办公文秘_秘书的特殊能力职业培训

第三章 秘书的特殊能力 秘书的特殊能力 秘书的能力结构 秘书的表达能力 秘书的信息处理能力 秘书的活动能力 秘书的应用能力 秘书的创造能力 秘书的职业能力测验 据有关方面报道 仅北京市的高级秘书 人才缺口在1万人以上 并且这个缺口在以每年10 的速度扩大 摘自 成才周刊 负责招聘的一些人力资源部经理们曾向记者诉苦 公司一旦发布招聘 秘书 的信息 前来应征的往往不下数百人 能达到 职业秘书 水平的则很少 真正有经验 有能力 有地位 能够称得上高级秘书的人更是凤毛麟角 摘自中国教育招生考试网 第一节秘书的特殊能力结构 表达能力 信息处理能力 活动能力 应用能力 创造能力 口头表达能力 书面表达能力 收集 整理 加工 提供 交际能力 组织管理能力 协调能力 书写能力 操作技能 预测能力 应变能力 评估能力 探寻能力 创新能力 秘书的特殊能力结构 案例分析 2009年的一天深夜 某市政府值班秘书小刘接到市交通部门打来的紧急电话 告知一家装卸公司在某码头装卸化学物品时 不慎将一桶剧毒化学物品落入水中 若毒药扩散到水中 人畜饮用后会造成死亡 此时 刘秘书脑海中掠过两套方案 一是打电话给市领导或上级机关 请求指示 然后依照领导的指示去执行 如果找不到领导 再根据自己的经验处理 二是立即赶到现场指挥打捞 第二节秘书的表达能力 一 表达能力的涵义秘书的语言表达能力是秘书的一项重要能力 也是一种基本功 语言能力反映人的思维能力 社交能力 以及性格 风度 一个人在工作组织会议 参谋献策 撰写文件 上传下达工作指令 接待来访 参加社交活动 发表演讲和个别交谈 都需要语言表达能力 三 秘书的表达能力及基本需求要准确 秘书人员无论是说话还是起草公文 都必须做到准确 在表达中不论是选字用词 判断推理 多种综合 还是阐释观点 表述意见 引用材料 以至语气的把握 标点的使用 格式的安排 都必须准确无误 无懈可击要严密 秘书的表达要做到严谨周密 不能出现遗漏 丢三落四 秘书要充分了解表达对象的特征 准确把握对方的意图和需求 充分认识语言表达的环境 讲究表达的时机和方式 要简明 善于抓住实质性的东西 在准确严密的基础上 用简短的语言叙述出来 无论是口头表达还是书面表达 都要力求用最精练的语言 表达出最必要的内容 做到 文约而意丰 言简而理周 罗嗦冗长 是秘书表达的大忌 要迅速 秘书活动时效性强 在写作时要练就 出手成章 出手一篇稿 的快速写作能力 口头表达也同样需要口齿伶俐 流畅清晰 应对及时 案例20世纪90年代中期 当时的国家经委办公厅对全国200多个中小企业的厂长经理秘书进行了一次有关企业秘书素质的问卷调查 对 你认为当代秘书必须具备的最主要的能力有哪些 这一问题的统计结果 文字表达能力 被排在第八位 在它之前的几种能力为组织协调能力 摄取信息能力 政策理解能力 具体办事能力 出谋献策能力 交际能力 口头表达能力 根据以上调查材料 请你思考 这个调查结果能否说明 文字表达能力 对于现代秘书来说已经不是很重要了 四 秘书良好的语言表达能力具体表现在哪些方面一个人的语言能力主要表现在语言的分量 语言的逻辑性和语言的幽默感三个方面 语言的分量是由词意和态度两因素构成 词意是指语言的本意 态度是指表达时的轻重缓急和所持的表情 情绪 语言的词意要求语言能准确的表达思想 不要词不达意 废话连篇 一个人需要注意语言分量 贬意的语言分量过重 容易令人伤心 