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金蝶软件KIS标准版讲解 四川机电技术学校徐成 金蝶软件KIS简介 随着Window95 98 WindowNT等32位操作系统的迅速普及 金蝶陆续开发了基于32位Windows平台的金蝶2000V7 X系列 金蝶KIS就是在金蝶2000标准版V7 X系列产品的基础上发展而成的一个升级替代产品 除继承了金蝶2000 xp的优秀品质外 在主界面风格 稳定性 易学性和推广性等方面进行了大量的完善工作 成为国内市场优秀的小型企业管理解决方案 金蝶KIS是在MicrosoftWindows操作环境下开发的 采用了图形界面显示和鼠标操作 非常直观方便 并保留了键盘操作快捷的特点 金蝶KIS遵循微软公司Windows标准操作和界面设计规范 对Windows熟悉的人可以很快地上手 软件的模块化程度高 在一个模块中聚合了多种功能 您只需记忆少量功能模块的使用方法就能完成全部工作 而且每个功能模块的操作方法基本相同 只要学会了一个功能 其他的功能就可以融会贯通 金蝶KIS的界面设计简洁明快 美观大方 操作简便 金蝶KIS7 5管理软件共包括5个系列 金蝶KIS标准版 金蝶KIS业务版 金蝶KIS迷你版 金蝶KIS行政事业版和金蝶KIS小企业专版 覆盖企业财务 业务两个管理层次 并可实现向金蝶K 3系统的平滑过渡 满足企业业务发展的需要 其功能模块结构请见下面附图 系统特点 01 性能优化 软件性能高度优化 在运行速度 网络化操作 功能的灵活和全面 使用效率等方面均有了大幅提高和改进 在网络多用户操作方面的锁定机制 确保了网络操作的数据安全 02 简单易用 软件的模块化程度高 在一个模块中聚合了多种功能 你只需记忆少量功能模块的使用方法就能完成全部工作 而且每个功能模块的操作方法基本相同 只要学会了一个功能 其他的功能就可以融会贯通 03 操作方便 本软件是在MicrosoftWindows操作环境下开发的 采用了图形界面显示和鼠标的操作方式 非常直观方便 并保留了键盘操作快捷的特点 04 系统安全可靠 具备强大的权限控制机制 可实现操作权限的集中化管理 强化了系统管理员对软件各模块操作的统一授权 严密的密码设定机制确保数据更具安全可靠 05 多账套管理 系统提供的多账套管理功能 使您能建立和管理多个账套及时了解各子公司或独立核算部门的财务状况 06 多币种核算 系统能根据多币种企业的需要 在任一科目下设置多币种管理 进行多币种处理和核算 金蝶KIS7 5提供了直接汇率和间接汇率两种外币折算方式 能够实现所有外币的折算 期末自动进行调汇处理并生成转账凭证 并且此调汇科目可以进行核算项目的设置 07 强大的查询功能 系统提供了完整的账证表一体化查询功能 你可以根据总账直接查到它所辖的明细分类账 再从明细分类账一直查到记账凭证 08 往来账管理 对各种应收 应付等往来款项 系统提供了统一的管理模式 使你能够及时对往来账款的发生与核销进行管理 随时输出账龄分析表及往来对账单 且往来对账单和凭证的单价小数位数保持一致 按照同一业务编号和发货数量 可自动计算平均销货单价 09 容错设计 软件包含多种级别的数据保护和权限控制机制 用户级能对用户进行合理的权限分工 防止非法用户获得使用权 数据库级能阻止不道德的软件专家对财务资料进行非法篡改 系统级能防止因断电所引起的资料损毁 容错设计使得你的财务资料在任何时候都能保持正确和完整 10 多任务 多用户 系统具有完善的网络功能 网络口令修改即时生效 在多用户非关键性操作中不会引起冲突 