办公文秘_商务秘书概述

第一章秘书与商务秘书 第一节秘书概论第二节商务秘书及商务秘书工作第三节商务秘书工作环境 第一节秘书概论 一 秘书的定义1 秘书 的出处 1 汉书 刘向传 诏向领校中五经秘书 讲六艺 传记 诸子 诗赋 数术 方技 无所不究 2 晋书 荀勋传 得汲冢中古文竹书 诏勋撰次之 以为中经 列在秘书 3 后汉书 郑玄传 郑玄 遂博稽六艺 粗览传记 时睹秘书纬术之奥 秘书 一词的最初含义是指具有秘密性质或神秘色彩的图书西汉以前 秘书一词指物东汉以后 秘书才演变成一种官职 指人曹魏时期 秘书一词的含义才基本与现在的含义基本相同现在意义上的秘书最早在中华民国临时政府时期 2 狭义秘书定义专门从事办公室程序性工作 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员 3 广义秘书定义位居领导人身边或领导机构中枢 从事办公室事务 办理文书 联系各方 保证领导工作正常运转 直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手 据此 在我国 秘书是党政机关 企事业单位 社会团体 军队 院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称 也可以是受雇于私人的职业 秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办公 办会 办事 主要职责是辅助管理 综合服务 因此 对 秘书 的定义应从三个方面把握 首先 明确秘书是一门社会职业 其次 明确秘书的职业岗位归属 再次 明确秘书的工作内容和职责 国际职业秘书组织 秘书是 具有熟练的办公室工作能力 不需上级敦促即能主动负责 积极进取 干练果断 能在授权范围作正确决定的经理助手 前苏联 一项普通的职业 其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性 事务性和信息性的服务 秘书国家职业标准 2003年版 从事办公室程序性工作 协助上司处理政务及日常事务并对决策和实施提供服务的人员 秘书的各种称谓 打字员 文秘 文书 文员 办公室主任等XX主管 行政主管 培训主管 XX助理 人事助理 执行助理 思考 秘书 文书 文秘三个词的联系 二 秘书的分类国内秘书的纵向分类1 秘书的来源与服务对象公务秘书 私人秘书2 秘书的工作性质党政秘书 企业秘书 商务秘书等3 秘书的业务内容行政秘书 机要秘书 事务秘书 外文秘书 会议秘书等4 秘书的职能层次初级秘书 中级秘书 高级秘书 国外秘书简况 日本 1 见习秘书 2 初级秘书 3 中级秘书 4 高级秘书美国 1 LS 1级 LS 2级 LS 3级 LS 4级 2 LR 一级秘书 LR 2级秘书英国 国家秘书 高级秘书 私人秘书俄罗斯 三 秘书学的产生 研究对象及其性质1 秘书学的产生秘书作为古老的职业门类 在我国有着悠久的发展历史 但秘书学作为一门科学 是80年代以后才在我国兴起 大致经历了以下几个阶段 1 现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段 2 秘书职业化阶段 3 秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段 4 秘书学形成的阶段 80年代初出现秘书学理论研究的热潮 主要标志 1 秘书教育大发展初步形成了我国多层次 多渠道 多形式的秘书人才培养的网络 2 秘书工作组织的成立从中央到地方建立学术团体 各种秘书协会 3 秘书刊物的出版发行中共中央办公厅 秘书工作 上海大学 秘书 2 秘书学的研究对象关于秘书学的研究对象 至今大致有以下几种说法 1 秘书工作 说 以秘书工作为研究对象 是研究秘书工作的产生 发展 特点 任务 原则和方法的巧新科学 2 辅助管理说 概括地说 秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学 3 对象多元说 概括说 秘书学以秘书 秘书机构和秘书工作和研究对象 4 秘书活动说 即学科对象 应为秘书活动所谓活动 就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为 秘书活动的基本要素 秘书人员 主体秘书工作 客体 是载体要素 秘书活动只有依托和通过秘书工作 才能显示出自身的存在价值 秘书方法 中介要素 包括思维方法 学习方法 工作方法 处世方法 领导意图 潜在要素 是秘书活动的准绳和尺度 衡量某项秘书活动是否有效 往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图 