档案管理_企业档案管理培训课件2

主讲 广西师范大学文学院秦莲红E mail qlhng 企业档案管理 广西师范大学档案馆介绍 成立于1953年 2004年1月 被评定为自治区区直机关一级档案馆 同年4月 档案馆人事档案室被中央组织部评定为干部人事档案工作目标管理一级达标单位 2005年 档案馆被评为桂林市 巾帼文明示范岗 单位 2007年 被评为 全国档案工作优秀集体 档案馆统一管理全校党群 行政 教学 科研 基建 设备 产品 外事 出版 财会等十大类档案66000多卷 件 声像档案13500多张 盒 实物档案1150多件 人事档案3500多卷 学生档案18000多袋 资料3110多册 一 档案工作与档案人员素质二 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 解析三 归档文件整理规则 解析四 电子文件归档与电子档案管理概论五 档案信息资源开发与利用六 声像档案管理 一 档案工作与档案人员素质 一 档案工作概念及内容 二 档案工作的基本原则 三 档案人员素质要求 一 档案工作概念及内容 1 档案工作概念是通过管理档案和提供档案信息来实现为社会实践服务的一项工作2 档案业务工作内容档案的收集 整理 鉴定 保管 统计 检索 编研 利用等八个环节 二 档案工作的基本原则 1 全宗原则2 档案工作的基本原则3 档案整理工作的基本原则4 档案价值鉴定工作的基本原则 1 全宗原则 档案实体管理的理论基石全宗原则 又称来源原则 是档案实体管理的理论基石 也是当前世界各国公认的档案整理原则 全宗原则指的就是档案管理部门按照档案的来源进行整理和分类 要求保持同一来源的档案不可分散 不同来源的档案不得混淆的整理原则 全宗原则的核心思想归纳为以下三个基本点 尊重来源 尊重全宗的完整性 尊重全宗内原始整理体系 2 档案工作的基本原则 1 统一领导 分级管理 是我国档案工作的组织原则和管理体制 2 维护档案的完整与安全 是档案工作的基本要求 3 便于社会各方面的利用 是档案工作的最终目的 3 档案整理工作的基本原则 1 档案整理应当按照档案形成的特点和规律 2 档案整理必须保持文件之间的历史联系 3 档案整理应充分利用原有基础 4 档案整理必须便于保管和利用 4 档案价值鉴定工作的基本原则 从国家和人民的整体利益出发 用全面的 历史的 发展的 效益的观点判定档案的价值 三 档案人员素质要求 中华人民共和国档案法 对档案工作人员的素质提出了法律上的要求 档案工作人员应当忠于职守 遵守纪律 具备专业知识 忠于职守是对档案工作人员的最基本要求 二 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 解析 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局令第8号 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过 现予公布 自公布之日起施行 局长杨冬权二 六年十二月十八日 一 规定 制定原则的体现 1 规定 的内容要涵盖在其机关工作活动中形成的所有文件材料 即包括各种门类和载体的历史记录 从门类上分 机关文件材料 可分为文书 人事 基建 会计等文件材料 从载体上分 可分为纸质 磁性 电子等载体文件材料 2 规定 对机关文件材料的归档范围和不归档范围作出明确界定 3 规定 在明确界定机关文件材料的归档时 采取标时制标明文书档案的具体保管期限 提出对其他门类文件材料归档范围和档案保管期限要按照国家有关规定执行 4 要尽量避免机关文件材料重复归档 5 凡涉及与公民权益有关的文件材料 归档和划分保管期限时要体现 从宽 的原则 6 规定 要明确各级档案行政管理部门与各级机关在具体执行 规定 过程中的职责和义务 确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表的实用性和可操性 思考与讨论 如何理解 规定 第四条第四款 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 不归档的引申涵义 思考与讨论 规定 第六条 机关文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 