在Windows98或WindowsNT等多任务多用户操作系统中 能使软件性能达到最佳效果 11 多种会计期间设置模式 本系统除了满足公历时间会计年度的设置方式外 还给您提供了诸如按3月1日至次年2月底为一会计年度 或以四个星期为一会计月度 或以任意期间数等世界不同的会计期间设置模式 12 高度自动化 财会人员只要输入原始业务资料 工资费用分配 计提折旧 期末调汇 结转汇兑损益等都可由系统自动完成 13 严密的会计监控体系 金蝶KIS7 5由于使用了 无缝联结 新技术 系统中业务和业务之间 业务和账务之间数据共享 高度集成 再加之完整的权限控制机制 使整个系统形成一个严密的监控和管理体系 14 完备的财务分析系统 金蝶KIS7 5提供了国内外常用的比较 结构 比率 趋势分析等方法 使用户可以对财务状况和经营成果等主要财务指标及用户自定义的财务指标进行分析 分析结果同时以数字和图形双重显示 15 全面的会计管理功能 金蝶KIS7 5在提供完整的会计核算的同时 还兼顾了表外科目的核算要求 并且在工资 固定资产 成本及财务等方面提供了丰富的管理和分析性报表的工具以资决策 加大会计管理的力度 系统功能模块 一 账务处理 账务处理包括三大块 凭证的处理 账簿报表的查询以及期末处理 凭证处理中可直接处理外币业务 数量金额核算业务 选择根据分录自动生成收付转通知单 自动累加一张凭证中同科目的记录 记账凭证处理中会计科目可直接从科目表中获取 引出标准格式凭证具有多核算项目信息 记账凭证处理中自动校验各种平衡关系 保证录入数据的正确性 可录入并产生表外科目凭证 表外科目凭证不校验各种平衡关系 账簿报表的查询中快而准的提供了多种账务处理查询筛选功能 总账可按科目级别 币别 科目范围等查询 明细账可按期间范围 币别 科目范围查询 还提供了多栏式明细账 数量金额明细账 核算项目总账等 账簿输出格式优化美观 所有账表行宽小于金额长度时 栏中数据自动显示为 账簿报表的查询中还提供了日报表 试算平衡表 科目余额表 核算项目明细表 期末处理是系统总结了某一会计期间的经营活动情况后 转至下一期的必做事项 同时该模块在结账前 按企业财务管理和成本计算的要求 必须进行制造费用 产成品成本的结转 期末调汇及损益结转等工作 二 固定资产 系统能够提供固定资产管理中所需的编码 类别 折旧方法等各种信息 系统能够自动处理有关固定资产的购入 报废 要素变动业务对应的账务处理 系统能够自动按照固定资产的使用情况计提折旧 系统能够提供各种固定资产报表 提供固定资产卡片复制的功能 三 工资管理 工资管理中提供了简便易行的计算公式 灵活多变的项目设置 高速快捷的数据录入 各式各样的工资报表 准确及时的费用分配 性能稳定 数据安全 四 往来处理 金蝶KIS7 5提供的往来处理功能可以进行核销往来业务 按照自定义条件查阅 浏览往来对账单 利用账龄分析表对设置为往来核算科目的往来款项余额的账龄结构进行分析等 五 报表与分析 系统提供了资产负债表和利润表两张固定格式分析报表以及自定义报表 其中自定义报表中提供了报表转化功能和数十种取数公式 可以从工资 固定资产等账务系统取数 可以自行编制出满足各种需求的会计及管理报表 并且当账表行宽小于金额长度时 栏中数据自动显示为 报表分析提供了资产负债分析 利润分析 财务指标分析表三张固定格式分析报表以及自定义报表分析 各分析报表均可采用结构分析 比较分析 趋势分析三种分析方法进行分析 分析结果既可以用表格方式输出 也可以图形的方式输出 六 出纳系统 系统还提供了企业出纳人员所需要的现金和银行日记账 银行对账 资金日报表 