秘书环境 外在因素 包括秘书活动的地域环境 人文环境 组织环境 办事环境 机构内部环境 组织内部环境 组织外部环境 三 秘书学的特征与研究方法1 秘书学的性质和特征性质 秘书学是一门研究秘书活动及其规律的综合学科 特征 1 知识的综合性 2 理论的应用性 3 学科的群体性2 秘书学的研究方法 1 理论联系实际 2 运用比较的方法 3 注重对其他学科尤其是相关学科的研究 4 高校教师与秘书工作者合作 秘书节 为了肯定秘书的贡献 1952年两位美国芝加哥资深秘书向美国商务部部长提议建立秘书周计划 很快提出批准 并且于2号到7号设立秘书周 但是正式 秘书节 的提出是在1955年 将 秘书周 定在每年4月份最后一个完整的星期 而这周的星期三为秘书日 第二节商务秘书及商务秘书工作 商务秘书 商务秘书部门 商务秘书工作 商务秘书职业状况 商务秘书 一 一 概念商务秘书是在工商企业中从事文字处理 行政事务 为管理者提供商务性质辅助工作的人员 其承担着为领导和管理层决策服务的重要职责 商务秘书 二 二 商务秘书的类别初级商务秘书1 影响力和辅助作用中级商务秘书高级商务秘书公关型参谋型2 素质 能力 职责秀才型技能型办事型 三 商务秘书的职业要求强烈的商业意识 具体表现在 敏锐的商业头脑精于收支计算善于把握商业运作过程 四 商务秘书的特点商务化从属性 最典型特征 机要性事务性女性化被动性 商务秘书部门 一 商务秘书部门职能1 处理文书2 管理信息3 监督检查4 综合协调5 办理事务6 制定制度 商务秘书工作 一 一 商务秘书工作的特性辅助性 辅助地位 从属地位 基本属性 政策性 以身作则 不可监守自盗综合性 全面性 多样性 系统性事务性 细致周密 认真负责 一位文秘专业毕业生应聘某公司秘书岗位 面试中学生礼貌地问考官 请问贵公司秘书的工作内容有哪些 主考官面带微笑地说 这个问题正是我们想问你的 学生立即意识到犯了大错 迅速改口说 我是想问贵公司的主要业务是什么 但为时已晚 面试结果也可想而知 那么 商务秘书具有怎样的工作内容呢 商务秘书工作 二 二 商务秘书工作的主要内容1 日常事务性工作环境管理 办公用品管理 时间管理 流程管理 电话工作 接待工作 文书信函工作 信息工作 保密工作 档案工作 信访工作等 2 上司指派性工作辅助决策工作 协调沟通工作 督促检查工作 会议工作 差旅准备工作 操办事务 应对突发事件等 3 主动创造性工作信息的开发与利用 有效沟通 公关工作 辅助决策的调查研究工作等 ABCD等级工作方法 商务秘书工作 三 三 商务秘书工作的基本原则1 准确周密2 迅速及时3 安全保密4 精简务实 四 商务秘书工作的作用参谋智囊作用事务助手作用中心枢纽作用事务协调作用门面窗口作用耳目信息作用 商务秘书的职业状况 一 商务秘书面临的新挑战1 全球化的视角2 科技的飞速发展3 管理理念的变化4 人力资源的新要求5 企业文化的变迁 二 商务秘书发展趋势1 智能化2 专业化3 复合化4 社会化5 女性化 商务秘书的四个转变 1 从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策 2 从单纯地传递信息转变为综合处理信息 3 从被动服务转变为主动服务 4 从凭老经验办事转变为科学化管理 第三节商务秘书的工作环境 商务秘书的宏观工作环境 商务秘书的中观工作环境商务秘书的微观工作环境 环境适应与环境改变 秘书工作是在一定的环境中进行的 这个环境叫秘书工作环境 秘书工作环境是客观存在的 是多方面 多层次 多种因素的总和 秘书工作功效会受到各种环境因素的影响 环境有各种各样的类型 这些环境有的有利于秘书工作 因此必须采取保护 使秘书工作适应这种环境 有的却是不良的环境 那就要采取改变或限制 使环境适应秘书工作的要求 从而提高秘书工作效率 影响秘书工作的环境有宏观环境 中观环境和微观环境三种 一 秘书工作环境的涵义和特点环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量 秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和 秘书工作环境特点有 1 复杂和多样性 2 差异性 3 变异性 环境的上述特点 深刻的影响秘书工作与环境之间相互作用的过程 1 环境决定 影响或制约秘书工作 2 秘书工作必须适应环境 3 环境的变化必然导致秘书工作发展变化 4 秘书工作对环境有能动作用 一是改善环境 二是污染环境 商务秘书的宏观工作环境 宏观环境 又称为一般环境 或大社会环境 它处于所有组织之外 并组织发生影响的外部环境 它是一种必须监测和适应的不可控制的环境 