请问 一般 涵义是指什么 关于 定期 需注意三方面 A 划分 定期 的档案不进馆 省级单位可以执行 市 县 区 是否也按规定执行 值得商榷 B 定期实行标时制 如何根据工作实际需要来调整和划分档次问题 值得研究 C 标时划分的原则和方法应当统一 并在报送的文书档案保管表中有所体现 思考与讨论 规定 第十一条机关联合召开会议 联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档 其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档 请问 这条规定说明本机关在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限时应注意什么问题 如何理解复制件和副本两个概念 附件 文书档案保管期限表 8本机关业务文件材料8 5机关联合行文的文件材料8 5 1本机关为主办的8 5 1 1重要业务问题的永久8 5 1 2一般业务问题的30年8 5 2本机关为协办的8 5 2 1重要业务问题的30年8 5 2 2一般业务问题的10年 突出了立档单位的主体地位 主办机关和其他机关虽然归档内容相同 但在档案的保管期限划分上是不同的 主办机关对档案保管期限的划分高于其他机关 这一点体现在附件 文书档案保管期限表 中 有利于避免内容相同的档案重复进馆问题 思考与讨论 如何理解 规定 第九条 机关形成的人事 基建 会计及其他专门文件材料和档案保管期限 按国家有关规定执行 思考与讨论 如何理解 规定 第十条 机关对应归档电子文件的元数据 背景信息等要进行相应归档 电子文件归档与管理规范 GBT18894 2002 对各种不同不同类型的电子文件收集归档 都提出了具体要求 比如 对用文字处理技术形成的文本电子文件 收集时应注明文件存储格式 文字处理工具等 必要时保留文字处理工具软件 文字型电子文件以XML RFT TXT为通用格式 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件 收集时应将转换成通用格式 如无法转换 则应将相关软件一并收集 扫描电子文件以JPEG TIFF为通用格式 对用计算机辅助设计和绘图等设备获取的图形文件 对用音频设备获得的声音文件 应同时收集其属性标识 参数和非通用格式的相关软件 音频电子文件以WAV MP3为通用格式 对通用软件产生的电子文件 应同时收集其软件型号 名称 版本和相关参数手册 说明书资料等 专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用性电子文件 如不能转换 则应连同专用软件一并收集 计算机系统远行和信息处理等过程涉及的与电子文件处理有关的参数 管理数据等应与电子文件一并收集 对套用统一摸版的电子文件 在保证能恢复原形态的情况下 其内容信息可脱离套用摸板进行存储 被套用摸板作为电子文件的原数据保存 思考与讨论 文书档案保管期限表条款解析 3本机关党组 或实行党委制的党委 会议和行政办公会的纪要 会议记录永久 思考与讨论 年度以下计划 总结 统计材料在归档时如何把握 人事任免文件保管期限的划分 9 3人事任免文件永久人事任免文件的保管期限划定与老的文书档案保管期限的划定有很大的调整 老的保管期限是按级别划分的 新的保管期限采用了一刀切的做法 即不分等级和级别 一律划定为永久保存 思考与讨论 合同等文件材料如何整理归档 10本机关事务管理文件材料10 2与有关单位签订的合同 协定 协议 议定书等文件材料10 2 1重要的永久10 2 2一般的10年 A 注意区分 重要的 和 一般的 在机关事务管理过程中 机关在与外单位签订的合同 协议 协定 议定书等文件 都属法律文书 对这类文件材料价值判断标准应从文件材料的法律价值出发 结合事由重要程度 合同 协议 协定等有效时效和涉及资金的多少来具体分析 判断档案是属 重要的 还属 一般的 B 对重要合同文本管理应当尊重档案分类整理归档原则通常情况下 重要的合同文本应当随事务管理形成的文件材料一并归档 C 合同文本不能以标的大小这单一因素确定其保管期限 而应从合同 协议的法律时效来判断其价值和保管期限 思考与讨论 