账务系统银行日记账与银行对账及支票管理等实用功能 规范的引入和导出接口 自动对账 一次性可选取消所有已勾对的标志及借助排序器实现一对多功能等可充分提高出纳人员的工作效率 出纳系统与账务系统功能分离但数据却可紧密连结共享 合理的数据共享模式可使得会计与出纳人员更能高效的独立工作 七 系统维护 在账套选项中将重要的核算及账表输出规则选项进行单独设置 简化操作程序 使用户可以方便地对会计科目 核算项目以及凭证 账簿 固定资产等项目进行相关的编辑 登录界面 说明 1 先输入用户名 在 账套 对应框会自动显示该用户最近一次登陆的账套路径及账套名 如果登陆密码 密码如为字母则区分大小写 连输三次均错误 则出现登陆失败的提示 软件自动退出登陆窗口 且在该账号真正的用户下次登陆时 向该用户提示 已有非法用户曾使用您的账号企图打开本账套 2 登陆时 用户可直接点击图标 或按快捷键 ctrl o 调出定位账套文件对话框选择欲打开的账套文件名 3 在登陆界面 任何人均可新建账套 新建的账套默认会为操作者设置一个管理员账号 用户名为manager 没有口令 4 从当前账套界面 关闭该账套但不退出金蝶软件操作系统 再次打开该账套 则系统会默认用在打开第一个账套时所获得的用户安全信息 用户名 密码PID 尝试打开第二个账套 能否打开第二个账套完全取决于该账套用户名及密码是否正确 是否被该账套的管理员进行过授权使用 即具有与第一个账套完全相同的安全信息 一般来说 用户自己后来增加的用户出现这种情况的可能性很少 但如果是用系统默认的Manager则可能性较大 强烈建议用户安装完系统后立即更改管理员密码 操作界面 菜单条 菜单条是在窗口中显示的最上一条的内容 用于放置系统所需的功能菜单 菜单条中的内容随处理窗口的不同而改变 如主窗口中就有起始菜单 初始化菜单和常用菜单三种不同内容的菜单 许多功能操作都是通过菜单来完成的 工具条 工具条紧接菜单条的下方 单击菜单条 窗口 W 中的 工具条 可显示或隐藏 工具条 工具条中主要放置一些常用功能按钮 以简化操作过程 提高操作速度 这些按钮的功能和操作与菜单中提供的功能和操作是一致的 工具条中的内容也是随着窗口的变换而变换 状态条 屏幕的下方显示的是状态条 状态条用于显示当前账套的会计期间 当前操作员姓名等信息 若不想显示工具条或状态条 可从菜单条 窗口 中选择取消显示工具条或状态条 安装金蝶KIS7 5 安装步骤 第一步 将安装光盘放入光驱 系统即会自动运行金蝶KIS的安装向导 第二步 如没有自动运行 请打开光盘 双击其中的kissetup exe文件运行安装向导 第三步 直接点击向导界面中的相应版本 按安装向导提示安装即可 除了上述安装方法外 您还可以将金蝶KIS7 5的安装文件复制到硬盘某个目录 以后根据需要可在硬盘上安装 安装界面 系统初始化 帐务处理系统初始化包括以下内容 准备初始化数据资料 设定新建账套参数 录入初始数据资料 完成初始建账系统初始化是会计电算化中一项十分重要的工作 它是整个会计电算化工作的基础 这个基础的好坏 将直接影响到会计电算化这座大厦的质量和运作 清晰的科目结构 明了准确的的数据关系 会使您在账套启用后的日常处理和财务核算工作中思路畅顺 处理简捷 系统初始化流程图 新建帐套 设置币别及汇率 启用帐套 设置帐套选项 设置核算项目 设置会计科目 录入期初余额 帐务初始化准备工作 为了确保您日常会计工作在金蝶KIS7 5中快速 准确 高效地进行 首先您要对我们软件系统的功能及工作流程有一个全面的了解 在对系统能做什么和怎样做有了一个初步认识之后 