岗位职责_职位分析及职位说明书撰写指导

职位分析及职位说明书撰写指导 深圳市金方策企业管理咨询有限公司二零一一年七月 你怎么老与我过不去 我为你招聘的人员哪一个不合适 你提供的人好象都无法胜任呀 这个人怎么办 找点工作给他干一干 我来 几个月了 还没弄清楚该做什么 以及我是什么职位 上级对下属为什么会有抱怨 企业的业务经理或部门经理等直线经理时 会听见他们有种种埋怨 其中埋怨最多的就是 这些员工的表现总是不能让我满意 他怎么就不按照我的意愿办事呢 调查分析结果 原因非常集中 分为两类 一类是员工开始工作之前的原因 另一类是员工开始工作之后的原因 员工开始工作之前的原因 他们不知道该做什么他们不知道怎么做他们不知道为什么做他们认为你的方法不会奏效他们认为他们的方法更好他们认为其他的事情更重要他们预测到做这件事的负面结果他们预测到有超出他们控制范围的事情私人问题个人能力限制也许根本没有人能做这件事 上级对下属为什么会有抱怨 员工开始工作之后的原因 他们认为他们是在做事做这项工作对他们没有好处出现他们不能控制的障碍他们认为其他的事情更重要他们认为做了该做的事反而受到惩罚没做这件事却得到肯定事情做得不好也没有负面影响私人问题个人能力限制 上级对下属为什么会有抱怨 职位说明书 整理职位分析结果的工作描述的书面文件 包括 职位基本信息 职位设置目的 工作领域 工作职责与目的 业务权限 工作频率 工作依据等 以及入职要求 基本素质与业务素质 职位分析与职位说明书的含义 什么样的战略 如产品 服务的选择 目标消费者 市场定位等 引导我们走向愿景 VISION愿景 STRATEGY战略 我们公司存在的目的和长期目标是什么 使命愿景是什么 怎样的组织结构设计 怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略 职位分析及职位说明书能够把组织实现战略的职责落实到具体组织成员 确保组织正常运转 支持组织目标的实现 职位分析与职位说明书的意义 落实组织职责 支持实现组织目标 人力资源管理的四大机制 拉力 控制力 压力 推动力 职位说明书是建立这四大机制的基础 为什么要做职位分析 如何做职位分析 1 组织的目标如何达成 2 工作 职责如何分配 3 公司对员工的期望和要求是什么 4 员工如何确定自已的行为是正确的 5 公司的牵引机制如何建立 如何牵引员工的行为 6 公司的激励机制如何建立 7 公司的约束机制如何建立 如何对员工的行为进行限定 8 公司的竞争淘汰机制如何建立 凭什么淘汰员工 9 为什么员工不胜任工作 招聘 调配 绩效管理 薪酬回报 职业发展 任职要求 干部培养 职位培训 选择怎样的人 如何选 建立怎样的队伍 如何建 关键绩效怎样考核 怎样达成任职标准 员工何去何从 怎样回报员工 职位评估 怎样评估 如何培训 怎样培训 职位分析职位说明书 招聘 调配 通过职位分析可以达到以下具体目标 如何落实组织职责 人力资源部部门职责 落实 人力资源部职位体系图 人力资源部部长 人事专员 培训招聘专员 绩效薪酬专员 人力资源战略规划 计划 例 人力资源部的职责 职位分析的流程与方法 收集分析职位信息 提炼归纳职位信息 形成职位说明书 职位分析的流程与方法 评审确认职位信息 方法2 从现职位入手 职责清单分发信件打字维修打印机 职位A 职位B 职位C 方法1 从组织 流程入手 职位分析的流程与方法 续 职位分析的流程与方法 续 收集 分析职位信息 收集与职位内容及职位之间相关的信息原有书面信息任职者本人提供的信息任职者上司 下属及同僚提供的信息对收集到的信息进行分析分解 重新组合和审查职位信息按标准的格式填上目前获知的信息进行逻辑性检查 分析 整理信息的注意事项对职位的特性要进行分析 而不是罗列职位信息所有的分析都是对事不对人 