合同文件材料是归入基建档案 项目档案 还在放在法律事务管理部门保管 有的经营流通企业 工程外包企业 通常设立合同管理部门或机构 将各类合同集中在法律管理部门统一管理 这种做法是否可取 三 归档文件整理规则 解析 规则 的实施是我机关档案工作的一次改革 其宗旨是 简化整理 深化检索 大力倡导文件级的整理理念 并在一定程度上简化了归档文件的整理工作内容 思考与讨论 规则 为什么将保管期限作为一种归档文件的分类方法 三 归档文件整理规则 解析 一 分析比较档案整理新 旧规则之不同 二 基本概念 1 件 归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 2 为一件 是指文件实体上装订在一起 编目时只体现为一条条目 主要有文件正本与定稿 正文与附件 正文与文件处理单 原件与复制件 转发文与被转发文 来文与复文 翻译本与正本 以及报表 名册 图册等 思考与讨论 本机关召开工作会议和专题会议 举办重大活动 在整理会议文件时 将此次会议文件形成的若干文件作为会议决议的附件来处理 集中装订成为一 件 以保持同一事由文件的联系性 这样做妥否 为什么 下列哪些文件属于立卷范围 请拟写案卷题名 1 厂第八期财务干部专业培训班作息时间表 2 厂第八期财务干部专业培训班报名须知 3 厂财务干部专业培训工作计划 4 厂关于第八期财务干部专业培训班 五一 节放假的通知 5 厂财务干部专业培训工作总结 6 厂第八期财务干部专业培训班学员登记表 7 厂关于做好财务干部业绩考核工作的通知 8 厂关于成立财务干部业绩考核工作领导小组的通知 9 厂关于印发财务干部业绩考核等级标准的通知 10 厂财务干部业绩考核情况登记表 三 归档文件整理工作 1 归档文件整理工作的基本内容将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目装盒 使之有序化的过程 2 整理单位最根本特点 就是以 件 或 为一件 为整理单位 进行文件级的整理 3 归档文件的装订4 归档文件的排列5 归档文件的编号与编目6 归档文件的装盒 思考与讨论 1 如何正确理解 件 及其装订 2 保管期限是否具有分类标准的资格 要注意什么问题 3 归档章 归档文件目录如何正确填写 装盒应注意什么问题 归档文件的装订 1 装订前文件的排序正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来文在后 汉字文本在前 少数民族文字文本在后 中文文本在前 外文文本在后 2 装订的对齐方式左上角装订 则左 上侧对齐 左侧装订 则左 下侧对齐 归档文件一般不要求切边和贴边 三 归档文件整理工作 4 归档文件的排列事由原则同事事由 时间先后不同事由 时间先后 重要程度 事由属性会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 三 归档文件整理工作 5 归档文件的编号与编目 归档章 归档文件目录 四 电子文件管理 思考与讨论 1 文件生命周期理论对电子文件管理有何启示 2 在OA环境中如何进行文件档案一体化管理 3 在OA平台上 电子公文归档有何要求 4 接收电子文件与电子信息有何区别 四 电子文件管理 一 近年国家发布的电子文件业务规范 办法 二 电子文件概念 三 电子文件的管理原则及体系 四 电子文件的管理要求 五 电子文件的收集 整理 鉴定 保管与利用 六 我国电子文件管理状况与问题 一 近年国家发布的电子文件业务规范 办法 全国档案信息化建设实施纲要 电子文件管理暂行办法 CAD电子文件光盘存储 归档与管理要求 电子文件归档与管理规范 电子公文归档管理暂行办法 公务电子邮件归档与管理规则 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 2009年12月16日发布 2010年6月1日起实施的 文书类电子文件元数据方案 DA T46 2009 版式电子文件长期保存格式需求 DA T47 2009 基于XML的电子文件封装规范 DA T48 2009 两办合发 电子文件管理暂行办法 机密 厅字 2009 39号 版式电子文件长期保存格式需求 为国际首创 在工信部和国家档案局支持成立的 国家 版式技术产业应用联盟 