您就可以开始着手构建符合自己需要的会计电算化系统 金蝶KIS7 5能够帮助您摆脱手工账的琐碎繁杂 极大地提高工作效率和工作质量 但在开始使用之前 还必须对当前的会计数据进行整理和规划 针对金蝶KIS7 5的优点和企业本身的业务特点进行必要的前期准备 前期的准备工作是建立一套高效 实用的会计电算化系统的基础 在本章中我们将讲解建立系统所必需的会计数据 业务资料以及合理的会计科目结构体系 一 账套基础资料 账套 是金蝶KIS7 5存放会计业务数据资料文件的总称 账套中包括会计科目 记账凭证 账簿 会计报表以及相关业务资料等内容 一个账套只能保存一个会计主体的业务资料 即所谓的一套账务数据的资料 账套中所需的基础资料包括 1 账套名称账套名称一般为使用该账套的企业或单位名称 也可根据自己的需要命名 该名称将会在报表 账簿和其他有关资料打印输出时使用 所以必须选择清楚 便于识别的名称 以方便资料的查阅 例如 金蝶公司的账套可取名为 金蝶软件有限公司 金蝶公司工会的账套取名为 金蝶公司工会 2 会计期间按照会计准则的要求 会计核算必须分会计期间进行 金蝶KIS7 5能满足您任何会计分期的需求 您可以按照自然年度的自然月份划分会计期间 也可以将自然年度划分为12个以上或以下的会计期间 还可以根据您的需要自定义任意的会计期间等 因此在建账前 您需要了解您企业的财务核算采用的是哪一种会计分期 以及您准备从哪一个会计期间开始启用金蝶KIS7 5来处理账务数据 注意 在进行初始化时 会计年度起始日期 与 账套启用期间 是两个完全不同的概念 千万不要混淆 否则 可能会使您千辛万苦建立起来的账套无法使用 而必须重新再做初始化 那时您就要懊悔不已了 3 记账本位币 金蝶KIS7 5提供了强大的多种外币核算功能 根据财务核算的要求 所有的外币都应全部折算为记账本位币进行核算 因此在账套中必须指定一种货币作为记账本位币 其他币别都必须以此本位币为基础进行折算 金蝶KIS7 5中对外币折算提供了直接汇率和间接汇率两种汇率折算方法 并且记账汇率可与凭证期间保持一致 能满足您对于外币核算的不同要求 4 会计科目结构设计 会计科目体系结构设计规则 金蝶KIS7 5中会计科目由科目编码和科目名称两部分构成 其中 科目编码的最大级别数为6级 最大位数为15位 科目名称可以由汉字或字符构成 最大40个字符或20个汉字 金蝶KIS7 5的会计科目体系结构采取的是树形分支结构 分级进行管理 从一级科目开始逐级增加 某级科目如无下级科目 则该级科目为最明细级科目 例如 1002银行存款 为一级科目 100201工行 等为二级科目 10020101人民币 等则是最明细级科目 以此类推 金蝶KIS7 5的科目结构中不仅包含了编码 名称和分支结构 同时还包含了科目的性质等项内容 用来确定科目的类别 余额方向 外币核算等项内容 核算项目金蝶KIS7 5会计科目结构中还增加了一个新概念 核算项目 核算项目类似于明细科目但又不同于明细科目 它的主要优势体现在以下几个方面 a 核算项目避免了相同项目的重复录入 例如 有许多科目可能都要用到车间或部门名称 如果作为明细科目输入则可能重复输入多次 但如果将这些车间或部门放在 部门 这个核算项目中 则科目中需要这些内容时 只需在修改科目窗口选择 部门 这个核算项目即可 b 核算项目的编码灵活方便 不受科目编码结构的束缚 可输入便于记忆和使用方便的字符 但最大长度不超过20位 c 核算项目内容一般都归类放置 一目了然 便于进行管理和控制 为加强财务核算提供了有效的工具 d 核算项目内容还提供了过滤及查找功能 使得您需要定位至某核算项目记录相当容易方便 