背上思想包袱 如果过轻 则达不到启发人 震动人 教育人的目的 反过来 褒意的语言过重 容易使人骄傲自满 过轻则对人起不到鼓舞作用 也许会令人失望 语言的逻辑性 就是要使语言严谨 有条有理 无懈可击 令人信服 要做到前后呼应 因果联系紧密 这样就能紧扣听众的心弦 否则 就会显得罗嗦 冗长 言之无物 东扯西拉 令人乏味 语言的幽默感 能使一个人更好地团结群众 造成亲松 愉快的气氛 促进与被一个人的思想 感情的交流 使群众更容易接受自己的观念 美国前国务卿鲍威尔说 急事慢慢地说 大事想清楚再说 小事幽默的说没把握的事情小心的说做不到的事不乱说 伤害人的事坚决不说 没有发生的事不要胡说 别人的事谨慎的说 自己的事怎么想就怎么说 现在的事做了再说 未来的事未来说 五 秘书表达能力的培养 一 必须学习语言 掌握语言 二 必须进行实践 第三节秘书的信息处理能力 一 信息及其特性信息是一个社会概念 它是社会共享的人类一切知识 学问以及从客观现象提炼出来的各种消息总和 21世纪人类社会步入了全新的信息时代 现在 纽约时报 一天的信息量等于17世纪一个人一生所能得到的信息的总和 一 秘书处理信息的重要性 1 秘书处理信息可以维持一个单位正常运转 2 秘书处理信息可以全面掌握情况 及时发现问题 3 秘书处理信息是当好参谋与助手 为领导决策服务的一种有效方法 二 秘书收集信息的作用 1 广泛 周密 经常地收集情况和资料 信息 起领导的耳目作用 2 协助领导制定工作规划 计划以及各种政策 法令 起到领导的参谋作用 3 协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策 督促检查决策的执行情况 起到领导的喉舌作用和信息反馈作用 4 协助领导与各方面取得工作联系 起到桥梁作用 5 协助领导处理各种事务性工作 起到领导的助手作用 三 秘书处理信息的基本要求 1 信息的收集方面 秘书人员不应该坐在办公室里被动地接受信息 等信息 而应该积极主动地去收集信息 2 信息的归纳整理方面 秘书将收集整理来的信息进行归纳分类 即要根据信息自身的特征将同一种类的信息集中在一起 这是信息加工的初级阶段 3 信息筛选鉴定方面 秘书人员必须能够对各种信息进行分析加工 概括和总结 这是信息处理的重要环节 4 信息的提供利用方面 秘书人员收集信息 加工处理信息 七目的就是为了利用信息 为领导服务 为上下级机关服务 为群众服务 四 秘书信息处理能力的培养1 增强信息管理意识2 掌握科学的信息处理方法 第四节秘书的活动能力 一 秘书活动能力的主要内容 一 人际交往的能力 二 组织管理能力 三 协调能力 美国心理学家扎琼克在1968年曾经进行了交往频率与人际吸引的实验研究 他将被试不认识的12张照片 随机分成6组 每组2张 按以下的方式展示给被试 第一组2张看1次 第二组2张看2次 第三组2张看5次 第四组2张10次 第五组2张看25次 第六组2张被试从未看过 在被试看完全部照片后 实验者再出示全部照片 要求所有被试按自己喜欢的程度将照片排成顺序 结果发现一种极明显的现象 照片被看的次数越多 被选择排在前面的机会也越多 可见 简单的呈现确实会导致吸引 彼此接近 常常见面 的确是建立良好人际关系的必要条件 二 秘书活动能力的基本要求 一 人际交往的能力1 要主动2 要热情3 要礼貌 二 组织管理能力1 措施要得力2 奖惩要严明 三 协调能力1 既要有原则性 