而不管现在的任职者是谁以事实为依据 而不是对职位进行判断避免该职位的主管对职位的过多影响 收集 分析职位信息 续 职位分析的流程与方法 续 提炼 归纳职位信息 将收集分析的信息进行提炼和归纳 形成完整的职位信息 供有关人员进行审查与确认 评审确认职位信息 职位信息必须同任职者和任职者的上级主管进行审查 核对和确认 才会避免偏差 可以修正信息中的不准确之处 使职位信息更加准确和完善 有助于任职者和任职者的主管理解和使用职位信息结果 形成职位说明书 根据确认的职位信息编写职位说明书 职位分析的流程与方法 续 任职者自我撰写本职位的职位说明书 咨询顾问组织修改与完善 部门内部研讨 职位说明书确认与定稿 顾问组织进行培训讲解 职位说明书填写是在职位分析的基础上 把整理好的职位分析资料按规定的文件形式表达出来 形成职位说明书的过程 从职位资料收集到分析 从职位分析到填写职位说明书的过程是由繁杂到简洁 从简洁再到精确的过程 职位说明书填写的流程如下 职位分析的书面结果是职位说明书 确定职位说明书格式 限定词 名词如 人力资源部经理 招聘专员财务部经理 成本组主管 总账会计网络管理员 生产部统计文员 职位基本信息填写方法 职位名称 以人力资源部经理为例 有两种常用的编号规则规则一 部门代号 顺序号 顺序号 职位类别 部门代号 例如 HR A 001 人力资源部经理 规则二 例如 HR 001 人力资源部经理 职位编号 职位基本信息填写方法 续 职位类别 按工作性质对职位划分成不同的类别 职位基本信息填写方法 例如 经营类 管理类等人力资源类 财务类 采购仓储类 计划类等产品研发类 工艺技术类 质量检验类等文秘类 事务类等 标记职位说明书内容新旧程度的序号 例如 2 1一般用 数字 表示 数字越大 说明内容越新 例如 2 2比2 1的内容更新 指本职位隶属的最小级别部门 例如 人力资源部指本职位所在部门的直接领导部门 例如 人力资源部部长直接领导部门为旗能电铝 指工作所在的行政区域 例如 重庆 版本号 所属部门 直接上级部门 工作地点 制定者 审核者 指定的责任人 如制定者 张三 任职者 职位基本信息填写方法 续 明确职位设置的目的 为什么要设这个职位 不设这个职位真的不行吗 一句话 动词 内容 目的 如 负责 工作 达到什么目的 职位 职位目的 人力资源部部长 负责公司人力资源管理 提高人力资源工作绩效 保证人力资源目标的达成 职位的概要描述 职位概要的填写方法 同级职位 指与本职位同一个级别 隶属同一个上司的职位名称 直接下属 指直接隶属本职位直接管理的下级职位 通过组织关系的描述 明确该职位的上司 同僚 直接下属和工作中紧密联系的其他职位 行政副总 同级职位 人力资源部部长 直属上级 本职位 生产部部长财务部部长 直接下属 培训招聘专员人事专员工时定额专员 例 公司办 主任 财务部 部长 经营管理部 部长 联系紧密的部门 职位 联系紧密的部门 职位 企业内部 企业外部 职位关系 职位关系填写方法 素质要求 能区分在特定的企业环境中 在具体的工作职位上 做出优秀业绩所需要的行为特征 参见 基本素质一览表 职位入职条件填写方法 行为技能知识 价值观自我定位人格特质动机 会做 能做什么知道为什么这样做 我应该做什么我正在做什么我喜欢做什么我适合做什么 行为 基本素质 业务素质 江山易改 本性难移 难以培养与改变的素质 容易培养与改变的素质 素质冰山模型 例 某人力资源部部长的基本素质 职位入职条件填写方法 续 基本素质的分级 基本 理想的学历 专业 经历 经验 和知识技能要求 基本条件 指如果某人再低于这个资格条件时 连录用都困难 理想条件 指符合本厂未来发展要求的状况 知识 指入职本职位应具有的与专业相关的理论知识技能 指入职本职位应具有的业务技能知识和技能可采用精通 