汇集国内知名IT企业20多家 中 本标准主导了版式产品的研发 文书类电子文件元数据方案 是ISO23081发布后 继澳大利亚 加拿大 欧盟之后发布的第四个国际同类标准 基于XML的电子文件封装规范 是继美国元数据编码和传输标准 METS 澳大利亚维多利亚电子文件策略 VERS 后发布的第三个国际同类标准 二 电子文件概念 电子文件是指在数字设备及环境中生成 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机等数字设备阅读 处理 并可在通信网络上传送的文件 完整电子文件包括三要素 内容 结构 背景信息 机关管理的电子文件包括 A 自身生成的电子文件B 数字化后往来的文件C 公务电子邮件 三 电子文件的管理原则及体系 1 电子文件的管理原则全程管理 前端控制 集成管理 动态管理 注重效益2 电子档案管理体系 1 集中统一管理电子档案的问题 2 纸质文件和电子文件双套归档问题 3 文书档案管理一体化问题 四 电子文件的管理要求 1 电子文件的管理由档案部门负责 电子文件形成部门要提供协助和支持 电子文件形成部门负责电子文件的积累 保管和整理工作 档案部门要进行指导与监督 明确规定归档时间 归档范围 技术环境 相关软件 版本 数据类型 格式 被操作数据 检测数据等 以保证电子文件的质量 2 对电子文件的形成 积累 鉴定 归档及电子档案的保管实行全过程管理 应当由主管部门统一协调 指定专门机构或人员负责 保证管理工作的连续性 四 电子文件的管理要求 3 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定 针对自然灾害 非法访问 非法操作 病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策 主要有 网络设备安全保证 数据安全保证 操作安全保证 身份识别方法等 五 电子文件的收集 整理 鉴定与保管 1 电子文件的收集 1 收集方式电子文件的收集工作和纸质档案一样主要采用归档和接收两种方式 电子文件的传递有介质传递和网络传递两种 从而使电子文件的归档从技术上分为介质归档和网络归档两种方式 2 归档时间和范围电子文件的介质归档时间可与纸质文件相同 即管理性文件在次年初归档 技术文件在项目完成后归档 采用网络归档时 亦定期实施归档为好 电子文件稿本代码 R 草稿性电子文件U 非正式电子文件O 正式电子文件N 无纸电子文件电子文件类别代码 T 文本文件I一图象文件G 图形文件V一影像文件A 声音文件M 多媒体文件P 计算机程序D 数据文件 注意事项 用文字处理技术形成的电子文件 收集时应注明文件存储格式和属性 用扫描仪等设备获得的图象电子文件 如果采用非标准压缩算法 则应将相关软件一并收集 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件 收集时应注意其对设备的依赖性 以及易修改性等问题 不可遗漏相关软件和各种数据 用视频设备获得的动态图象文件 收集时应注意收集其压缩算法和软件用音频设备获得的文件 收集时应注意收集其属性标识和相关软件 由计算机多媒体技术制作的文件 其中包含前面所示的两种以上的信息形式 收集时应注意参数准确 数据完整 通用软件产生的电子文件 收集时应注意收集其软件型号和相关参数 专用软件产生的电子文件 收集时必须连同专用软件一并收集 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数 管理数据等应与电子文件一同收集 3 归档要求 完整齐全真实有效整理 编辑 划分保管期限统一规定载体形式 质量要求防病毒编制说明 把带有归档标识的电子文件集中 制成归档数据集 拷贝至耐久性的载体上 至少一式2套 一套封存保管 一套供查阅使用 必要时 复制第3套 异地保存 对于加密电子文件 则应解密后再完成上述工作 每一独立载体应有检索目录 归档电子文件登记表 2 电子文件的整理与鉴定 1 电子文件的整理原则有机联系原则简单性原则 2 电子档案的鉴定内容鉴定 技术鉴定 可读性鉴定 无病毒鉴定 介质状况鉴定 3 电子文件的保管 电子文件保管除应具备纸质档案一般的要求外 还应符合下列条件 1 归档载体应作防写处理 不得擦 划 触摸记录涂层 