改变科目结构体系 在进行初始化数据前 您必须对您财务核算的账务体系全面了解 按照您单位自身的特点 再结合金蝶KIS7 5的优势 对您现行的会计科目体系结构进行分类整理 建立起结构清晰 处理快捷 方便使用的会计科目体系 并合理地使用核算项目 在设置科目编码结构时 应充分考虑到科目结构将来的容纳能力 因为这些编码结构在初始化中一经设定后 以后再改变将会有很大的风险 因此在设置科目级数和每一级科目代码长度时 都要留出余地 随着用户业务数据的增长或所在行业会计制度的变化 有可能确实需要对原有的科目编码结构进行调整 在金蝶KIS7 5的安装目录下 有一个专门用于对账套科目结构升级的工具软件包 可用来改变金蝶KIS7 5所产生账套的科目结构 该软件包的可执行文件名称为 ACSTRUM EXE 用户可在资源管理器中单独运行 特别科目的使用在进行科目设置时 对于每一个科目的类别 余额方向 外币核算等项内容 也要进行正确设置 否则 将会影响到某类会计业务的核算 例如 管理费用 是 损益类科目 如果将其设为非 损益类科目 则在报表中将无法取到该科目的 本期实际发生额 如果将需要输出 往来对账单 以及 账龄分析表 的科目未设置成 往来业务核算 则同样不能输出 往来对账单 和 账龄分析表 另外需要注意的是金蝶KIS7 5为了方便记账凭证的自动生成 系统设定了某些特殊科目 这些特殊科目的用法与一般科目的用法基本一致 但不可进行修改和删除 如果用户确有实际需要 可对固定资产 累计折旧 本年利润等特别科目下设明细科目 5 科目余额资料 准备好会计科目表之后 就可以着手准备会计科目的初始余额了 期初科目余额数据包括 各明细科目及核算外币科目各个币种的期初余额 期初累计借方发生额 期初累计贷方发生额数据 进行数量金额核算科目的初始数量数值 设置为往来业务核算科目的初始往来业务资料 表外科目的初始数值 金蝶KIS7 5中录入的会计科目初始余额 是您启用金蝶KIS7 5开始处理您的会计业务的那一期的期初余额 建立新账套 在金蝶KIS7 5中 保存账务资料的文件称为 账套 账套中存放的内容包括 会计科目 记账凭证 各种账簿 会计报表以及固定资产 工资等 在一个账套中只能保存一个公司或一个单独核算单位的账务资料 但在实际工作中您可以根据需要建立任意数量的账套 从而通过合理地组织账套文件 及时掌握各子公司或下属独立核算单位的财务状况 为加强企业管理和经济核算提供必要的信息 会计电算化就是用计算机代替人工进行账务及其他有关业务处理工作 因此您必须至少要建立一个账套文件 用以存放有关财务及业务资料 以便于计算机进行处理 一个账套就是一个单独的计算机文件 您可以利用操作系统提供的复制 改名 删除等功能对账套文件进行相应操作 为了保证您账套数据的安全完整 防止发生意外情况导致数据丢失 您应当定期对账套进行备份 并妥善保存备份资料 启动金蝶KIS7 5后可以有三种方式建立新账套 一种是进入系统后 从下拉菜单中执行 新建账套 功能 用鼠标单击屏幕左上角的 文件 就会弹出下拉菜单 然后选择 新建账套 即可 另一种是直接在系统登录窗口 单击 新建 按钮 系统自动提示新建账套的步骤 一 输入账套文件名 计算机管理账套是按照文件的方式进行的 因此每个账套必须有一个文件名 执行新建账套功能后 系统会弹出建立文件对话框 如图3 4所示 用户可以按照便于识别和记忆的原则输入账套文件名 金蝶KIS7 5中默认账套文件的扩展名为 AIS 建议用户在为账套命名时 尽量采用默认扩展名 这样在以后进行打开账套操作时便于查找 请记住此文件名称 以便日后打开以此文件命名的账套 