 四列信息复制到工作表Sheet2中 操作如下 按下 Ctrl 键单击工作表Sheet1中的A列 B列 L列 Q列 R列 同时选中不连续的多列 右击弹出快捷菜单 在快捷菜单中选择 复制 命令 单击Sheet2标签 选中A1单元格 右击弹出快捷菜单 在快捷菜单中选择 粘贴 命令 8 3 4工作表基本操作与文件保护 50 2 重命名工作表 把Sheet1重命名为 员工档案信息表 操作如下 双击工作表Sheet1标签 工作表标签 Sheet1 反相显示 如图8 52所示 然后输入 员工档案信息表 或者右击Sheet1标签 弹出快捷菜单 选择快捷菜单中的 重命名 命令 8 3 4工作表基本操作与文件保护 51 3 隐藏与保护工作表 1 隐藏 员工学历情况表 工作表 操作如下 选中 员工学历情况表 工作表 右键弹出快捷菜单 选择快捷菜单中的 隐藏 命令 如图8 52所示 则 员工学历信息表 工作表就看不到了 2 取消隐藏工作表单击工作表标签 右键弹出快捷菜单 选择快捷菜单中的 取消隐藏 命令 则弹出 取消隐藏 对话框 选择需要显示的 员工学历情况表 工作表 单击 确定 8 3 4工作表基本操作与文件保护 52 3 隐藏与保护工作表 3 保护工作表 选中 员工档案信息表 右键弹出快捷菜单 选择快捷菜单中的 保护工作表 命令 弹出 保护工作表 对话框 在 取消工作表保护时使用密码 文本框中输入密码 并根据需要勾选保护之后还能允许的操作 单击 确定 按钮 弹出 确认密码 对话框 再次输入密码 单击 确定 按钮 此时如果删除某一行操作 保护时未允许 则弹出警告信息 8 3 4工作表基本操作与文件保护 53 4 保护与共享工作簿 1 保护工作簿结构 切换到 审阅 选项卡 单击 更改 选项组中的 保护工作簿 按钮 弹出 保护结构和窗口 对话框 如图8 59所示 勾选 结构 选项 在 密码 文本框中输入密码 单击 确定 弹出 确认密码 对话框 再次输入密码 单击 确定 按钮 8 3 4工作表基本操作与文件保护 54 4 保护与共享工作簿 设置工作簿的打开和修改密码 操作如下 单击 文件 按钮 从弹出的界面中选择 另存为 选项 选择 计算机 选项 然后单击右侧的 浏览 按钮 弹出 另存为 对话框 从中选择合适的保存位置 然后单击 工具 按钮 从弹出的下拉列表中选择 常规选项 8 3 4工作表基本操作与文件保护 55 4 保护与共享工作簿 2 设置工作簿的打开和修改密码 操作如下 弹出 常规选项 对话框 在 文件共享 组合框中的 打开权限密码 和 修改权限密码 文本框中输入密码 然后勾选 建议只读 复选框 单击 确定 按钮 8 3 4工作表基本操作与文件保护 56 4 保护与共享工作簿 2 设置工作簿的打开和修改密码 操作如下 弹出 确认密码 对话框 再次输入打开工作簿的密码 再次弹出 确认密码 对话框 再次输入修改工作簿的权限密码 返回 另存为 对话框 单击 保存 按钮 弹出 确认另存为 提示对话框 单击 是 按钮 替换原来的文件 然后关闭已加密的工作簿文件即可 8 3 4工作表基本操作与文件保护 57 4 保护与共享工作簿 2 共享工作簿 操作步骤如下 切换到 审阅 选项卡 单击 更改 选项组中的 共享工作簿 按钮 8 3 4工作表基本操作与文件保护 58 4 保护与共享工作簿 2 共享工作簿 弹出 共享工作簿 对话框 切换到 编辑 选项卡 选中 允许多用户同时编辑 同时允许工作簿合并 复选框 单击 确定 按钮 弹出 MicrosoftExcel 提示对话框 是否继续 单击 确定 按钮 即可共享当前工作簿 8 3 5格式化工作表 59 1 插入表格标题 公司员工档案管理 且表格标题居中 黑体24磅 绿色填充 操作步骤如下 在第一行上方插入一行 作为表格标题行 单击第1行行标示 选中第一行 右键弹出快捷菜单 选择 插入 命令在A1单元格输入 公司员工档案管理 选中A1 S1单元格区域 切换到 开始 选项卡 单击 对齐方式 选项组中的 合并后居中 按钮 8 3 5格式化工作表 60 2 设置表格数据垂直居中 水平居中显示 选中A2 S20工作表区域 切换到 开始 选项卡 单击 对齐方式 选项组中的水平居中对齐和垂直对齐按钮 3 给表格添加边框线 选中A1 S20工作表区域 切换到 开始 选项卡 单击 字体 选项组中的 边框 下拉列表中选择 所有框线 选项 8 3 5格式化工作表 61 4 突出显示基本工资超过 5500 的单元格 操作步骤如下 选中单元格区域S3 S20 切换到 开始 选项卡 单击 样式 选项组中的 条件格式 按钮 在弹出的下拉列表中选择 突出显示单元格规则 大于 G 选项 弹出 大于 对话框 8 3 5格式化工作表 62 4 突出显示基本工资超过 5500 的单元格 在弹出的 大于 对话框中 在 为大于以下值的单元格设置格式 文本框中输入 5500 在 设置为 下拉列表中选择需要格式或者选择 自定义格式 选项 弹出 设置单元格格式 对话框的 字体 选项 设置颜色为红色 加粗倾斜等格式 8 3 5格式化工作表 63 5 设置工作表 员工联系电话表 单元格格式 单击工作表标签 员工联系电话表 切换到 员工联系电话表 新插入一行作为第一行 并输入标题 公司员工电话表 标题合并居中 宋体38磅 行高50磅 选中A2 D20单元格区域 数据水平居中 垂直居中 设置列宽20磅 除第一行外的行高为60磅 设置外框线双线 内部细实线的边框线 8 3 6打印工作表 64 1 设置打印区域单击工作表 员工电话联系表 标签 选中要打印的单元格区域A1 D20 切换到 页面布局 选项卡 单击 页面设置 选项组中的 打印区域 按钮 在弹出的下拉列表中选择 设置打印区域 S 选项 8 3 6打印工作表 65 2 设置打印标题单击工作表 员工电话联系表 标签 选中要打印的单元格区域A1 D20 切换到 页面布局 选项卡 单击 页面设置 选项组中 打印标题 选项弹出 页面设置 对话框的 工作表 选项卡 定位鼠标光标在顶端标题行文本框 然后单击工作表 员工电话联系表 的行标识2 即选中第2行 单击 确定 按