载体应直立存放 做到防尘 防变形 2 环境温度选定范围 14 24 相对湿度选定范围 45 60 3 存放时应注意远离强磁场 并与有害气体隔离 4 电子文件的利用 1 电子文件的封存载体不得外借 2 利用时使用拷贝件 3 利用时要遵守保密规定 4 利用者对电子文件的使用应在权限规定范围之内 5 具有保密要求的电子文件上网时必须符合国家或部门有关保密的规定 要有稳妥的安全保密措施 五 我国电子文件管理状况与问题 1 输出纸拷贝 在纸质文件保存系统内管理2 脱机保存电子文件的拷贝3 以纸质拷贝与电子拷贝双重备份方式管理电子文件4 以电子方式保存电子文件 五 档案信息资源开发与利用 一 档案信息资源开发方法 二 档案信息服务的方式 三 档案信息开发利用面临的新挑战 一 档案信息资源开发方法 1 档案信息的分析与研究选题 收集材料 分析 选择 取舍材料 提取有价值信息 2 档案信息的加工与揭示 档案著录 档案标引3 档案信息的报道与传递4 档案编研 二 档案信息服务的方式 1 档案文献服务 一 二 三次文献服务2 档案信息咨询服务 辅导性 指引性 检索性 研究性咨询服务3 档案信息定向服务4 制发档案证明 档案信息咨询服务步骤 1 接受咨询2 分析咨询问题3 查找档案资料4 答复咨询问题5 建立咨询档案6 做好咨询统计工作 制发档案证明服务的程序 1 利用者填写制发档案证明申请书2 档案人员查阅有关档案资料3 档案人员编写档案证明4 档案证明的校对 审批和提供注意 档案证明与档案复制的区别 三 档案信息开发利用面临的新挑战 1 档案信息的提供方式要与网络信息服务的特点相适应 2 档案信息进入公共网络的安全问题3 档案信息资源共建工作依赖计算机网络管理 六 声像档案管理 国家标准 照片档案管理规范 GB T11821 2002 六 声像档案管理 一 声像档案的概念 特点 二 声像档案的收集归档 三 照片档案的整理 四 录音录像档案的整理 一 声像档案的概念 特点 1 声像档案的概念声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构 社会组织以及个人在行使职责或从事政治 经济 科学 技术 文化等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片 录音带 录像带 影片等不同材料为载体 以影像 声音为主 并辅以文字说明的历史记录 又称音像档案 视听档案 2 声像档案的特点 1 形象生动 2 时空感受 3 便于复制和转换 4 携带使用方便 5 保管要求高 二 声像档案的收集归档 1 声像档案的收集原则 1 以我为主 2 突出主题 3 质量精良 4 内容齐全 归档的声像材料内容要完整 即照片档案要照片 底片 文字说明 应含事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等诸要素 齐全 照片与底片相符 录像档案要录像片 解说词 文字说明 含录像片的片名 制式 语种等 齐全 2 声像档案的归档制度 1 声像档案归档范围 1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料 2 领导人和著名人物参加与本单位 本地区有关的重大公务活动的声像材料 3 本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料 4 记录本单位 本地区重大事件 重大事故 重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料 5 记录本地区地理概貌 城乡建设 重点工程 名胜古迹 自然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料 6 其他具有保存价值的声像材料 2 声像档案归档要求 声像档案的搜集 征集和移交应符合 照片档案管理规范 GB T11821 2002 磁性载体档案管理与保护技术规范 DA T15 95 等有关标准的要求对于录音录像带要特别注意保护好 防止被消磁 失去效用 三 照片档案的整理 1 照片档案的构成底片 照片及文字说明 事由 时间 地点 人物 背景 摄影者 三部分构成 2 照片档案的整理 1 底片的整理方法 要求