通晓 掌握 具有 熟悉 了解等表示法来进行评定 职位入职条件填写方法 续 业务知识和技能填写方法 支撑职位设置的目的 符合职位概要描述要求 对应工作领域及领域内的主要工作职责概括确定职位所需的业务知识和技能 从该职位涉及到的流程的上下环节分析确定所需的业务知识和技能 根据该职位所属职位类别及管理层次分析确定所需的业务知识和技能按业务知识和技能对职位工作结果影响程度排序 一般按专业 管理 办公操作排序 基本 理想的学历 专业 经历 经验 和知识技能要求 职位入职条件填写方法 续 例 某物控部经理的的学历 专业 经历 经验 和知识技能要求 职位入职条件填写方法 续 职位职责是指为了在某个关键成果领域取得成果而完成的一系列任务的集合 它说明了该职位需要通过一系列什么样的活动来实现组织的目标 并取得什么样的工作成果 主要活动 最终结果 通过行动而实现 期望 什么样 的结果 如何 达到 行为动词 目标 职位职责 职位职责 任职者的行动加上行动的目标 是职位说明书的核心内容描述的格式 动词内容目的如何做 什么 以 使 确保 审核各部门人力资源需求保证各部门人力资源的合理配置 工作领域 按工作性质将本职位工作划分为几大块内容 工作职责描述及目的 职位工作领域及工作职责与目的填写方法 可以用两个动词并列说明某次活动 如 组织制定 在应负责任描述中避免使用不确定的词 如可能 大概 预计等 一定要是一个明确的 准确的描述 动词表 在职位说明书中常用的动词有130多个 例如 决策性质 批准 授权 监控 确定 领导 计划 管理性质 组织 衡量 达到 实施 改善 规范 支持性质 建议 提议 支持 预测 分析 评估 基本用词 检查 收集 发放 提交 处理 操作 职位工作领域及工作职责与目的填写方法 续 行为动词 举例 政策制定 目标设定 工作的执行 较低的任务 行为动词 举例 目的 举例 正向目标 反向目标 支持目标 防止 避免 防范 职位名称 工作领域1 工作领域2 工作领域3 工作领域4 工作领域5 工作领域6 工作职责1 工作职责2 工作职责3 工作职责4 方法一 直接分解法 职位职责描述的方法 方法一 直接分解法 续 职位职责描述的方法 1 负责部门和职位职责的划分 审核各职位任职标准 保证部门 职位职责明确 2 组织对人力资源现状的统计分析 为人力资源的优化提供决策支持 3 组织制定电厂的薪酬体系并实施监控 保证薪酬工作的顺利进行 4 组织制定和推行绩效管理体系 以达到激励员工 提高效益的目的 5 组织制定和推行绩效管理体系 以达到激励员工 提高效益的目的 6 负责监督电厂员工调配 晋升及职称评定或推荐工作的开展 保证人力配置符合电厂需求 7 组织制定本部门规章制度和工作流程 完善内部管理 8 审核各部门人力资源需求计划 保证各部门人力资源的合理配置 9 指导薪酬调研和分析 适时维护薪酬体系 保证薪酬体系的不断优化 10 审核绩效考核结果 保证绩效考核的公平 合理 11 组织建立电厂招聘体系 为招聘工作提供支持和保障 12 负责审核劳动合同文本并组织劳动合同的签订 续签 变更 保证劳动关系的建立符合劳动法规 13 负责制定本部门的工作计划 定期组织召开部门工作会议 持续改进部门工作 14 负责组织制定电厂员工职业生涯规划管理制度 实施办法 为员工职业生涯规划提供工作规范 15 审核薪酬调整建议 并监控薪酬调整的执行 确保薪酬调整的合理性 16 指导绩效考核体系的优化工作 保证电厂的绩效管理规范 系统地运行 17 审核电厂年度培训计划 为培训工作做好规划 18 处理劳动争议 妥善解决劳资纠纷 19 组织制定和实施电厂的人员招聘计划 满足电厂人力需求 方法二 列举归纳法 例 人力资源部经理 职位职责描述的方法 职位职责描述的例子 方法三 职责分配法 人力资源部职责分