秘书工作的宏观环境主要有 政治法律环境 经济环境 科技环境 文化环境等 1 政治法律环境与秘书工作2 经济环境与秘书工作3 科技环境与秘书工作4 文化环境与秘书工作 商务秘书的中观工作环境 秘书工作的中观环境秘书工作的中观环境是指秘书所处的组织的性质 制度与结构方面的环境 它对秘书工作有着重要的影响 企业的组织结构现代企业是以现代企业制度为基础的 它是在国家公司法的规定下组建的 其组织模式就是公司法规定的几种形式 这几种形式有有限责任公司 国营独资公司 股份有限公司 任何一个公司组织中的工作人员由于地位的不同 纵向分为高级管理人员 中级管理人员和操作执行人员 在企业中 董事会定期开会制定决策 决策以后由高级管理人员作具体的决策 又由中级管理人员组织实施 操作执行人员具体执行 由于中层不可能担负起一个企业所有的职能 因此 必须将企业的中层横向分为若干职能部门 见阅读资料 GeneralManager总经理 Logistics物流部 Production生产部 Export出口部 Purchase采购部 GMOffice总经办 Finance财务部 HR人力资源部 Sale销售部 商务秘书的微观工作环境 一 商务秘书的办公室自然环境1 办公室环境的基本要求 1 布局力求方便合理 2 布置舒适整洁 协调统一 3 环境安全2 办公室的空间布局 1 开放式办公室 2 封闭式办公室 二 商务秘书工作的软环境 办公室环境对秘书工作效率的影响可以从以下三点说明 1 作业方面 办公环境对秘书人员的器官功能 知觉感受 体力消耗 心理反应都有直接影响 比如光线不足 足以使人的辨别力降低 眼力消耗较大 而生疲倦 使注意力难以集中 则效率降低 2 生理方面 环境变化必然会引起生理变化 办公环境不适宜 会增加秘书的体力消耗 体力消耗过多则生疲劳 疲劳生则工作兴趣减低 兴趣低 工作效率必随之递降 3 心理方面 办公环境的不适宜 会引起秘书对工作厌烦的心理反应 这种心理反应自然降低工作效率 心理厌烦导致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感 这些心情对工作效率皆有不良影响 环境适应与环境改变 一 要尽快学会适应环境1 善于观察 虚心求教2 善于总结经验教训3 切忌说三道四 二 要学会在适应环境中逐步改变环境 习题 1 商务秘书可以从哪几个方面进行分类 具体分为哪些类型 2 商务秘书部门的职能3 商务秘书的特点4 商务秘书工作的基本原则 并简要说明该如何去做 商务秘书的最典型特征是 A商务化B机要性C从属性D被动性 秘书是上级的有力助手 发挥 助手 作用是指秘书要 A 跟从上级 当好参谋B 鞍前马后 搞好服务C 调查研究 科学决策D 维护权威 树立形象 进行办公室环境管理的主要目的是 A 布置办公设备B 营造舒适的办公环境C 改善办公室物理条件D 设计办公室的内部布局 直接影响办公室工作效率的基本要素之一是 A 办公环境B 同事C 办公设备D 上司 办公室的硬件环境包括 A 室内空气B 办公设备布置C 办公室布局D 建筑设计 办公室空间布局包括 三种 A 混合式B 开放式C 封闭式D 统一式 秘书工作 是指协助领导决策与管理所进行的各项辅助性工作 秘书独立完成任务的原则是保密 准确 主动 秘书工作的性质就是领导的参谋和助手 案例 朋友与原则赵青是经理办公室秘书 负责办公用品的领用以及款项的报销 周一赵青正在电脑键盘上忙碌 她的好朋友 研发部的张然走进了办公室 张然提出让赵青报销本月吃饭和打的的钱 顺便领两箱A4的纸 公司规定周二才能报销和领用办公用品 因此 赵青让张然隔天再去 张然不依 把报销票据推到赵青面前赵青拿起票据一看 上面没有领导签字 感到十分为难 面对着不达目的不罢休的张然 赵青妥协了 用自己掌握的零用现金给她报了帐 又从库里拿了两箱纸给张然 张然满意地走了 在上述案例中 赵秘书犯了什么错误 你怎么看待公司关于报销和领用办公品的规定 假如你是赵秘书 你会如何处理这件事 作为秘书 应怎样正确处理公事与私事之间的关系 案例讨论与分析 公司对于办公用品的领用一般都由专门的秘书负责 目的是为了既能保证供应又能防止浪费 为了提高办事效率 不过多的占用秘书的时间 一般都规定一个专门领用办公用品的时间 让大家集中领取 再者 规定秘书掌握一些零用现金 目的是方便小额的报销 但是同时也规定 报销和领用办公用品必须要有部门领导的签字才能有效 秘书见签字才能办理 赵青碍于情面 为自己的好朋友而破坏了公司的规定 是十分失职的 分析与评述 案例 谁的功劳刘处长秘书李浩然是北大中文系的高才生 写得一手好文章 前几天 他按照处长要求 完成一篇工作总结 刘处长在全公司总结大会上宣读了该总结 获得了全公司的