系统在打开账套时是按默认扩展名列表的 如果在打开账套操作时找不到所建立的账套 在确定驱动器和路径无误后 可将 文件类型 改变为 所有文件 类型 查看是否输入了非 AIS 的扩展名 在输入完账套文件名之后 就进入了金蝶KIS7 5建账向导 二 账套名称在建账向导的带领下 第一步就是输入账套名称 这里需要提请用户注意的是 账套名称与账套文件名是两个截然不同的概念 账套名称一般是使用该账套的公司或单位名称 用于标识该账套所属的会计主体 账套名称将在输出凭证 账簿 报表等业务资料时使用 所以在此处请清楚输入单位全称 以防混淆不清 完成账套名称输入之后 点 下一步 就进入所属行业选择画面 三 所属行业系统内已经预设了十五个行业的会计科目表及报表 如图3 5所示 本功能的作用是为采用标准科目结构的企业提供预设资料 以减轻用户在会计科目和报表设定中的工作量 利用鼠标或光标上下移动键在所属行业列表框选择所属的行业 若已经选择了所属行业 系统将自动为你建立相应行业的会计科目表及报表设置 详细资料 按钮可以让您查看所选行业的预设会计科目代码及名称列表 如图3 6所示 系统以预设的会计科目和会计报表进行账务处理 输出证账表全套会计资料 若您的企业所需的会计科目与预设资料有差异 您可通过修改预设的会计科目来达到适应单位会计核算管理的目的 您还可在建账完成后 在 会计科目 中进行修改 如果您不想采用系统预设的会计科目及报表资料 您只需选择 不建立预设科目表 选项即可 系统会为您提供一个空白的会计科目表 由您根据自己的需要去建立 四 确定应用模式跟着建账向导 单击 下一步 进入 应用模式 录入窗口 如图所示 应用模式的选择决定了您使用软件的模式 即是单独使用一个版本 还是两个版本联用 五 确定记账本位币跟着建账向导 单击 下一步 进入 记账本位币 录入窗口 如图3 8所示 记账本位币是指一个企业在进行会计核算时统一使用的记账货币 企业在进行经济业务核算时 应确定一种记账本位币 以便于对有关外币业务进行处理 在这个窗口中 您可以输入记账本位币代码和本位币名称 记账本位币代码长度为3个字符 一般为3个英文字符 无特别要求 便于识别即可 本位币名称长度为10个字符 一般为汉字货币名称 这里特别需要提请用户注意的是 在输入记账本位币代码时尽量不要使用 符号 因为该符号在自定义报表中有特殊含义 如果使用 在自定义报表中可能会遇到麻烦 六 确定科目代码级数及长度确定本位币后 建账向导把我们带进了会计科目结构设计中 如下图所示画面 金蝶KIS7 5中会计科目结构是树形分支结构 按照分支所处的位置分级管理 最上面的是一级科目 最底下则为明细科目 会计科目由科目编码和科目名称两部分组成 其中 科目编码的最大级别数为6级 最大位数为15位 科目名称可以由汉字或字符构成 最大40个字符或20个汉字 您可以根据实际业务需要来设置科目代码级数和各级代码的长度 我国会计制度一般将一级科目代码的长度定为三位 外商投资企业一级会计科目代码长度为四位 但若您在前面选择了某个行业的预设会计科目 则一级科目代码长度由系统给出 用户无法修改 会计科目的级别以及各级长度的确定 应综合考虑各方面的因素 既要便于操作又要为今后的发展留有余地 因为一旦新建账套完成 所设定项目均无法再做任何修改 在此需要提请您特别注意 七 设定账套期间建账向导的第一个步骤的最后一项处理是 设定账套会计期间 不同的会计主体可能有不同的会计期间划分 金蝶KIS7 5提供了十分方便 灵活的账套期间设定功能 可根据企业会计核算管理的不同要求 不同情况人为的划定会计期间 会计期间的设定操作如图