又要有灵活性2 要处理好局部与整体的关系 树立全局观念3 要注意自己的权限范围4 要注意自己的态度 三 秘书活动能力的培养 一 不断扩大自己的知识面 二 不断参与各项实践活动 客户的牢骚公司老板与供货商刘经理就进货问题谈了几个回合了 这天刘经理来公司准备签合同 但公司老板又提出了供货中的问题 一个上午又无果而终 刘经理回去的时候 秘书送他到电梯口 在电梯口 刘经理苦笑着对秘书说 你们老板今天怎么变得这么婆婆妈妈的 没有一点男子汉大丈夫的气魄 面对这种情况 秘书应该如何处理 现在秘书有这么几种选择 a 我们也经常不太知道他是怎么想的 b 最近他确实有些婆婆妈妈 我们也有这样的感觉 c 真的吗 哈哈 刘经理您说的真有意思 d 刘经理 看来你还是不了解我们老板 e 刘经理 这你不能怪我们老板 你们不也老是变来变去吗 第五节秘书的应用能力 一 秘书的应用能力的含义秘书的应用能力 主要是指秘书使用各种工具 设备的能力 二 秘书应用能力对工作的影响 一 秘书具备较强的应用能力可以不断扩大自己的工作范围 二 秘书具备较强的应用能力可以提高工作效率 三 秘书的应用能力的基本要求及培养 一 书写能力 表现能力 二 现代办公设备 会操作 熟练地运用 三 交通工具 通讯工具的使用 第六节秘书的创造能力 一 创造力的内涵创造能力是一种高级能力 它是人的全部体力和智力都处于最佳状态下的一种活动 创造心理学的研究表明 一个人的创造才能主要包括如下内容 探索问题的敏锐性 统摄思维活动的能力 转移经验的能力 侧向思维的能力 形象思维的能力 联想的能力 记忆力 思维的灵活性 评价的能力 产生思想的能力 预见的能力 运用语言的能力 完成的能力等 二 创造性人才的基本素质1 自信2 质疑3 勇敢4 热情5 紧迫感6 好奇心7 兴趣8 情感9 动机 三 秘书人员的创造力 1 秘书的预测能力 2 秘书的应变能力 3 秘书的评估能力 4 秘书的探寻能力 5 秘书的创新能力 故事一 美国有一家生产牙膏的公司 产品优良 包装精美 深受广大消费者的喜爱 销售额蒸蒸日上 但好景不长 没过多久销售额就停滞下来 但每月大体维持在同样的数字 为此 董事便召开经理级以上的高层会议 商讨对策 会议中 大家都一筹莫展 这时有位年轻的经理站了起来 说道 为何不将现在的牙膏开口直径扩大一毫米那 这一句话让在场的所有人茅塞顿开 喜出望外 总裁马上下令更换新的包装 试想 每天早晚 消费者用直径扩大了一毫米的牙膏 每天牙膏的消费量会多出多少倍那 这个决定 使该公司营业额的短时间内增加了32 扭转了公司的危机 故事二 美国圣地亚哥的克特立旅馆是一座重要建筑的诞生地 当时旅馆的管理人员觉得原来的电梯太小 必须扩建 于是 找了很多工程师来一起解决这个问题 他们设计的方案是从地下室到楼顶 一路挖一个大洞 就可以建一个新的电梯了 他们的谈论被一个清洁工听到了 清洁工问他们要干什么 于是这些人解释了方案 清洁工听后说 可这样会搞得很脏 很乱呀 而且如果停业的话还会使很多人失去工作 一个工程师挺了清洁工的话 挑衅的问道 你有更好的主意吗 清洁工想了想说 为什么不在旅馆的外面修电梯那 于是 克特立旅馆成了现在已被广为采用的室外电梯的发源地 四 秘书的创造能力对秘书活动有何意义秘书人员虽然从事的多是事务性工作 但同时也需要创造性的才能 秘书的 创新能力 同秘书每天 准时上下班 一样重要 职业秘书作为承担着 出谋划策 当好助手 的重要职